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2020.01.28クラウドPBX

業界別クラウドPBXのおすすめ理由丨飲食・IT・学校・人材派遣など|トラムシステム

「クラウドPBXに興味はあるが、自社の業界に合っているのか?」と疑問に思う方は少なくありません。そこで今回は、飲食、士業、個人事業主、人材派遣、不動産、教育、医療、IT、ホテルといったあらゆる業界にクラウドPBX導入をおすすめする理由を解説します。最適なクラウドPBXの選ぶ方法も解説しますので、自社の電話設備の刷新を考えている方はぜひご覧ください。

クラウドPBXとは

まずは、クラウドPBXの仕組みを軽くおさらいしましょう。

クラウドPBXとは、これまで高価な設備投資が必要だったPBX(電話交換機)の機能を、クラウド(インターネットを通じてコンピューター資源を利用する形態)を通じて入手できるシステムです。複数のIP電話機(インターネット回線を通じて通話を行う電話機)やスマートフォンを相互接続し、電話環境に必須の内線・外線や転送機能を利用できます。

従来のオンプレミス型(機器を設置して構築する形式)PBX+ビジネスフォンとの違いは、以下の通りです。

・インターネット回線を通じて必要な機能を入手するため、3日~1週間という短期間で構築可能
・導入コスト、維持コストが非常に安価
・配線や機器が存在しないため、オフィス移転やレイアウト変更も迅速に行える
・電話機、スマートフォン、タブレットなど、あらゆる端末に対応可能

近年は企業の形態や規模を問わずクラウドPBXの導入が進み、従来のオンプレミス型は置き換えられつつあります。

クラウドPBXの概要については、下記リンクでも解説しています。合わせてご覧ください。

業界別クラウドPBXのおすすめポイント

クラウドPBXの全体的なメリットは理解していても、「果たして自分の業界に合うのか?業務にマッチするのか?」と疑問に思った方もいるのではないでしょうか。ここからはクラウドPBXをおすすめする理由を業界別に解説します。

一般企業

開発や営業、総務などのバックオフィスなどの様々な部署間の連携が必要な一般企業において、電話・メール・チャットなどの場面に応じたコミュニケーションツールの活用は当たり前となっています。

導入メリット
1.スマートフォン、ソフトフォンなどの活用により、オフィスに固定電話を置く必要がなくなる
2.BYOD(Bring Your Own Device)により、端末費用と通信コストを削減
3.個人の業務用端末から会社の代表番号で発信できる
4.海外を含む各拠点間の内線通話が無料になる
5.オフィスを移転しても電話番号が変わらない

コミュニケーションの多様化により通信コストが膨らんでいく中、クラウドPBXの導入によりコスト削減を図る企業が増えています。

営業会社

営業時間内に多くの社員が外出する営業会社では、スマートフォンや携帯電話で互いに連絡を取り合うことが一般的です。そのため、個人用・業務用端末の2台持ちをしなければならない、個人のスマートフォンからクライアントに電話をしなければならないといった不便さが生じていました。

導入メリット
1.営業社員のスマートフォンを業務用端末として利用する(BYOD)することで、個人用と2台持ちする必要がない
2.個人用端末から会社番号でクライアントに発信でき、社員のプライバシーが守られる
3.クライアントなど仕事に関連する連絡先はクラウド上の電話帳に保存されるため、端末が紛失した際の情報漏えいリスクを軽減できる
4.海外出張などの際も、ホテルや空港のWIFIを使って内線発信すれば通話料は無料

クラウドPBXの導入によって業務効率化はもちろん、社員の満足度向上も期待できます。

飲食業界など多店舗展開企業

恒常的な人手不足に悩まされながらも、お客様の予約やお問い合わせに対して素早いレスポンスが必要な飲食業界。クラウドPBXを導入すれば、コストを抑えながら業務効率化を達成できます。

導入メリット
1.営業時間外や外出中でも、問い合わせの電話をスマホで受けられる
2.都合の悪い時間帯は、自動音声対応に切り替えも可能
3.固定電話を設置するよりも、はるかに低コストで運用できる
4.電話帳機能があるため、お客様の属性(常連客か否かなど)に応じた対応が可能
5.各店舗間の通話を内線として無料にできる

固定電話回線は、将来的に廃止が予測されています。今から飲食店を立ち上げる方、固定電話回線をお店で継続利用している方は、クラウドPBXを導入しましょう。

コールセンター業界

電話が重要なアイテムとなるコールセンター業界は、クラウドPBXがもっとも活躍する業界と言えます。導入を通して、応対品質の向上やオペレーターの離職防止が可能です。

導入メリット
1.コストを削減し、導入にかかる時間を短縮できる
2.CTI(コンピューターと電話を統合するシステム)やCRM(顧客管理システム)との連携が容易
3.リモートワークに対応し、オペレーターの働きやすい環境を整備できる

