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テレワークのコミュニケーション不足を解消する5つの方法!事例も紹介|トラムシステム

テレワークやリモートオフィスなどの働き方が普及し、企業での働き方は多様化が進んでいます。しかし、当初想定していたような効果が出なかったり、新たな課題が生まれたりしている企業も多いようです。

本記事では、テレワークの課題の中でも特に多いコミュニケーション不足について、その原因や解決策、事例について解説します。

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テレワーク・在宅勤務のコミュニケーション問題とは

テレワーク・在宅勤務の普及によって生まれたのがコミュニケーションの問題です。

HR総研は人事責任者・担当者を対象に2020年5月27日~6月3日にアンケート調査を実施しました。その結果では「テレワークを導入・実施して直面した課題」として「社内コミュニケーションが取りづらい」が43%にも上っています。

「ちょっとした質問や雑談がしにくい」「ちょっとしたうち合わせや一言で済むコミュニケーションが取りにくくなった」などの声があり、生産性や社員のメンタルへの影響も危惧されています。

サイボウズ チームワーク総研が2020年10月2日〜10月6日に在宅勤務を行っている人に対して実施した調査では「ランチや飲み会での交流が減る」と回答した人が7割超でした。出社して同僚と直接会わないテレワークでは、業務外のコミュニケーション量の低下を心配する声も多いようです。

参考:
ProFuture株式会社/HR総研
サイボウズ チームワーク総研

テレワークでコミュニケーションが不足する原因

テレワークでのコミュニケーション不足が問題になっている場合、速やかに原因をつきとめて解決する必要があります。多くの場合、複数の原因が絡んでいるため、それぞれの原因について点検して改善を目指すのがよいでしょう。

新しいコミュニケーション方法に対応できていない

テレワーク導入前は経営者や社員が顔を合わせて業務上の意思疎通をはかってきました。しかし、テレワークでは対面での打ち合わせが減り、メールやチャットなどツールを使ったやりとりが増加します。

ツールでのやりとりに慣れないうちは、次の問題が生じがちです。

・メッセージに気づかない
・返信が遅い
・相手の考えが文章から読み取れない
・メッセージの作成や理解に時間がかかる

これらはコミュニケーションの質・量を低下させて職場の生産性にまで影響するため、早めの対策が求められます。

やりとりにタイムラグが発生する

すべての社員がオフィスに出勤していれば、会話や会議を通じた交流ができますが、テレワークだとメールやチャットに頼ることが多くなります。

直接会っての対話ならすぐ質問や回答ができますが、メール・チャットだと即時の確認・返信は難しくなります。そのため夕方に送ったメッセージの返信が翌日朝にようやく返ってきたりと、やりとりにタイムラグが生じがちです。やりとりで生じるタイムラグのストレスが強くなると、コミュニケーション量の低下を引き起こします。

一度に伝えられる情報量が少ない

テレワークでは、メールやチャットのテキスト情報がコミュニケーションの中心です。対面しての会話と比較すると1回のやりとりで伝えられる情報量が少なく、文面の作成や理解に時間もかかります。コミュニケーションの質を下げる要因なので、早めに対策を検討しましょう。

内容が業務に関係するものに限定される

テレワークでは互いの状況が見えないため、気軽なやりとりが難しくなります。業務と直接関係のない話で相手の時間を奪うことを遠慮したり、やりとりが記録されてしまうのを嫌ったりし、業務外の話題を敬遠しがちです。良い方向に働くこともありますが、この状況を問題と感じている職場も増えています。

ツールを使いこなせない

テレワークでは業務のためのツールを使いこなす必要があります。メールやチャットだけでなく、Web会議やクラウド上での文書管理ツールなどさまざまなツールが必要な職場も多いでしょう。

