オフィス電話機の設置方法と選び方！おすすめのクラウド型電話も紹介｜トラムシステム
オフィスに設置する電話機には、家庭用電話機、ビジネスフォン、IP-PBX、クラウドPBXなどがあります。様々な選択肢がある中、どれを選ぶべきか迷っている企業も多いでしょう。
この記事では、オフィスに設置する電話の選び方や導入の流れ、注意点について解説するので、電話設備を一新したい企業や電話を新規導入したい個人事業主の方はぜひご覧ください。
目次
オフィスに設置する電話機の種類
メールやチャットなどのコミュニケーションが普及する中、ビジネスにおいては未だに電話の存在は欠かせません。
電話設備は一度導入すると長く使用することになるため、慎重に検討することが重要です。まずは企業のオフィスや事務所で利用される電話機の種類を解説します。
家庭用電話機
自宅やマンションの一室などの限られたスペースで少人数で業務を行う場合には、わざわざビジネス用の電話機を設置する必要はなく、家庭用電話機で十分です。
家庭用電話機は電話回線と電話機が1対1で接続されているため、電話機2台で1本の回線を共有することができません。（子機を使って回線を共有することは可能）
電話をほとんど利用することがない企業や、従業員が基本的に電話の近くにいて転送や内線などの機能が不要な企業は、家庭用電話機がおすすめです。
ビジネス用電話機（ビジネスフォン）と家庭用電話機のどちらを選ぶべきかについては、こちらの記事で詳しく解説しています。ぜひあわせてご参考ください。
ビジネスフォン（オンプレミス型PBX）
ビジネスフォンとはビジネス用に作られた固定電話で、電話回線、主装置と呼ばれる機器、固定電話機を接続して電話機能を利用する仕組みです。
主装置は内線・外線を制御する機能があり、オフィスにある電話機同士で内線通話をしたり、取引先などの外部に外線電話をかけたりなどを実現します。主装置はPBX（Private Branch eXchange：構内交換機）とも呼ばれます。
自社内で電話設備を構築するため、IP-PBXやクラウドPBXと比較してセキュリティが強固である点、自社の要件にあわせたカスタマイズができる点がメリット。一方、初期費用やオフィスにスペースが必要である点、メンテナンスやシステムのアップデートも自社で実施する必要がある点がデメリットといえます。
ビジネスフォンには電話回線が必要なので、現在のオフィスに電話回線が引かれていない場合には、NTTなどによる回線工事が必要です。必要な工事の詳細はこちらの記事で解説しています。
IP-PBX
IP-PBXとは、IP（インターネット）回線を利用してPBXの機能を利用するための設備です。
ビジネスフォンが電話回線が必要であるのに対して、IP-PBXではインターネット回線があれば電話設備を構築できます。
拠点ごとにPBXを設置するオンプレミス型と異なり、IP-PBXはインターネットで電話機や拠点をつなぐ仕組みを活かして、本部など1か所にのみPBXを設置して全体を管理できる点が強みです。
インターネットがあれば電話が繋がるので、IP電話機のみならずスマートフォンやタブレット、パソコンなども内線電話機として使えます。具体的には、スマートフォンやタブレットに専用のアプリをインストールし、そのアプリを通じて内線、外線、転送などの機能を利用する仕組みです。
IP-PBXには物理的なPBXをオフィスに設置して利用する「ハードウェアタイプ」、ベンダーの提供するソフトウェアをインストールして利用する「ソフトウェアタイプ」の2種類があります。
クラウドPBX
クラウドPBXとはPBXをクラウド上に設置し、インターネットを通じてそこにアクセスすることで電話機能を利用するサービスです。
インターネット回線があれば利用できる点、物理的なPBXをオフィスに設置する必要がない点などから、IP-PBXを進化させた新しいサービスとしてここ数年の間に急激に普及しています。
必要なのはインターネット回線のみで、スマートフォンやタブレットを内線電話機として使うことも可能。さらにチャットやビデオ通話などのIP-PBXやビジネスフォンにはない多様なコミュニケーションツールが搭載されている点も特長です。
豊富な機能と導入・運用の手軽さから、個人事業主から大企業まで多くの企業で導入が進められています。
オフィスに電話機を設置するまでの流れ
IP-PBXやクラウドPBXなど、家庭用電話機以外の電話機を設置するまでの流れについて解説します。全体像を把握し、導入をスムーズに行いましょう。
