クラウドPBXの機能一覧！おすすめ便利機能を13個紹介｜トラムシステム
クラウドPBXには、スマホ内線や代表番号発信、チャットなど、ビジネスフォンにはない様々な便利機能が多数搭載されています。
この記事では、クラウドPBXを導入するならぜひ活用したいおすすめ機能を13個紹介します。クラウドPBXで利用できる機能が気になる方は、ぜひ参考にしてください。
目次
クラウドPBXとは
クラウドPBXとは、PBX（構内交換機）と同じ機能・サービスをインターネット経由で利用できるサービスです。サービスを提供するベンダーがクラウド上に設置したPBX環境に、インターネットを通じてアクセスします。
インターネット回線を使うクラウドPBXでは、電話回線を用意する必要がありません。また、内線無料化などの便利な機能によって通話料削減が期待されます。
加えて、自社で電話環境の運用を行わず、クラウドPBXサービスベンダーがメンテナンスを行うため、運用コスト（社員の人件費）の削減、初期コストの圧縮（構築がなくなり、クラウドPBXサービスの設定のみになる）なども実現されます。
クラウドPBXの仕組み
クラウドPBXは、クラウド環境にPBXを設置し、インターネット回線を通じて接続します。インターネット環境さえあれば内線や外線、転送、保留などの各電話機能を利用でき、電話回線は必要ありません。
このような仕組みから、IP電話機だけでなく、スマートフォンやPC、タブレットも電話端末として利用できます。
回線数やオプション機能はWebブラウザ上で変更するため、事業の状況に応じて電話環境を柔軟に変更できる点も特徴です。
クラウドPBXの主な機能一覧
本記事では多数あるクラウドPBXのおすすめ機能13個を紹介します。それぞれの機能の特徴やメリットについて解説していきます。
スマートフォン・PCの内線化
スマートフォン・パソコンの内線化は、多くの企業がクラウドPBXの導入目的の1つとして挙げるメリットです。スマートフォンやパソコン、タブレットにクラウドPBXの専用アプリをインストールするだけなので、導入もスムーズです。
持ち運びができるスマートフォンを内線化することで、オフィスにいなくても会社の内線や外線が利用できるようになります。
外出中の社員に内線をかけたり、会社にかかってきた電話をテレワーク中の社員がスマホで受けたりといったことが可能になり、業務が効率化されるでしょう。
また、電話機能を持つパソコンやタブレットなどの「ソフトフォン」は、コールセンターやコンタクトセンターで多く導入されています。ヘッドセットを着ければ両手が使える状態になるため、通話しながらパソコン操作を行えます。
BYODでさらに利便性向上
BYOD（Bring Your Own Device）とは、社員が個人で保有する携帯端末を業務利用することです。
LINEやSkypeのように、個人のスマホにクラウドPBXのアプリをインストールし、そのアプリを通じて内線や外線を利用します。
企業が業務用端末を購入する必要がなくなり、コスト削減が可能です。社員にとっても、使い慣れた端末を業務で利用できる点はメリットです。さらに業務に関する連絡はクラウドPBXアプリを通じて行うことで、プライベートの電話番号が仕事の関係者に知られたり、業務で利用した分の通話料を自己負担したりする心配もありません。
一方、BYODでは端末の紛失や盗難、それに伴う情報漏洩のリスクが高まります。セキュリティソフトやMDM（モバイルデバイス管理）を導入し、万が一のための対策をとっておくことも重要です。
保留転送機能
保留転送機能は、外部から電話がかかってきた際に別の担当者につなぐまでの間に応答を一時的に保留した上で、担当者にその通話を転送する機能です。
保留ボタンを押すと通話が保留状態となり、同時に内線通話呼び出しを待機する状態になります。その状態から、担当者の内線番号をプッシュして担当者に電話をつないでいきます。
代表番号発着信
企業の代表番号にかかってきた電話をスマートフォン、パソコン、固定電話機など、多彩な端末を使って通話ができます。これにより、外出先であってもお客様からの問い合わせ電話などに対応することができます。
また、社員個人が所有するスマートフォンを使ってお客様に電話する場合も、代表番号での発信が可能です。これにより、プライベートで利用している番号を知られることなく個人の端末を業務利用することが可能になります。
ダイヤルイン（ダイヤルインサービス）機能
ダイヤルイン機能は、電話回線に対して複数の電話番号を付与できる機能です。例えば、電話回線を3契約、電話番号を7個で運用することが可能になります。電話回線の数以上に電話番号を用意できるため、高額な電話回線の月額基本料を抑えられるなどのメリットがあります。
ダイヤルインについてはこちらの記事で詳しく解説しています。あわせてご覧ください。
通話録音機能
通話音声を保存し、クラウドサーバーに保存する機能です。データは時刻、通話時間、相手先電話番号などの情報と共に保存され、再生、削除、ダウンロードを行えます。
通話録音は、電話でのやり取りが多いコールセンターで多く用いられている機能です。トラブル時に過去の通話を確認できる他、通話の冒頭で「この通話は録音されています」といったアナウンスを流すことで、執拗な営業電話や理不尽なクレームを抑制する効果が期待されます。
着信拒否・着信設定
指定の電話番号からの着信を拒否したり、電話番号によって着信する電話機を変えられたりする機能です。
着信拒否機能では、営業電話など円滑な業務遂行を阻害する着信をシャットダウンすることで、社員は本来の業務に集中することが可能です。
着信設定では、会社の代表番号への着信はまず受付の電話機に繋いだり、営業時間外の着信は会社の電話機ではなく社員のスマホに転送したりなど、電話への対応ルールを決められます。
具体的にどのような設定ができるかはベンダーによって異なるため、機能要件を整理した上で導入前に確認しておきましょう。
音声ガイダンス
