クラウドPBXが働き方改革を促進する4つの理由とは？事例を詳しく紹介｜トラムシステム
2019年からスタートした働き方改革に欠かせないクラウドPBX。低コストで短期間の導入、多様なコミュニケーションの実現、近年注目されているリモートワークへの対応など、単なる通信手段に留まらない効果が期待されています。この記事では、企業やオフィスのあり方を一変させるクラウドPBXついて、詳しく解説します。
目次
そもそも働き方改革とは
働き方改革とは、2019年4月の「働き方改革関連法」施行により義務化された、日本の労働環境を改善するための施策です。少子高齢化の進行を防ぎ、人口1億人維持を目的とする「1億総活躍社会」の実現のため、日本政府から発表されました。
働き方改革が施行された背景には、少子高齢化による労働人口減少、長時間労働、生産性の低さといった、日本を取り巻く労働環境の厳しさが存在します。これらの解決のため、政府は「働き方改革3本柱」を掲げました。
・労働人の長時間化是正
・正規および非正規労働者の不合理格差解消
・柔軟な働き方の実現
これらの目標を達成し、日本の持続的成長を実現するのが、働き方改革の目的です。
メリット・狙い
働き方改革を実行した場合、どのようなメリットがあるのでしょうか。企業・労働者双方の視点から見ていきましょう。
1.企業側
・長時間労働を是正して社員の生産性を向上
・残業代を削減し、浮いたコストで新たな分野に投資できる
・職場環境の改善により、優秀な人材が集まってくる
終身雇用の終焉やライフスタイルの変化により、「働きやすさ」をいかに実現するかが企業の最重要課題となっています。働き方改革の推進が、企業に活力と競争力を生む原動力になるのです。
2.社員側
・労働時間の削減によるワークライフバランスの改善
・結婚、育児、出産、介護と仕事の両立
・非正規雇用労働者の待遇改善
従来なら辞職を余儀なくされていた状況でも、勤務の継続が可能です。労働時間の削減で生産性は向上し、心身の健康を保ちつつ仕事ができます。空いた時間でスキルの養成を行い、企業に還元することも可能です。
中小企業の働き方改革とは
働き方改革は、中小企業にも多大なメリットをもたらします。
１．生産性向上と業務効率化
長時間労働の抑制によって、生産性向上と業務効率化が実現可能です。残業代を削減すれば、中小企業の財政状況改善にもつながります。空いた資金を設備投資に投入し、事業の更なる成長も見込めます。
２．企業価値の向上と助成金による支援
「働き方改革を実現した」という社会的評価と、政府からの助成金を獲得できます。質の高い労働環境であることをアピールできれば、対応できていない企業との差別が可能です。中小企業の場合「職場意識改善助成金」という制度があり、職場環境改善に要した経費の一部が支給されます。制度を利用し、必要な取り組みや機器を導入しましょう。
３．優秀な人材の確保
働き方改革の実績をアピールすることで、優秀な人材を獲得できる可能性が向上します。テレワークなど場所にとらわれない柔軟な働き方が実現できれば、地方や海外にいる人材も戦力として活用でき、離職の防止、人員不足の解消が期待されます。
「やりたくてもできない」働き方改革？
ここまで働き方改革のメリットを解説してきましたが、働き方改革の推進は低調です。特に中小企業では進んでおらず、2020年のアンケートでは56％が「働き方改革をしたくてもできない」と回答しました。
主な原因として、以下の3点が挙げられています。
・必要性や効果に疑問を感じている
・人手不足で手が回らない
・賃金が上昇してしまう
元々大企業に比べリソースが乏しいという問題があり、働き方改革を推進する人員や資金を確保できない中小企業が多数です。
クラウドPBXとは
クラウドPBXとは、PBX（電話交換機）機能を、インターネットを通して利用できるクラウドサービスです。「目に見えないクラウドPBXという名の装置が、対象となる端末をインターネット回線でつなぎ、従来のPBXに必要だった機能を提供している」とイメージしてください。
従来のビジネスフォン+PBXより優れているポイントは、以下の5つです。
・機器の設置や配線まで最大数か月掛かっていた導入が、数日まで短縮される
・PBXの機能である転送、録音、自動通話対応が全て利用可能
・ビジネスフォン、パソコン、スマートフォン、タブレットなど対応している端末が豊富
・機器が存在しないため、月々の利用料金以外のコストが発生しない
・通話の内線化が可能で、外出中社員や別エリアに存在する拠点との通信が無料
多様なコミュニケーションを低コストで実現するクラウドPBXは、働き方改革やテレワークの推進のために役立つことが期待されています。
クラウドPBXが働き方改革を促進する理由
クラウドPBXを導入して、働き方改革がどのように推進されるのでしょうか？具体的な利用シーンを紹介しつつ解説します。
１．業務の効率化
「無駄な会議や打ち合わせに時間を取られる・・・」
中小企業によくある悩みは、クラウドPBX導入で解決です。従来の電話やメールだけでなく、チャットやWEB会議システムも活用して業務効率化を図ります。
ー業務効率化の例
・従来なら会議をセッティングしていた対話をチャットで行い、コミュニケーション時間を削減
