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2020.06.30

クラウドPBX使ってみた①メリット・ベンダー選びのポイントとは【導入ブログ】|トラムシステム

数ヶ月前に会社の電話をビジネスフォンからクラウドPBXに乗り換えました。

使い慣れたビジネスフォンからクラウドPBXという新しいサービスに移行することは社内で不安もあったが、大きな問題もなく順調に運用しています。このブログでは導入から運用開始までを3回に分けて紹介していきます。

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ビジネスフォンが古くてつらい

今日も営業部から「フロアの電話が通じない」という問い合わせが着た。最近多いんだよな、こういう問い合わせ。確か今月に入ってもう3回目のような気がする。

「わかりました、確認します」と回答し、営業部のフロアに向かう。話を聞いてみると、繋がらないのは複数ある端末のうち1台だけで、どうやらその1台が経年劣化により故障してしまったようだった。

今の電話は約10年前に導入したビジネスフォン。導入当時は一応最新モデルだったが、今では新入社員が使い方がわからずに焦るほど旧型の電話機になっている。

PBX(主装置)も劣化が激しく、通信が不意に切れることもしばしば。主装置を再起動すれば元に戻ることがほとんどだが、あまりに頻繁に起こることで社員から不満が出てきている。なにより電話が通じないことは自社のビジネスの機会損失にも繋がりかねない。

こういった事情からついにビジネスフォンの買い替えを検討するようになった。

クラウドPBXとは?

オフィスの電話設備を一新するにあたり、現在オフィス用の電話はどのようなものがあるのかを調べてみたところ、最近はPBXをクラウド化したクラウドPBXが人気であることがわかった。

クラウドPBXとはうちの会社にあるような置型のPBX(主装置)の機能をクラウド上におき、インターネットを通じてサーバーにアクセスするというサービス。LINEやSkypeのようなインターネット電話のビジネス版というイメージかな。

主装置の買い替えをイメージしていた私は、まずPBXをオフィスに設置する必要がないことに驚いた。

クラウドPBXのメリットとデメリット

興味を持ったのでクラウドPBXについて詳しく調べてみることにした。「クラウドPBX メリット」のキーワードでGoogle検索すると色々出てきた。クラウドPBXのメリットはまとめるとこんな感じ。

■クラウドPBXのメリット
・物理的なPBXを設置する必要がないから、物理的なメンテナンスが不要。災害にも強い
・サーバーのメンテナンスをベンダーに任せられる
・利用機能やユーザー数をブラウザから柔軟に変更できる
・スマートフォンを内線端末として使える
・内線端末として登録したスマートフォンであれば、オフィスにいなくても会社の電話を受けられる
・同じように、スマートフォンから外出先から会社の番号で発信できる

最初のビジネス用LINEというイメージがますます強くなった。LINEがあればプライベートの電話番号を使わずにすむし、家に電話機を置く必要もない。色々とメリットがありそうだが、念の為デメリットも調べておこう。

■クラウドPBXのデメリット
・110番など発信できない番号がある
・利用形態(ユーザー数やオプション機能)によってはコストが高くなる可能性がある
・セキュリティ体制がベンダーに依存ずる
・インターネット環境によっては音質が良くない可能性がある
・月々の利用料がかかる

なるほど、やはりメリットばかりではないらしい。新しいものに手を出して使い勝手が悪くなったり、業務に影響が出てはいけないため、慎重に考えないといけない。

とりあえず問い合わせをしてみよう

クラウドPBXの概要については理解したが、まだ細かいところについてはわからない。稟議を通すにも、導入コストや運用コスト、費用対効果をまず調べないといけないだろう。「クラウドPBX」で調べるといくつかのベンダーが出てくるので、とりあえずその中の数社に問い合わせて詳細を聞くことにしよう。

