経理がテレワークをする方法！できないと言われる理由や必要なツールを紹介｜トラムシステム
全社的にテレワーク導入が進んでいる会社でも、経理部門は取り残されてしまうことが多いものです。経理の仕事はテレワークではできないとの考えも根強く残っていますが、実際のところはどうなのでしょうか。
本記事では、経理の仕事がテレワークに向かない理由や、経理のテレワーク実現のために必要な考え方やツールについて解説します。
「経理はテレワークができない」と言われる理由
営業や開発などの他部門と比較すると「経理はテレワークができない」と言われることが多いです。実際、経理の仕事の特性から難しいと考えられる理由はいろいろあります。まずはそれらについて詳しく見てみましょう。
出社しないとできない業務が多いため
経理の仕事では、出社しないとできない業務が数多く存在します。たとえば、次のような業務です。
ハンコが必要な書類
会社によっては社内稟議の決裁や経費処理、伝票チェックなどのために、紙の書類にハンコの押印を必須としている場合があります。この場合、経営者や経理担当者は対応のために出社しなければなりません。
紙書類の管理
取り引きに関する証憑書類は法律により保存が義務付けられています。そのため、紙の請求書などがあればファイリングしたり、所定の場所に保管したりする必要があります。
書類の作成・送付
請求書や納品書などの書類を紙で送っている場合、その作成・印刷や送付作業などのために出社が必要なことも多いです。伝票は出力サイズが特殊な場合が多く、専用プリンタでの印刷が必要なため、自宅からは対応が難しいなどの理由もあります。
関係者とのコミュニケーション
会社の大事なお金を扱う経理の仕事では、経営者や上司とのコミュニケーションを正確かつ綿密に行うことが大切です。そのため、業務効率が低下する懸念からテレワークが避けられることもあります。
セキュリティ対策が必要なため
お金を扱う経理の仕事は機密情報を多く取り扱うため、セキュリティ面からテレワーク導入に二の足を踏むケースが多く見られます。
近年は経理担当者を標的にしたビジネスメール詐欺や標的型攻撃も多く、最悪の場合は企業の経営に致命的なダメージを与えかねません。リスク管理の観点からもセキュリティには十分な注意を払う必要があります。
また、セキュリティ対策には時間と費用がかかるため、すぐに取り組むのが難しい場合もあるでしょう。
経理業務をテレワーク化する方法・必要な準備とは
経理の仕事はテレワークでは難しい面があることは否めません。しかし、絶対にテレワークができないというわけでもありません。
経理業務をテレワーク化するためには、他部門よりも計画的な準備が必要です。どのような準備が必要なのか解説していきます。
テレワークができる業務・できない業務の切り分け
テレワークができる業務とできない業務をしっかり切り分けることが大切です。業務を切り分けることで、部分的なテレワークの導入や、出社が必要な人数を削減できる可能性があるからです。
会社によって多少違いはありますが、経理業務のうちテレワークができる業務、できない業務は、次のように分けられます。
【テレワークできる業務の例】
・経営者や上司、社員とのコミュニケーション
・経費精算の申請、承認
・帳簿書類へのデータ入力
・書類作成業務（印刷の可否は書類の種類による）
・銀行振込、入金確認
【テレワークできない業務の例】
・紙資料への押印作業
・専用のプリンタが必要な印刷作業、発送作業
・紙資料の保管業務
・現金の管理
・現場での監査対応
デジタル化・ペーパーレス化の促進
経理の仕事を切り分けていくと、テレワークを妨げる要因の多くが紙書類の作成や管理に関係していることがわかります。そのため、経理業務のテレワーク化の前段階として、社内のデジタル化・ペーパーレス化を進める必要があります。
スキャナーやOCRの利用、クラウド会計ツール、電子ワークフローの使用など経理のデジタル化に役立つITツールは多いため、情報システム部と相談しながら一つずつ進めていくとよいでしょう。