「本日の営業は終了しました」など、日時や曜日に応じた任意の音声ガイダンスを設定できる機能です。「平日の夜20時から朝の8時まで」や「毎週月曜日」といったルールを設定することで、同じパターンが繰り返されます。
ガイダンスの変更や追加はブラウザ画面から簡単に行えるため、急な変更にも柔軟に対応できます。コールセンターなどの顧客対応部門や営業部など、社外から電話がかかってくることが多い部門に導入することで、残業時間の削減や社員の負担軽減につながるでしょう。
IVR（自動音声応答）機能
IVR機能とは、お客様からの着信に対して自動音声ガイダンスで一次対応を行い、問い合わせ内容に応じて適切なオペレーターに振り分けることができる機能です。
この機能も主にコンタクトセンターで利用されています。例えば、銀行のような業務範囲が広範囲に渡って提供されている場合には、専門知識を有したオペレーターを配置して、質問内容に応じて振り分けていくことが一般的です。
CTI機能
CTIとは「Computer Telephony Integration」の略で、電話とコンピューターを統合する技術です。
CTIは、特にコールセンターやコンタクトセンターで活用されています。クラウドPBXとCRMなどのシステムと連携させることで、電話番号を登録しているお客様からの着信に対して、オペレーターのパソコン画面にお客様情報や問い合わせ履歴を表示することができます。
電話を受ける前に基本的な情報を知ることができるため、電話応対時間の短縮やお客様満足度の向上が期待できます。
チャット・電話会議機能
クラウドPBXは、電話だけでなくチャットや電話会議などのコミュニケーションツールも利用可能です。特に文字情報が残るチャットは、社員同士の気軽なコミュニケーションや情報共有ツールとして便利です。
ビジネスチャットには専用のツールもありますが、連絡手段に応じて複数のツールやアカウントを管理するのは面倒です。クラウドPBXのチャット機能なら、1つのアカウントで電話もチャットも電話会議も利用できます。
「電話がつながらなかったのでチャットで連絡する」「チャットでは説明が難しい内容を電話会議でさっと共有する」など、シーンに応じて使い分けることで、業務効率化やコミュニケーションの活性化ができるでしょう。
共通電話帳
共通電話帳は、クラウドのサーバーに社員や仕事上の関係者の電話番号を保存する機能です。
これまで、社員の内線番号や社外の取引先の連絡先は、社員が個別に自分の端末に連絡先登録したり、Excelなどの別シートで管理したりする方法が主流でした。しかし、この管理方法では未登録の人の連絡先を探すのに時間がかかり、さらに端末の紛失時の情報漏れリスクもあります。
共通電話帳では、クラウド上に保存したデータにアクセスするだけで、社内の関係者全てで連絡先を共有できます。また、電話帳のアクセスにはIDやパスワードが必要なため、携帯端末の紛失時のリスクも最小限に抑えることができます。
ページング機能
ページング機能は構内に音声アナウンスを流す機能です。「◯◯さん、1番に電話です」や「◯◯さん、会議室までお願いします」といったアナウンスは、従業員それぞれが個人用の端末を持たない工場やデパートなどで重宝します。
日々の情報共有はもちろん、非常時の連絡手段としても有効です。「◯階の◯◯フロアで火災が発生しました」といったように、非常時の避難の誘導などを全体アナウンスで行うことで、速やかな避難に繋げられます。
Web管理画面
クラウドPBXでは、利用する機能、ユーザー数、着信設定などの細かい利用設定をWeb管理画面から簡単に行えます。
繁忙期やキャンペーンに伴いコールセンターの席数を一時的に増やす、社員の入社や退職にあわせてユーザー数を調整するといった対応がスムーズに行え、電話環境の整備の遅れが事業の妨げになりません。
その他にも、使っていない回線やオプション機能に料金を支払い続けるといった無駄がなくなり、コストの効率化も期待できるでしょう。
まとめ
クラウドPBXには多数の便利機能がありますが、業務に必要な機能は会社や部署によって異なります。自社の電話業務の課題や、クラウドPBXで実現したい業務体制をイメージしながら、必要な機能の洗い出しを行いましょう。
高品質・安定性のおすすめクラウドPBX”TramOneCloud”のご紹介
クラウドPBXとは、ベンダーがクラウド上に設置したPBX（構内交換機）にインターネットを通じてアクセスすることで内線・外線などの電話機能を利用するサービスです。
電話回線ではなくインターネット回線を利用するため、回線工事が必要ありません。さらにビジネスフォンの主装置にあたるPBXがクラウド上にあるため、オフィス内に物理的な機器を設置することなく、インターネット環境さえあればすぐに利用開始できます。
【クラウドPBXのメリット】
・PBX（主装置）を購入する必要がないため、初期費用を抑えられる
・インターネット環境があればPBX機能を利用できる
・スマートフォンを内線端末として利用できる
・複数拠点を持つ企業の場合、国内外問わず拠点間の通話をすべて内線で行える
・物理的な機器をオフィスに設置する必要がないため、地震などの自然災害時に破損する危険性がない
・機器のメンテナンスやセキュリティ対策を自社で行う必要がない
・回線の増減や設定などもブラウザから簡単に行うことができる
これらのメリットにより、個人事業主・中小企業から大企業まで様々な企業で普及しています。
高い品質・安定性のクラウドPBXをお探しの方は、トラムシステム株式会社のTramOneCloudがおすすめです。
外線電話、内線電話、パーク保留、転送、留守電などのビジネスフォン機能はもちろん、インスタントメッセージ、チャット、電話・Web会議、プレゼンスなどのUC(UnifiedCommnication)機能も網羅。
スピーディーな導入、容易な設定変更、ロケーションフリー、そしてシンプルで明快な料金体系で、あらゆるニーズに応えます。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木 康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