1.電話機の種類を決める
利用する電話機の種類を決定します。現在は選択肢が多様化しており、以下の3種類を選択可能です。企業規模や業種を考慮しつつ、自社にとって最適な種類は何か考えてみましょう。
1.オフィス用電話機
2.スマートフォン
3.パソコンやタブレットといったソフトフォン
近年はスマートフォンなどを業務用の端末としても利用できるため、必ずしも電話機が必要というわけではありません。外出機会が多い個人事業主の場合は、持ち歩ける携帯端末の方が便利です。
2.オンプレミス型・クラウド型を選ぶ
次に、オンプレミス型かクラウド型かを選択します。
オンプレミス型はオフィスに電話機、サーバー、交換機などを設置し利用する形態です。従来のオフィスで一般的だった手法と言えます。カスタマイズ性に優れ、セキュリティが強固であるのがメリットです。ただし、コストの高さやメンテナンスの手間など、近年は中小企業や個人事業主にとって使い勝手が良いとは言えません。
クラウド型は、インターネット回線を利用し、ネットワーク上のクラウドからシステムを借りて利用する形式です。導入コストや運用コストが安い、納期が短い、保留や転送といった機能を機器なしで利用可能できるのがメリットです。スマートフォンやソフトフォンをオフィス用電話機としたい場合は、クラウド型を選択する必要があります。
3.回線を決める
クラウド型はインターネット回線のみですが、オンプレミス型の場合は回線を選択しなければなりません。ビジネスフォンの場合は、全てデジタル回線となります。
・ISDN回線
銅線を利用したデジタル回線です。既存の回線を利用するためコストは抑えられますが、遠方にかける時の通話料は高額となります。
・IP電話
インターネット通信を利用したサービスです。基本料金が安く同じプロバイダ同士の通信は無料というメリットが存在しますが、一部のサービスでは提供される電話番号が「050」となり、03などの地域番号に比べて信頼性が落ちます。
・ひかり電話
光ファイバーを利用した NTTのサービスです。通話料金は距離に関係なく一律ですが、回線契約とは別にプロバイダへ加入する必要があります。
4.工事業者・ベンダーを選ぶ
信頼できる工事業者やベンダーを選ぶことも重要です。ビジネスフォン工事業者の場合は工事に必要な免許を保有しているか、見積書は分かりやすいか、事前の打ち合わせがしっかりしているかなどを確認しましょう。
クラウドPBXの場合は利用実績が豊富か、サービスが小規模オフィス向けであるか、電話番号を維持できるか(詳細は後述)を確認する必要があります。多くのサービスでトライアルを実施しているので、積極的に活用しましょう。
5.オフィスレイアウトを決める
電話機を設置する場合は、機器や配線の設置場所にあわせてオフィスのレイアウトを考えなければなりません。工事業者と相談しながら、最適な配置を決めていきましょう。配線や機器のないクラウドPBXの場合は、レイアウトはある程度自由に決められます。
6.工事
クラウドPBXは、インターネット回線工事のみ発生します。ビジネスフォン導入時は、電話機や交換機を設置する電話工事、回線を敷設する回線工事が必要です。工事には事前調査や打ち合わせなども発生するので、期間に余裕を持って進めていきましょう。
個人事業主・中小企業ならクラウド型電話がおすすめな理由
ここまでオフィスで利用できる電話について解説してきました。結論としては、今からオフィスに電話設備を導入する場合はクラウドPBXがおすすめです。5つの理由を解説します。
工事不要・短期間で利用開始できる
従来のビジネスフォンは交換機や回線など各種工事が必要となり、数ヶ月ほどかかります。スピーディーに法人登記や代表番号公開などを進めたい中小企業や個人事業主にとって、その期間はとても長く感じられるでしょう。
一方クラウドPBXは手続きから最短1週間～1ヶ月程度で開設可能となっており、事業をスピーディに進められます。
固定電話が要らない
スマートフォンやPCを内線端末として利用できるクラウドPBXなら、固定電話がないオフィスも実現可能です。電話機の購入やレンタルにかかる費用を削減できるだけでなく、オフィス内の配線をすっきりさせられる、レイアウトも自由に決められるなどのメリットもあります。
特に若い世代では固定電話機の扱い方に慣れていない人も多いので、20代～30代が多いベンチャー企業には、クラウドPBXとスマートフォンで電話業務を行う方法がおすすめです。
