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2019.08.31

小規模・個人事業主こそクラウドPBXがおすすめ丨コストや選び方を解説|トラムシステム

小規模・個人でやっている事業が軌道に乗ると、必要となってくるのが固定電話です。しかし、固定電話の設置や維持にかかる費用は高額で、予算に余裕のない小規模企業には不向きとなっています。オフィスの移転やレイアウト変更の際も工事が必要となるので、柔軟性もありません。

そのような場合は、オフィスの電話機能を手軽に、安価に利用できるクラウドPBXの利用がおすすめです。小規模・個人事業主やSOHOの方がクラウドPBXを導入する際のポイントを解説します。

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、ビジネスフォンの外線・内線機能を司るPBX(主装置)をネットワーク上に構築し、IP電話(インターネット回線を利用する電話機)を配線なしで利用できるサービスです。

スペースを取らないので小さなオフィスや自宅にも設置できます。社員の保有するスマートフォンを子機として利用できるサービスもあり、電話設備に資金を割けない個人事業主・SOHOの方にうってつけです。

手軽さだけでなく、機能面でも従来の固定電話に劣りません。従来のビジネスフォンで利用可能な発信・着信・内線電話・ダイヤルイン・保留機能は全て利用できます。回線の増減をはじめとする面倒な設定変更もブラウザ上で操作すれば完了です。

自動音声機能や担当部署ごとの着信割り振り機能など、業務を支援するサービスも揃っています。近年は課題とされてきた音質も向上しており、さまざまな企業で採用されています。

クラウドPBXの導入・運用コスト

クラウドPBXの導入には、ハードウェアの設置や電話回線の工事が必要ありません。導入にかかるコストはサーバーの初期設定費用や契約料が主となっており、1万円ほどが相場となっています。

加えて、クラウドPBXは社員が保有するスマートフォンを内線として利用することが出来るため、従業員用の端末を準備・設置する必要もありません。オフィスに設置する固定電話は機種によっては1台1~2万円ほどするため、このコストをカット出来ることになります。

運用コストについては、クラウドPBXは、サービスの利用料を毎月ベンダーに支払う仕組みとなっています。内線の回線数かユーザー数によって基本料金が決まっており、1ユーザーあたり月々1,500~2,000円ほどが相場です。端末数が多い場合、1台につき1,000~3,000円ほどの基本料金が追加でかかることも多くなっています。

月額料金の他には、外線通話料、インターネット利用料、ブロバイダ料金などが発生します。一般回線、携帯電話、国際通話などによってそれぞれ料金は異なりますが、一般回線だと3分で大体8~10円ほどが相場です。

小規模・個人事業主、SOHOがクラウドPBXを利用するメリット

工事が不要で月額料金で利用できるクラウドPBXは、事業の方向性や状況が変動しやすい小規模・個人事業主やSOHOに特におすすめのサービスです。

具体的なメリットについて詳しく解説していきましょう。

短期間で設置できる

まず、大規模な工事を必要としないので、ビジネスフォンに比べ圧倒的短期間で設置できます。申し込み後は平均して1週間、中には最短で2日で設置できるサービスもあり、迅速な行動が必要な個人事業主にうってつけです。設定に要する時間も短く、すぐにシステムを利用できます。

レンタルオフィスで利用しやすい

インターネット回線さえあれば利用できるクラウドPBXは、レンタルオフィスでも活躍します。レンタルオフィスでは光ファイバー回線や電話サービスを提供してくれていることが多いですが、それらのサービスの利用料は相場よりも割高に設定されていることがあります。

しかし、クラウドPBXがあればレンタルオフィスのインターネットを利用して低コストで通信環境を整備できます。

スマートフォンで固定電話用電話番号が使える

「これまで個人のスマートフォンを仕事でも使っていたが、今後はプライベートと仕事の番号を分けたい」という要望にも、クラウドPBXは対応できます。クラウドPBXでは専用アプリを通じて会社番号から発信・着信させることが可能です。

プライベートとビジネスの電話番号が混ざったり、会社番号で発信するためにわざわざオフィスに戻る必要もありません。

オフィス移転、人員増強に柔軟に対応

オフィスに電話回線を敷いたり固定電話を設置する必要がないため、オフィス移転やレイアウト変更の際にも手間がありません。インターネットを通じて通話するクラウドPBXは、引っ越しやオフィス移転をしても電話番号はそのまま引き継げるので、今後の事業拡大にも柔軟に対応できます。

細かいコールルールが設定できる

細かいコールルールの設定も、クラウドPBXの得意とするところです。「業務時間外は自動音声で対応する」、「着信を社員が保有するスマートフォンに対応させる」、「最初に全ての電話機を鳴らし、対応できなかった場合に秘書役の電話を鳴らす」など、状況に応じたコールが設定できます。

