Web会議システムでテレワーク加速化！メリット・導入方法・選び方を解説｜トラムシステム
多拠点やクライアントとの会議に便利なWeb会議。出張費や移動する時間の削減、メールや電話にはない対面のコミュニケーションの実現などのメリットの他、働き方改革をきっかけに普及しているテレワークのコミュニケーションとしてもその効果が期待されています。この記事では、Web会議システムを導入する上で知っておきたいメリットと導入ポイント、テレワークでのWeb会議の活用について解説します。
目次
Web会議システムとは
Web会議システムとは、インターネットを使用し、資料の共有および対話を可能とするソフトウェアです。パソコンやスマホ、タブレットなど、インターネットにアクセスできる機器があれば、距離や時間に関係なく、誰でも簡単に利用することができます。Web会議システムを使えばわざわざ遠くまで出張して会議をする必要はなくなり、無駄な時間や費用を削減する効果があります。
Web会議システムは、基本的にクラウドサービスを用いて提供されています。利用者はベンダーと契約をして、そのサービスを利用するということです。クラウドサービスでは、サーバーの管理や運用はもちろん、障害発生時の対応もベンダーがやってくれるため、利用者はシステムのメンテナンスにコストをかけることなく、業務に集中することができます。
Web会議とテレビ会議の違い
Web会議と似た言葉にテレビ会議（＝ビデオ会議）という言葉があります。同じものだと考えている人は意外と多いのですが両者には明確な違いがあります。
Web会議は、インターネットにアクセスできるパソコンやスマホがあれば、場所を問わず会議に参加できるというものです。一方、テレビ会議もインターネットを使用する点ではWeb会議と同じですが、利用場所については専用機器が設置された会議室が一般的です。
ちなみにWeb会議では、サーバーを介して相手に映像や音声を伝達するサーバー＆クライアント方式、一方のテレビ会議は、サーバーを介さないP2P方式を採用しているといった違いもあります。
Web会議とテレビ会議、そして通常の会議のメリットとデメリットは以下のようになります。
・Web会議がおすすめなケース
テレビ会議のように一台数十万円する専用機器を導入する必要がないため、コストを抑えたい場合にはWeb会議がおすすめです。また、インターネットにアクセスできれば利用できるため、場所を問わず会議をおこないたい、といった場合にもWeb会議は適しています。
LINEやSkypeなど無料で使用できるツールもありますが、有料版のWeb会議システムの方が、品質やセキュリティ面で優れているためおすすめです。
・テレビ会議がおすすめなケース
テレビ会議では、専用線を使用するためWeb会議よりもさらに安定した映像や音声で会議を開催することができます。その一方、専用機器を各拠点に導入する必要があるため本体代やメンテナンス代がかかるのがデメリットです。
参加者ひとりひとりの表情や声をクリアに届けることができるテレビ会議は、人数の多い重要な会議などに適しています。
Web会議システムの導入メリット
いつでも好きなときに距離に関係なく情報共有ができるWeb会議システム。具体的なメリットは次の通りです。
１．コストカットにつながる
テレビ会議のように高額な専用機器を必要としない、出張の際にかかる交通費が不要となる、などWeb会議によって無駄な出費を抑えることができる、コストカットにつながります。
２．情報共有や意思決定のスピードが上がる
企業における意思決定のスピードは、現代の情報社会を生き抜くために最も重要な要素の一つです。Web会議システムを利用すれば、どの場所にいても映像・音声はもちろん、画像の共有が可能となるため、情報共有や意思決定を迅速におこなうことができるのです。
３．コミュニケーションの活性化で信頼関係が深まる
円滑なコミュニケーションは企業の売上拡大・品質向上につながります。これまでその課題となっていたのが拠点間におけるコミュニケーションでした。Web会議システムを利用すれば、全国の拠点でもリアルタイムに声を届けることができます。
特別な設備を用意することなく開催できるWeb会議の導入によって、社内のコミュニケーションが活性化され、信頼関係も深まります。
４．会議資料のペーパーレス化
環境問題による紙の使用削減が重要視されている現代ですが、Web会議システムを導入することで、会議資料のペーパーレス化も可能となります。これまでプリントアウトしていたドキュメントをプロジェクターやモニターを使って確認したり、その場で資料をダウンロードして閲覧したりなど、印刷よりも速く情報共有ができるようになります。
