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2018.12.25

【PC会議比較】Web会議・TV会議の違いとメリット・デメリット|トラムシステム

音声だけではなく画像を共有できるWeb会議、TV会議システムは業務の効率化やコスト削減など様々な恩恵が期待できます。Web会議とTV会議は何が違うのか?各システムの特徴やメリット、デメリットを整理しながらその違いをまとめています。

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Web会議とは

Web会議とは、インターネットを経由して音声や画像、チャット、資料共有などを行うコミュニケーションツールです。

Web会議はインターネット環境があればどこにいても利用することができ、拠点の離れたオフィスとの情報交換や在宅勤務で働く方とのコミュニケーション、外出中の担当者との打ち合わせなど様々な用途で利用されています。

Web会議では、音声だけではなく画像を使ったコミュニケーションも可能になります。情報共有が音声だけに比べると容易になり、会議のための出張なども不要になるため業務の効率化やコスト削減が期待できます。

一方で、通信手段がインターネットになることから、相手の環境次第では音声や画像に劣化が見られ、打ち合わせがスムーズに進まないといったことも起こりえます。このようなWeb会議のメリット、デメリットについて以降の記事で詳しく確認していきましょう。

メリット

Web会議を導入するメリットは以下の3点が挙げられます。

(1)情報共有や意思決定の迅速化が期待できる
グローバル化や市場競争の激化により、企業には関係者への情報共有や何かを決める意思決定の迅速化が求められています。

情報共有や意思決定の場として会議が行われていますが、関係者全員を特定の場所に集めたり、スケジュール調整することは困難になりがちです。また、関係者が多いと電話やメールなどによる情報交換には限界があり、結果的に情報共有がうまくできずに商機を逃してしまうことにもなりかねません。

Web会議では、インターネット環境があればどこでも参加することが可能です。必要な情報を音声だけではなく画像で共有することもでき、その場でホワイトボードを使って意思決定を促すことができ、結果的に意思決定をすばやく行うことにつながります。

(2)移動時間を削減することで業務の効率化ができる
企業では、ある案件について打ち合わせをするために関係者が出張をして会議に参加していることがありますが、Web会議をすることでその必要がなくなります。

Web会議ではこのような出張に関わる移動時間の削減や、拠点が近くにあったとしても移動すること自体を不要にすることが可能になるため、移動時間を業務に割り当てることで業務の効率化が期待できます。

(3)無駄な費用を削減できる
Web会議ではインターネット環境があればどこにいても打ち合わせをすることができるため、移動に関係する費用を削減ができるようになります。例えば、出張に関わる往復の出張費や移動時間中の人件費、打ち合わせ場所に向かう交通費など、これまで当たり前のように発生していた費用を削減することが可能です。

デメリット

Web会議を導入するデメリットは以下の3点が挙げられます。

(1)音質や画質の不安定さ
Web会議はインターネット環境があればどこにいても利用ができますが、その反面参加者のインターネット環境によって音声や画質に偏りがあり、接続遅延や会話が途切れ途切れになるなど思うように会議を進行できないことがあります。

その結果、本来1時間で終わるところが1時間以上の時間を要してしまったり、時間切れで議論が途中で終わってしまうなどの状況が起こりえます。特に外出先でWeb会議に参加する場合には手持ちのスマートフォンのテザリングで参加することになりますが、速度制限や容量制限、また電波状況等の不安定要素が多くあるので注意が必要です。

(2)雰囲気が読み取りにくい
Web会議では音声だけのときに比べると、相手の表情や仕草などから相手の感情を推測することができますが、一つの場所で顔を合わせていないことで雰囲気を完全読み取ることは難しいです。実際に顔を合わせて話し合うことで生まれる一致団結の感情や一体感も、遠隔地からの参加が基本になるWeb会議では作り出すことは難しいです。

(3)セキュリティに不安が残る
Web会議はインターネット経由で会議を行うため、利用するインターネット回線によっては会議内容、参加者情報などの情報漏えいリスクがあります。

Googleの仕様変更によりサイトへのアクセスはhttpsでのアクセスが必須になっているため、Web会議システムもhttps通信でのセキュアなアクセスがに対応していることが一般的です。ただし、利用するサービスによっては対応していない可能性もあるため事前に確認しておきましょう。

また、特にカフェや空港などで提供されている無料WiFiを使う場合などはセキュリティが甘く、情報漏えいリスクが高いので使わないように徹底する、もしくはセキュリティを強化する手段を検討するようにしておきましょう。

