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2021.11.16

クラウドPBX / 事例 / 導入 / 自治体 /

自治体がクラウドPBXを導入するメリット8つ!導入事例も紹介|トラムシステム

一般企業のみならず、自治体においてもクラウドPBXはコスト削減や業務効率化などを実現します。この記事では自治体がクラウドPBXを導入するメリットや具体的な導入事例を紹介します。

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、クラウド上に配置されたPBX(構内交換機)をネットワーク経由で利用するサービスです。

従来のPBXは自社施設内に設置するオンプレミス型が主流でした。しかし、物理的にPBX装置や電話端末を設置するため、初期導入時に多額の設備構築費がかかる、継続的な保守・メンテナンスが必要などのデメリットが存在します。

これらのデメリットを解消するべく登場したのがクラウドPBXです。

クラウドPBXではネットワークを経由して内線・外線・転送といった電話機能を利用します。インターネットに接続できる環境があればすぐに、安く、場所を問わずに利用できる点がメリットです。

老朽化したPBX装置の置き換えやコスト削減需要を受けて、近年はクラウドPBXを選択する自治体が増加しています。

クラウドPBXの仕組み

クラウドPBXはクラウドベンダーが提供するPBX装置をネットワーク経由で利用する仕組みです。インターネットに接続できる環境があれば、物理的なPBX装置の設置工事をすることなく、すぐに利用を開始できます。

クラウドPBXの利用料金内訳は「初期費用」と「月額基本料金」の2つです。

1.初期費用
クラウドPBXではPBX装置の購入・設置費用や回線工事が不要なので、従来のPBXと比較して大きくコストを抑えられます。ベンダーや契約プランによっては事務手数料や登録料として10,000円~50,000円の初期費用が発生します。

2.月額基本料金
利用量(ID数、回線数)に応じて算出される月額利用料を支払います。また、通話自動録音やIVR、電話会議機能などオプション機能の追加料金やIP電話機のレンタル料金など、機能やオプション内容によって追加費用が発生する可能性もあります。

自治体におけるクラウドPBXの導入メリット

コスト削減や生産性向上、テレワーク環境構築など企業でのクラウドPBX導入事例が多く報告されていますが、自治体でもクラウドPBXを導入するメリットはあります。

複数拠点を一括管理できる

クラウドPBXの場合は拠点ごとの物理装置設置は必要ありません。そのため、従来のオンプレミス型PBXのように拠点ごとに初期構築・保守運用が不要であり、本庁の一部門で複数の拠点を一元管理することが可能です。

設定構築にあたる技術者を集約管理できるので、自治体の経営資源を有効活用できる点が大きなメリットといえるでしょう。

運用体制のスリム化

従来のオンプレミス型PBXでは初期設置後に保守運用作業にかかるコスト・人員確保が課題となります。一方クラウドPBXでは保守・運用はベンダーが実施するので、電話設備に関連するメンテナンス業務やそのための人員が必要ありません。

電話設備の運用に関わる体制を縮小できるので、コスト削減・経営効率化が実現します。

場所を問わず無料の内線が使える

オンプレミス型PBXではPBXと直接配線接続された電話同士でなければ「内線」とならず通話料が発生します。一方、クラウドPBXではネットワーク経由でPBXに接続できれば、場所を問わず内線電話扱いとなり通話料が無料です。

山間部や離島など本庁と離れた場所にある庁舎など、インターネットに接続できる環境があれば場所を問わず内線扱いとなるので通話料削減に繋がります。

テレワーク・在宅勤務を促進する

一般企業と同じく職員の働き方改革を進める自治体が増加しています。テレワーク・在宅勤務ともクラウドPBXは相性が良く、業務効率化や働き方改革推進を目的とする場合もクラウドPBX導入は有効です。

自宅やシェアオフィスからでもPBX機能を利用できるので、スマートフォンを内線化して利用したり、代表電話での受発信ができたりと、職場と同じ業務環境をすぐに構築することが可能です。

利用規模・機能を柔軟に変えられる

クラウドPBXでは設定内容をwebブラウザから簡単に変更できます。そのため、繁忙期には回線数を一時的に増やして対応したり、業務内容の変更に合わせて利用機能を変更したりと、利用規模・機能を柔軟に変更できるのがメリットです。

災害対策になる

災害対応は自治体に課された重要な役割であり、市民生活の早期復旧に向けて主体的な指示・動きが求められます。中でも内外部との通信手段となる電話設備の災害対策は欠かせません。

従来のオンプレミス型PBXでは災害などで設備が破損した場合、固定電話回線での通信はできなくなります。一方、クラウドPBXであればインターネットに接続できる環境さえあれば自宅や避難場所といった遠隔地からでも固定電話の受発信が可能です。

また、クラウドPBXをスマートフォンで利用する場合はWi-Fiと携帯電波の両方で利用でき、災害時に重要となる通信手段をより早く確保することに繋がります。各庁舎の通信手段を一元管理できるため、被害を受けた庁舎の着信を一時的に別庁舎に転送するといった柔軟な対応も可能です。

