Web国際会議のやり方丨海外利用におけるシステム・運用面の注意点｜トラムシステム

離れた拠点同士でも容易に対話ができるweb会議。様々なサービスが開発され、国内では数千人規模の大企業から数人規模の小企業に至るまで利用されています。しかし、海外拠点との会議はまだやったことがないという企業も多いのではないでしょうか。本記事では、web国際会議実施の注意点やおすすめのweb会議システムを紹介します。

Web国際会議実施時の注意点

web会議を国外拠点と行う際、注意すべきポイントは国内よりも増えます。海外との通信になることで、電波の安定性、時差、利用する言語、ビジネスにおける考え方などあらゆる面で日本とは違いがあるためです。web国際会議実施時の注意点について整理していきます。

回線の安定性

海外拠点とweb会議を行う場合、通信が安定しない場合があります。光ファイバーの発展により、断線や通信途絶は以前ほど見られなくなりました。しかし、政情不安定な国や通信網が未発達な国では海底に敷設された光ファイバーに傷が入りやすく、それによるトラブルが発生する可能性があります。

海外拠点とのweb会議を行う際は、通信先の国の回線事情を事前に確認しましょう。グローバル企業の回線や国際web会議に長けたサービスを利用すれば、リスクを減らすことができます。

時差

日本と欧米といった遠く離れた国同士の場合、時差は大きな課題です。日本側で日中に会議を行おうとしても、向こう側は深夜や早朝というケースが数多くあります。海外では残業や休日出勤を厭う国もあるので、日本側が相手に合わせることになるでしょう。

海外でweb会議を行う際は、時間をしっかりと設定し、欠席者や遅刻者のないように調整が必要です。時間の表示は日本標準時の場合は「XX:XX（JST）」、協定世界時なら「XX:XX（UTC）」など分かりやすくすると齟齬がありません。

言葉の壁

海外拠点との会議の場合、共通語となるのは基本的に英語です。心得のある人間を会議に参加させるのはもちろんですが、訛りがあったり話すスピードが速かったりすると、多少の知識や経験では会話ができません。日本語と海外言語に精通した通訳を利用し、円滑なコミュケーションができる環境を整えましょう。

通訳は通訳サービスを利用するのが最も確実ですが、コストを抑えたい場合はクラウドソーシングで業務委託として発注する手もあります。バイリンガル、トリリンガルの副業通訳が在籍しており、気軽に利用できます。web会議サービスも、海外言語に対応しているものを選びましょう。

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Web国際会議用システムの選び方

国際会議をwebで行う場合は、web国際会議用システムを選ぶのが一番です。多くの海外拠点での利用実績があり、距離が遠くても安定して会議ができるよう回線も強化され、機能も充実しています。しかし、いざ導入しようとしても「何を基準に選べばいいかわからない」という方も多いのではないでしょうか？

人数や用途に応じた様々なサービスがあるので、闇雲に選ぶのは危険です。web国際会議用システムを選ぶ際のポイントを紹介します。

海外での導入実績

web国際会議用システムに求められるのは、多言語対応であることはもちろん、様々な国とのコミュニケーションが可能であることです。特定の国でしか利用できないサービスは、利便性にかけお勧めできません。

対応できる国がどれぐらいあるかを確認する場合、海外での導入実績を確認しましょう。多くの国で採用されていることがシステムが強固であり、サポートが充実しているサービスであることの証左だからです。1、2ヶ国だけでなく、10ヶ国以上で採用されているサービスはおすすめできます。

国内外のサポート体制

web国際会議を行うにあたって、web国際会議用システムにはトラブルへの即応性も求められます。重要な会議上で停止や通信不良があった時、エキスパートによるアドバイスがなく迅速に対応できなければ、会議そのものが破談になる危険性もあります。

そのため、web国際会議用システムを選定する際は国内外のサポート体制もチェックしましょう。トラブルに即応できる体制は整っているか、導入の際には専門家によるサポートを行ってくれるかなどを確認し、条件を満たすサービスを選んでください。

安定した通信

海外とのweb会議は、双方のインターネット環境の違いにより不安定になりがちです。会議の際に安定した品質を発揮するサービスを選択すれば、安定した運用が可能となります。音声品質は特に重要であり、会議の進行を左右することはいうまでもありません。

品質を確認する際は、以下のような点に気を付けましょう。

映像の場合
・解像度は何ピクセルか
・fpsは60に近いか
・画像の表示方法はインターレース方式かプログレッシブ方式か
・帯域はどの範囲か

音声の場合
・ノイズ制御機能はついているか
・エコー作業は可能か
・出力調整は自動で行われるか
・ミキシング処理は行われるか

導入コスト

導入コストは、会議に参加する人数が大人数になるほど重要になります。少人数の場合は無料版のweb国際会議用システムを利用できますが、一定人数以上は利用料が必要になるからです。

導入コストを抑えたい場合は、クラウドタイプのシステムがおすすめとなります。会社専用のシステムを構築するオンプレミス型と異なり、クラウド上のシステムを借りるだけなので、安いコストでweb国際会議用システムが利用できます。

セキュリティ

web会議のセキュリティ上のリスクとして、会議中の不正アクセスや盗聴などがあります。ほかにも、社員の過失によりデータが流出する例が報告されています。そのような事態にならないためにも、セキュリティオプションの充実したサービスを選びましょう。

web会議システムのセキュリティとして、下記のようなものがあります。導入を考えているサービスに実装されているか確認してみましょう。

1.暗号化はされているか
2.セキュリティオプションの設定は可能か
3.特定のアカウントに対するアクセス制限ができるか
4.オンプレミス化による強固なセキュリティを構築できるか

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おすすめWeb国際会議システム

最後に、「いろいろあってどのシステムを選べばいいのかわからない…」という方におすすめのweb国際会議システムを紹介します。

Freshvoice

セキュリティの高さが売りのサービスで、2003年のサービス開始以降乗っ取りや改ざんなどが報告されていません。個人情報を扱う企業で採用されており、官公庁や病院などで人気です。

ソフトウェアタイプのサービスですが、専用機を利用したハードウェアでテレビ電話レベルの高画質・高音質を達成しているのも特徴となります。セキュリティと品質を両立したい企業におすすめです。

Cisco Webex

品質、臨場感、使いやすさすべてを揃えた、世界No.1のシェアを誇る高品質web会議システムです。操作が非常に簡単であり、少人数での利用に適しています。

ビデオ圧縮技術を利用した圧倒的な高音質・高画質で、会議中に気になるノイズや映像の乱れを最大限抑制可能です。初めてweb会議システムを導入する企業におすすめのサービスです。

V-CUBE

導入実績5,000社以上を誇るシンプルなサービスです。とにかく始めやすいのが特徴で、webカメラとマイクを接続し、IDとパスワードを入力するだけで準備が完了します。

PC画面を共有することでスムーズなミーティングが可能となる共有機能、その場ですぐ採決をとることができるアンケート機能も搭載しており、シンプルながら使いやすいのも特徴です。少人数での利用となる、中小企業におすすめのサービスとなります。

まとめ

web会議の利用は急速に進んでいますが、海外拠点との国際会議はいまだ未整備な企業が数多くあります。web国際会議用システムを導入する際は、時差、通信環境、言語を把握し、会議をスムーズに行えるシステムを選定してください。国内、国外問わず様々な場所とつながり、円滑なコミュニケーションを実現して目的を達成しましょう。