クラウドPBXでBYOD導入！メリットやコストを解説｜トラムシステム
BYOD（Bring Your Own Device）とは、社員個人が保有するスマホなどの携帯端末を業務に利用することです。コスト削減や利便性向上などの様々なメリットがあるBYODですが、クラウドPBXでBYODを導入することで、さらにメリットを受けることが可能です。
この記事では、クラウドPBXでBYODを導入するメリットやコストについて詳しく解説します。
目次
BYOD（Bring Your Own Device）とは
BYOD（Bring Your Own Device）とは、社員が個人保有するスマホなどの携帯端末を、業務用としても利用することを指します。
企業が社員に社用端末を配布する方法と異なり、企業にとっては端末を準備するコストを削減でき、社員にとっては端末の2台持ちをしなくてよいといったメリットがあります。
ここからは、BYODのメリット・デメリットについて詳しく解説していきましょう。
BYODのメリット
BYODのメリットは、企業にとってのメリットと、社員にとってのメリットの2つの視点から考えられます。
企業にとってのメリット
企業にとっての一番のメリットは、社用携帯を準備するコストの削減です。社用携帯は購入する他、月額利用料を支払ってレンタルする方法などもありますが、どちらもコストがかかりますが、BYODであればその費用はかかりません。
また、社用携帯であれば端末の受け渡しなどを行う必要がありますが、BYODなら専用のアプリをインストールし、IDとパスワードでログインするだけで利用開始できます。
退職などでBYODが不要になった場合には、対象のIDを利用停止するだけなので、利用開始や停止に伴う手間も抑えられます。
社員にとってのメリット
社員にとってのBYODのメリットは、使い慣れた端末を業務にも利用できることです。幅広い世代の社員が働く企業では、全ての社員がスマホなどのデジタル機器の扱いに慣れているわけではありません。
ITツールに苦手意識を持っていて、「自分のスマホの使い方を覚えるだけで精一杯」といった社員もいるでしょう。このような社員にとって、普段から使っている端末を業務でも利用できることは、利便性向上やストレス軽減になります。
加えて、プライベート用の端末と社用端末を2台持ち歩いたり、充電をしたりする必要がない点もメリットです。
BYODのデメリット
様々なメリットがあるBYODですが、デメリット（注意点）もいくつか存在します。メリットと同様に、企業と社員のそれぞれの視点から解説します。
企業にとってのデメリット
企業にとってのBYODのデメリットは、社員の個人端末に仕事に関連する情報が保管されることによる紛失や盗難、さらにそれに伴う情報漏洩リスクです。
社用携帯の場合、仕事終わりに会社に端末を置いて退社したり、飲み会には持って行かなかったりといった対応ができます。しかし、プライベート端末となれば、仕事中も休暇中も24時間365日どこにでも持ち歩くことが一般的です。
このため、企業は紛失や盗難への対策を予め講じておくことが重要です。
BYODのデメリットやリスクの詳細や対策については、こちらの記事で詳しく解説しています。ぜひあわせて参考にしてください。
社員にとってのデメリット
社員にとってのデメリットは、プライベートと仕事の切り替えが難しくなることです。日々持ち歩く個人の端末で業務に関する連絡が見られるので、休日に同僚からの連絡を見てしまったり、電話などの連絡を受けてしまったりする可能性があります。
また、BYOD専用アプリなどを用いず、単純に個人の端末を業務にも利用する形式の場合、業務に利用した通話料やデータ通信料の計算が難しくなります。企業による通信手当の支給や明確な経費申請の方法が提示がない場合、社員が自己負担する可能性もあるでしょう。
クラウドPBXでBYODを導入するメリット
BYODのデメリットを最小限に抑えつつ、メリットを最大限に発揮するなら、クラウドPBXによるBYOD導入がおすすめです。
クラウドPBXとは、PBX（構内交換機）をクラウド環境に構築し、インターネットを通じてアクセスすることで、内線や外線、転送などの電話機能を利用するITサービスです。PBXの管理はベンダー（事業者）が行い、企業は初期費用や月額利用料などを支払って利用します。
