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2020.07.07

【ブログ】初めてのクラウドPBX③丨導入前の社内準備(マニュアル、セキュリティ)|トラムシステム

クラウドPBXの導入から、運用開始までを紹介するブログの第3弾です。前回は、クラウドPBXのベンダー選び・利用する機能の選定・電話番号の引継ぎ・電話回線数の調整などを行いました。今回は、無料トライアルや説明会を社内で実施しいよいよクラウドPBX導入に向けて動き出します。

着々と進んでいるクラウドPBX導入

前回の調査をもとに改めて導入プランを上層部に伝えたところ、クラウドPBX導入が正式に決まった。利用機能や回線などもベンダーと調整しながら決定しつつある。導入開始予定日も◯月◯日と定めた。

今回から、本格的に社内でクラウドPBXを導入するための準備を進めよう。何より大事なのは、トラブルなくスムーズに移行させることだ。クラウドPBXの導入でトラブルや混乱が生じ、取引先・お客様に迷惑がかかるような事態は避けなければならない。ITツールに疎い年代の社員も少なくないため、社内での準備はしっかり行おう。

無料トライアルの結果と感想

まず実施したのが、無料トライアルだ。何人かの社員にクラウドPBXを業務で利用してもらい、感想や意見を聞いてみよう。要件定義(ITサービスで利用する機能を明確にする作業)も進んでいたため、ベンダーには導入時の環境を可能な限り再現してもらっている。ちょうど閑散期だったため、トライアル期間を1か月確保できた。

社員にまず確認してもらったのは、電話の音声品質だ。デモンストレーションの時は好評だったが、インターネット回線を利用した電話通信を実際の業務で利用できるだろうか。

結論から言えば、ほとんどの社員が電話音声品質を「まったく問題ない」「以前より良くなっている」と評価した。一安心である。並行して、以下のポイントも無料トライアルで確認した。

-無料トライアルで確認したポイント
・サービス全体の操作や利用に違和感はないか
・実際に利用して最低限必要と感じる機能はどれか
・トライアル期間中のベンダーの対応速度や応対品質に問題はないか

いくつか改善ポイントが意見として提出されたが、こちらもおおむね問題はなかった。実際に業務利用した結果、追加で導入すべき機能が存在すると判明したので申し込むことにする。

BYODは便利そうに見えて意外と面倒かもしれない

ただし、社員が保有するスマートフォンを業務利用するBYODに関しては「慎重に対応するべきでは」「個人用のスマートフォンを利用するのに抵抗感がある」という意見も寄せられた。クラウドPBX導入の目玉も言えるスマートフォン内線化だが、まずは外出の多い営業部に限定することにしよう。その後、様子を見ながら全社展開してもよい。

その後、色々確認してみるとBYODには社内端末とは違う点で注意すべきポイントがあると分かった。

-BYOD導入時に注意すべきポイント
・端末盗難や紛失に対応するため、生体認証やMDM(モバイル端末管理)ツールを導入しなければならない
・BYODに関するルールブックやマニュアルが必要
・社員の疑問に対応できるヘルプデスクがあればなおよい

ベンダーの知恵も借りつつ、慎重に進めていこう。

新しいものを社内に受け入れてもらうための準備

無料トライアルも好評だったので、いよいよ全社員を巻き込んだ準備を進めていく。「クラウドPBXという新しい概念を全社員に受け入れてもらう」のが最終目標だ。説明会開催やマニュアルの作成・配布を行おう。

特に、チャットやビデオ会議といった新しく利用できる機能は積極的に宣伝したい。従来のビジネスフォンに慣れている社員は、こちらから働きかけなければ新機能を利用しないだろう。百人以上の社員を巻き込むことになるから気合を入れて取り組まねば。

説明会を実施しました

というわけで、全社員対象の説明会を開催した。導入を検討した背景やクラウドPBXの特徴を記した資料を配布した後、無料トライアルの様子を撮影した動画を公開して反応を見てみる。スケジュールが合わない社員が出るのを防ぐため、複数回にわたって開催した。

その結果、ITツールやインターネットに日ごろから慣れ親しんでいる2~30代の社員からは好評だった。「以前の業務用ガラケーは古臭すぎたので大歓迎です」という声も聞こえた。実は、自分が選んだガラケーだったので少しショックである。とにかく若手層は問題なさそうだ。

その反面、私と同年代かそれ以上の社員はやや困惑している様子だった。「電話はともかくチャットやビデオ会議には慣れない」「スマートフォンを保有していないので内線化は待ってほしい」などの意見が見られる。

クラウドPBX導入に積極的な若者層を巻き込みつつ、年配社員の疑問に対応できる相談窓口の設置を行った方が良いかもしれない。

セキュリティ・トラブルシューティングはベンダー任せが一番

このように、クラウドPBX導入に向けた準備に負われる日々が進んでいる、ただ、とある分野に関しては、頭を悩ませる必要がない。

それは、セキュリティ・トラブルシューティングの分野だ。クラウドPBXのセキュリティは、高度なスキルを保有した専門家によって守られている。また、ベンダー選びの際、セキュリティやトラブルシューティングに関する実績が豊富なT社を選んだので安心だ。

これまで通信設備のセキュリティ対策やメンテナンスに苦慮してきたが、餅は餅屋、クラウドPBXは信頼できるベンダーに任せるのが一番と言う結果となった。メンテナンスも24時間オンラインかつ無料で行ってくれるため、コストも削減できる。今までのようなオンプレミス形式ではこうはいかなかっただろう。

迫る運用開始日

気がつけば、クラウドPBXの運用開始予定日まで1週間を切っていた。いくつかトラブルはあったものの、どうにか予定通り開始できそうだ。ここまで乗りかかった船だ、必ず成功させよう。そろそろこれまで利用していたビジネスフォンの廃棄も始めなければならない。

第4回に続く
*このブログはフィクションです。



WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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