新しいツールを使いこなせなかったり、利用ルールの整備が不十分でトラブルが増えたりすることもあり、コミュニケーション頻度の減少を招くこともあります。

日本人特有のコミュニケーション文化

日本では「はっきりと言わない」「言わなくてもわかる」を善とする独特のコミュニケーション文化があります。「KY(=空気が読めない)」という言葉も一時期流行しましたが、それだけ日本人のコミュニケーションでは言外の空気を読むことが求められているのでしょう。

しかし、テレワークでは明確に要求や意志を伝えないと意思疎通にズレが生じやすくなるため、考え方を変えていく必要があります。

コミュニケーション不足を解消する方法5つ

職場におけるコミュニケーション不足の原因が見えてきたら、次は対応策を考えていきましょう。コミュニケーション不足は複合的な要因で生じることが多いため、ひとつひとつの対策ですぐに結果が出るとは限りませんが、小さな改善を積み重ねていくことが大切です。

テレワーク用のコミュニケーションルールの設定

テレワーク中の連絡頻度や情報共有の質を改善したいならルールの設定が有効です。

テレワークでは相手の状況が見えにくいことで遠慮しがちですが、ルールを設定することでコミュニケーションの質と量の安定につながります

【テレワークのルール例】
・スケジュールは積極的に共有する
・業務報告の内容や頻度を決める
・メールやチャットはこまめにチェックし、必要な場合は電話やWeb会議を行う
・社内のメールやチャットでは挨拶文は省き本題だけを書く
・「承知しました」などの簡単な返事はスタンプも可とする
・Web会議ではできるだけビデオをONにする

コミュニケーションツールの導入

Web会議システムやチャットツール、タスク管理ツールなどの導入はテレワークにおけるコミュニケーション改善の助けになります。導入するだけでなく、社員のリテラシーを高めるため、利用のノウハウやルールの教育・共有も行うとよいでしょう。

たとえばWeb会議システムを使って図や表などの資料を共有しながら会議を行えば、より効率的な情報共有ができます。文字起こしや録画の機能が使えるものは、会議に参加できなかった人への情報共有がスムーズになるので積極的に利用しましょう。

1on1ミーティングの実施

雑談や業務内外のコミュニケーション不足の解決策として「1on1ミーティング」が注目されています。1on1ミーティングとは「上司と部下が一対一で話す時間」を定期的に設定するためのものです。テレワークではWeb会議で行うのが基本です。

1on1ミーティングは業務上の相談だけでなく、気軽な近況報告、雑談もできる場になるよう意識しましょう。対面して話す機会を業務の中に組み込むことで、互いの間に生まれたぎこちなさも緩和されていきます。

定期的な業務外コミュニケーション

テレワークでは業務外のコミュニケーションや業務で関わりの少ない他部署との交流がどうしても少なくなるものです。そのため、次のような業務外の交流の場を定期的に設ける企業もあります。

・ゲーム大会
・勉強会
・オンライン飲み会

業務外の企画なので、あくまで強制ではなく自由参加を基本としましょう。社内SNSやチャットに雑談専用のスペースを作るのも、コミュニケーションの改善につながることがあります。

共通の出社日の設定

テレワークを実施していても、定期的に出社日を設けておけば社員が顔を合わせる機会を確保できます。たまにでも顔を合わせておけば、テレワーク時にもコミュニケーションが取りやすくなるでしょう。

出社が難しい状況の人がいる場合は、チームなどの小さな単位でWeb会議を定期的に行うなど機会を作ってフォローするのも方法の一つです。

テレワークのコミュニケーション活性化事例

テレワークにおけるコミュニケーション不足に対し、他の企業ではどのような対策が行われているのか気になりませんか?企業で行われている取り組みで参考になるものを紹介します。

トラムシステム

トラムシステムでは自社で提供しているクラウドPBXを使って携帯電話を内線化し、テレワークでも社員どうしは気軽に無料通話ができるようになっています。また、業務のペーパーレス化を推進し、テレワーク下でも資料共有ややりとりがスムーズにできる体制を整備してきました。