こちらの記事では、ペーパーレス化に役立つペーパーレスFAXについて紹介しています。FAXのペーパーレス化にお悩みの方はぜひ参考にしてください。
業務フローの見直し
経理業務はテレワークという働き方が普及する何十年も前からある仕事であるため、そもそもの業務フローがオフィスへの出社を前提として定められています。テレワーク化を目指す場合は、テレワークに対応した業務フローへの見直しが必要です。
業務フローの見直し例としては、次のようなものがあります。
・ハンコによる承認が必要な手続きを電子ワークフローに変更する
・請求書などの書類の発送や受領、保存は紙にこだわらずPDFファイルでも可能にする
・取引先にもできるだけデジタルデータでの書類のやり取りを依頼する
・振込業務などはインターネットバンキングを利用する
・会社用のクレジットカードを作成し、現金での支払い対応を少なくする
・担当者間でクラウド上のファイルを共有し、ファイルのバージョン管理の手間を削減する
適切なセキュリティ対策
経理業務をテレワークにするには、セキュリティ上の懸念を解消するための、適切な対策が欠かせません。
基本となるのは、利用する端末のセキュリティ対策と利用するファイルやツールへのアクセス権管理です。OSのセキュリティ更新を最新に保ち、セキュリティソフトの利用や、ファイルのアクセス権設定などをしっかり行いましょう。
また、近年は経理担当者を狙ったビジネスメール詐欺や標的型攻撃が増加しています。サイバー攻撃に対する従業員教育をしっかり行うと共に、社内でも業務上の注意点などをマニュアル化し確認できるようにしておきましょう。
システム面では、振るまい検知機能を持つセキュリティソフトや、メールセキュリティツール、USBデバイスの管理ツールなどの利用が効果的です。ツールを利用する場合は専門家とよく相談し、安全性が高く信頼できる企業の製品を選んでください。
経理がテレワークを行うメリット
経理のテレワーク化は多くの準備が必要ですがメリットも大きいです。メリットは経理の担当者だけでなく全社に及ぶので、自社でテレワーク化を進めるべきかは多角的な視点で判断しましょう。
ここからは、経理がテレワークを行った場合に得られるメリットを解説します。
業務が効率化する
経理業務がテレワーク化できるようになれば、全社的な業務の効率化が実現できます。
たとえば、紙やハンコによる請求書の処理がデジタル化されれば、経理は出社や押印などが不要になるだけでなく、証憑書類の保存もサーバーへのアップロードだけで済みます。営業担当者も請求書処理のために帰社する必要がなくなります。
給与計算や明細発行もクラウドツールを利用して行えますし、経営データもリアルタイムで更新されます。銀行の振り込みもデータを作成して流し込めば個別に振り込みを行う必要がありません。
担当者間でクラウド上のファイルを共有することで、担当者間でのファイルのバージョン管理も楽になります。相談しながらチェックや入力もしやすくなり、効率的に業務を進められるようになるでしょう。
経費精算などの手続きの手間が軽減する
稟議や経費精算もワークフローで済むようになれば、社外からでも処理できるようになり、外出の多い営業部署などの負担軽減に繋がります。
急いで経費を支払う必要がある場合、都度銀行に行ったり現金を手渡したりと移動や対応に時間を取られることもあるでしょう。インターネットバンキングなら場所を問わず振り込みや残高確認ができるため、こうした時間を削減できます。
紙の資料を保管するスペースを節約できる
テレワークの準備のために社内でペーパーレス化が進んでいれば、紙資料の保管スペースの節約になります。会計系の書類は種類により5～10年の保管義務があり多くのスペースが必要です。
当然、どの書類がどこに保管されているかを適切に管理する必要があり、資料を保管している部屋や棚への入室管理や鍵の授受ルールなど付随する業務も発生します。こうした業務が大きく削減できるのもペーパーレス化の利点です。
いつでも最新のデータを確認できる
テレワークの準備のために、クラウド上でファイルを共有したり、クラウド会計ツールを利用したりすると、関係者間で常に最新のデータを確認できるようになります。