とは言っても何を基準にすればいいかわからない。「クラウドPBX おすすめ」で検索した結果を元に、以下のポイントでベンダーをいくつかピックアップしてみた。

ー知名度のある会社
ー口コミが良さそうなところ
ー導入実績数が多いところ

ベンダーから早速返信が!しかし…

数社に問い合わせをしてから数日後、早速いくつかのベンダーから回答があった。このあたりの返信スピードも、ベンダーの対応を見る基準になる。

送られてきた資料を見ながら、詳しい機能やコストについて確認してみたが…ここからはどんな基準でベンダーを絞ればいいかわからない。そこで「クラウドPBX ベンダー 選び方」でGoogle検索してみることにした。

ベンダー選びのポイント

調べた結果、ベンダーは以下のポイントで選ぶと良さそうだ。

・会社規模
クラウドPBXは、大きく大企業向けの製品と中小企業向けの製品に分かれる。両者の違いは機能や最大利用人数など。大企業向けの方が機能が充実しているが、その分コストも高い。

・利用機能、ユーザー数
クラウドPBXは、月ごとに利用料を支払う必要がある。その利用料の元になるのが、契約するユーザー数と利用する機能。たとえ基本プランが安くても、そこに含まれている機能が不十分であればオプションとして追加する必要がある。また、ベンダーによっては利用したい機能がそもそもオプションとしても提供されていないこともある。

・導入実績、口コミ
導入実績が多いサービスほど、実際の業務にそった使いやすい設計になっていると判断できる。一方、実績実績が豊富であっても、そのほとんどが中小企業である場合は大企業での利用にも適しているかどうかは検討する必要がある。口コミは、資料やHPに載っていないユーザーの生の声を聞けるチャンス。

これらのポイントを元にもう一度ベンダーを見てみよう。追加で問い合わせも必要かもしれないなぁ。

クラウドPBXに何を期待する?

今日は、問い合わせをしたベンダーから直接電話がかかってきた。少し話をして聞かれたのが「今のオフィスの電話の不満なこと・改善したいこと」。

これまでなんとなく「クラウドPBXに変更すればいいのではないか」と考えていたが、改めて聞かれるときちんと回答ができなかった。と言うのも、私はバックオフィスの部署なので、電話は1日に何回か内線を使うくらい。たまに業者に問い合わせることはあるが、営業部門に比べると電話を使う機会は圧倒的に少ない。

今の電話にどんな不満があるのか、どんな電話があれば便利になるのか。これについては社内でアンケートを取るなどして聞いてみないとわからない。

理想のオフィス電話について考えてみた

先日のベンダーとの電話を受け、新しく導入する電話の要件について社内の他の部署とも連携しながら考えてみた。

外線電話をよく使う営業部、内線電話をよく使う事務職社員などに聞き取り調査を行い、要望をまとめた。経理部にも協力してもらい、現在の通信コストについて詳しく調べてみた。調査の結果、うちの会社の状況がこんな感じであることがわかった。

ー外線通話料金に毎月けっこうかかっている
ー営業部以外の業務用個人端末を持っていない社員は、外出先からは私用スマホで業務電話をかけていることが多い(通話料を個人負担していることに不満の声があった)
ープライベートの番号を顧客に知られ、土日などの営業時間外に直接かかってくることもあって困っている
ー業務用個人端末を持つ社員からは、毎日2台持ちしないといけなくて面倒という声も
ー会社にかかってきた社員宛の電話を、宛先の社員が席を外していて取り次げないことが多い(伝言を残したり、折り返したりの手間がかかっている)

話を聞いてみると、色々の問題や不満があったようだ。集まった声を元に、これらの課題がクラウドPBXで解決されるかどうかを再度検討した。

-クラウドPBXを導入すべきだと考える理由
・物理サーバーや保守要員が不要となる
・これまで外線で行っていた一部通信(外出中社員への転送など)を内線化できるため、通話料を削減可能
・利用する機能や回線数をWEB上で柔軟に設定できる
・物理的機器が存在しないのでオフィス移転やレイアウト変更も容易

コスト削減効果は我が社にとって非常にありがたい。業績がここ数年順調に伸びているため、回線数追加やオフィス移転といった企業規模拡張に備えられるのも大きな利点だ。

これらのポイントを社長含む上層部に伝えたところ、導入プランを本格的に検討するよう指示が下った。

第2回に続く
*このブログはフィクションです。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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