面倒なオフィス電話の引越しが簡単・最短で出来る方法とは｜トラムシステム
企業移転の際に注意すべきなのが、オフィス電話の引っ越し工事です。可能な限り短期間で利用可能な状態にする必要がありますが、必要な手続きや工事に時間を取られ遅延してしまうケースも珍しくありません。
そのような場合に便利なのがクラウドPBXです。本記事でオフィス電話の引っ越しを簡単・最短で行うための方法を解説します。
目次
オフィスの移転時に必要な電話手続きとは
まず、オフィス電話の引っ越しに必要な手続きの流れを簡単におさらいしましょう。
1.利用している電話回線、インターネット回線、電話番号、電話機器を確認する
2.移転工事を依頼する業者を選定する
3.PBX(主装置）の設置場所を決定する
4.工事業者と現場での下見、打ち合わせを行う
5.電話回線工事を実施する
6.電話機や周辺機器を設置する
大まかな流れだけでも、多くの手間と時間をかけているのが分かります。オフィス移転は他にもさまざまな手続きが必要となるので、オフィス電話の引っ越し工事だけでも簡略化・短期間にする必要があります。
電話の引越しが面倒な理由
なぜオフィス電話の引っ越しには、多くの手間と時間が求められるのでしょうか。
電話機やPBXのサイズもさほど大きいものではないので、「業者に頼めばすぐ終わるのではないか」と思う方もいらっしゃいます。プロセスを一つずつ見ていきながら、オフィス電話の引っ越しが面倒になる理由を確認しましょう。
１．レイアウトを考えなければいけない
オフィス電話の引っ越し工事を行う前に、機器を配置するレイアウトを考えなければなりません。オフィスの規模が大規模になるほどレイアウトは複雑化し、大まかな位置を決めるだけでも手間と時間がかかります。
レイアウトを考える際のポイントは、以下の3つです。
・PBXをどこに配置するか
・社員の移動や業務の邪魔にならない配置となっているか
・ケーブルがしっかり収まっているか
業者に全て任せる企業もありますが、実際に使う人間の目線を取り入れない場合、思わぬトラブルに繋がる可能性もあるので注意しましょう。
２．工事が必要
複数の業者が関わる引っ越し工事では、関係者一人一人に指示を与える必要があります。引っ越しの工事の基本的な流れは、以下の通りです。
1.オフィス移転の前日までに電話回線工事を完了させる
2.ビジネスフォンとPBXを新しいオフィスへ移設
3.電話回線をPBXに収容し、開通試験を行う
4.ビジネスフォンやFAXをレイアウト通りに配置し、工事完了
間違った指示を与えれば混乱が発生するので、最後まで気の抜けない作業です。動作確認時には、ビジネスフォンがきちんと動作するか入念にチェックしましょう。
３．コスト・時間がかかる
オフィス電話の引っ越しには、多額のコストと時間がかかります。「小さな電話機数台だけだから安く済む」と考えるのは危険です。
コスト面では、オフィス電話を10台移設する工事で30~40万円の費用が発生するといわれています。レイアウトが複雑な工事や床下配線の場合、さらに高額となるので注意しましょう。
工事までに要する期間も数日ではありません。オフィスの下見から工事開始までの期間だけで、最低2週間かかると言われています。余裕を持った準備が必要というわけです。
４．電話番号が変わる可能性がある
オフィスを移転した場合、電話番号が変わってしまう可能性があります。その場合、顧客への通知やホームページ、看板、名刺の更新など、追加の作業や費用が発生することになります。
「同一市内だから大丈夫」と考える方もいますが、移転によって電話局エリアをまたぐと、同一市内でも電話番号は変更されてしまいます。旧番号にかけると自動音声で新番号の告知を行うサービスもあるので、必要な場合は工事業者に相談してください。
電話の引越しも簡単・最短で終わるクラウドPBXとは
ここまで、オフィス電話の引っ越しにコストと時間がかかる要因を解説してきました。
「なんとか引っ越し工事を簡単・最短でできないだろうか…」と感じた方におすすめなのが、PBXをクラウド化したクラウドPBXです。従来のビジネスフォン＋PBXを上回るさまざまな利点を持っており、オフィス電話の引越しでも効果を発揮します。
移転しても電話番号が変わらない
クラウドPBXなら、離れた場所に移転しても電話番号が変わりません。
クラウドPBXは、インターネットを経由して電話サービスを利用する通話システムです。電話局エリアの影響も受けないため、日本全国どの場所でも同一の電話番号を利用可能です。オフィス移転による電話番号変更のたびに必要だった作業がなくなり、手間とコストを軽減します。
ただし、クラウドPBXサービス導入時に従来の電話番号を引き継げるかは確認が必要なので注意しましょう。（詳細は後述）
回線工事が必要ない
クラウドPBXなら、オフィス移転のたびに必要だった電話回線工事が必要なくなります。
クラウドPBXは、電話回線ではなくインターネット回線を利用して通話を行います。アナログ配線を敷設する必要がなくなるので、移転工事のコストや時間を大幅に削減可能です。物理的な制約から解放されるため、社員が保有する携帯端末を業務利用するBYODやリモートワークにも対応できます。
ただし、インターネットの利用手続きは必要となるので注意しましょう。
レイアウトが柔軟に決められる
クラウドPBXなら、専門知識がなくても社内のレイアウトを柔軟に決められます。
PBX、電話機、FAXを始めとする周辺機器の配置は、電話回線と物理機器を接続する都合上、自由なレイアウトが難しいという問題がありました。クラウドPBXなら電話機以外の物理機器が必要ないため、専門知識がなくても社員の移動や動線に配慮したレイアウトを設定できます。
クラウドPBXの導入時に今の番号は引き継げる？
「クラウドPBXは機器の設置や配線が必要ない」というイメージを持たれていますが、従来利用している番号を引き継ぐ際には必要になるケースがあります。
具体的には、アナログ回線で利用していた電話番号を引き継ぐ場合は、VoIPゲートウェイという機器が必要となります。既存のアナログ回線とクラウドPBXで利用するIP電話網を繋ぐ役割をもっており、従来利用していた電話番号の利用が可能です。
VoIPゲートウェイを導入せずクラウドPBXを利用する場合、新たな新規番号を取得しなければなりません。例外として、通信サービスを変更しても番号が変化しない
番号ポータビリティ対応の電話番号なら、VoIPゲートウェイなしでも引き継げます。
今使っている番号が番号ポータビリティ対応番号であるかは、通信キャリアに問い合わせることで確認できます。
オフィス移転はクラウドPBXを導入するチャンス
オフィス電話の引越しは、レイアウトの決定、業者との打ち合わせ、工事に至るまで多くの時間とコストがかかります。オフィス移設の予定がある方は、電話設備移設を可能な限り短期間・簡単に実行するためクラウドPBXの導入を検討しましょう。
クラウドPBXならレイアウトを柔軟に決定し、工事に必要な時間とコストを削減できます。電話番号引き継ぎも可能なため、従来の番号を継続利用したい方も安心です。その他にもさまざまなメリットがあるクラウドPBXから、オフィス電話設備改革を始めましょう。
おすすめの多機能クラウドPBXサービス”TramOneCloud”のご紹介
多くのメリットがあるスマホ内線化をアプリで実現し、手軽な導入と高い拡張性・柔軟性を備えるクラウドPBX。そのなかでも、特におすすめの多機能サービスを紹介しましょう。
TramOneCloudとは、創業以来3,000社以上の導入実績とリピート率92%を超える電話のプロフェッショナル、トラムシステム株式会社が提供するクラウドPBXです。
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WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
