初めてのWeb会議丨導入準備とスムーズな会議のやり方を解説｜トラムシステム
コスト削減や会議の効率化など、企業に様々なメリットをもたらすweb会議。規模の大小を問わず多くの企業が導入しており、新たなコミュニケーション手段として注目を浴びています。テレワークや在宅勤務など、昨今進む働き方改革に対しても有効です。
しかし、導入する際に準備すべきものや効率のいいやり方など、詳細なノウハウはいまだに伝わっていないのが現状です。ノウハウのないまま導入を進めても、頓挫したり非効率な運用になったりとうまくいかないでしょう。本記事でweb会議導入の一連の流れを解説します。
目次
Web会議とは
インターネットで複数拠点を連結し、資料共有や対話を行うのがweb会議です。パソコンとインターネットさえあればだれでも簡単に運用できる点が評価され、各企業の会議システムで採用されつつあります。かつて主流だったTV会議システムは大掛かりで高額な設備を必要としましたが、web会議システムはクラウド化が進み、安価に利用可能です。資料共有や動画配信などの特殊な機能を有していることもあり、会議だけでなく様々なシーンで活用できる点でも勝っています。
web会議システムを利用するメリットは、以下の通りです。
・出張費用などが削減される
・業務効率化が推進される
・業務の効率化が行われる
・コミュニケーションが活性化する
Web会議導入の流れ
多くのメリットを持つweb会議ですが、導入する場合は綿密な計画を立てる必要があります。利用シーンの明確化やシステムの選定を怠った場合、導入成果を上げることが難しくなるだけでなく、かえってコストがかかってしまう可能性もあります。最大限の効果を得るためのweb会議導入の流れを解説します。
導入目的と利用シーンの確認
まず、導入目的を明確に設定しましょう。目的がはっきりとしていないければ、必要なシステムといえません。web会議システムの導入目的には以下のようなものがあります。
・複数拠点を繋ぐコミュニケーションの実現
・テレワークや在宅勤務を円滑に進める
・海外拠点の連携を深める
「せっかくだから様々な用途で使いたい」と考える企業は多いですが、初めは目的を一つに絞りましょう。用途が多くなりすぎると、複雑化してしまいうまくいきません。目的を絞れば計画が立てやすくなり、導入後の混乱も抑えられます。
目的を定めた後は、以下のようなポイントから利用シーンを定めましょう。後のシステム選定や機材調達に関わってくるので、詳細に設定するのがおすすめです。
・どれほどの人数で利用するか
・同時に接続する拠点の数は何個か
・会議の頻度はどの程度か
利用シーンによって選ぶべきweb会議システムも変わります。詳細をまとめ、導入の際はすぐに参照できるようにしてください。
システムの選定・環境構築
目的や利用シーンをはっきりさせた後は、それに合致するweb会議システムの選定と構築が始まります。選ぶ際のポイントは①無料版か有料版か②オンプレミス型かクラウド型かの２つです。
まず、無料版と有料版どちらを導入するかを選びましょう。無料版はコストがかかりませんがシステムが貧弱、有料版はコストがかかるがシステムが充実という特徴があります。無料版はあくまでお試しという形がほとんどなので、何度か試行した後に有料版に切り替える運用が一般的です。
次に、自社にサーバーを設置するオンプレミス型かクラウドからサーバーを借りるクラウド型かを選択します。オンプレミス型は情報漏洩のリスクが低いが高価、クラウド型は情報漏洩のリスクはあるが安価という特徴があり、コスト面からクラウド型が主流です。
無料トライアルも積極的に利用し、気になったシステムを試してみましょう。いくつかのシステムを利用し、より自社の環境に合っていると感じたシステムが第一候補です。
機材の調達
web会議は、パソコンとインターネットのほかにいくつかの機材を用意する必要があります。機材がなければ、システムを100％利用することはできません。システムの選定が終わりしだい、調達を始めましょう。主に使われるのは、以下の３種類です。
・参加者を映すカメラ
・参加者の発した音声を発信するスピーカー
・参加者の音声を拾うためのマイク
様々な価格帯から機器を選べますが、あまりに安価なものは信頼性に欠けるので注意が必要です。耐用年数も短く、買いなおしも頻発するなど最終的な損をします。長期的な運用を想定する場合は、ある程度性能に優れているものを購入しましょう。
各種マニュアルの準備
web会議システムを導入しても、それを使いこなさなければ意味がありません。各種マニュアルを用意し、初めての人でも簡単に利用ができるよう整備します。問い合わせ窓口も設置し、疑問点に即応できる体制を整えてください。
マニュアル作成では、「全社員が同じようにシステムを利用できるようにする」ことを意識しましょう。一部の人間だけがシステムの使い方を理解している状態は、その人にメンテナンスなどの負担が偏ってしまいシステム運用に支障をきたします。
スムーズなWeb会議のためのポイント
web会議システムを導入し、出張費などのコスト削減には成功したが、その後の運用がうまくいかない…という会社は珍しくありません。安定した運用ができなければ、どんなシステムも宝の持ち腐れです。効果的に運用できるよう、利用して気づいた問題点の洗い出しは徹底的に行いましょう。スムーズにweb会議を運営するためのポイントを解説します。
利用用途にあったシステム選定
まず必要なのが、利用用途にあったweb会議システムの選定です。web会議システムと一言で言っても、近年様々なサービスが発表されています。利用料金など一面だけを見て導入をすると、自社の環境にミスマッチなサービスを導入してしまう可能性もあります。そのような事態を避けるためにも、利用用途に合致したweb会議システムであるか入念に確認しましょう。
その際、基本的な機能やスペックはもちろん、ファイル共有やチャット機能などの付属機能についても注意が必要です。機能があればあるほど便利に見えますが、操作方法が複雑化するとかえって邪魔になります。どのような機能があれば便利であるか、会議に役立つかをイメージして選定しましょう。
また、システムのユーザビリティにも注意が必要です。例えば、セキュリティを重視するあまり、会議への招待や会議室への入室手順が面倒になってしまうと、それだけで社員の利用が遠のく危険性があります。セキュリティと利便性のバランスを取りつつ、使い勝手の良いサービスを目指しましょう。
充分な通信環境を構築する
web会議は品質が悪いと、利用そのものが普及しない可能性もあるので注意しましょう。一番重要なのが、音声品質です。音声が不明瞭な場合、対話がスムーズに進まず、会議の進行に支障をきたします。そのほか、映像やオプション機能の品質も重要です。
web会議の品質を高めたいときは、通信環境を改善するのがなによりの近道となります。利用頻度や求める品質（音声のみか画像付きかなど）を検討し、快適に会議が行えるような通信環境を構築しましょう。こだわりたい方は、自社にサーバを設置しカスタマイズも容易なオンプレミス型がおすすめです。海外の拠点と通信する場合は、中国など独自のインターネット環境を築いている国もあるので、web会議システムが利用できるかどうか逐一確認しましょう。
まとめ
web会議システムによるコミュニケーション強化は魅力的ですが、実際に導入するにはいくつかの関門をクリアし効果的に運用しなければなりません。意思統一やマニュアル作成など道のりは簡単ではありませんが、一つずつクリアし業務効率化を目指しましょう。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木 康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
