リモートワーク社員との通信手段はクラウドPBXがおすすめな5つの理由｜トラムシステム
リモートワーク社員との通信手段にお悩みではありませんか？実際に導入してみたところ、「指示が伝わらないことが多い…」「ちゃんとコミュニケーションできているか不安…」とトラブルになることが少なくありません。そのような時におすすめなのが、インターネット回線を利用して通信や通話ができるクラウドPBXです。本記事ではクラウドPBXとリモートワークの親和性について解説します。
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目次
リモートワークでコミュニケーションロスが発生する主な原因
生産性向上や業務効率化を目的にリモートワークを導入しても、コミュニケーションロスにより、思ったほどの成果を挙げられていない企業は少なくありません。クラウドソリューションを販売するペーパーロジック社の調査によると、テレワークを導入した企業の45.9％が「コミュニケーションが難しい」と回答しています。
・テレワーク／「コミュニケーションが難しい」45.9％、電話対応などに課題
URL：https://www.ryutsuu.biz/strategy/m030651.html
なぜ、このような事態に陥るのでしょうか。考えられる原因を解説します。
１．ICTツールが使いこなせない
リモートワークをスムーズに実施するために必要なのが、WEB会議システムやチャットツールに代表されるICTツール（通信機器とコンピューターを統合する技術）です。リモートワーク社員は、複数のICTツールを使いこなし、状況に応じたコミュニケーションを行う必要があります。
しかし、日頃これらのツールに慣れ親しんでいる社員が多数在籍していなければ、システムの活用は容易ではありません。ツールによるトラブルが頻発すれば「やはりリモートワークでは仕事が回らない」とみなされ、失敗してしまうでしょう。
２．今まで同じ方法でコミュニケーションを取ろうとしている
テレワーク導入後も従来のメールや電話といった手段でのみ、コミュニケーションを取っているケースが考えられます。
例えば、机を並べて仕事をしている場合には、メールで返信がなかったら席に出向いて直接話す、ということも可能ですが、テレワークの場合にはそうもいきません。また、大事な話はメールなどではなく直接話すべき、と考えている人もいますが、テレワークが普及していくためには、メール・チャットなど他のツールも積極的に活用していく必要があります。
３．情報量・質の低下
直接話せば1分ほどで済むような要件を、メール・チャットなどで時間をかけて何度もやり取りをしたという経験はありませんか。文字だけで要件を伝える必要があるメールや電話での説明は、対面での説明に比べて精度が下がります。長々と文量を書く・読むのが面倒で、短い会話を何度も繰り返すということが発生しまうのです。
また、テレワーカーとのタイムラグも原因の一つです。テレワーカーの勤務時間はオフィス勤務社員と同じとは限りません。例えばあるテレワーカーの勤務時間が朝の6時から夕方の15時までだった場合、オフィス勤務社員が16時に送ったメールに返信が来るのは翌日になります。このようなタイムラグもコミュニケーションロスの原因の一つです。
４．社員同士の不公平感
リモートワークには向いている職種、向いていない職種があり、全ての社員に実施できるわけではありません。それにより「あの社員だけずるい」といった不公平感が発生し、チームワークや一体感が損なわれる危険性があります。「リモートワークを維持しつついかにチームワークを保っていくか」は、導入する企業の重要課題です。
リモートワーク社員との連絡にはクラウドPBXがおすすめな5つの理由
リモートワークとオフィス勤務社員のコミュニケーションを円滑にするためには、携帯電話、チャット、メールといったツールだけでは不十分です。
このような状況を解決するのに役立つのが、PBX（電話交換機）をクラウド化したクラウドPBXです。インターネットを回線を利用し、パソコンやタブレットなど、端末を選ばずに電話通信ができます。そのほかにもさまざまなメリットがあり、リモートワークでの利用に最適です。
