クラウドPBX使ってみた②スマホ内線化（BYOD）とトライアルの結果【導入ブログ】｜トラムシステム
クラウドPBXの導入から運用開始までを紹介するブログの第2弾です。前回はクラウドPBXの特徴把握から、既存オフィス電話の不満洗い出しまでを行いました。
今回はクラウドPBXのベンダー・電話番号・回線・機能といった具体的な要件を調査し、導入検討を進めていきます。
目次
お付き合いするベンダー選びは重要
クラウドPBXのベンダー選びは慎重に行うべきだ。設備を利用している限り関係が続くからだ。10年以上前に導入したビジネスフォンも当時お世話になった通信事業者との縁がいまだに続いている。
いわばビジネスパートナーを選ぶようなものなので、いい加減な仕事をするようなベンダーではダメだ。資料請求や営業担当との打ち合わせを行い、信頼できる提案ができるベンダーを探そう。
ベンダーの決め手は？
5社のベンダーに声をかけ、打ち合わせの内容を踏まえた導入プランを提出してもらった。最終的に採用したのは、T社のプランだ。「今のオフィスの電話の不満なこと・改善したいこと」を電話で直接聞いてきたベンダーでもある。
-T社をベンダーに選んだ理由
・こちらの要望や質問に対して誠実に対応してくれる
・レスポンスが素早いので話を進めやすい
・納期が最も短い
・音声品質や機能をデモンストレーションで確認できた
・利用できるオプション機能が充実しているが、かといって不必要な機能を押し売りしない
全ての対応に信頼感を感じられるだけでなく、スピードが素早い点に好感を持った。なにより素晴らしかったのが、営業担当によるデモンストレーションだ。
こちらのオフィスに機器を持って出向き、クラウドPBXによる電話や多数の便利機能を実演してくれた。ネットワークを利用した通信に不安を抱く社員もいたが、音声品質を確認すると「今のビジネスフォンより聞こえやすい」と大満足だ。
T社をベンダーとして選定することを伝え、納期を確認したところ、社内でもどよめきが起きるほどスピーディな日程だった。素晴らしいベンダーに巡り合えたのは幸運である。
スマホを内線にできるなんて最高じゃないか
T社の営業担当に色々聞いてみたが、スマホの内線化は思ったより便利そうだ。
-スマホ内線化のメリット
・何かと維持費のかかるオフィスの固定電話を将来的に廃止してスマホに一本化できる
・ネットワークを通じて内線化されるため、スマホ同士の通話やスマホへの転送費用が無料
・電話番号はプライベート用と業務用の2つが使い分けられる
・休日は自動音声対応に切り替えて社員のプライベートを守れる
・在宅勤務やリモート勤務の連絡手段としても便利
我が社は外回りの営業社員が多数所属している。しかし業務用端末を持っていない社員がいたり、私用スマホによる通話料金の支払いで揉めたりとさまざまな課題が存在していた。
スマホ内線化なら営業社員の抱える諸問題を解決するだけでなく、内線化による通話料金の大幅カットが可能となるだろう。
ただセキュリティ面で新たな課題が発生する場合があるので、社員のITリテラシーは高める必要がある。
チャット・ビデオ会議もできる
T社によるとチャット・ビデオ会議機能もクラウドPBXのイチオシ機能らしい。最近は電話やメールに加え新しいコミュニケーションツールが増加しており、UC(ユニティファイドコミュニケーション)機能と呼ぶそうだ。最近はなんでも英語で表現する傾向があって困る。
-クラウドPBXのUC機能
・記録が残るうえにメールよりスピーディなやり取りができるインスタントメッセージやチャット
・離れた場所同士の社員でも対話できるビデオ会議
・社員が現在どのような状況にあるかを示すプレゼンス(在籍確認)
・ツールごとにバラバラで管理していた電話帳を統合できるクラウド電話帳
私の業務では利用しなさそうと感じたのだが、ベンダーや若い社員によると利便性が高いらしい。
総務部への問い合わせを記録が残るチャットにしたり、ビデオ会議を利用して同じオフィスに集まる出張費用を抑えたりなど、さまざまな場面で生産性と業務効率が向上するようだ。
個人的にはクラウド電話帳がかなり便利だなと感じる。いちいち紙の電話帳から連絡先を探す必要がないのはありがたい。必要なUC機能だけを導入しても良いので、一度検討してみよう。
電話番号はどうなる？
クラウドPBXのイメージがかなり深まったので、導入する際考慮すべきポイントを考えてみる。