一層の効率化や品質向上が求められる現代のコールセンターでは、クラウドPBXの導入が必須と言えます。

コールセンターとクラウドPBXの関係については、下記リンクもご確認ください。

システム・ゲーム開発などIT業界

近年急速な発展を遂げているIT業界でも、クラウドPBXの導入が進んでいます。人手不足が深刻で、通信環境が重要である点は、飲食店と変わりません。リモートワークや複数拠点での勤務などエンジニアが分散していることが多く、通信機器によるコミュニケーションが重要となります。

導入メリット
1.複数拠点で利用しても基本料は増加しないため、月々のコストが安い
2.パソコン、スマートフォン、タブレットなど全ての端末に対応している
3.日本全国で利用できるため、エンジニア同士距離を感じさせないコミュニケーションが可能
4.コミュニケーションの円滑化により、地方に在住する優秀なエンジニアをプロジェクトに招聘できる

人材不足の中で優秀なエンジニアを確保するには、クラウドPBXを利用した通信環境整備が必要です。

弁護士・税理士など士業界

希少スキルを駆使して企業や個人の悩みを解決する士業界にも、クラウドPBXが求められています。10人以下の少人数体制で事務所を経営しているケースが多く、顧客からの問い合わせを確実に仕事へ繋げることが必要です。

導入メリット
1.外出中の連絡をスマホに転送すれば、代表自らが専門的な問い合わせに応えられる
2.士業で未だに利用されている紙のやりとりを、クラウドPBXに実装できるインターネットFAXで迅速に確認可能
3.オフィスを移転しても同じ電話番号を利用できるので、変更の手間が省ける
4.産休によるリモートワークなど、スタッフの要望に最大限寄り添うことで、離職防止に繋がる

専門知識を有する代表へ確実に問い合わせが届くため、案件を逃すことなく営業できます。

介護・病院など医療業界

病院や介護など人の命を預かる仕事を担当する医療業界でも、クラウドPBXの導入が求められます。特に、通信手段としてPHS(簡易携帯電話)を利用している事業所は、変更が急務です。

導入メリット
1.PHSは2020年を目途に停波が予定されており、代替手段が必要
2.クラウドPBXを利用すれば、従業員が保有するスマートフォンを業務に利用するBYODを代替手段にできる
3.自宅や外出先でも内線通信が可能、メンテナンスが不要など、緊急性の高い職場ではクラウドPBXが適任
4.録音機能を利用して、患者と看護師のやり取りも保存可能

すでに総合病院ではクラウドPBXの導入が進んでおり、コスト削減や業務効率改善を達成しています。

PHSの停波は下記リンクでも詳しく解説しています。該当している方はぜひご覧ください。


ホテル業界

客室に連絡を取るための電話機を設置しているホテル業界には、クラウドPBXの導入が必要です。電話機は内線通話となっていますが、これまでは大規模なPBX機器を設置する必要があり、莫大なコストが掛かっていました。

導入メリット
1.台数を増やしても基本料はそのまま、PBX機能のクラウド化により低コストで利用可能となり電話機にかかるコストを大幅に削減できる
2.外出中のスタッフにも内線通話が可能なため、トラブルが発生しても迅速に対応可能
3.電話機の代わりに、情報検索や翻訳が可能なタブレットも設置できる
外国人観光客に対応するため、クラウドPBXを利用したタブレットを設置するホテルが急速に増加しています。

不動産・人材派遣業界

不動産や人材派遣業では、お客様個人からの着信がどうしても発生します。固定電話では迅速な対応が難しいので、自身の携帯電話で対応せざるを得ないのが現状です。

導入メリット
1.スマートフォンでも代表番号で発信できるため、事務所に戻って折り返す必要がない
2.事務所にいるスタッフに通話を転送することもできるので、機会損失を防げる
3.業務専用の電話番号を用意し、プライベート用電話番号と使い分けが可能
4.スタッフが全員外出中でも、全ての携帯端末に転送するよう設定できる

電話でのヒアリングが応対が重要な両業界にとって、クラウドPBXは心強い味方です。

学校など教育業界

学生にタブレットを配布するなどIT化が進む教育業界でも、クラウドPBXの導入が求められます。教師は会社員とは違い業務用の個人端末が支給されないため、保護者や他の教師との連絡がスムーズに取れないという悩みを抱えていました。

