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2021.02.02

クラウドPBX / 会社 / 固定電話 / 廃止 / 電話番号 /

会社の固定電話廃止!企業が電話を置かないメリット・実現方法を紹介|トラムシステム

スマートフォンやメールの利用が主流の現代社会において、会社に固定電話は必要なのでしょうか?利用頻度の低下から固定電話を廃止する企業や、最初から固定電話を置かないスタートアップ企業なども多く見られます。

この記事では、企業が固定電話をオフィスに置かないメリットや、固定電話を廃止する方法について詳しく解説します。

企業が固定電話を置かないメリット

オフィスフロアに多くの固定電話があったのは過去の話。今では固定電話の設置数を減らしたり、廃止してしまう企業も増えました。スマートフォンを内線化することで社員のスマートフォンを業務用端末として利用できるので、固定電話の需要は年々低下しています。

まずはオフィスの固定電話を廃止した場合のメリットを5つ紹介します。

会社の電話をどこでも受けられる

スマートフォンでお客様からの電話や社内からの内線電話を受けることができるので、働く場所を選びません。

外出中や出張中などオフィスの外にいた場合でも固定電話と同じように電話対応が可能になるので、利便性や業務生産性が向上します。またリアルタイム性も向上するので、ビジネスチャンスを逃しにくいのもメリットです。

電話対応のために出社しなくても良い

働く場所の制約がなくなるため、自宅やシェアオフィスなどでも仕事をすることができます。例えば台風や大雪、地震などの災害、昨今の新型コロナウイルスの感染防止で出社できない場合もリモートワークができるので、通常時と変わらない対応が可能です。

子育て中や介護中の社員にとっても在宅勤務が可能になるので、優秀な人材の確保や働き方改革としてもメリットがあるでしょう。

配線がシンプルになる

固定電話そのものや配線が不要となるので、組織変更や業務拡大・縮小に応じた柔軟なレイアウト変更が可能です。配線工事も不要になるので工事費用を大幅に削減できるでしょう。

また、社員の勤務場所に制限がなくなるので、フリーアドレス制を導入しやすくなります。フリーアドレス制とは、社員一人ひとりの専用席を設けず自由に働く席を選択できるオフィススタイルです。社員同士のコミュニケーション促進や意思決定スピードの向上などメリットも多く、近年人気を集めています。

事業の拡大・縮小に柔軟に対応できる

変化の激しく先の見通せない昨今において、大掛かりな設備はビジネスの足かせとなるリスクがあります。特に中小企業やスタートアップ企業では時代の変化に応じたスピーディーな対応が求められています。

固定電話を廃止することで場所や時間の制約がない自由な働き方が実現するので、事業の拡大・縮小に合わせた組織変更や事業所変更を容易に行うことができます。

固定電話を廃止してスマートフォンを内線化する方法

固定電話を廃止するためには会社から貸与する業務用スマートフォン、または社員の私用スマートフォンを内線として利用する方法があります。

スマートフォンを内線電話として利用するためには、以下3つの方法が一般的です。

・FMCサービスの利用
・IP-PBX
・クラウドPBX

FMCサービスとは、固定電話とスマートフォン端末での通話を内線電話として利用できるサービスです。スマートフォン端末を固定電話の子機のように使えるため利便性は高く、既存のPBXをそのまま利用できるので導入コストは低くなります。

他には、IP-PBXやクラウドPBXを利用する方法があります。事業所内にIP-PBXを設置する、もしくはクラウド事業者のPBXをネットワーク経由で利用する方法(クラウドPBX)で、スマートフォン端末にアプリをダウンロードするだけで利用できます。

IP-PBXは初期構築費用がかかるのが難点ですが、自社専用設備としてカスタマイズもしやすいのがメリットです。対して、クラウドPBXは初期費用が安く、インターネット接続環境があればすぐに利用可能なので、手軽さや利便性の高さから近年人気があります。

固定電話がなくても固定電話番号は必要

実際に固定電話を廃止する上で気になることは、固定電話番号の扱いです。固定電話を持たない企業は年々増えてきていますが、「固定電話番号は必要」というケースが多くあります。

ここからは、固定電話番号の重要性・必要性について複数の観点から解説します。

法人登記のため

法人登記自体は電話番号の制約がなく090や080から始まる携帯電話番号や、050始まりのIP電話番号でも登録できます。ただし、登録後に何らかの事情で電話番号を利用出来なくなってしまった場合、法人登記も新しい電話番号に変更することが必要です。

法人登記の変更手続きには必要書類を集め申請する時間と手間、さらに申請費用もかかるため、滅多に変更されることがない固定電話番号で登録するのが一般的です。

特に個人事業主などプライベートと仕事用の携帯電話番号を兼用している場合は、スマートフォン・携帯電話紛失や番号変更に伴い登記変更が必要となってしまう点に注意しましょう。

社会的な信頼のため

携帯電話やスマートフォンが普及している現代においても、03や06始まりの固定電話番号には信頼感や安心感を持つ人が多いのは事実です。固定電話に比べると携帯電話は解約しやすく、特に年配の方には「本当に実在する企業なのだろうか」「大事な仕事を頼めないのでは」と不信感を与えてしまいます。

