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2020.06.16

クラウドPBX使ってみた!メリットと失敗しないポイントを紹介|トラムシステム

「クラウドPBXに関心があるが、実際どうなんだろう」と不安に思っていませんか?この記事ではクラウドPBXを使ってみた感想としてどのような声が現場から上がっているのかを紹介します。

クラウドPBXの使い勝手や失敗しないためのポイントを知りたい方はぜひご覧ください。

クラウドPBXとは

クラウドPBXとはクラウド上に設置したPBX(構内交換機)にインターネットを通じてアクセスすることで、内線・外線・転送などの電話機能を利用するサービスです。

インターネットを通じて通話を行うサービスにはLINEやSkypeがあります。クラウドPBXはそういったサービスに業務で利用する様々な便利機能を追加したようなもので、電話回線がなくてもオフィスの電話網を構築できる点が大きな特徴です。

■クラウドPBXの主なメリット
・物理的な機器が不要なので初期費用を抑えて導入できる
・スマートフォンを内線端末として使える
・サーバーのメンテナンス、セキュリティ対策をベンダーに任せられる
・利用機能やユーザー数をブラウザから柔軟に変更できる
・内線化したスマートフォンなら会社番号で発着信できる
・複数拠点を本部で一括管理できる
・チャットやビデオ会議などのコミュニケーションツールが使える

クラウドPBXの最新情報についてはこちらの記事で詳しく解説しています。ぜひあわせてご参考ください。

クラウドPBXを実際使ってみた感想

柔軟なコミュニケーションを実現するクラウドPBXは、働き方改革やテレワークの普及が後押しとなって様々な業界・企業で導入が進められています。

実際に導入した企業や使ってみた人からはどのような声が上がっているのでしょうか。クラウドPBXの感想としてよく聞かれるものを紹介します。

使い勝手が変わらなかった

これまで使い慣れた電話機器を新しい技術や設備に移行することに不安を感じる方も多くいます。しかしクラウドPBXは従来のオンプレミス型PBX(ビジネスフォン)を進化させたサービスであるだけなので、使い勝手は大きく変更されません

なお、オフィスに設置する置型電話機はクラウドPBX導入によって変わる可能性があります。

具体的にはインターネットで通信するクラウドPBXではIP電話機を使います。現在利用している電話機がIP通信に対応していない場合は、新しく電話機を購入・リース・レンタルする必要がある点を理解しておきましょう。

ビデオ会議・チャット機能が便利

クラウドPBXにはビデオ会議やチャットといったコミュニケーションツールが搭載されています。これらの機能はUC(Unified Communication)機能と呼ばれ、クラウドPBXのメリットの1つです。

最近ではチャットやメールがコミュニケーションの主な手段となり、プライベートで電話をする機会はほとんどない人も増えてきました。ビジネスの現場においても、ビジネスチャットやビデオ会議によって時間や場所を選ばない柔軟なコミュニケーションが実現されています。

スマホ内線化で外出先からでも電話ができる

スマホ内線化を目的にクラウドPBXを導入する企業は多くあります。スマホを内線化することでオフィスにいなくても内線・外線で通話することが可能になり、業務効率化やコミュニケーション活性化などの様々なメリットをもたらします。

特に便利なのが営業や出張のシーンです。会社にかかってきた電話を外出中の社員のスマホに転送したり、出張先からホテルのWiFiを使って社内と内線通話をしたりできます。

外線通話料が削減された

スマホ内線化によってもう一つ期待されるのが、外線通話料の削減効果です。スマホ内線化以前は、外出中の社員とは外線通話をする必要があり、その度に高額な外線通話料が発生していました。

社員が業務用端末を持っていない場合は、個人のスマホで取引先などと通話する必要があり、通話料を社員本人で負担しなければいけない状況もありました。テレワーク中の外線通話でスマホの請求が高額になったケースもあります。

クラウドPBXではインターネット回線さえあれば社内の通話はすべて内線になります。またクラウドPBXのアプリを通じた外線は会社負担の通話になるので、社員個人で通話料を負担する必要はありません。

オフィスのレイアウトがスッキリした

クラウドPBX導入をきっかけにオフィスの固定電話を削減・廃止するケースも多く見られます。スマホ内線化によってそもそも多くの電話機をオフィスに設置する必要性がなくなるためです。

