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クラウドがBCP対策に最適な理由5つ!注意点・比較ポイント・災害に強い電話を紹介|トラムシステム

クラウドサービスは、自然災害やパンデミックといった非常事態への対策であるBCP(事業継続計画)にも有効です。データの遠隔保管やシステムの分散運用による被害軽減、電話対応や書類処理のデジタル化による在宅勤務の実現で、事業の早期復旧が可能です。

本記事ではクラウドサービスとBCPの関係について詳しく解説します。

BCPとは

BCPとは、Business Continuity Plan(事業継続計画)の略です。

システム停止・情報漏洩・極地災害・大規模災害・テロといったアクシデントが発生した際、優先度の高い業務を早期に復旧し、事業へのダメージを最小限に抑えることを目的としています。

特に、企業の重要な基盤となったITサービスに関する対策が重要なテーマです。BCPの特徴について、一つずつ見ていきましょう。

BCPの必要性

BCPは、2001年に発生したアメリカ同時多発テロを境に注目されるようになりました。数人によるテロやサイバー攻撃により、企業が大きな損害を被るリスクが増大したからです。

テロによる被害が発生しにくい日本でも、2011年の東日本大震災を機にBCPを策定する企業が増えつつあります。30年以内に70~90%の確率で発生する南海トラフ地震では死者30万人超が予測されており、BCPの策定が急務です。

必要性を分かりやすく理解するため、BCPを策定した企業・しなかった企業の災害時の違いを比較してみましょう。

1.BCPが未策定のA社の場合
東京の本社と地方の支社・工場で構成されるA社。ある日、本社が直下型地震の被害を受け、パソコンやキャビネットを破損する被害が発生しました。幸いけが人はいなかったものの、パソコンに保存していた顧客データが消失。バックアップもなく、大きな損害が発生しました。社員も自宅待機を強いられ、復旧に貢献することが不可能です。

2.BCPを策定していたB社
A社と同じく東京の本社と地方の支社・工場で構成されるB社。BCPに基づいたバックアップデータを保存しており、顧客データの流出を防ぐことが出来ました。基幹システムも事前に用意していた予備回線で継続利用し、悪影響を最小限に留めることに成功。事前に整備していたクラウドPBXを利用して社員に在宅業務を遂行させ、早期復旧も成し遂げました。

BCPの有無が、アクシデント発生時の企業に大きな影響を与えることが分かります。

BCPを策定するメリット

企業がアクシデント発生に備えBCPを策定するメリットは、以下の通りです。

・緊急時の対応力を備えた企業になり、災害からの早期復旧が可能
・取引先や顧客から信頼され、マーケットを維持するうえでの強みとなる
・企業にとって優先すべき事業・プロセス・資源を把握することで、経営戦略立案時の助けとなる
・社員や機密情報を保護し社会的責任を果たす姿勢を見せることで、社会的責任を果たしていることをアピールできる

これらのメリットは、全ての企業に共通するものですが、とりわけ銀行や医療機関といった個人情報・機密情報を扱う業種で大きな意味を持ちます。

防災計画との違い

防災計画との類似性を指摘されることもあるのがBCPの特徴です。どちらも災害発生時の対策を策定したものですが、防災計画は従業員の生命や企業資産を守ること、BCPは業務の早期復旧を重視しているという点で差別化されます。

防災計画とBCPを両方策定するのが理想ですが、規模の小さい中小企業では、そこまで手が回らないというケースも珍しくありません。また、内容的に重複している部分も少なからず存在します。

そのような場合は、防災計画とBCPを兼ね備えた計画を策定するのがおすすめです。PDCAサイクルを回し有用性を検証し、必要に応じて分離すれば無駄がありません。ただし、機密性の高い情報を取り扱う取引先が、契約の条件としてBCPの策定を要求するケースもあるので注意が必要です。

BCP対策としてクラウドが最適な理由

従来採用されてきたオンプレミス(社内にサーバーやシステムを設置する形態)と比較すると、BCP対策としてクラウドが最適な理由が見えてきます。

重要データを安全に保管

クラウドサービスのデータは、自然災害に強い立地や構造を備えたデータセンターに遠隔保管されており、オフィスが被害を受けても影響を受けません。また、ITセキュリティに関する知識が豊富な専門家が常駐しており、データの流出や悪意のある第三者からの侵入も防いでくれます。

一方、オンプレミスはオフィスに全てのデータやシステムが保存されているため、災害時の機器や回線の破損でダメージを受けます。社員がオフィスに出勤できなければ復旧も難しく、トラブルや災害に弱い構造です。

定期的な自動バックアップ

多くのクラウドサービスはバックアップデータを取得しており、万が一データが消失しても迅速に復旧できます。自動で行われるため、社内リソース温存やコストカットも可能です。

オンプレミスでは、バックアップを行うための人員やシステムを社内で確保しなければなりません。トラブル発生時は自力でデータ復旧作業を行う必要があり、業務再開まで時間がかかってしまいます。

低コスト導入

クラウドサービスは初期費用がほとんど発生しない、月々の利用料金のみで利用できるなど低コストで導入できます。納期も短期間で済むため、BCPを策定する余裕のない中小企業にとって心強い味方です。

オンプレミスはサーバーやシステムを設置する際に数十万~数百万円のコストが必要となり、非常に高コストです。災害にも脆弱なため、緊急事態発生時は更なるコストがかかってしまいます。

自社でのメンテナンスが不要

日頃の細かな調整やメンテナンスも、クラウドサービスを提供する事業者の管轄です。必要経費は利用料金の中に含まれているため、追加費用も必要ありません。回線の増減やオプションの追加も、ブラウザ上で簡単に実行できます。