ツールの整備だけでなく、朝礼や夕礼を行うことで互いに顔を合わせる機会を作るなど、報連相を綿密に行うように各社員が意識しています。こうした取り組みの結果、テレワークでも密にコミュニケーションを行う文化が育っています。

楽天コミュニケーションズ

楽天グループの子会社である楽天コミュニケーションズでは、2020年3月下旬から「原則在宅勤務」となっており全社員の9割以上が在宅で勤務しています。

Web会議やチャットなどのデジタルツールの導入・活用だけでなく、派遣社員まで対象に含めた1on1ミーティングを実施しており、社員のエンゲージメントも高いようです。

また、社内ルールで「オンライン会議では常にビデオをONにする」よう義務付けて状況把握がしやすいよう工夫しています。社内研修時は他部署の人とグループワークを行う機会を作ったり、定期的に特定のテーマへの意見交換会を開催したりと、コミュニケーションのために会社が積極的に動いているのが特徴です。

参考:Adecco

お金の家庭教師

株式会社お金の家庭教師は総務省の「テレワーク先駆者百選」に選出された企業です。全社員が週に数回のテレワーク勤務を行っており、採用もすべてオンラインで行われています。

組織として「テレワーク下におけるより良い人材育成」を目指しており、代表がテキストコミュニケーションのオンライン研修で講師を務めるなど積極的に関与しているようです。

月1回の全社員研修の実施や、社内共有サイトでリテラシー向上につながる情報やツールの使い方の共有など、社員のリテラシー向上の取り組みが多く見られます。

また、定期的に行われるオンラインでの懇親会・昼食会・飲み会には会社から飲食代の補助が出ており、コミュニケーションの機会創出や活発化に一役買っているようです。

参考:
令和元年度テレワーク先駆者百選 取り組み事例(総務省)

シックス・アパート

シックス・アパート株式会社は、早くからテレワークを始めた企業です。もともとITに強い社員が多く、新しい働き方への対応にはそこまで困らなかったようですが、組織として「ローコンテキストなコミュニケーション」に注意しているそうです。

ローコンテキストなコミュニケーションとは「暗黙の了解や空気を読むことに頼らず、言葉できちんと情報伝達を行うこと」を意味します。前提や言葉の定義などは、以前から一緒に仕事をしている人には自明でも、後から入ってくる人やバックグラウンドの違う人にはわかりません。

シックス・アパートでは外国人や地方在住の人が後から入ってきても、きちんと情報が伝わるよう、主語・述語を明確にしたり、会議前には必ずドキュメントを用意したりとコミュニケーションの質を高める工夫が行われています。

参考:
働き方改革事例集
マイナビニュース

テレワークのコミュニケーション活性化にはクラウドPBXがおすすめ

テレワークの課題を解決する手段の一つがクラウドPBXです。

クラウドPBXを使うと、社員の保有する携帯端末を業務用端末として利用できます。使い慣れた端末を使えるため、新しく操作を覚える必要がありません。また、インターネット回線があれば内線通話はすべて無料なので、通話代を気にする必要がなくなり、社員間の通話が活発になります。

チャット機能もあるので、電話がつながらない場合もメッセージを文字で残せて便利です。コストの都合で社用携帯電話やチャットツールの導入を見送っていた場合、低いコストで必要なツールが揃えられる可能性があります。

テレワークでのコミュニケーションの活性化には、テレワークに合ったツールの利用が欠かせません。現在のツールに力不足を感じている場合は、ぜひクラウドPBXを検討してみてください。

まとめ

テレワークのコミュニケーション不足は、さまざまな原因が重なっているため解決は簡単ではありません。しかし、企業側でツールを整備し、リテラシーの向上やコミュニケーションの機会創出などに取り組むことで少しずつ改善されていきます。自社における問題点を整理し、ひとつひとつしっかり対策を行っていきましょう。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木 康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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