中小企業のテレワーク導入丨勤怠・労務管理のルールやセキュリティ教育はどうする？｜トラムシステム
新型コロナウイルスの影響もありテレワークを導入してみたものの、効率よく業務を進められないという悩みもあると思います。テレワークを導入し生産性を向上させるためには、明確なルールづくりやコミュニケーションに力を入れなければいけません。本記事ではその具体的なポイントを解説します。ぜひ今後の業務に役立ててください。
目次
中小企業のテレワーク導入率は約3割
デルテクノロジーズのアンケート調査によると、国内中小企業のテレワーク導入率は約3割にとどまる結果です。アンケートは日本の中小企業の経営者および従業員1072名を対象に、2020年7月3日～7日にかけて実施されました。
参考：デル・テクノロジーズ
同社は3月にもアンケートを実施しており、当時と比較すると13％から36％に導入率は増加しています。
なお「まったく導入を検討していない」と答えた人が前回73％だったのに対し、7月の調査では47.2％に減った結果でした。導入率3割と聞くとまだまだと感じると思いますが、確実にテレワークを取り入れる企業は増えています。
中小企業でテレワークが普及しない理由
以前と比べると拡大傾向にあるテレワークですが、普及率はまだ十分ではありません。中小企業でテレワークが思うように普及しない最たる理由は、業種にあります。
情報通信業や金融業・保険業ではテレワークの導入率は高いものの、建設業や製造業では依然導入が難しい傾向にあり導入率に開きがあります。「導入の検討もしていない」と答えた割合がそれぞれ50％を越えています。
それぞれの業界での導入率は次の通りになっています。
・情報通信業：69.2％
・金融・保険業：53.7％
・建設業：18.0％
・製造業：30.1％
約4割が「テレワークに関心がない」と回答
先程のデルテクノロジーズのテレワークの関心度に関する意識調査によると、約4割の経営者・従業員が「関心がない」と答えています。
アンケート結果を詳しく見てみると、主に従業員数が少ないほど関心度合は低くなる傾向にあります。従業員数50～99人の企業で、テレワークに関心がないと答えた割合は12.4％と低く、2～3人の企業では28.6％、経営者・従業員が1人の場合では43.0％と高い割合です。
ネガティブな割合ではありますが、テレワークを導入した企業では全体的にポジティブな印象を持っており、8割を越える企業が「満足している」と答えています。
中小企業のテレワーク推進のポイント
ノートPCやWeb会議システム、VPNの整備などテレワークに必要な機材に関する知識はあっても、効率よく業務を行う方法がわからないという企業は少なくありません。効率よくテレワークを行うには社内ルールの作成や見直し、適切な勤怠管理が重要です。
ここからは、テレワーク対象者の選定方法や勤怠管理など中小企業のテレワーク推進ポイントを解説します。
テレワーク対象者の選定・申請方法
テレワークをスムーズに導入するためにまずは対象者の選定や申請方法を決めます。各ポイントを解説しましょう。
・テレワーク利用者の登録申請ルールを決める
テレワークの利用者を登録する際は「申請者(希望者・上司など)」「申請先(部署・上司など)」「申請手段(メール・Web・紙面など)」「申請条件(上司と相談など)」を決めます。
・テレワーク利用者の承認ルールを決める
対象の条件を満たしていれば自動承認とするか、もしくは面談を行いその結果承認するかを決めます。
適切な勤怠管理
適切な勤怠管理を行うのも、効率よくテレワーク業務を進めるために大切なことです。特に「始業・終業時間」「休憩時間」「時間外・深夜・休日労働」「欠勤・休日」をあらかじめ具体的に決めておきます。
正しく業務が行われているかの在籍確認を取ることも重要です。方法としては「メール」「電話」「勤怠管理ツール」の3つの手段があります。それぞれのメリット・デメリットについて整理しましょう。
・メール
メールは多くの企業で最も利用されている通信手段です。使い慣れているため誰でも扱いやすいのはメリットです。一方、モバイル端末から見づらい点や文章が長くなる傾向がある点はデメリットです。
・電話
メールと同様に電話も使い慣れたものなので、誰でも簡単に利用できる点がメリットです。しかし、履歴が残らないため別途管理が必要な点、話し中だと後で再びかけなおさなくてはいけない点がデメリットです。
・勤怠管理ツール
規模に関わらず、従業員一人ひとりの勤怠管理をリアルタイムに確認できる勤怠管理ツール。自動で給与計算を行うなど利便性の高さがメリットです。一方、システムが自社のルールに適応できるか事前に製品の確認が必要な点や、業務フローの取り決めや従業員へのルールづくりに手間がかかる点はデメリットです。
テレワークにあった業務報告ルール
テレワークの生産性を上げ効率よく業務を行うためには、業務報告のルールづくりが重要です。業務実施日の事前にどのような業務を行うかの報告をさせ、また終了時にも当日の作業内容を具体的に報告されるよう徹底しましょう。
納期が決まっている場合は進行スケジュールを作成し、進捗状況を報告させることが大切です。
テレワークに不慣れな社員には「何を」「いつまでに」「どのように」「どこまで」進めるかを具体的に指示し、都度報告させる必要があります。
コミュニケーション手段の確立
テレワーク中の連絡や業務内容の報告をストレスなく行うためにはコミュニケーションの取り決めが重要です。事前にどのような手段で連絡を取ればよいか決めておきましょう。
ここでは3つのケースにおけるコミュニケーションのポイントを解説します。
・業務中の連絡
