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2019.04.12

Web会議の失敗事例から学ぶ、システム導入前・後のポイント6つ|トラムシステム

離れた場所にいる相手と気軽に会議ができるWeb会議システムは、コスト削減などを目的として多くの企業で利用が普及しています。一方で、導入前の検討が不十分であったことなどが原因で、利用が普及しなかった、システムの再構築が必要になった、といった失敗事例もあります。この記事ではWeb会議システム導入に関する失敗事例と、導入前、導入後に気をつけたいポイントについて解説します。

Web会議のメリット

Web会議の導入を検討する上で、まず特徴を把握しましょう。

・会議室の用意が必須ではない
TV会議では専用の機器が必要になるため会議室に設置する必要がありましたが、インターネットに接続できる環境であれば場所を問わず会議に参加できます。

・専用の機器が不要
ブラウザ、webカメラ、マイクがあればWeb会議を開催できます。専用機器の手配が不要になるため初期費用を抑えることができます。

・出張費をおさえることができる
遠方のクライアントや担当者と資料の共有や会話ができるため出張費の削減に貢献できます。

オンプレミス型・クラウド型

Web会議は各PCがWeb会議のサーバーと接続しサーバーから音声や画像を取得する、サーバー&クライアント方式です。Web会議のサーバーにはクラウド上に設置するクラウド型、自社設備にするオンプレミス型があり、特徴が異なります。

オンプレミス型
<メリット>
ー主に自社のVPNを利用するため、セキュリティが強固
ーインターネット回線を使用しないため、インターネットへの通信には影響がない

<デメリット>
ー社外との接続ができず、接続するためにはネットワーク環境の見直しが必要
ー自社のネットワークに合わせた設計・構築作業が必要

・クラウド型
<メリット>
ー社外との接続に利用できる
ーサービス提供会社との契約のみで導入スピードが早い

<デメリット>
ーインターネット回線を使用する為アクセスが集中する場合がある
ーセキュリティはサービス運用会社に依存する

Web会議導入・運用を失敗しないために

導入後にトラブル発生を防ぐためには、事前にWeb会議の特徴をよく理解し、自社の利用方法にあった方法で導入することが重要です。導入や運用時に気をつけるべきポイントを解説します。

導入前のポイント

1.利用人数や会議形態の把握
Web会議導入の前にどれくらいの人数が利用し、どのような会議がどれくらいの頻度で開催しているか把握する必要があります。
同時接続数が多くないのであれば、クラウド型のWeb会議を、最重要機密情報を取り扱う会議が多いのであればインターネット回線でなく会社専用の回線を使用するオンプレミス型のWeb会議を選ぶ、という判断が可能になります。

2.ネットワーク環境の見直し
利用人数が把握できたら、機器の選定を行いましょう。マイク・スピーカーは快適に利用できる人数が記載されてます。
また、Web会議を利用するとPCからインターネットまでの経路でトラフィックが増えます。一人あたりのトラフィックを算出しWeb会議開催の数がピークに達しても回線が逼迫しないか確認する必要があります。
逼迫する可能性がある場合には、帯域を増やすことも検討しましょう。

3.グループウェアとの連携
グループウェアを利用している場合、導入しているWeb会議と連携がとれるか確認しましょう。
連携が取れているグループウェアならば、会議室の予約・参加者のスケジュール調整・会議の参加がグループウェアのみで行うことができます。

4.トライアルの利用
事業者によってはトライアルを提供していることがあります。
導入するシステムを実際に試すことで、映像や音声の品質や対応できないデバイスがあるか確認することができるため、積極的に利用していきましょう。

導入後のポイント

5.利用マニュアルの作成
基本操作マニュアルを作成し、利用者へ展開しましょう。わかりやすさはWeb会議の利用を促進させます。

6.問い合わせ窓口の設置
操作マニュアルを作成しても、全て解決できるとは限りません。そこで問い合わせ窓口を設置させます。窓口担当者の理解を深めるためにWeb会議のデモンストレーションを開くことも大切です。

Web会議導入の失敗事例

コストや時間をかけて導入したWeb会議であっても、導入後に期待通りの効果を得られるとは限りません。Web会議導入の失敗事例をいくつか紹介します。

利用者数の増加を見込めず、現在のシステムに適さなくなった

導入したWeb会議システムの普及活動は重要ですが、システムが許容できる利用者数は把握しておく必要があります。利用者が予想以上に増えてしまったため、同時開催できる会議の数や設置できる会議室の数が多い別のシステムに乗り換える必要があった、という事例もあります。

新しいシステムへの乗り換えは、利用者への周知やマニュアル作成などコストがかかります。一度導入したシステムは出来るだけ長く使えるよう、利用者の人数はあらかじめ余裕を持って設定しておくべきでしょう。

トラフィック量を試算せずに導入し、回線がパンクした

Web会議はインターネット回線を利用するため、Web会議利用が増加するとその分トラフィックが増加します。Web会議の同時開催などによりインターネット回線が逼迫されると、音声にタイムラグが発生したり、画像が途切れ途切れになったりする可能性があり、円滑な会議運営が困難になります。

また、インターネットを利用している他の社員の業務にも支障がでる可能性があります。これを防ぐためには、同時開催できる会議の数や、Web会議システム上での資料共有のルール設定(例:容量の多い資料はあらかじめメールなどで共有しておく)といった対策が必要です。

合わせて、一つの会議でどれくらいトラフィックが増大するのかを把握し回線の帯域に余裕を持たせておく必要もあります。

問い合わせ窓口がなく解決までに時間がかかってしまい、利用が普及しなかった

会議室の作り方や会議への参加方法がわからない、音声が聞こえない・繋がらないといった利用者からの問い合わせには、すぐに対応できる体制を整えておくことも重要です。

マニュアルや問い合わせ窓口の設置など、利用者が快適にWeb会議を開催できるためのサポートは、利用促進のためのポイントとなります。Web会議の開催方法やシステムの基本操作方法を運用担当者へ説明し、問い合わせにすぐ対応できる体制を整えておきましょう。

まとめ

Web会議の導入を成功させ、期待通りの効果を得るためには導入前の現状把握や詳細な利用想定に加えて、導入後に起こり得る問題への対策が重要です。Web会議システムベンダーの中には、無料でトライアル利用ができるところもあります。そういったサービスを積極的に利用し、どのようなシステムや利用方法が自社に合っているのかを見極めていきましょう。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木 康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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