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電話交換機・ビジネスフォンの見直しポイント4つ!入れ替えならクラウドPBXがおすすめ|トラムシステム

ビジネスフォンやPBX(電話交換機)のトラブルは業務に与える影響が大きいため、不調の有無にかかわらず定期的に入れ替えを検討しましょう。

また、ビジネスフォンの入れ替えでは、サービスの見直しも併せて行うことをおすすめします。通信の世界では新しい技術が日々生まれており、見直しにより機能・利便性の向上とコストダウンを実現できることも多いからです。

本記事では、PBX・ビジネスフォンの見直しのポイントについて解説します。

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PBX(電話交換機)の定期的な点検が必要な理由

PBXはビジネスフォン全体の機能を統括している装置です。PBXの故障や不具合は電話やFAXなど電話回線を利用している端末全体に及ぶため、定期的に点検を行うようにしましょう。

PBXは会計上の法定耐用年数は6年ですが、実際には10年以上にわたり利用されることも少なくありません。

しかし「まだ使えるから大丈夫」と古い機種をそのまま使い続けるのにはリスクがあります。リースアップのタイミングやオフィス移転・整理のタイミングなどで使用機器やサービスを見直すことをおすすめします。

PBXの定期的な点検や見直しが必要な理由は次のとおりです。

急に壊れる可能性がある

PBXは安定して動作していても、急に壊れる場合があります。故障の原因は断線や電子回路の故障や腐食などさまざまです。これらは何かのトラブルによって生じることもあれば、経年劣化によって生じることもあり、予測が難しい面があります。

そのため、定期的な点検により異常や問題になりそうな箇所を素早く把握し、早めに対策を打つことが大切です。

修理用のパーツがない可能性がある

PBXはしっかり点検・整備を行っていけば10年以上使える場合も多いです。しかし、その期間の間にPBXを開発・販売するメーカーでモデルチェンジが行われていて、古い機種だと修理用のパーツがなくなることもあります。

パーツの在庫の有無は故障発生後にしか把握できないため、対策が後手になり、業務上の影響も大きくなりがちです。業務上の影響を最小限に抑え、想定外の支出を避けるためにも、計画的・定期的にPBXの入れ替えを行いましょう。

PBX・ビジネスフォン入れ替え時の見直しポイント

PBXやビジネスフォンなどの入れ替えは、事業所全体の電話設備の見直しを行う良い機会です。ただ機種を交換するだけでなく、新サービスの利用や抜本的な通信手段の改革も検討してみるとよいでしょう。

PBX・ビジネスフォンの入れ替え時の見直しポイントについて解説します。

業務に必要な機能

業務で必要になる電話設備の機能について洗い出してみましょう。

ビジネスフォンは多機能ですが、不要な機能がコスト増の原因になっていることも多いものです。必要最小限の機能なら電話機の調達も安くできますし、加入するオプションも削減できてコストダウンにつながります。

ビジネスフォンの主な機能には以下があります。

・外線の発着信、保留、転送
・内線通話
・留守番電話
・通話の録音
・外線への自動転送
・ページング(呼び出し)
・ドアホン

たとえば小規模な事業所ならページング機能は必要ありませんし、ドアホンも不要という事業所もあるでしょう。必要な機能を絞り込むと、機種選定も容易になり、コストダウンにもなるので必ず行いましょう。

設置する電話機の数

必ず見直したいのが電話機の数です。今は携帯電話が普及し、各デスクや島に必ずしも電話機が必要ではなくなっています。設置する電話機を減らすことができれば、端末のリース代や工事コストの削減にも有効で、机も広く使えてデスクワークもしやすくなるでしょう。

固定電話を廃止し、内線として携帯電話(スマートフォン)を利用する企業も増えてきています。以下の記事で詳しく紹介していますので、参考にしてください。

契約しているプラン

PBXや電話機を見直すタイミングで、電話の契約プランも見直してみましょう。よりお得なプランが登場している場合もありますし、不要なオプションの解約もできます。

また、契約する事業者を見直すことも積極的に検討しましょう。事業者によって提供プランの内容や価格は違いますし、キャンペーンを行っていることもあります。

価格面だけでなく、オフィスでの電話設備の運用や構成などもアドバイスできる事業者がおすすめです。導入後も定期的に便利なサービスの案内などを情報提供してくれるので、設備の見直しがしやすくなります。

電話設備の刷新ならクラウドPBXがおすすめ

電話設備を入れ替えるなら、構内のPBXをクラウドPBXにすることをおすすめします。

クラウドPBXはインターネット上のクラウドにPBXの機能をもったサーバーを設置します。各端末はIP電話(インターネット回線を使った電話)で相互に接続するため、固定電話機だけでなくスマートフォンやパソコンも端末として利用可能です。

