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ビジネスフォンと家庭用電話機はどちらが良い?違いと起業時のおすすめ電話を解説|トラムシステム

起業したばかりのベンチャー企業、スタートアップ企業だと、ビジネスフォンではなく家庭用電話機であっても十分業務に利用できます。そもそも、ビジネスフォンやクラウドPBXなどのビジネス用の電話設備と一般的な家庭用電話機にはどのような違いがあるのでしょうか。

この記事では、家庭用電話機とビジネスフォンの違いやメリット、導入基準などを詳しく解説しています。

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ビジネスフォンと家庭用電話機の違い

家庭用電話機は、主に家庭での利用を想定して作られている電話機です。

家庭用電話機は、電話回線の契約をした後に対応する電話機とケーブルでつなぐことで利用できます。電話回線の利用料や電話機、ケーブルの購入費用だけで利用ができるため、ビジネスフォンと比較して安い初期費用で導入できる点が特徴です。

ビジネスフォンは、内線、外線、転送、保留など業務で使える様々な機能を搭載した多機能電話機です。

ビジネスフォンを利用するために必要な主装置(PBX)は、内線と外線、または内線同士を繋ぐ役割を持っています。主装置があることで、オフィス内や離れた事業所同士で内線通話ができたり、外部からかかってきた着信(外線)をオフィス内の複数の電話機で受信できたりします。

ビジネスフォンの設置には、回線工事や電話工事が必要です。電話機や主装置の他にも、ケーブルなどの部品が必要になるため、初期費用は家庭用電話機よりも高額になります。

企業がビジネスフォンを利用するメリット

初期費用がかかるビジネスフォンですが、そのコストを上回るメリットがあります。企業がビジネスフォンを利用するメリットについて解説していきましょう。

通信コストの削減

ビジネスフォンは電話機ごとに内線番号を割り振ることが可能です。割り振られた電話番号を使い、社内から発信したり、通話を行うことで業務を効率的に進められます。遠く離れた拠点の担当者との通話であっても内線を利用することで簡単に通話が可能です。

また、内線通話ではオフィス内同士の通話になるため通話料は発生しません。主装置を使うことで電話回線も必要最小限で運用できるため、通信コストの削減が期待できます。

業務効率の向上

ビジネスフォンでは、担当部署が異なる電話や責任者が近くにいない時に受け取った電話を社内の別の電話機に転送できます。担当者を近くに呼び出さなくても電話対応ができるため、通話先の担当者を待たせる機会も減り、電話を受けた担当者の対応時間の削減に貢献できます。

また、社内の担当者宛ににかかってきた電話を外出中の担当者に転送することも可能です。このような豊富な機能を使うことで業務効率の向上が期待できます。

セキュリティの強化

ビジネスフォンは製品の種類によってはセキュリティの強化を支援する機能があります。例えば、FAXの誤送信抑止機能を搭載している製品であれば、FAXの宛先を間違えて重要な情報を違う相手に届けてしまうリスクを減らせるようになります。

他にもビジネスフォンとインターネットがセットになっている製品もあります。インターネットを利用する際のセキュリティ強化に役立つ機能が提供されているため、より高いセキュリティを保つことができるようになります。

企業が家庭用電話機を利用するメリット

ベンチャー・スタートアップなど、小規模なオフィスであれば家庭用電話機でも十分業務をすることは可能です。

ビジネスフォンと家庭用電話機のどちらを導入するべきかの基準はこの後に解説するので、まずは家庭用電話機のメリットについて整理しましょう。

導入・運用コストが安い

ビジネスフォンとは異なり、家庭用電話機は高額な主装置や社員数に応じた電話機の調達などが不要です。

導入コストとしては、電話回線を提供している会社(NTT東日本/西日本、ソフトバンクなど)との契約時に支払う基本料や電話回線工事費、電話回線の数に対応した数台の電話機の購入費用が必要です。運用コストでは毎月電話回線利用料を支払います。