ビジネスに支障をきたす可能性もあり、固定電話番号の利用は最低限のビジネスマナーと考えておくのが良いでしょう。

プライバシー保護のため

名刺や会社のホームページに電話番号が掲載される場合、プライバシー保護の観点から私用の携帯電話番号ではなく、会社の専用番号を掲載しておくべきです。不要な営業電話がかかってきたり、トラブルに巻き込まれる可能性があります。

なお、プライバシー保護だけでいえば必ずしも固定電話番号である必要はなく、ビジネス専用の電話番号であれば問題ありません。しかし、前述したいくつかの理由を総合的に考慮し、ビジネス専用の固定電話番号を持つことが重要だといえるでしょう。

固定電話がない会社が使っているクラウドPBXとは

クラウドPBXとは、ベンダーがクラウド上に設置したPBX(構内交換機)にインターネットを通じてアクセスすることで内線・外線などの電話機能を利用するサービスです。

電話回線ではなくインターネット回線を利用するため、回線工事が必要ありません。さらにビジネスフォンの主装置にあたるPBXがクラウド上にあるため、オフィス内に物理的な機器を設置することなく、インターネット環境さえあればすぐに利用開始できます。

固定電話を廃止しスマートフォンを内線化するためには、クラウドPBXを利用するのがおすすめです。ここからはクラウドPBXのおすすめポイントとして、メリットを7つ紹介します。

物理的な機器が必要ない

クラウドPBXはPBX装置をクラウド上に置きネットワーク経由で利用するサービスです。そのため、物理的な機器を自社の営業所やデータセンター内に設置する必要がありません。

初期構築は不要であり、以降の保守運用はクラウド事業者側で実施されるためメンテナンスの手間や費用、メンテナンス用の開発者を抱える必要がありません。

内線通話が国内外で無料

クラウドPBXはインターネットを経由して内線電話機能を利用します。インターネットに接続できる環境さえあれば国内・国外の区分けはなく全て無料通話が可能です。

国内外に複数の事業所・工場があったり、出張の多い企業では通話料金を大きく削減できるので、コスト削減効果が期待できます。

UC機能が使える

UC(ユニファイドコミュニケーション)機能とは電話やメール、チャット、Web会議など様々なコミュニケーションツールが統合されたシステムです。

UC機能を使うことで通信手段によってツールを切り替える必要がなくなり、利便性の向上や社員同士の柔軟な働き方を支援できるメリットがあります。

オフィス移転でも電話番号が変わらない

インターネット回線を利用するクラウドPBXでは、オフィス移転をしても電話番号は変わりません。オフィス移転の度に電話番号を変えていては事務作業は混乱しますし、取引先や関係者にも多大な迷惑を掛けます。

特に個人事業主や中小企業では、事業の拡大や縮小に合わせてオフィスを移転することが多いため、引っ越しでも電話番号が変わらない点は大きなメリットと言えるでしょう。

インターネット回線があれば利用できる

クラウドPBXはインターネットに接続できる環境・端末があれば、すぐに利用開始できます。面倒な機器の購入や設定、工事手配などの作業は不要となり短納期での導入が可能です。

電話回線がないレンタルオフィスやシェアオフィスなどでも、スムーズに電話機能の構築ができます。

初期費用が安い

クラウドPBXはPBX機器本体の購入や設置、回線工事などの費用はかかりません。オンプレミス型PBXの導入費用と比較すると、はるかに安い金額で導入が可能です。

クラウドPBXであれば、大企業ほどの資金力がない中小企業や個人事業主でも、少ない資金で最新の電話設備を導入することができます。

なお、初期費用はベンダーや使用環境によって異なります。初期費用が安いかわりに月々の利用料金が高額になっているケースもあるため、導入時には長期的なコストを試算するようにしましょう。

セキュリティが強固

あらゆる情報がインターネットを通じてやり取りされている現代、データ流出やなりすまし、マルウェアなどのサイバー攻撃などのセキュリティリスクへの対策は欠かせません。

IP-PBXやPBXの場合、自社で専門の技術者を雇い独自にセキュリティ対策する必要がありますが、クラウドPBXでは、セキュリティ対策はベンダーの業務範囲となります。

クラウドPBXでは、事業者側でセキュリティのプロによるセキュリティ対策が行われています。その強度・安心度は、対策を独自に行わなければいけないオンプレミス型PBXよりも高いとも言われています。

ただし、クラウドPBXのセキュリティ対策の内容は事業者に依存するので、信頼できる事業者を選ぶことが大切です。

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まとめ

オフィスの固定電話を廃止しスマートフォンを内線電話として利用できれば、コスト削減や業務効率化・生産性向上、働き方改革など大きなメリットがあります。また、クラウドPBXを活用すれば、従来利用していた固定電話番号をそのままにスマートフォンの内線化が可能です。ぜひ前向きに検討してください。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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