通信費・設備費の削減

クラウドPBXに接続できる電話同士の通話であれば全て内線扱いとなるため。複数拠点を持つ自治体では大きなコスト削減効果が期待できます。

各自治体・拠点でPBX装置を購入・設置し、保守メンテナンスをする必要がないので、これらの費用・人件費を削減することが可能です。

セキュリティ体制の強化

従来、オンプレミス型PBXでは日々巧妙化・高度化するサイバー攻撃に対向するセキュリティ対策が課題でした。住民の個人情報や地域企業の経営情報等、重要な情報を多数保有する自治体では、一度でもセキュリティインシデントが発生すると市民生活や地域の社会経済活動に多大な影響が生じる可能性があります。

クラウドPBXでは専門知識を保有するクラウドベンダーに電話設備に関するセキュリティ対策を一任することになります。これにより各自治体のセキュリティ対策要員の調達・維持にかかる手間やコストの削減と、高いセキュリティ水準の確保を両立することが可能です。

自治体でのクラウドPBX導入事例

ここからはクラウドPBXの導入した自治体の事例を2つ紹介します。導入目的や背景は違いますが、それぞれにクラウドPBXのメリットを最大限に享受している成功事例です。クラウドPBXの導入検討を進める場合は、ぜひ参考にしてください。

南会津町

福島県の南西部に位置する南会津町では、新庁舎建設をきっかけに全拠点一括でクラウドPBXを導入しています。南会津町は田島町・舘岩村・伊南村・南郷村の4村が合併して誕生した自治体であり、クラウドPBX導入前は各村で整備した電話設備が混在し非効率な状態でした。

新庁舎建設に合わせて電話設備のリプレイスを検討した際、初期コスト試算がオンプレミス型PBX導入時の4分の1程度に削減されることが分かりました。使われていない回線や電話機の整理を合わせて実施した結果、固定電話の台数を3分の2程度に削減するなど、固定電話や電話回線の最適化を実現しました。

また、BYOD(Bring Your Own Device)を用いたスマートフォン内線化による業務効率化の準備も進めており、業務効率化の導入効果も期待されています。

参考:NTT Communications

豊後大野市

大分県豊後大野市では防災無線や情報通信設備の地域格差に課題がありました。豊後大野市ではこの地域格差是正のために市内に光ファイバーを敷設し、地上デジタルテレビ放送の提供や行政・防災情報などの伝達などの施策を進めました。

この時、光ファイバー網の有効活用の一環として導入されたのがクラウドPBXです。豊後大野市ではクラウドPBXを活用し防災対策として電話回線を冗長化し、IP電話を導入し市内電話を無料化するサービスを開始しました。

このサービスは市役所を含む公共施設、ケーブルテレビサービスに加入する市内世帯をクラウドPBXで繋ぎ、固定電話間の通話を内線電話とすることで市内電話を無料化しています。2019年時点で加入率は90%、約1万3,000世帯が無料電話サービスを活用しており、豊後大野市が目玉とする住民サービスとなりました。

防災対策上のリスク分散と住民間のコミュニケーション活性化の両方を実現した成功事例です。

参考:自治体通信ONLINE

ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換える際のポイント

従来のオンプレミス型PBXを使ったビジネスフォンからクラウドPBXに乗り換える場合、どのような点に注意すれば良いのでしょうか。ここからは乗り換え時のポイントを解説します。

導入後のトラブルを回避するため、ぜひ参考にしてください。

利用機能・規模を整理する

コスト削減メリットが注目されるクラウドPBXですが、利用量や機能によって利用料金が変わるため、結果的にオンプレミス型PBXの方が安くなるケースも考えられます。

導入を検討する際は、初期導入コストだけを比較するのではなく5年、10年と長期的に利用することを想定しながら電話設備に関するコストをシミュレーションすることが大切です。

電話番号の引き継ぎ可否を確認

クラウドPBXに移行した際に電話番号が変わってしまうケースに注意しましょう。自治体の公共サービスで利用する電話番号が変更されてしまうと、市民生活は大いに混乱します。

具体的には以下のいずれかのケースに当てはまる場合、クラウドPBX導入時に電話番号が変更されます。

・固定電話の電話回線の契約がNTT東西ではない
・固定電話の電話回線で利用している電話番号がIP電話に対応していない

現在利用している電話番号や条件によって引き継ぎ可否が異なるため、クラウドPBXベンダーに個別確認することをおすすめします。

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まとめ

クラウドPBXはコスト削減や災害対策など多くのメリットを実現する投資効率性の高い電話サービスです。実際の導入事例も参考に前向きに導入を検討してみてください。なお、導入検討時は本記事内で紹介したポイントなども踏まえて、クラウドベンダー各社製品を比較することが重要です。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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