家庭用電話機は初期費用も安く、月々発生する基本料も1契約数千円の場合が多いため、比較的安価に利用できます。

電話機の設定・管理が簡単

家庭用電話機は誰もが簡単に設定、管理ができるような仕組みになっており、機械が苦手という方でも説明書の通りに実行するだけで利用ができます。

電話回線1契約に対して接続できる電話機は1つなので、顧客対応用の電話機が鳴った場合にはすぐにそれが外線であることが分かります。ビジネスフォンのように別の電話機への転送機能がないため、営業時間内に電話対応する必要もありません。

場所を取らない

ビジネスフォンには欠かせない主装置が不要なため、狭いオフィスでも導入しやすいです。内線電話の配線の関係でオフィスのレイアウトを悩んだりすることもありません。

電話機自体も小型なものが多いため、オフィス内をすっきりと見せることができるでしょう。

【スタートアップ・ベンチャー向け】ビジネスフォンと家庭用電話機の選び方

自社にあった電話環境を構築するためには、家庭用電話機とビジネスフォンが適している基準をしっかりと理解しておくことが大切です。

家庭用電話機は、スタートアップ企業やマンションの一室やサテライトオフィスのような規模の小さい企業・オフィスでコストを抑えて導入する際に適しています。

一方、ビジネスフォンは従業員数がある程度増え、同時に通話する機会が増えた際に導入するのが適しています。従業員が増えると各々の状況を把握することが困難になるため、保留転送や不在転送などの機能が必要になってくるためです。効率的に電話業務をするための通話の制御も必要になるでしょう。

ここからはオフィス用として家庭用電話機がおすすめのケース、ビジネスフォンがおすすめのケースをそれぞれ解説していきます。

家庭用電話機がおすすめのケース

以下のケースに該当する場合は家庭用電話機をおすすめします。

(1)従業員の数が5人以下の場合
従業員の数が5人以下の場合は家庭用電話機がおすすめです。
ビジネスフォンで契約する回線数の目安は従業員の3分の1が一般的です。従業員の数が5人以下の場合の目安となる回線数も1、2回線となるため家庭用電話機で十分運用がまかなえます。

従業員の数が5人以上になる場合や、通話が2人以上同時に発生することが多くなってきた場合には家庭用電話機では制御が難しいため、ビジネスフォンの導入を検討した方が良いでしょう。

(2)オフィスが1室のみ
電話を利用するオフィスが1室のみの場合は家庭用電話機がおすすめです。

ビジネスフォンはビル全体、複数拠点を1つの内線網として構築することができるため、比較的利用範囲が広い利用用途でその特徴が活かされます。オフィスが1室の場合では、ビジネスフォンの強みを活かすことができないため、安価で導入が容易な家庭用電話機の方が良いでしょう。

ビジネスフォンがおすすめのケース

事業規模の小さいうちは家庭用電話機でも十分業務を回すことが出来ますが、下記のような状況になった場合には家庭用電話機からビジネスフォンへの切り替えを検討しましょう。

(1)社員数が5人以上になる場合
一般的な家庭用電話機では、家庭用電話機の親機1台に対して最大5台までの子機しか利用できません。社員が5人以上になると使いたい時に電話が使えない社員が出てきて、業務に支障が出る可能性があります。

(2)同時に通話をするのが2人以上になる場合
電話回線は1回線あたり、1人としか通話することができません。そのため、家庭用電話機では電話回線が1回線となるため、2人以上同時に着信があると対応できません。

事業規模や顧客数の拡大によって同時に通話する回数が増えると、電話が繋がりづらい状況になる可能性もあります。「いつも電話中でつながりにくい」というクレームに発展しないよう、時期を見てビジネスフォンへの切り替えを行いましょう。

起業時に固定電話番号を取得する方法

一度導入・契約した電話回線は、そう頻繁に切り替えるものではないため、最初にどの回線を利用するかは重要なポイントです。

起業時に固定電話番号を取得する方法を紹介するので、どれが自社に合っているかを考えてましょう。

NTT加入電話

NTT加入電話は、NTTコミュニケーションズ株式会社が提供する固定電話サービスです。昔から提供されている電話サービスということもあり、NTT加入電話は現在最も普及している電話サービスとなっています。