人事給与ソフトなどと連携可能なクラウド会計ツールを使えば、キャッシュフローの管理も簡単です。また、データの入力ができていればレポートや財務諸表を自動的に作成し出力できるため、資金調達や決算報告などの資料作成にかかる時間が大幅に削減できます。
属人化や人的なミスを防げる
現在の会計ソフトの利点は、銀行口座やクレジットカード、給与計算ソフト、経理精算ソフトなどとの連携ができることです。連携によって転記作業を削減しつつ、自動的に必要な数値を計算することができ、人的要因によるミスを避けられます。
データや計算式の入力は、どれだけ慎重に行っても、ミスをゼロにすることは難しいものです。経理データと通帳の数字と合わない場合はミス探しに膨大な時間を使いがちですが、ツールを使うことでこうした時間を削減できるでしょう。
また、ツールを利用することで業務がマニュアル化され「特定の社員がいなければやり方がわからない」というケースが少なくなります。ツール導入の前段階で業務フローやルールを整備することも属人化を避けるために有効です。
優秀な人材の獲得や確保につながる
経理業務はテレワーク化が難しいとされていますが、それらのバックオフィス部門も含めたテレワークを実施することで、先進的な企業という印象を与えられます。テレワークを希望する経理業務を専門とする人にとっては魅力的な職場となり、人材の募集・採用に有利に働く可能性があります。
また、完全にテレワーク化することは難しいとしても、自宅での勤務が可能な日が増えることで働きやすくなる社員もいるでしょう。テレワーク化により、優秀な社内人材の離職を防ぐ効果も期待できることもメリットです。
経理業務のテレワーク化にはクラウドPBXがおすすめ
経理業務をテレワークにする場合、オフィス勤務時と遜色ないレベルでコミュニケーションができる環境を整えることも大切です。そのために役立つITツールの1つがクラウドPBXです。
クラウドPBXは、クラウド上にPBX（構内交換機）を設置し、インターネットを通して転送・保留・内線などの電話機能をIP電話機やスマートフォン、PCのソフトフォンで利用するツールです。
クラウドPBXは短期間での導入が可能で、社内に設置場所や機器を必要としません。保守もプロバイダに一任できるため、専門のエンジニアも不要と、導入・運用のハードルが低いのが特徴です。使い方によっては業務効率化やコストダウンにも効果を発揮します。
経理業務のテレワークにクラウドPBXを利用すると、次のようなメリットを期待できます。
スマホ内線で社内との連絡もストレスフリー
クラウドPBXを利用すると、固定電話機だけでなくスマートフォンやタブレット、PC（ソフトフォン）でも内線通話が可能です。個人のスマホにクラウドPBXアプリをインストールすれば、その端末を業務用端末として利用することができます。
経理に関するやり取りはメールでは難しい場合も多いですが、テレワークでも通話料を気にせずに内線電話で相談できれば、ストレスなく業務を進められます。
税務署や銀行とのやり取りも会社の番号で可能
テレワークのために個人のスマートフォンを業務利用する場合、自分の電話番号で発着信をしたくないという人も多いものです。税務署や銀行などの金融機関から電話があった場合、職場のことなのか個人のことなのかわからず、対応に困る場合もあるでしょう。
クラウドPBXを利用すると、会社の電話番号を使い、スマートフォンで発着信することも可能です。受信時に業務関係の電話だとわかるため心の準備もしやすく、プライバシーも守られます。
まとめ
経理は業務特性上、テレワークにするためのハードルが他職種よりも多めです。業務をよく整理し、デジタル化やペーパーレス化を進めてテレワークができる体制を少しずつ準備していきましょう。
ITツールの利用は、業務効率化やテレワーク化を進めるためには重要ですので、クラウド会計ツールやクラウドPBXなどの利用もぜひ検討してみてください。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