個人でクラウドPBXを導入する方法

クラウドPBXのサービスの中には、1ユーザーから申し込み可能なものもあります。クラウドPBXを個人で導入する場合は、以下の流れで導入を行います。

1.書類の用意
2.支払い方法の設定
3.審査
4.導入

それぞれの手順を具体的に解説してきましょう。

書類の用意

まずは、申し込みに必要な書類を用意しましょう。個人事業主の場合は身分証明書だけで構いません。SOHOの場合は、履歴事項全部証明書と代表者の身分証明書が必要となります。必要書類が以前よりも簡素化されているので、簡単に申し込み可能です。

支払い方法の設定

次に、支払い方法の設定を行います。クラウドPBXでは口座引き落とし方式が一般的ですが、サービスによっては銀行振込・プリペイド方式を選択できます。企業の規模に応じて、最適な支払い方法を選びましょう。

審査

これらの作業が完了すれば、実際に申し込みを行い、審査が開始されます。クラウドPBXで審査が行われるのは、簡単に電話回線が設置できる点を悪用し、反社会的企業や団体が利用するのを阻止するためです。

自己破産や返済していない借り入れがある場合を除き、基本的には審査を通過します。立ち上げたばかりで利益がほとんど出ていない法人でも問題ありませんので、気軽に申し込みましょう。

クラウドPBXの審査についてはこちらの記事で詳しく解説しています。

導入

審査が完了すれば、クラウドPBXを提供するベンダーと打ち合わせ後、導入が開始されます。料金や機能などをしっかり確認し、やり直しがないよう導入を進めてください。設定はブラウザ画面から行えるサービスがほとんどです。ある程度の知識があれば自身で設定を行うこともできます。設定代行費用も浮くので、一度検討してみましょう。

クラウドPBXを選ぶ際の注意点

最後に、クラウドPBXを選ぶ際の注意点について解説します。

場合によっては、割高になる場合も

利用プランや回線数によってはクラウドPBXが割高になるケースに注意しましょう。必ず月額利用料金が発生するシステムなので、サービスによっては通常の固定電話より高額になってしまう場合もあります。同じオフィスを何年も使い続けることがわかっている場合は、固定電話の方がおすすめです。

余計な機能を付与しない

クラウドPBXサービスにはIVR機能・CTI機能のようなさまざまなオプション機能が設定されていますが、それらを全て導入すると、コストが跳ね上がってしまいます。資料をよく読み、本当に必要なオプションのみ導入するようにしてください。

セキュリティには細心の注意を払う

近年流行しているBYOD(社員が自らのパソコンや携帯電話を業務で利用すること)の一環でクラウドPBXを利用する会社も増えていますが、情報流出やウイルス感染のトラブルも報告されています。

厳重に管理されているとはいえ、ネットワーク上にシステムを構築している以上、リスクは常に存在します。インターネットセキュリティを万全にし、機密情報の徹底管理を行うことで対策してください。

1ユーザーから使える多機能クラウドPBXサービス”UNIVOICE Essential”のご紹介

多くのメリットがあるスマホ内線化をアプリで実現し、手軽な導入と高い拡張性・柔軟性を備えるクラウドPBX。そのなかでも、特におすすめの多機能サービスを紹介しましょう。

UNIVOICE Essential powered by Avayaとは、創業以来3,000社以上の導入実績とリピート率92%を超える電話のプロフェッショナル、トラムシステム株式会社が提供する個人事業主・中小企業向けのクラウドPBXです。

– 工事・設備不要
– 月額900円~、1ユーザーから契約可能
– 高い信頼性と安定性と音声品質

UNIVOICE Essentialは、AWSを利用した強固なプラットフォームによる高い信頼性、99.95%を誇る安定性を持ち、セキュリティ対策も万全です。

外線電話、内線電話、パーク保留、転送、留守電などの家庭用電話機にはない豊富な機能が搭載されています。

スピーディーな導入、容易な設定変更、ロケーションフリー、そしてシンプルで明快な料金体系で、あらゆるニーズに応えます。

– 電話設備を構築したいが大規模な工事や設備設置はしたくない
– 外出先でも電話を受けたい
– 電話回線の数を企業成長に合わせて、柔軟にすぐに変更したい
– 固定資産ではなく、サービスとして電話を利用したい

など、これまでの電話の常識を変えるサービスが、UNIVOICE Essentialです。

まとめ

コストの安さや利便性で注目されているクラウドPBX。個人事業主・SOHOのような小規模な事業所との相性は特によく、オフィスに快適な通信環境をもたらしてくれます。しかし、情報流出のリスクには注意が必要です。メリット・デメリットを理解し、最適なクラウドPBXの導入を目指しましょう。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木 康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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