まず気になるのが電話番号の引継ぎだ。我が社は長年同じ電話番号を利用しているので、変更が必要となると弊害が大きい。ホームページから看板に至るまで新しい電話番号を反映させる作業が生じる。
T社に確認してみると、NTTで取得したアナログ回線の電話番号なので番号ポータビリティを利用できるらしい。番号ポータビリティとは、電話番号を変えないまま通信サービスの変更を行える仕組みだ。クラウドPBX導入時に番号ポータビリティをやっておけば、今後オフィスを移転することになっても電話番号が変わらないのだと言う。
念のためキャリアにも確認したところ可能であると返事が来たので、番号ポータビリティで既存の電話番号を引き継ぐことにする。
この機会に回線数・電話機の数も見直しをする
良い機会なので電話回線や電話機の数も見直してみることにする。後から再度調整するのが容易なので、思い切った変更がしやすいのもクラウドPBXの利点だ。
調査してみるとメールの普及によって10年前ビジネスフォンを導入した時より外線電話の頻度が下がっているのが分かった。回線も電話機も削減してコストカットするといいだろう。
手始めに、会議室ごとに一つずつ設置されている電話機はあまり使われていないので撤去しよう。昔は会議中の着信に対応できるから必要だったけど、今はスマホがあるからな。その他にも、不要になっている電話機や回線がないか確認が必要だ。
色々検討してみたところ電話回線と電話機を半数以上削減できることが分かった。社員には内線化したスマホを持たせれば、影響はほとんどない。
機能・ユーザー数・オプションなどなど…
こんな感じで社内の要望やコストを踏まえながら、導入するクラウドや契約するユーザーID数についてベンダーと検討している。
クラウドPBXは、利用し続ける限り月額料金が発生する点に注意が必要だ。あれこれ不要な機能や回線を導入してしまうと、コストが高騰してしまう。設定変更はWEB上で簡単にできるから、まずは必要最低限の機能だけで始めるとしよう。その後、必要に応じて機能を追加していけば問題ない。
T社のベンダーとも打ち合わせを重ね、大分方向性は固まってきた。並行して社内での導入準備も進めよう。
無料トライアルの結果と感想
次に実施したのが無料トライアルだ。何人かの社員にクラウドPBXを業務で利用してもらい、感想や意見を聞いてみよう。要件定義(ITサービスで利用する機能を明確にする作業)も進んでいたため、ベンダーには導入時の環境を可能な限り再現してもらっている。
トライアルで社員に確認してもらったのは、電話の音声品質だ。デモンストレーションの時は好評だったが、インターネット回線を利用した電話通信を実際の業務で利用できるだろうか。
結論から言えば、ほとんどの社員が電話音声品質を「まったく問題ない」「以前より良くなっている」と評価した。一安心である。並行して以下のポイントも無料トライアルで確認した。
-無料トライアルで確認したポイント
・サービス全体の操作や利用に違和感はないか
・実際に利用して最低限必要と感じる機能はどれか
・トライアル期間中のベンダーの対応速度や応対品質に問題はないか
いくつか改善ポイントが意見として提出されたが、こちらもおおむね問題はなかった。実際に業務利用した結果、追加で導入すべき機能が存在すると判明したので申し込むことにする。
BYODは便利そうに見えて意外と面倒かもしれない
ただし社員が保有するスマートフォンを業務利用するBYODに関しては「慎重に対応するべきでは」「個人用のスマートフォンを利用するのに抵抗感がある」という意見も寄せられた。クラウドPBX導入の目玉も言えるスマートフォン内線化だが、まずは外出の多い営業部に限定することにしよう。その後、様子を見ながら全社展開してもよい。
その後、色々確認してみるとBYODには社内端末とは違う点で注意すべきポイントがあると分かった。
-BYOD導入時に注意すべきポイント
・端末盗難や紛失に対応するため、生体認証やMDM(モバイル端末管理)ツールを導入しなければならない
・BYODに関するルールブックやマニュアルが必要
・社員の疑問に対応できるヘルプデスクがあればなおよい
ベンダーの知恵も借りつつ、慎重に進めていこう。
第3回に続く
*このブログはフィクションです。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