最近は、IP電話やひかり電話などの電話サービスに押されて新規加入者数は減少傾向にありますが、災害に強いという特徴から大企業や主要機関などでは根強く残っています。

直収型電話

直収型電話は、NTT以外の電話会社(KDDI、ソフトバンクなど)と直接契約することで利用ができる電話サービスです。

NTT加入電話は利用する場合には電話加入権を購入する必要がありますが、直収型電話では不要です。そのため、電話加入権の費用を削減できる他、基本料金もNTTに比べると割と安めに設定してあるため費用を抑えて導入することができます。

IP電話

IP電話は、インターネット回線を利用して通話をする電話サービスです。電話回線を使用しないことから基本料金、通話料金を安く抑えることができ、インターネット回線を固定料金にすることで費用を一定額に抑えることが可能です。

スマートフォン向けに用意されているアプリを利用することで、スマートフォンから会社携帯として通話できるため、最近人気が高まっています。

ひかり電話

ひかり電話とは、光ファイバーケーブルを使用して通話を行う電話サービスです。IP電話と同じく、インターネット回線を利用して通話する仕組みで、光ファイバーケーブルを使うことで距離に関係なく安定した通信ができるのが特徴です。

ひかり電話は音声品質は固定電話並みに良く、オプションも充実していることから、自社に合わせた様々なプランを選択できます。

クラウドPBX

クラウドPBXとは、ベンダーがクラウド上に設置したPBX(構内交換機)にインターネットを通じてアクセスすることで内線・外線などの電話機能を利用するサービスです。

電話回線ではなくインターネット回線を利用する点においてはIP電話と同じです。しかし、ビジネスフォンの主装置にあたるPBXがクラウド上にあるため、オフィス内に物理的な機器を設置する必要がない点で異なります。

主装置の購入やオフィス内の電話工事・回線工事が不要になるため、初期費用を抑えられる点もメリットの1つ。数万円の初期登録料と、利用するユーザー数に応じた月額料金で利用できるため、ベンチャー・スタートアップ企業、個人事業主などの間でも普及しています。

専用アプリを使えば、手持ちのスマートフォンを内線端末として利用できるのも、クラウドPBXが選ばれている理由です。スマホ内線化(BYOD)によって会社番号での着信・発信ができれば、固定電話がないオフィスを実現することも可能。

クラウドPBXについてはこちらの記事で詳しく解説しているので、ぜひご参考ください。

1ユーザーから使える多機能クラウドPBXサービス”UNIVOICE Essential”のご紹介

多くのメリットがあるスマホ内線化をアプリで実現し、手軽な導入と高い拡張性・柔軟性を備えるクラウドPBX。そのなかでも、特におすすめの多機能サービスを紹介しましょう。

トラムシステム画像

UNIVOICE Essential powered by Avayaとは、創業以来3,000社以上の導入実績とリピート率92%を超える電話のプロフェッショナル、トラムシステム株式会社が提供する個人事業主・中小企業向けのクラウドPBXです。

– 工事・設備不要
– 月額900円~、1ユーザーから契約可能
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UNIVOICE Essentialは、AWSを利用した強固なプラットフォームによる高い信頼性、99.95%を誇る安定性を持ち、セキュリティ対策も万全です。

外線電話、内線電話、パーク保留、転送、留守電などの家庭用電話機にはない豊富な機能が搭載されています。

スピーディーな導入、容易な設定変更、ロケーションフリー、そしてシンプルで明快な料金体系で、あらゆるニーズに応えます。

– 電話設備を構築したいが大規模な工事や設備設置はしたくない
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– 固定資産ではなく、サービスとして電話を利用したい

など、これまでの電話の常識を変えるサービスが、UNIVOICE Essentialです。

まとめ

家庭用電話機やビジネスフォンはそれぞれメリットが異なるため、企業規模や事業形態によって判断する必要があります。初期費用を抑えつつ、内線や外線などの電話機能を利用したい場合には、クラウドPBXがおすすめです。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木 康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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