VPNのような専用回線などと比較すると通常のインターネット回線でのアクセスはセキュリティが必ずしも強固とは言えないため、セキュリティに不安が残る点を念頭に対策を打っておくことをおすすめします。

Web会議のセキュリティについてはこちらの記事を参考にしてください。

TV会議とは

TV会議とは、ISDNや専用回線などを用いて遠方にいる相手と音声や画像を使って会議が行えるコミュニケーションツールです。

TV会議で利用するシステム(TV会議システム)では、TV会議を行う際に必要な機器がパッケージ化されており、リモコン付きのカメラ、マイク、スピーカーなどが付属されているのが一般的です。
TV会議を行うにはこのような専用の機器を調達して会議に常設することが必要になります。

TV会議を利用することでクリアな音声や画質で会話ができることから、相手の表情をしっかりと読み取ることができます。

一方で、TV会議を行うためには必要な機器を一式購入して会議室に常設することが必要であり、必ずその会議室で行わなければならないといった制約があります。以降の記事ではTV会議のメリット、デメリットをより詳しく解説しています。

メリット

TV会議を導入するメリットは以下の3つが挙げられます。

(1)大人数での打ち合わせでもクリアな音声、画質で会話ができる
TV会議システムでは、はじめからTV会議を滞りなく進められる装備が一式備え付けられており、クリアな音質や画質を維持するための機器も含まれています。相手の音声が聞き取りにくい、電波状況が良くなくて音声が途切れ途切れになる、画像の更新が遅くて会話の内容とあっていないなどの不便さを感じにくい設計になってます。

(2)長時間の打ち合わせでもストレスなくできる
TV会議では、一般的に音声や画像のクオリティが高くストレスを感じにくい設計になっており、長時間の打ち合わせにも問題なく対応ができます。参加者の顔を見ながら会話ができることから、音声だけに頼らないでコミュニケーションが図れることも特徴的です。

(3)高いセキュリティレベルを維持できる
自社の特定の会議室にTV会議システムを設置することから、外部からの不正アクセスなどのセキュリティリスクが低く、高いセキュリティレベルを保つことが可能です。特に外部へ情報が漏洩することでビジネス上のインパクトが大きいような機密性の高い内容であったり、意思決定をするような重要な会議などを行う場合などで重宝されます。

また、このようなメリットに加え、Web会議のメリットに記載があった業務の効率化はTV会議でも同様にメリットとしても挙げられます。

デメリット

TV会議を導入するデメリットは以下の2つが挙げられます。

(1)Web会議に比べるとコストがかかる
TV会議システムでは、TV、リモコン付きのカメラ、マイク、スピーカーなどの機器が必ず必要になり、Web会議システムに比べて備品の購入が必要になります。

また、Web会議システムでは、インターネット環境に特別な縛りがないため、携帯電話に搭載されているテザリングでも利用ができますが、TV会議システムの場合にはISDNや専用の回線などの契約が必要になるため、通信費もかかってきます。

Web会議システムに比べて利用するには端末ごとに上記のコストが必要になり、拠点の数が増えれば増えるほどそのコストも膨らみます。

(2)各拠点でTV会議が設置してある会議室の予約が必要
TV会議を行うためには、TV会議システムが設置してある会議室を使わなければならないため、その会議室を予約する必要があります。

一般的にTV会議システムを設置している会議室は大きめの会議室になることが多く、早めに予定を押さえておかないと使えなかったり、急遽予定を繰り上げてTV会議をしたいといった突発的な対応にも融通がききません。

テレビ会議とWeb会議の違い

Web会議とTV会議は、一般的にはPCやスマートフォン上のソフトウェアやブラウザ、アプリを使ってコミュニケーションを取るのがWeb会議、専用端末やモニタ、カメラ、音声機器を使ってコミュニケーションを取るのがTV会議と区別されています。

Web会議とTV会議は似ていますが、利用シーンによってはどちらか一方の方がメリットが大きくなります。

・安価に導入したい場合は、Web会議システム
Web会議システムは、インターネット環境があれば利用ができるため、TV会議システムのような専用のTVやカメラなどを購入する必要がないため、安価に導入をしたい場合にはWeb会議システムがおすすめです。

・高品質な環境でストレスなく使いたい場合は、テレビ会議システム
音声や画質にこだわりたい場合にはテレビ会議システムがおすすめです。
テレビ会議システムはISDNや専用回線を会議室に引き込むため、Web会議システムのような電波状況によって音声が乱れたり、途切れ途切れになったり、途中で切れてしまったりすることが少なく、快適に打ち合わせを進行することができます。

