小規模・中小企業向けクラウドPBXの選び方！重要ポイントを解説｜トラムシステム
コスト削減や業務効率化などの効果が期待できるクラウドPBX。導入を検討する一方で、自社に最適なサービスやベンダーの選び方がわからずに困っている企業担当者もいるのではないでしょうか。この記事では、小規模～中小企業がクラウドPBXを選ぶ際のポイントを解説します。
目次
クラウドPBXとは
クラウドPBXとは、ベンダーがクラウド上に設置したPBX（電話交換機）をインターネット回線を通じてアクセスすることで、内線や外線などの電話機能を利用するサービスです。
従来のオンプレミス型の電話設備に必要であったPBXや電話回線などが不要になるため、初期費用を大幅に抑えられるのが特徴です。その他にも、スマートフォンの内線化やチャット、自動音声応答、通話録音などの豊富な機能により、業務効率化やコスト削減効果が期待できます。
小規模・中小企業がクラウドPBXを導入するメリット
少数精鋭で業務をこなす小規模～中小企業では、メンバー同士の綿密な連携が非常に重要です。一方で、オンプレミス型PBXのような大規模な工事や設備が必要な電話設備は、資金面やオフィススペースの問題でなかなか手を出しづらいという企業も多いでしょう。
クラウド上に電話環境を構築するクラウドPBXなら、利用に必要なのは、基本的にインターネット回線とインターネット通信に対応した電話機（IP電話機、スマートフォン、パソコン、タブレット）だけです。最小限の設備で電話環境を構築できるのは、小規模～中小企業にとっての大きなメリットと言えます。
この他にも、事業拡大時の拡張性や強固なセキュリティ体制などの様々なメリットがあります。詳細はこちらの記事で解説しているので、ぜひ参考にしてください。
小規模・中小企業がクラウドPBXの選ぶ際のポイント
小規模事業者や中小企業がクラウドPBXを導入する際は、現在使っている設備への適合性やコストパフォーマンスが重要なポイントとなります。クラウドPBX導入時に特に気をつけるべき4つのポイントについて解説します。
電話番号の引き継ぎ
1つ目のポイントが、現在使っている電話番号をクラウドPBXにそのまま引き継げるかです。
例えば事業規模がまだ小さい時、家庭用電話機などを使って業務を行うことはよくありますが、この家庭用電話機からクラウドPBXに乗り換える際、電話番号はそのまま引き継ぎたいという要望は多いです。
電話番号の引き継ぎには番号ポータビリティ（LNP）サービスを利用するため、現在の電話番号で番号ポータビリティが可能かどうかを確認する必要があります。一般的に、番号ポータビリティの条件は以下の通りです。
・LNPが利用できる番号：NTT東日本やNTT西日本で取得した固定電話番号
・LNPが利用できない番号：NTT東日本やNTT西日本が提供しているひかり電話、他社のひかり電話、IP電話など
番号ポータビリティの条件や流れについてはこちらの記事で解説しています。ぜひあわせて参考にしてください。
機器の設置の有無
クラウドPBXは、基本的にオフィスに物理的な機器を設置せずに利用できるサービスです。しかし、一部のケースについては機器を設置する必要がある点は把握しておきましょう。
具体的には、1つ前の「電話番号の引き継ぎ」で解説した番号ポータビリティができない電話番号や、IP電話機以外のアナログ電話機を、クラウドPBX導入後も使い続けたい場合には「VoIPゲートウェイ」と呼ばれる機器の設置が必要です。
VoIPゲートウェイとは、インターネット回線とアナログ回線を中継する機器です。クラウドPBXはインターネット回線と利用しますが、クラウドPBXとVoIPゲートウェイをつなぐことで、オフィス構内の電話回線を使ってクラウドPBXを利用できます。
ゲートウェイについてはこちらの記事で詳しく解説しています。ぜひあわせて参考にしてください。
トライアル・契約期間
クラウドPBXが自社の業務に本当に必要であるか、必要な機能が揃っているかを確認するために、トライアルから始めるのがおすすめです。多くのベンダーが10〜30日程度のトライアル期間を設けているため、これを利用して音声品質や操作性などをチェックすることも出来ます。
クラウドPBXの契約時には、最低契約期間にも注意しましょう。最低契約期間が1年間の場合、その期間中は事業規模の縮小などでクラウドPBXが不要になっても契約し続けることになります。契約は自動更新されることが多いため、解約したい場合の通知期限についてもチェックしておきましょう。
サポート体制
クラウドPBXでは、ベンダーがPBXシステムの運用・保守を行います。企業にとっては、自社でメンテナンスなどを行う必要がない点がメリットである一方で、システムの構造を自社で把握できず、トラブル時の対応もベンダーの頼るしかないという点には注意が必要です。
このため、いざというときにベンダーから早急・適切なサポートが受けられるサポート体制も重要な検討ポイントになります。
具体的には、問い合わせの対応時間（平日営業時間内または24時間365日など）や、問い合わせの手段（電話、メール、チャットなど）を確認します。電話設備のトラブルは業務に直結するものであるため、万が一の際でも安心して任せられるベンダーを見つけたいですね。
拡張性
拡張性とは、事業の状況に応じてシステムの規模（ユーザー数や利用機能）を拡大できるかどうかという点です。
今後事業が成功し、契約するユーザー数を大幅に増やしたり、より便利にするために利用機能の増やしたりする可能性もあるでしょう。このような際に、ベンダー側の制約でユーザーや機能の追加ができなければ、事業の成長の大きな足かせとなりかねません。
特に利用できる機能はベンダーによって異なるため、使いたいと思った機能がそもそも提供されていない可能性もあります。
電話設備は、一般的に導入後は5年10年と長く使い続けます。「今必要な機能を備えているか」という視点に加えて、中長期的な視点でも選ぶことが重要です。
まとめ
クラウドPBXは様々なベンダーから提供されているため、要件をしっかりと整理した上で複数のサービスを比較検討し、自社にあったサービスを選択することが重要です。
特に番号の引き継ぎや設備の設置有無については、導入時の手間やコストに大きく関わることであるため、しっかりと確認するようにしましょう。
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WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木 康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