５．多様な働き方を実現する
Web会議システムによって離れた場所にいる人と気軽にコミュニケーションが取れるようになることで、在宅ワークなどの多様な働き方が可能になります。家族や家庭の都合でオフィスに出勤することができない社員は、テレワークによってキャリアを継続でき、また企業にとっては優秀な人材の離職防止にもなります。
Web会議システムにはデメリットも
多くのメリットを持つWeb会議システムですが、インターネットを使用することで懸念される問題もあります。
１．音質・画質がネット環境に依存する
どの場所でもインターネットにつながりさえすれば、利用できるのがWeb会議システムのメリットの一つです。その反面、回線の混雑状況によってはクリアな音質や画質で会議を開催することができず、会議開始までに時間がかかる、スムーズに会議が進まない、といったデメリットも考えられます。
また、スマホのテザリングを使用し会議に参加する場合は、所定のデータ量を超過した際に発生する速度制限にも注意してください。通信速度が極端に遅くなることで通信の品質が落ちてしまいます。
２．対面での会議に比べると一体感や雰囲気が劣る
PCやスマホの小さな画面を通してWeb会議をする場合、時として相手の表情や雰囲気を読み取りにくいこともあります。カメラを通して相手方の様子が見られるとは言え、一体感や臨場感は対面の会議にはかないません。複雑な話や会社の将来に関わる重要な会議など、移動費や時間のコストを払ってでも対面での会議が良いケースもあります。
３．大人数での会議には不向き
Web会議は、テレビ会議と異なり少人数での利用に適しています。通信状況によっては誰が発言したか特定できなかったり、ノートPCやスマホなどの画面の小さな機器で利用した場合、画質の低下も考えられます。近年は大人数に対応したWeb会議システムも登場していますが、導入前にどの程度の人数で使用したいかを検討することが大切です。
４．セキュリティ
インターネットを使用するWeb会議システムでは、情報漏洩のリスクがまったくないとは言い切れません。悪意を持った第三者から情報を守るためのパスワード設定はもちろん、SSLやAESといった通信の暗号化が重要となります。
また、特定のIPアドレスを持つ機器からしか利用できなくするアクセス制限などのセキュリティオプション設定に対応しているかも、事前に把握しておきたいところです。
オンプレミスとクラウドはどちらを選ぶべき？
Web会議システムの導入を検討する上で、「オンプレミス」と「クラウド」のどちらの製品を選ぶかは悩むところです。それぞれの特徴とメリットを参考にしてください。
オンプレミスの特徴
オンプレミスでは、自社の専用サーバーにWeb会議システムを導入し利用します。この場合、目的に合わせた細かなカスタマイズをおこなえる点がメリットです。例えば、使用するサーバー群でVPNを設定すれば、クラウドのWeb会議システムと比較し、よりセキュアな通信が可能となります。
また、不特定多数の顧客が使用するクラウドのWeb会議システムの場合、他ユーザーのトラフィックの影響を受ける可能性がありますが、オンプレミスならこういった外的な要因に影響されず快適な通信が期待できます。
クラウドの特徴
クラウドのWeb会議システムでは、ベンダーが提供するクラウドサービスを使用料を支払って、インターネット経由で利用します。自社でサーバーを用意する必要がなく、オンプレミスよりも初期費用を抑えることができる他、サーバーの運用・保守もベンダーがやってくれる点もメリットです。
テレワークとは
テレワーク（tale work）は働き方改革の一環として推奨されているもので、場所（自宅・カフェ・顧客先など）や時間に関契なく効率よく業務をおこなう勤労形態のひとつです。育児や介護による離職防止、オフィス運営におけるコスト削減、通勤の負担を軽減するなどのメリットが期待されています。
Web会議のテレワークへの活用メリット
コミュニケーションロスの解消が期待できるWeb会議。具体的にテレワークに活用することでどのようなメリットが得られるのかを整理しましょう。
１．必要なときにすぐに会議ができる
専用機器を必要としないWeb会議システムなら、スムーズに社員間でWeb会議をおこなうことができます。このスピード感はコミュニケーションロスの解消だけでなく、「いつでも連絡が取れる」というテレワーカーの安心感にもつながります。
２．電話やメールでは伝えきれない複雑な内容も議論できる