・手軽な打ち合わせや少人数での打ち合わせをする場合は、Web会議システム
少人数でササッと打ち合わせをしたい場合にはWeb会議システムがおすすめです。
いつでもどこにいてもWeb会議システムを利用することができるため、予定さえ空いていればすぐに打ち合わせをすることができます。

・大人数が集まる打ち合わせ、社員研修をする場合は、テレビ会議システム
大人数が集まる打ち合わせや社員研修などの長時間利用することが予め想定されるような利用用途の場合にはテレビ会議システムがおすすめです。
専用のカメラ、マイクなどの音声機材を使うことで大人数が集まるような打ち合わせで遠くの方で発言があったとしても音声を拾い、相手に伝えることが可能です。また、集合研修のような長時間拘束される場合には、通話が途切れ途切れになるなどのストレスを与えないで進めることができるため、満足度の高い研修を行いやすくなります。

Web会議用のカメラやマイクの選び方やおすすめの商品を知りたい方はこちらの記事を参考にしてください。

おすすめTV会議システム

TV会議システムでは、専用回線を使うことで実現できる高画質での情報共有や誰でも手軽に利用ができる使い勝手の良い製品に人気があります。

その中でおすすめするのが以下の3製品です。

(1)多彩なラインナップの「Polycom RealPresence Group シリーズ」
Polycom RealPresence Group シリーズでは、利用者の様々なスペースや予算に合わせた製品ラインナップを揃えており、エンタープライズに耐えられる高品質なTV会議システムです。1080/60pの高画質、ビデオクリップやCADアニメーション、医療画像など、どのような現場でも利用ができるのが特徴です。
ローカル環境と同等の品質で情報共有ができるため、高い精度の情報共有が求められる利用シーンではぜひ検討したい商品です。

(2)多彩な機能が特徴の「LoopGate」
初心者でも簡単に操作ができることが特徴的なLoopGate。2,000社以上の導入実績があり、サポート体制も充実しています。
専用機ならではの高い安定性と誰でも操作ができるということもあり、IT機器の操作に不安がある人でも利用ができます。また、操作性だけではなく、フルHDや画面共有機能など、TV会議を運営する際に必要となる機能は標準搭載されているため、円滑にTV会議を進められます。

(3)低コストで始められる「V-CUBE Box」
TV会議で必要とされる専用回線や接続サービスが不要となるため、一般的に利用されているTV会議システムよりも低コストで利用することができます。ただ、コストが安いだけではなく同等以上のクリアな音声、高画質を実現しており、専用のリモコンを使った簡単操作が可能です。

おすすめWeb会議システム

Web会議システムの機能は無料版でも基本的な内容を網羅していますが、導入する観点としては導入のしやすさ、参加人数、セキュリティ対策に考慮して選定していくことが重要です。

その中でおすすめするのが以下の3製品です。

(1)導入のしやすい「appear.in」
appear.inはWeb会議を簡単に行うことができることが特徴で、会議参加に必要なURLを発行して関係者に配布し、関係者はそのURLをクリックすることで参加できます。特に主催者や参加者共に専用のアカウントを作る必要なく利用ができ、面倒となる事前準備も必要ありません。
ただし、同時に参加ができる人数は4人までと決められていることから、少人数での打ち合わせに特化しています。

(2)大人数で利用ができる「Zoom」
会議の主催者はアカウントを作成する必要がありますが、参加者はアプリをダウンロードするだけで参加することができます。無料でも100人参加することができるため、大人数で会議をする場合に重宝されます。
また、音声や動画を保存することができたり、参加者をグループに分けるといった機能も搭載しており、大人数で利用したい場合にはおすすめできる製品です。

(3)高いセキュリティが定評の「FreshVoice」
FreshVoiceの1番魅力的な要素としては、セキュリティの高さにあります。2003年に発売以来、乗っ取りや改ざん、スキミングといったセキュリティ事故が一度も発生したことがなく、高いセキュリティレベルを求める場合にはぜひ検討したい製品です。
特に高いセキュリティレベルを要求される官公庁や国立教育機関、病院などで導入が進んでいます。
また、テレビ会議システムに匹敵するクリアな音声、高画質を実現しているのも特徴的です。

まとめ

Web会議、TV会議はこれまでの音声だけのコミュニケーションから画像を使うことで、相手の表情を読み取りながら話をしたり、データを共有しながら会話ができることから利便性の高いツールです。自社の環境にあった最適なシステムを採用して業務の効率化を図ってみてはいかがでしょうか。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木 康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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