・WEB会議システムを導入し、社員を同じオフィスに集めるのに必要なコストを削減
・スマートフォンを内線化し、外出中の社員との通話料を無料に
「管理が煩雑になりそう」と考える方もいますが、そのような場合に備え、複数のツールを連携させて管理するUC（ユニティファイドコミュニケーション）機能が備わっています。
ーUC機能で利用できるサービス
・全ての通信端末で利用できるWEB会議システム
・ツールごとに保管されていた電話番号やメールアドレスを一本化するクラウド電話帳
・ツールの閲覧や編集を同時にできるクラウドアプリ
これらのサービスにより、企業の通信に関する情報は一本化され、コスト削減が可能です。
２．場所・時間を選ばない自由なコミュニケーション
「最近の若手社員は自分から話しかけてこない・・・」
コミュニケーションをめぐる世代間ギャップも、クラウドPBXなら解決できます。チャットツールやWEB会議システムを駆使し、電話やメールよりも気軽な連絡が可能です。
ー自由なコミュニケーションの例
・若い部下とのコミュニケーション手段をチャットシステムに変更し、積極的に対話する
・遠隔で働いている社員はWEB会議システムによる1on1の対話を導入、場所や時間に縛られない意見交換を実現
上記ツールを利用した積極的なコミュニケーションによって、信頼関係が構築され、部下との関係がよくなったという効果もあります。チームワークの強化などが期待でき、残業時間の削減や職場環境の改善に繋がるのもメリットです。
３．多様な働き方の実現
「リモートワークを実現したいが、通信手段をどうすればわからない…」
働き方改革推進でありがちな悩みも、クラウドPBXを用いて解消しましょう。スマートフォンやPCなどあらゆる端末からアクセスできる、離れた場所で勤務している社員同士の内線通話が無料、専門知識がなくても簡単に設定できるというメリットがあり、リモートワークを採用する企業にぴったりのツールです。
リモートワークだけでなく、フルタイム勤務に縛られない多様な働き方も実現できます。
ー多様な働き方の例
・副業や外部委託社員との連絡手段に、個人のスマートフォンを業務に活用するBYODを採用
・本社とは別の小規模オフィスで働くサテライトオフィスに、クラウドPBXを利用した通信綱を設置
４．オフィス移転・縮小拡大への柔軟な対応
「オフィスを移転したいがビジネスフォンやPBXの買い替えや移設に資金がかかる・・・」
このような悩みを抱えている企業は、やがて訪れる新時代ーオフィスで勤務しない社員が増えてる時代ーに備え、クラウドPBXを導入しましょう。今後は雇用の流動化やライフスタイルの変化により、企業に出社せず働く社員の増加が予想されています。
その場合、小さなオフィスに引越したり、地価が安い地方都市に拠点を構えることも検討されますが、クラウドPBXなら迅速かつ柔軟に行えます。
ーオフィス移転時のクラウドPBXのメリット
・配線が不要
・工事が短時間で終了する
・レイアウト変更があった際も迅速に対応できる
・引っ越しを行っても電話番号が変動しない
クラウドPBXを導入して、いざと言う時の移転に備えましょう。
働き方改革を強力サポートする多機能クラウドPBXサービス”UNIVOICE”のご紹介
多くのメリットがあるスマホ内線化をアプリで実現し、手軽な導入と高い拡張性・柔軟性を備えるクラウドPBX。そのなかでも、特におすすめの多機能サービスを紹介しましょう。
UNIVOICEとは、創業以来3,000社以上の導入実績とリピート率92%を超える電話のプロフェッショナル、トラムシステム株式会社が提供するクラウドPBXです。
– あらゆる企業に対応するスケーラビリティ
– 働き方改革を実現するクラウドPBX
– 高い信頼性と安定性と音声品質
UNIVOICEは、AWSを利用した強固なプラットフォームによる高い信頼性、99.95%を誇る安定性を持ち、セキュリティ対策も万全です。
外線電話、内線電話、パーク保留、転送、留守電などのビジネスフォン機能はもちろん、インスタントメッセージ、チャット、電話・Web会議、プレゼンスなどのUC(UnifiedCommnication)機能も網羅。
スピーディーな導入、容易な設定変更、ロケーションフリー、そしてシンプルで明快な料金体系で、あらゆるニーズに応えます。
– 在宅勤務のスタッフや多店舗間の電話連絡をスムーズにしたい
– 社員個人のスマートフォンで内線を受けたい
– 電話回線の数を企業成長に合わせて、柔軟にすぐに変更したい
– 固定資産ではなく、サービスとして電話を利用したい
など、これまでの電話の常識を変えるサービスが、UNIVOICEです。
クラウドPBXはオフィスのあり方を変える
現在の働き方にあったクラウドPBXで、職場環境の改善と業務効率化が推進し、働き方改革を推進することが可能です。職場環境や人間関係含む「働きやすさ」は主な転職理由の一つであり、クラウドPBX利用してこの問題に取り組むことが、社員の働き方を変える第一歩とも言えるでしょう。
ただし、クラウドPBXはあくまでツールであって、どう使いこなすかは導入企業によります。導入時には目的や利用シーンを明確に定め、計画的・戦略的に導入するのがおすすめです。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