ここからは、クラウドPBXでBYODを導入するメリットについて紹介しましょう。
なお、BYOD以外にも、クラウドPBXには様々な導入メリットがあります。詳しくはこちらの記事で解説しているので、ぜひあわせて参考にしてください。
導入・運用に手間がかからない
クラウドPBXでBYODを導入する方法は非常に簡単です。必要な人数分のIDを発行し、パスワードとともに対象社員に連絡します。
社員はクラウドPBXの専用アプリを端末にダウンロードした後、配布されたIDとパスワードでログインすれば、準備完了です。
入社や退社などで必要なID数に変更が生じた場合には、企業担当者はブラウザの管理画面から設定を変更します。使わないIDのために料金を支払う必要はありません。（ベンダーによっては10ID単位など、まとまった数でのみ契約可能なケースもあります）
クラウドPBXの契約は会社で一括管理するため、社員個人に通話料などの経費精算をしてもらう必要もありません。IDや利用機能に応じた月額利用料がまとめて請求されるため、精算手続きも簡略化されます。
セキュリティレベルが高い
業務で用いる携帯端末では、社員や顧客の個人情報やビジネスに関する様々な機密情報をやり取りします。ウイルスや不正アクセスなどによる情報漏洩には、あらゆるシーンを想定した対策が重要です。
クラウドPBXは、専門知識を持つ技術者による最新のセキュリティ対策が取られています。通信の暗号化や定期的なシステムアップデートなどを行ってくれるため、BYOD運用担当者の強い見方となるでしょう。
一方で、クラウドPBXであれば企業側のセキュリティ対策は全く不要というわけではありません。端末のパスワード設定やモバイル端末管理（MDM）ツールの導入など、企業側の対策も欠かせません。
詳しくはこちらの記事で解説しているので、ぜひあわせて参考にしてください。
会社番号で発着信できる
クラウドPBXなどの専用ツールを使わないBYODでは、社員のプライベートの電話番号が仕事の関係者にも知られてしまうリスクがありました。
クラウドPBXでBYODを導入することで、会社の電話機能がそのまま社員のスマホで利用可能になります。このため、クラウドPBXアプリを利用すれば会社の番号で発信したり、会社にかかってきた電話をスマホで受けられたりできるようになります。
プライバシーを守りつつ、場所を問わない円滑なコミュニケーションが実現され、業務効率化や生産性向上につながるでしょう。
プライベートとのオンオフが切り替えやすい
プライベートと仕事の切り替えの難しさは、社員にとってのBYODのデメリットの1つです。クラウドPBXなら、業務時間外の連絡は自動音声で対応したり、メッセージの通知が来ないようにしたりなど、柔軟な着信・通知設定が可能です。
代表番号への着信は事務の担当者に、営業部への着信は営業担当者に引き継ぐといった設定もできるため、担当業務外の電話対応に時間を取られる心配もありません。
クラウドPBXによるBYODの運用コスト
クラウドPBXによるBYOD運用には、利用機能やID（ユーザー）数に応じた月額利用料が発生します。
利用料はベンダーによって異なりますが、1IDあたり1,000～1,500円程度が相場です。事務手数料などとして、導入時に初期費用が発生するケースもあります。
料金は安ければ安いほど魅力的に見えますが、クラウドPBXに限らず、利用料金は基本的にサービスの品質や充実度に応じて設定されていることを忘れてはいけません。
安さだけで決めるのではなく、機能性、利便性、通信の安定性、サポート体制など、様々な視点からサービスを比較しましょう。
まとめ
クラウドPBXでBYODを導入することで、企業にとっては端末や経費の管理にかかる手間を削減でき、社員にとっては快適、安全にBYODを使えるようになります。
クラウドPBXによるBYOD導入は、近年普及しているテレワークやフレックスタイム制など社員がそれぞれ自由な場所や時間で働くライフスタイルの促進にもつながります。様々な視点からベンダーを検討し、自社にとって最適なサービスを見つけましょう。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