実際の対話と比較して、文字や声のみで伝える必要がある電話・メールは具体的な内容を説明しづらいものです。相手の表情がわかる、画面共有ができるWeb会議システムなら、具体的な説明をしやすくなります。より複雑な内容を議論することも可能となるため、テレワーカーにもオフィスで働く社員と同じように責任ある仕事を任せることができます。
３．テレワーカーとオフィス勤務社員との一体感を生み出す
電話・メールなど顔の見えないコミュニケーションでは、言葉の選び方次第で冷たい・無責任な印象を持たれることもあり、互いの印象を悪くしがちです。距離に関係なく定期的に顔を見てコミュニケーションを取れるWeb会議を活用することで、テレワーカーは孤独感を感じにくく、同じ組織としての一体感を感じやすくなります。
４．全国にいる優秀な人材を採用できる
場所に関係なく働くことが可能になることで、企業は勤務地を限定して人材を雇用する必要がなくなります。日本全国や海外にいる優秀な人材を採用することが可能となり、働き手としても仕事のために引越ししたり、家族の転勤などでキャリアを諦めずにすみます。
５．低コストで運用ができる
Web会議に必要となのは、カメラ・マイク・スピーカーだけで、どれも基本的にノートPCやスマホ、タブレットにはじめから搭載されています。ただし、PC内蔵のマイクは雑音が入るなど品質の面で劣る場合があるため、快適な通話のためにはヘッドセットの利用がおすすめです。
メリットを最大化するためのWeb会議システムの導入ポイント
ここまでWeb会議システムの効果について解説してきましたが、業務効率化やコスト削減などの大きな期待をしてWeb会議システムを導入した結果、思ったほどの効果を得られなかった、というケースもあります。
上手く使いこなすことが出来なければ、せっかくのシステムでも宝の持ち腐れです。ここからはWeb会議システムのメリットを最大化するための導入前・導入後それぞれのポイントを解説します。
導入前のポイント
Web会議システム導入前に、どれくらいの人数のどのような会議に利用するかを明確に定義しましょう。先に解説した通り、Web会議は自席での一対一など少人数での会議に適しています、会議室での大人数での会議にはテレビ会議の方が向いています。
また、高画質・高音質のWeb会議システムであっても同時に開催される会議の数や使用頻度によってはトラフィック過多による品質の低下が懸念されます。利用状況に合わせた回線の拡張も検討してみてください。他にも、使用しているグループウェアとWeb会議システムとの連携についても、事前に把握しておきたいポイントです。
導入後のポイント
Web会議システムを導入した後は、利用対象者にその存在を周知し、積極的な活用を促しましょう。また、操作方法・利用方法がわからない、という理由で利用者が増えないことを防ぐため、マニュアルの作成や問合せ窓口の設置しましょう。定期的にWeb会議のデモンストレーションを開き、口頭で解説するのも有効です。
Web会議システム導入の流れ
導入後にスムーズにWeb会議を開催してもらうための、導入の流れを解説します。
１．使用目的を検討する
２．製品・プランを選ぶ
３．必要な機器を用意する
４．対象者に利用を促進する
導入の流れについてはこちらの記事で詳しく解説しています。合わせてご覧ください。
キーワードは「コミュニケーション」
離れている場所からでも対面での会話を可能にするWeb会議システム。テレワーク推進への効果が期待されている一方、導入した結果期待したほどの効果が得られなかったという企業もあります。
その要因のひとつとしてあるのがコミュニケーションロスです。
・コミュニケーション手段が確立されていない
・タイムラグ、一度にやり取りできる情報量の低下
・業務内容の共有が出来ていない
などの原因により、テレワークと社内勤務社員の間に情報格差や業務内容の差が生まれ、業務がスムーズにいかなくなってしまうのです。
これらの防ぐための具体的な対策については、こちらの記事で詳しく解説しています。合わせてご覧ください。
用途と規模にあった導入を
円滑なコミュニケーションと業務効率化、働き方の幅が広がるなど、メリットの多いWeb会議システムの重要度は、テレワーカーが増えていく今後のビジネスにおいてますます高まっていくと見られます。
利用目的・用途にあったシステム選定を行い、利用者への周知やマニュアル完備、セキュリティ対策をしっかりと行うことで、Web会議システムを最大限活用していきましょう。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