導入メリット
1.教師が保有するスマートフォンを、クラウドPBXアプリを導入して業務に利用できる
2.アプリを通じて通話を行えば、運動会や遠足といったイベント時に各教師が業務のための通話料を負担する必要がなくなる
3.外出中でも教師や保護者とスムーズに連絡を取り合えるため、問題発生時迅速に対応できる

専用の端末を支給しなくても、教師の負担を減らしながら業務効率化が可能です。

建設業界

工事現場と本社との連絡のため、各現場に電話設備を整えることが必要である一方、短期間の工事現場での電話設備を整えることはコストのかかること。インターネットを通じて通信をするクラウドPBXによって以下のようなメリットが期待されます。

導入メリット
1.工事現場など一定期間のみの利用時にも、インターネット環境を整備するだけで通話が可能
2.作業員のスマートフォンへの転送が可能なため、電話対応をするために事務所に戻る必要がない
3.週末や夜間などの作業時間外の着信は、本社に転送させたり、音声ガイダンスで対応することも可能
4.契約回線数はブラウザから随時変更ができるため、繁忙期・閑散期に合わせて利用する回線数を柔軟に変えられる

金融業界

顧客の個人情報や株の取引データなど特に機密性の高いデータを取り扱う金融業界では、これまでセキュリティの観点からオンプレミスでシステム運用することが一般的でした。しかし、クラウドPBXの普及とベンダーによるセキュリティ強化により、状況が変化しつつあります。

導入メリット
1.ベンダーが提供するPBXのサービスを利用する形態のため、サーバーのメンテナンスや監視を自社で行う必要がない
2.多くのベンダーで専門家によるセキュリティ対策が行われているため、自前で環境を構築するよりもむしろ安全性が高いという見方もある。(セキュリティ体制はベンダーによって差があります)
3.チャットやWeb会議、スマートフォンの内線化などにより、社員間のコミュニケーションを活性化

製造業界

工場とオフィスとの行き来など社員の移動が多い製造業では、オフィスにかかってきた電話に対応できないことによるコミュニケーションロスが生じていました。クラウドPBXとスマートフォンやUC機能の活用により、業務効率化とコミュニケーション活性化が期待されます。

導入メリット
1.個人のスマートフォンへの転送機能により、オフィスにいなくても電話対応が可能
2.チャットなどのUC機能の活用で、社員間や拠点間の情報共有をスムーズに
3.週末や夜間などの工場の稼働時間外の着信は、本社に転送させたり、音声ガイダンスで対応することも可能

SOHO・個人事業主

SOHOや個人事業主は、通信設備に多額の資金を投入できないという悩みを抱えています。クラウドPBX以前は、問い合わせが来ても対応する人間がおらず、泣く泣く高額な電話対応代行サービスを利用することもありました。

導入メリット
1.低コスト、短期間で設置できるため、事業開始がスムーズ
2.移設が簡単なため、レンタルオフィスでも気兼ねなく利用できる
3.スマートフォンで固定電話用番号を利用できるので、事業の信頼性が高まる
4.業務時間外の自動音声対応など、コールルールを柔軟に設定可能

資金に余裕がなくても、お客様からの問い合わせを逃さない強固な通信環境を整備できます。

SOHOや個人事業主がクラウドPBXを利用する際のポイントは、下記リンクでも詳しく解説されているので要チェックです。

クラウドPBXの選び方とは

最後に、クラウドPBXの選び方を解説します。

クラウドPBXは、一つのシステムで複数企業の情報を管理するSaaS型と、一つのシステムで単独の企業情報を管理するPaaS型が存在します。

SaaS型は、PaaS型よりも低コストですが、セキュリティ面でリスクがあり、機密性の高い情報を扱う場合に向いていません。PaaS型は、SaaS型よりもセキュリティが強固ですが、コストが高騰します。中小企業で利用するならSaaS型、大企業ならPaaS型がおすすめです。

サービスごとに対応している端末やオプションの詳細が異なるので、複数のサービスを比較し、自社の環境に適したものを選択しましょう。

もっと詳しく知りたい方は、リンク先の記事もぜひご確認ください。

クラウドPBXは個人事業主から大企業までおすすめ

クラウドPBXは、低コストで導入しやすく、管理も容易という優れたシステムです。資金が乏しい中で通信設備を整備したい個人事業主から、働き方改革や組織変更を柔軟に行いたい大企業にいたるまで、あらゆる企業で活用されています。

PHSや固定電話回線といった従来システムは将来的に終了する可能性もあり、クラウドPBXへの乗り換えが急務です。本記事で解説したポイントをもとに、自社の環境に最適のクラウドPBXシステムを導入しましょう。クラウドPBXの選び方を詳しく知りたい方は、以下のリンクもぜひご参考ください。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木 康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


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