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2021.03.23

クラウドPBX / スマホ / 内線電話機 / 種類 / 内線化 /

クラウドPBXで使える外線・内線電話機とは?メリットや使い方を比較解説|トラムシステム

ビジネスフォンなどの従来のPBXに代わる新たなオフィスの電話設備として、クラウドPBXを選択する企業が増えています。

この記事では、クラウドPBXの外線・内線で使える電話機の種類や、それぞれどのようなシーンでおすすめなのかについて詳しく解説します。

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、ベンダーがクラウド上に設置したPBX(構内交換機)にインターネットを通じてアクセスすることで内線・外線などの電話機能を利用するサービスです。

電話回線ではなくインターネット回線を利用するため、回線工事が必要ありません。さらにビジネスフォンの主装置にあたるPBXがクラウド上にあるため、オフィス内に物理的な機器を設置することなく、インターネット環境さえあればすぐに利用開始できます。

【クラウドPBXのメリット】
・PBX(主装置)を購入する必要がないため、初期費用を抑えられる
・インターネット環境があればPBX機能を利用することができる
・スマートフォンを内線端末として利用できる
・複数拠点を持つ企業の場合、海外拠点であっても拠点間の通話をすべて内線で行える
・物理的な機器をオフィスに設置する必要がないため、地震などの自然災害時に破損する危険性がない
・機器のメンテナンスやセキュリティ対策を自社で行う必要がない
・回線の増減や設定などもブラウザから簡単に行うことができる

これらのメリットにより、個人事業主・中小企業から大企業まで様々な企業で普及しています。

クラウドPBXで使える内線・外線用電話機

クラウドPBXでは従来のような電話機(ビジネスフォン)だけでなく、スマートフォンやタブレットなどの端末を電話機として利用することも可能です。クラウドPBXで利用できる電話機について1つずつ解説していきます。

スマートフォン

クラウドPBXではスマートフォンを内線端末として利用することができます。スマートフォンに専用のアプリをインストールし、そのアプリ経由で通話をする仕組みです。もちろん、内線、外線機能に加えて保留や転送などの基本的な電話機能も利用可能です。

スマートフォンの内線利用で得られるメリットには、次のようなものがあります。

・社外からもスマホを通じて無料で内線電話ができるため、通話料を節約できる
・社外で勤務する社員ともつながりやすくなり、業務を円滑に遂行できる
・専用の端末を用意する必要がなく、社員が個人で所有している端末を活用可能

その他、チャット、ビデオチャット、プレゼンス(在席確認)機能などの様々な機能による業務の効率化が期待されています。

スマートフォンの内線化はクラウドPBXの最大のメリットなので、多くのベンダーで利用できます。ほとんどが端末制限のないキャリアフリーなので、機種を統一する必要もありません。

ソフトフォン

ソフトフォンとは、PCやタブレット端末にアプリをインストールして通話をできるようにしたものです。業務で利用しているPCやタブレットを使って内線通話ができるので、電話機を購入するコストをカットすることができます。

PC・タブレットを活用する現場として、まず挙げられるのがコールセンターです。コールセンターでは顧客からの問い合わせに答えるため、過去のデータや情報を参照する必要があります。クラウドPBXをPCに導入することで、電話対応を行いながらのデータ検索が可能です。

その他には、ホテルへの導入が進められています。客室に客室電話機としてタブレットを配置し、フロントへの連絡に利用するのです。画面にはホテルの最新情報が複数の言語で常に表示され、宿泊客がスマートフォンとして利用することもできます。

SIP電話機

クラウドPBXでも置型タイプの電話機を使いたい場合には、SIP電話機を用意しましょう。SIP電話機のSIPとは Session Initiation Protocol (セッション・イニシエーション・プロトコル)というインターネット上で通信を行うための技術の略語です。

長年ビジネスフォンを使っている現場では、スマートフォンやタブレットよりも電話機の方が使いやすいという従業員も多いこともあります。そのような場合には、SIP電話機を導入することでこれまで通りの使い勝手で業務を行うことができます。

なお、各クラウドPBXベンダーによって対応しているSIP電話機が限定されている可能性があります。どの電話機を購入・レンタルすべきかはベンダーに問い合わせると良いでしょう。

クラウドPBXベンダー選びの際のポイント

クラウドPBXは普及が進み、複数のベンダーが多数のサービスを展開する時代となりました。しかし、それにより「どのサービスを選べばいいのか?」が分かりにくくなっています。

クラウドPBXを導入する際は、社内で検討を重ね、複数のサービスを見比べながら本当に必要であるかを確認しましょう。ベンダーを選ぶ際のポイントを紹介しますので、参考にしながら自社に合ったサービスを選んでください。

会社規模・利用人数

まず、会社規模と想定される利用人数を確認する必要があります。1000人以上の社員を持つ大企業の場合は、大手キャリアが展開する大規模なサービスがおすすめです。NTTコミュニケーションズの「Arcstar Smart PBX」、KDDIの「仮想PBXサービス」などがあります。

逆に社員数が少ない場合は、「MOT/TEL」のような中小企業向けの安価なサービスを検討しましょう。

利用する機能

機能に関しても、慎重に検討する必要があります。同じサービスでも、利用機能によって基本料金は大きく変動するからです。クラウドPBXの基本料金には、2つのパターンがあります。

・低めの基本料金から、利用する機能の数に応じて上乗せされていく
・高めの基本料金だが、多くの機能が事前に内包されている

利用する機能を選定していくと、最初に提示されていた金額とは全く違う基本料金となるケースも珍しくありません。「基本料金無料」を謳うサービスもありますが、安易に考えず、自社に必要な分のサービスのみを選べるようにしましょう。

導入実績

クラウドPBXはまた歴史が比較的浅いので、ほんの2~3年前に販売開始したサービスも多数あります。その中からサービスを選ぶ際は、利用実績を見ながら選定するのがおすすめです。

利用実績のあるベンダーほど、機能が充実しサポートが整っている傾向にあります。自社と同じ業界や会社規模での導入実績があるか確認しましょう。

コスト

クラウドPBXのコストで注意するべきなのは、ベンダーによって基本料金体制や通話料金の設定が違うという点です。後から想定以上のコストが掛かった…とならないよう、ベンダーの担当者に詳しく確認しましょう。

複数社で見積もりを取れば、各サービスの料金体制の特徴も見えてきます。価格の相場を把握し、導入を検討しているサービスが本当にお得なのか?を見抜けるようにしましょう。

電話番号が維持できるか

クラウドPBXを導入する際、現在契約している電話会社や回線によっては電話番号の変更が必要なケースがあります。

会社のHPや従業員の名刺、パンフレットなどに掲載している電話番号を変更することはかなりの手間になるため、今の電話番号を継続できるかは大事なチェックポイントです。

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まとめ

クラウドPBXは、従来のビジネスフォンでは利用できなかったスマートフォンやソフトフォンも内線端末として利用できる点が大きな特徴です。業務の特性や働き方に応じた柔軟なコミュニケーションが実現することで、業務効率化やコスト削減などの効果が期待されます。

自社での電話の利用シーンを考えて、どの端末で利用するのが最も効果的であるかを考えてみましょう。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木 康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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