クラウドPBXの仕組みについてはこちらの記事で詳しく解説しています。

ここからはクラウドPBXを利用するメリットについて解説します。

電話回線が不要になる

クラウドPBXを利用すると、電話回線が不要になります。

電話回線を利用する場合、外線用、内線用、FAX用など複数の電話回線が必要になることも多く、それぞれの契約時に電話加入権の購入が必要です。電話回線は1契約で39,800円(税込)と高価で、オフィスや店舗が増えるたびにコストがかかります。

クラウドPBXではインターネット回線があればよく、電話回線が不要なので通信費の削減や支払い先の整理にも効果的です。

オフィスのレイアウトを自由に決められる

クラウドPBXはインターネットを利用するため、Wi-Fiなどの無線技術が使えます。

ケーブルに足をひっかけての断線が生じにくくなる点、オフィスがスッキリして気分よく業務に取り組める点がメリットです。オフィス内のケーブルがなくなれば、会社の組織改編などの場合にもレイアウト変更の自由度が高まります。

業務内容や日によって業務を行う席を社員が自由に決められるフリーアドレスの実現も可能です。フリーアドレスにすることで社内コミュニケーションの活性化が期待できるでしょう。

スマートフォンを内線化できる

クラウドPBXの大きなメリットはスマートフォンに専用アプリをダウンロードするだけで、その端末を内線化できることです。

スマートフォンが内線になれば、外出中やリモートワークの社員にも電話を転送できます。距離を問わず通話料も発生しないので気軽な社内コミュニケーションツールとしても使用可能です。

さらに、クラウドPBXでは専用のアプリを使うことで、従業員の個人用スマートフォンを業務用の内線端末として利用する(BYOD:Bring Your Own Device)こともできます。

通話料が安くなる

通常、電話は通話先のエリアや距離、通話時間によって通話料が左右されます。プランによる差はあれど、遠くの相手と長時間通話するほど通話料は高いです。

インターネット回線を利用したIP電話は、通話料が日本全国一律で3分8.8円で固定電話よりも安価です。国際通話も1分5円~15円と固定電話よりお得になっており、海外拠点のある企業で重宝します。

外勤の人が多い、全国の拠点と頻繁にやり取りを行っている企業にとっては大きなコストダウンが見込めるでしょう。

チャット・ビデオ会議機能が使える

クラウドPBXにはチャットやビデオ会議の機能を備えた製品もあります。

電話に応答がなかった時はチャットにメッセージを残しておいたり、言葉だけでは伝わりにくい内容についてはビデオ会議を利用したりと、コミュニケーション手段に幅が出ます。

チャットやビデオ会議には専用のツールもありますが、初期費用や利用頻度の関係で導入を見送っている企業もあるのではないでしょうか。クラウドPBXを導入することで社内のコミュニケーションツールを一気に刷新することができます。

ベンダーがメンテナンス・セキュリティ対策をやってくれる

従来の置型タイプのビジネスフォン(オンプレミス型PBX)やIP-PBXと比べたクラウドの利点は、メンテナンスやセキュリティ対策といった保守作業をベンダーに任せられる点にあります。

技術のあるベンダーが保守を行ってくれるため、新たに技術者を採用する必要もありません。また、既存の技術者はその技術と工数を生産的な部分に使えます。

災害対策になる

クラウドPBXは災害対策としても有効です。サーバーは安全なデータセンター上に置かれ、もしもの時にも短時間で復旧できるようにバックアップが取得されているため、災害時にも安心です。

また、オフィスの状態と関係なく代表電話や内線が使えるため、オフィスのある地域に地震や洪水などの災害があったとしても、スムーズに連絡を取り合えます。

交通機関が使えなくなり、出勤が難しい状況でもすぐに在宅勤務に切り替えられる点、オフィスに出社せずとも会社への電話をスマホで受けられる点もメリットです。

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外線電話、内線電話、パーク保留、転送、留守電などのビジネスフォン機能はもちろん、インスタントメッセージ、チャット、電話・Web会議、プレゼンスなどのUC(UnifiedCommnication)機能も網羅。
スピーディーな導入、容易な設定変更、ロケーションフリー、そしてシンプルで明快な料金体系で、あらゆるニーズに応えます。

まとめ

ビジネスフォンやPBXは突然の故障リスクに備えて定期的な点検が大切です。入れ替えの際には、ただ古くなった装置を交換するだけでなく、機能や端末の台数なども見直してみましょう。リースアップや事業所の整理は格好のタイミングです。

アナログ回線とオンプレミスのPBXを利用している場合、クラウドPBXを使うとコストダウンや利便性の面でメリットが大きいので、ぜひ検討してみてください。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木 康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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