テレワーク中の社員とオフィスで働く社員のコミュニケーションをスムーズに行うため、どのツールを使ってやり取りするかを事前に決めておきましょう。例えばチャットツールを使うとスムーズにやり取りできます。
・業務内容の報告や共有
テレワークを利用する社員が上司に業務内容の報告やファイルを共有する際、どのような手段で行うかを決めておきます。作業中のファイルや画面の共有が可能なツールを使うと便利です。
・技術トラブル時の連絡
ICTツールのトラブルで連絡できないような場合、どのようにコミュニケーションを図るかも事前に決めておく必要があります。例えばサポート窓口を別に設立しておく手段が有効です。
評価制度の見直し
評価制度については、月に数回程度や週に一度など頻度が少ない場合はこれまでの条件で大きな問題は起こらないはずです。しかし、新型コロナウイルス収束後も継続してテレワークを実施していく場合、テレワークに適した評価制度を取り入れる必要があります。
今後テレワークを前提として従業員を雇用する場合にも備えて、早い段階から検討することが重要になります。
場所や時間にとらわれないテレワークでは、成果主義による評価制度が効果的です。成果主義の場合、各社員の成果が目に見えやすいため成果物の水準、納期をあらかじめ具体的に決めておく必要があります。提出された内容から求める水準に達しているかを都度評価していきます。
在宅勤務手当の検討
テレワークによる在宅勤務では、通信費や諸経費の支払を誰が行うかも議論の対象となります。社員個人の負担が大きくならないよう、企業は在宅勤務手当の検討を行う必要があります。具体的には次のようなコストの対応を検討しましょう。
・通信設備費
・情報通信機器費用
・インターネット通信費
・文房具や備品購入費
・業務で利用した水道光熱費
テレワークで発生する費用は、業務とプライベートの切り分けが難しいものも少なくありません。そこで「在宅勤務手当」として一律支給している企業も多く見られます。在宅勤務手当では、一定期間分としてまとまった金額をあらかじめ社員に支給します。(※5,000円～10万円が目安)
支給された手当の用途は各社員にある程度委ねられるため、働きやすい環境を構築する費用として利用できるのがメリットです。在宅勤務手当や在宅勤務で発生するコストの詳細については下の記事で解説しています。
社内教育で従業員の理解を得ることも不可欠
テレワークを効率よく行うためだけでなく安全に実行するためにも、テレワークの目的やセキュリティについて社員に教育する必要があります。ここでは具体的な教育方法や研修、セキュリティ対策について解説します。
説明会の実施
テレワークの生産性を向上させより高い効果をもたらすには、社員一人ひとりがなぜテレワークを行う必要があるのかを理解しなければいけません。以下の3つのポイントを教育や研修に活かしてください。
・テレワークの目的や必要性
なぜ企業（従業員）はテレワークを行うのか、その目的や必要性を利用者だけでなく上司や同僚へも理解を求めます。これらがあやふやなままだと、コミュニケーションロスや生産性の低下に悪影響を与える可能性があります。
・テレワーク実施の流れや体制
社員が安心して業務を行えるよう、テレワーク利用者の手続き方法やコミュニケーションの取り方について社内規定を設けてください。利用者だけでなく管理者向けの研修も必要です。育成方法や管理の仕方を共有しましょう。
・ツールの操作マニュアルや相談窓口の設置
新規でICTツールを導入する際は、その使い方をまとめたマニュアルやFAQを用意しておきましょう。トラブル発生時の窓口を設置する必要もあります。テレワークが初めての社員でもスムーズに業務をおこなえる環境づくりが大切です。
セキュリティ教育
テレワークを導入する上で必須となるのがセキュリティ教育です。近年増え続けるサイバー攻撃のリスクから情報資産を守るためには、一人ひとりのセキュリティに対する心がけが必要です。
ここでは個人でもできるセキュリティ対策を解説します。
・業務に関係ないソフトをインストールしない
・業務に関係ないWebページを開かない
・VPNを利用し通信の安全性を確保する
・公衆無線LANを使用しない
・OSやソフトウェアは最新に保つ
・自宅のルーターのセキュリティ対策を意識する(ファームアップデートやパスワードの変更など)
・身に覚えのない宛先からのメールに記載されたURLはクリックしない(フィッシング詐欺対策)
以上の内容を徹底させ安全にテレワーク業務を行いましょう。
事例・ガイドラインも参考にスムーズなテレワーク導入を
業種によっては依然テレワークの導入が難しいケースもありますが、時間を効率的に使える点や何よりコロナウイルスの感染リスクを軽減できるメリットは大きいです。しかし漠然とテレワークを導入しても生産性は向上しません。今回紹介したテレワーク推進ポイントを基準に、対象者をどのように選定するかや業務報告ルールを具体的に決めましょう。
テレワーク業務を効率よく進めるためのカギとなるのは、コミュニケーションの取り方とセキュリティ対策にあります。日本テレワーク協会では定期的にテレワーク導入のためのセミナーを行っているため利用してみてもよいでしょう。
参考： 一般社団法人 日本テレワーク協会
テレワークの導入にあたっては、利用可能な補助金制度も充実しています。例えば、テレワークの導入を検討している中小企業に対して費用の助成を行う「時間外労働等改善助成金(テレワークコース)」です。
中小企業を対象にテレワークにおけるITツール導入の経費を補助する「IT導入補助金」などもあります。これら補助金の利用も踏まえ自社にあったテレワークの導入を検討しましょう。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
