クラウドPBX使ってみた③運用開始！現場の声と感想は？【導入ブログ】｜トラムシステム
クラウドPBXの導入から運用開始までを紹介するブログの第3弾です。
さまざまな困難を乗り越え、今回がいよいよ最終回！実際にクラウドPBXの運用を始め、感じたメリットや今後の予定について紹介します。このブログを読んだ方が、クラウドPBXについて興味を持ってくだされば幸いです。
目次
新しいものを社内に受け入れてもらうための準備
無料トライアルも好評だったので、いよいよ全社員を巻き込んだ準備を進めていく。「クラウドPBXという新しい概念を全社員に受け入れてもらう」のが最終目標だ。説明会開催やマニュアルの作成・配布を行おう。
特にチャットやビデオ会議といった新しく利用できる機能は積極的に宣伝したい。従来のビジネスフォンに慣れている社員はこちらから働きかけなければ新機能を利用しないだろう。百人以上の社員を巻き込むことになるから気合を入れて取り組まねば。
説明会を実施しました
というわけで、全社員対象の説明会を開催した。導入を検討した背景やクラウドPBXの特徴を記した資料を配布した後、無料トライアルの様子を撮影した動画を公開して反応を見てみる。スケジュールが合わない社員が出るのを防ぐため、複数回にわたって開催した。
その結果ITツールやインターネットに日ごろから慣れ親しんでいる2~30代の社員からは好評だった。「以前の業務用ガラケーは古臭すぎたので大歓迎です」という声も聞こえた。実は、自分が選んだガラケーだったので少しショックである。とにかく若手層は問題なさそうだ。
その反面、私と同年代かそれ以上の社員はやや困惑している様子だった。「電話はともかくチャットやビデオ会議には慣れない」「スマートフォンを保有していないので内線化は待ってほしい」などの意見が見られる。
クラウドPBX導入に積極的な若者層を巻き込みつつ、年配社員の疑問に対応できる相談窓口の設置を行った方が良いかもしれない。
セキュリティ・トラブルシューティングはベンダー任せが一番
このようにクラウドPBX導入に向けた準備に負われる日々が進んでいるが、ある分野に関しては頭を悩ませる必要がない。
それはセキュリティ・トラブルシューティングの分野だ。クラウドPBXのセキュリティは、高度なスキルを保有した専門家によって守られている。ベンダーもセキュリティやトラブルシューティングに関する実績が豊富なT社を選んだので安心だ。
これまで通信設備のセキュリティ対策やメンテナンスに苦慮してきたが、餅は餅屋、クラウドPBXは信頼できるベンダーに任せるのが一番と言う結果となった。メンテナンスも24時間オンラインかつ無料で行ってくれるため、コストも削減できる。今までのようなオンプレミス形式ではこうはいかなかっただろう。
いよいよ運用開始
〇月〇日、ついにクラウドPBXの運用開始日がやってきた！クラウドPBXで利用するスマートフォン・電話機はIDの発行を済ませてある。後は発着信テストを行い、問題がなければ無事運用開始だ。オンプレミスは大規模な工事が行われるけど、クラウドPBXは至って静かである。
今朝はクラウドPBX導入計画に関わってきた社員とともに、問い合わせ対応のため朝から待機中である。万全に準備を整えていたとは言え、少し緊張する。問い合わせの殺到に備えていたが実際に来たのは数人の年配社員だけだった。大きなトラブルなくクラウドPBXは運用されている。大成功だ！
クラウドPBXを使いはじめて1週間経ちました
クラウドPBXを運用し始めて1週間経過した。説明会や無料トライアルのおかげか大きなトラブルも発生していない。
運用開始して1週間というキリのよいタイミングなので社内アンケートも取ってみる。その結果、寄せられた声は大きく3つに分けられた。
1つ目が「使い勝手が変わらなくてよかった」という声である。新しい技術に対する不安を抱える社員も多かったようだが、実際に使うとほとんど変わらずに安心したらしい。音声品質や回線速度の向上により、むしろ利便性が上がったという声も見られる。