１．インターネット回線があれば内線通話は無料
インターネット回線を利用し、設定した端末全てで内線通話が可能です。国内・国外を問わないので、日本全国のリモートワーク社員と企業オフィスが内線で繋がります。
これにより、通信費削減はもちろん、いつでも気軽にリモートワーカーとコミュニケーションを行うことが可能です。これまでは通話料が発生するので躊躇っていた気軽な会話や連絡も、クラウドPBXなら気軽に行えます。
２．UC機能が使える
UC機能を利用できるのも、クラウドPBXのメリットです。UCとは「Unified Communication」の略で、企業で運用されていた電話、メール、チャットなどの通信手段を一つに統合する技術です。これまでツールによってバラバラに管理されていたデータや機能を一本化し、対話する相手の状況に応じたコミュニケーションが可能です。
UC機能を利用することで、リモートワークの利便性は飛躍的に高まります。
例：UC機能の活用例
・オフィス勤務社員と電話で会話しつつ、補足情報をチャットのテキストメッセージで送信
・全ての端末から確認できるWEB電話帳で、顧客情報をスムーズに確認
・全ての参加できるWEB会議システムで、社員同士のコミュニケーションを促進
３．社員個人の端末を業務に使える
社員個人の端末を業務に利用し、企業の負担を削減できるBYOD(Bring your own device)でも、クラウドPBXが活躍します。スマートフォンで企業の固定電話番号の発着信ができるので、業務利用も問題ありません。
また、出張や外出中の社員でも、内線による無料通話が可能です。転送も可能なため、顧客からの問い合わせや緊急の連絡にも、柔軟に対応できます。リモートワークを行う場合も、専用の端末を準備する必要がなく、コストを抑えることが可能です。ただし、プライベートでも社員が端末を持ち歩くようになるため、管理は徹底的に行いましょう。
４．工事不要で簡単に導入できる
クラウドPBXは全システムがクラウドに内蔵されているので、機器が存在しません。工事が不要なので、短期間で導入できます。機器が存在しないため、オフィスの移転やレイアウト変更も容易です。
リモートワークも、クラウドPBXがあればスピード感を持って開始できます。専門知識も不要なのでリモートワーク社員の負担も最小限です。クラウドにデータと機能が保存されるため、地震や火災といった災害のリスクも軽減できます。
５．利用機能や回線数が柔軟に変えられる
回線の増設や利用機能の追加も、クラウドPBXはスムーズに行えます。例えば、期間限定でコールセンターやお客様窓口を開設する場合、クラウドPBXならスムーズに導入、撤収が可能です。
リモートワークの場合、対象者が増えて規模が大きくなっても柔軟に対応できるというメリットがあります。社内の状況に応じ、リモートワーク制度の最適化を行いましょう。
リモートワーク導入を成功させるポイントとは
リモートワークを成功させるには、以下のポイントに留意する必要があります。
・目標や対象者を明確にし、コスト以上の成果が出せるか検討する
・セキュリティ管理のため、ルールやガイドラインを策定する
・チャット、電話、メール、WEB会議など、コミュニケーション手段を豊富に確保する
・始業、終業時にメールで報告するなど、リモートワークに適した勤怠管理制度を整備する
・導入および運用にかかるコストを試算する
これまでにも説明した通り、業務効率化と引き換えにコミュニケーションの質低下やセキュリティに危機が及ぶといったリスクが存在します。社員の端末を利用するBYODを採用する場合は、特に注意しましょう。上層部が必要性やメリットを社員に認知させ、全社一丸となって協力するのが、導入を成功させる最大のポイントです。
成功するリモートワーク導入のポイントはこちらの記事で詳しく解説しています。合わせてご覧ください。
まとめ
クラウドPBXは、近年注目されるリモートワークの通信手段として最適です。コミュニケーションの質を高め、業務の効率化を実現する助けとなります。UC機能やBYODも併用し、企業のコミュニケーション手段を進化させましょう。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