企業の固定電話廃止は様々な企業で広がっています。こちらの記事で詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。
事業拡大への柔軟性が高い
利用する回線や機能を柔軟に決定できるのもクラウドPBXの利点です。物理機器のため最大接続数に限りがあるビジネスフォンとは違い、ブラウザから契約プランを変更するだけで簡単に回線数を調整できます。インターネットに繋がっていれば、オフィス移転後もすぐに電話業務を再開可能です。
加えて、電話番号情報はサーバーに保存されているため、区をまたいだ移転であっても電話番号が変わりません。通話内容録音機能、IVR（自動音声応答システム）、電話会議機能といったオプション機能の追加も、ブラウザ上で柔軟に行えます。
運用・保守をベンダーに任せられる
クラウドPBXはシステムのアップデートや点検などのメンテナンスが必要ありません。ネットワークを通じて、クラウドPBXを提供しているベンダーが運用・保守を行います。メンテナンスにかかる人件費などのコストを抑えつつ、事業にリソースを集中できます。
災害対策にもなる
地震やシステム障害といった災害に強いのもクラウドPBXのメリットです。
ビジネスフォンの場合、災害が発生時に機器や回線の破損でデータ消失が生じるだけでなく、一時的に顧客とのコミュニケーションが不可能となってしまいます。そのような状況が長時間続くと、混乱やお客様の不満を引き起こすだけでなく、本来獲得できるはずだった売り上げや契約も逃してしまうのです。
一方クラウドPBXは機器や電話回線を利用しないのに加え、データがクラウド上で保存されているため、災害の影響を最小限に留めることができます。インターネット回線さえ繋がっていれば利用できる利点を生かし、従業員に在宅勤務やテレワークを実施させ、通信網を復旧させられます。
多様な働き方を実現する
クラウドPBXは、近年求められている働き方改革にも対応します。多様なコミュニケーション手段を提供するUC機能を通じて、リモートワークや在宅勤務の導入を支援するからです。業務効率化やコスト削減効果ももたらすため、企業全体の生産性向上も可能です。
-UC機能の一例
・スマートフォンを内線化し、社内の通信網の効率化およびコスト削減
・チャット機能で社員同士の気軽なコミュニケーションを実現
・Web会議機能で大人数での意見交換も可能に
クラウドPBXを導入する際の注意点
小規模オフィスや個人事業主におすすめのクラウドPBXですが、注意点もいくつか存在します。導入する際は注意しましょう。
今使っている番号・回線の引き継ぎ
すでに電話回線を保有している場合、電話番号の引継ぎができるかどうか確認しましょう。多くの電話番号は番号ポータビリティでの引継ぎが可能ですが、現在の番号の発行元や利用している回線によっては、番号が変更される可能性があります。
番号ポータビリティを利用せずに既存の番号を引き継ぎたい場合、アナログ回線とデジタル回線の中継を行う「VoIPゲートウェイ」と呼ばれる機器が必要です。
番号ポータビリティの条件については、こちらの記事で詳しく解説しています。
トライアル・契約期間
導入するクラウドPBXを検討する際には無料トライアルを積極的に活用しましょう。10〜30日ほどの期間で、音声品質やツールのデザイン、使い勝手を確認できます。
ただし、トライアル期間終了後に自動に契約継続するケースがある点や、最低契約期間には注意しましょう。
まとめ
今からオフィスに電話機を設置したいと考える方は、クラウドPBXの導入がおすすめです。中小企業や個人事業主の方には特におすすめで、業務効率化やコスト削減をもたらします。本記事の内容をもとに、クラウドPBXによる通信網を整備しましょう。
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外線電話、内線電話、パーク保留、転送、留守電などのビジネスフォン機能はもちろん、インスタントメッセージ、チャット、電話・Web会議、プレゼンスなどのUC(UnifiedCommnication)機能も網羅。
スピーディーな導入、容易な設定変更、ロケーションフリー、そしてシンプルで明快な料金体系で、あらゆるニーズに応えます。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