2つ目は「ビデオ会議やチャットといった新機能が便利」という声だ。若手社員を中心に、一部コミュニケーションをビデオ会議やチャットに切り替える動きも見られる。リモートワークの導入も容易となったので、制度整備を急ピッチで進めていきたい。
若手社員を中心に「BYODが非常に便利である」という3つ目の声も寄せられた。営業部は業務用端末をほぼ解約し、内線化されたスマートフォンを業務に利用している。今後は営業社員に留まらず、全社員のスマートフォン内線化を目指してもよさそうだ。
特に反響の大きかった機能とは？
導入後数週間が経過し、クラウドPBXも会社に定着してきた。もう一度アンケートを取ってみると、クラウドPBXの便利機能に関するコメントが多いと感じる。
ークラウドPBXで特に反響が大きかった機能
・オフィス電話機とスマートフォンの連携(外出中でも取り逃しなく電話対応ができる)
・BYOD(スマートフォンでも内線通話ができるので個人で通話料を払わなくてもいい)
・取次のスムーズ化(転送相手の選択がタッチパネルからスムーズに可能)
やはりスマートフォンの内線化による利便性向上が大きいようだ。高価なオフィス用電話機の完全撤廃を提案できる日が来るかもしれない。
気になるコストは？コスト削減効果について
社員の目線からは見えにくいが、クラウドPBXのコスト削減効果もかなり大きい。社長含む上層部はむしろこっちをかなり喜んでいるようだ。
ークラウドPBXで実感したコスト削減効果
・導入コストがオンプレミスより圧倒的に安い
・使った分だけ支払えばよい通話料
・不要な機能や回線、電話機の削減によるコストカット
・チャット、ビデオ会議活用による出張コストのカット
通話料のカットは内線化の恩恵が大きい。インターネットさえあれば内線電話網が構築できるメリットは、将来地方に支社を構える際も役立つだろう。
通話料や電話機の費用だけじゃない、嬉しいコストカット
コストカットは通話料や電話機の費用のみに留まらない。
ーその他コスト削減効果
・物理サーバーやPBXを保有する際のメンテナンスコスト
・オフィスの移転やレイアウト変更のたび必要だった回線の敷き替えコスト
・セキュリティ対策コスト
クラウドPBX導入によりレイアウト変更やオフィス移転がやりやすい柔軟なオフィス環境となった。特にメンテナンスをやる必要が無くなったのは大きい。高度なスキルを持つ社員を雇うコストが浮き、その分を新事業開発や設備投資に回せる。
今後のクラウドPBXの活用予定
運用が無事完了したので今後もクラウドPBXを活用していきたい。現在立ち上げている計画は主に3つ。
1つ目がBYODの拡張だ。現在は営業部のみの導入となっているが、今後は総務部や配送部といった部署もBYOD化することになっている。最終的に会社から電話機が無くなるかもしれないな。
2つ目はUC機能の更なる活用。チャットやビデオ会議はスムーズに浸透したが、今後は社員の状況を確認できるプレゼンス機能・あらゆる端末からアクセスできるオンライン電話帳も活用していきたい。若手から年配社員まで全社的な普及活動を進めよう。
最後にテレワークの推進。働き方改革の影響もあり頑固な上層部も乗り気になってきた。関係部署と連携しながら進めていくことになっている。
さいごに
3回にあたってブログを執筆してきたが、クラウドPBXは期待以上の効果を発揮するツールであると確認できた。説明会や無料トライアルを活用すれば、大きな混乱なく導入を実現できるだろう。日本社会は急速にオンライン化が進んでおり、企業もオンライン環境を整備しなければ生き残れない。そのための有力なツールであるクラウドPBXから、持続的成長が可能な会社作りを始めよう！
*このブログはフィクションです。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