電話機が減る・なくなることで電話配線がすっきりし、オフィスのレイアウトも柔軟に変更可能になります。組織変更などで机や備品の位置を変更する場合にもスムーズに対応できるでしょう。

面倒なメンテナンスが不要に

電話設備を管理する担当者からは「メンテナンスが楽」「セキュリティ対策を任せられるのが嬉しい」といった声もよく聞かれます。

クラウドPBXはベンダー(事業者)がクラウド上に設置・管理するPBXを月額料金を支払って利用するサービスであるため、メンテナンスはベンダーの担当領域です。サービスのアップデートやセキュリティ対策は専門知識を保有するベンダーが行うため、利用企業はこれらにかかる人件費などのコストをカットできます。

失敗しないクラウドPBX導入のポイント

「使ってみたら意外と良かった!」といったポジティブな感想が多いクラウドPBX。しかし一度導入したら最低でも数年間は使うことになる電話設備の乗り換え(リプレイス)は、慎重に行わなければいけません。

クラウドPBX導入によってより多くのメリットを享受するために重要なポイントを5つ解説します。

複数のベンダーを比較する

導入時には複数のベンダーを比較検討しましょう。ベンダーによって初期費用や月額費用、基本プランに含まれる機能が異なります。一見してコストが低いベンダーでも、オプション機能などを追加すると高額になるケースも。

またクラウドPBXベンダーとは導入後も長く付き合うことになります。質問に丁寧に回答してくれるか、クイックレスポンスができるかなどベンダーの対応やサポート体制もチェックしましょう。

必要な機能を見極める

クラウドPBXには内線・外線・転送・保留などの基本機能の他に、チャットなどのUC機能、通話録音機能、外部システム連携などの様々な機能があります。

しかし「便利そうだから」とあれもこれもと機能を盛り込もうとすると、月額費用やオプション費用がかさんでしまう可能性があります。

導入時には本当に必要な機能はなにか、クラウドPBXでどのようなことを実現したいかを予め決めておくことが大切です。

中長期的なコストを試算する

クラウドPBXはPBX購入や設置にかかる初期費用を抑えられる代わりに、利用機能やユーザーの数に応じた月額費用が発生します。このため利用規模が大きいケースや利用機能が多いケースでは、中長期的にはオンプレミス型よりもコストがかかることも考えられます。

「思った以上にコストがかかってしまった」といったことがないよう、中長期的なコストを試算するようにしましょう。

なお一般的にクラウドPBXの月額利用料は経費として計上可能です。詳しくはこちらの記事で解説しているので、ぜひあわせてご参考ください。

セキュリティ体制を確認する

セキュリティ対策をベンダーに任せられる点はクラウドPBXのメリットの1つですが、これは自社で体制を変更・強化できないとも言い換えられます。

クラウドPBXに限らず、クラウドサービスのセキュリティで確認したいのが「パブリッククラウド」か「プライベートクラウド」かです。

それぞれの用語についてはこちらの記事で詳しく解説しています。

またクラウドPBXと価格の関係についてはこちらの記事をご参考ください。

説明会の実施・マニュアル整備を行う

導入したクラウドPBXはきちんと従業員に使ってもらわなければ意味がありません。実は導入後に「使い方がわからない」「前のほうが良かった」といった意見が社内から上がってしまうケースも少なくないのです。

若手社員はともかく、40、50代~の社員はスマホの操作に慣れていなかったり、新しい技術に対して不安や嫌悪感を示したりすることもあります。

導入後に混乱が起きないよう、以下の対応を取っておくことをおすすめします。

  • 利用説明会を実施する
  • マニュアルを整備する
  • 問い合わせ窓口を設置する

クラウドPBX導入ブログで手順をわかりやすく解説!

「クラウドPBXってよく聞くけど、実際どう導入すればいいの?」と疑問に思っている企業担当者も多いでしょう。

そこでVOICEではクラウドPBXの導入手順をブログ形式でわかりやすく紹介しています。検討ポイントや注意点についても詳しく解説しているので、ぜひご参考ください。



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まとめ

クラウドPBXの導入時には、実際に使ってみた企業の意見を参考にすることで、トラブルや失敗を事前に防ぎながらスムーズな運用が可能になります。この記事を参考にクラウドPBXの導入を進め、業務効率化やコミュニケーション活性化、コスト削減などのメリットを享受しましょう。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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