オンプレミスは大量の配線や機器が必要なため、点検やメンテナンスが欠かせません。場合によっては、業者に追加費用を支払っての補修が必要な場合もあります。回線の増減やオプションの追加にも手間がかかり、社内リソースを圧迫する存在です。

インターネット経由でアクセス可能

クラウドサービスはインターネット経由でアクセスできるため、災害発生時の自宅待機や在宅勤務でも利用できます。社内外の人間との情報共有も容易なため、業務に支障が発生するリスクを抑えることが可能です。

オンプレミスはオフィスでのアクセスが基本となっており、在宅やリモートワークといった働き方には不向きです。情報共有に時間がかかるため、緊急事態発生時の柔軟性もクラウドサービスより劣っています。

クラウドサービス利用時の注意点

このようにBCP策定に役立つクラウドサービスですが、注意点も存在します。BCP対策として導入する際は留意しておきましょう。

ネットワーク障害があると使えない

クラウドサービスはネットワーク通信が必要なため、大規模停電やネットワーク遮断の発生時には機能を失います。堅牢なデータセンターでもネットワーク障害が発生する可能性があるため、100%安全とは言えません。

停電時の非常電源を確保する、ネットワーク障害発生時のプランを用意するなど、BCP策定時に総合的な視点が求められます。

セキュリティ体制は事業者に依存する

セキュリティ対策の質は、システムを提供する事業者に左右されます。セキュリティ対策が脆弱なサービスを導入した場合はかえってリスク要因となるので、注意が必要です。

口コミやこれまでの実績をチェックし、信頼できる事業者のサービスを導入しましょう。

容量が大きいとコストがかかる

クラウドサービスの対象となるデータ容量が増えるほど、利用料金は増加します。特に大容量のデータを扱うバックアップ作業では、毎回全てのデータをバックアップした場合のコストが非常に高額です。

重複データの削除やバックアップ対象の取捨選択など、コストを抑えたBCP計画を実行しましょう。

リスク分散をする

リスク分散はクラウドサービスを導入する際に重要なポイントで、堅牢と呼ばれるデータセンターでも同様です。データセンターが1箇所だけでは激甚災害が発生した際に機能を失い、社内データが全て失われる可能性があります。

このような状況の対策となるのが「3-2-1ルール」です。

・データはコピーして3つ保存する
・2種類の異なるメディアでバックアップを保存する
・バックアップの内1つは別の場所で保存する

可能な限りデータやシステムを分散することで、災害発生時の安全性が保たれます。

クラウドサービスの比較ポイント

クラウドサービスを導入する際は、以下のポイントをもとに、複数サービスを比較検討してください。

・データ容量を企業の状況に応じて調整できるか
・導入からアフターサービスに至るまで親身にサポートしてくれるか
・UI(画面デザイン)が分かりやすく、操作しやすい構造であるか
・価格とサービスのバランスは整っているか
・暗号化通信やIPアドレス制限といったセキュリティ対策は万全か
・ブラウザとアプリに対応、端末を選ばないなど機能は豊富か

以下の解説記事も参考とし、最適なクラウドサービスを選択しましょう。

災害やコロナにも強い電話「クラウドPBX」とは

BCP対策となるクラウドサービスとして近年注目を浴びているのは、PBX(電話交換機)をクラウド化したクラウドPBXです。

地震の発生やコロナウィルスの流行といった非常事態発生時でも利用できる電話システムで、離れた場所にいる社員同士の円滑なコミュニケーションを実現します。在宅勤務やリモートワーク制度の整備にも役立つ本システムを導入し、万全なBCP計画を策定しましょう。

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、ビジネスフォン同士を接続して外線・内線通話や通話の転送を行うPBXをクラウド化し、インターネットを利用した通信を行うクラウドサービスです。

機器や配線が不要なため、場所を選ばず電話環境が構築可能であり、導入にかかるコストや時間を節約できます。保留、留守番電話、IVR(自動音声応答システム)など豊富な機能を備えており、利用できる端末もIP電話機、スマートフォン、ソフトフォン(PCを使った通信)など利用シーンにあわせて選択できます。

物理的な機器が不要

クラウドPBXは物理的な機器が不要なため、災害による破損や故障の心配がありません。クラウド上に保存されているデータも消失せず、そのまま保全されます。システムにアクセスできる端末とインターネット環境さえ用意すれば、メンテナンスや修理作業なしで利用を再開可能です。

複数拠点も一箇所で集中管理できる

従来のビジネスフォンの場合、拠点ごとにPBXなどの機器を設置する必要があり、一元管理は困難です。1つの拠点が災害に見舞われてPBXが破損した場合、通信が一切不可能となるなどのリスクも抱えています。

クラウドPBXを導入していれば、各拠点の通信手段を一元管理できます。被害を受けた拠点への着信を本社の緊急ホットラインに転送するといった柔軟な対応も可能です。災害で通信が一時的に途絶しても、インターネット回線が復旧すれば速やかに再開することもできます。

インターネットがあれば電話が使える

電話回線が破損すると機能が停止する従来のPBXとは違い、インターネット回線さえあればすぐに電話機能を復旧可能です。

クラウドPBXで接続された端末は日本全国で内線通話が可能なため、緊急事態発生時の情報交換も低コストで行えます。安否確認や今後の行動指示を電話で行い、速やかに災害時の体制に移行できます。

スマートフォンを内線利用化できる

社員が保有するスマートフォンを内線化して業務で利用するBYOD(Bring your own device)を採用していれば、災害発生時でも端末を確保できます。

電話やメールを通信手段とする自宅勤務を行わせ、復旧スピードを早めることが可能です。アプリをダウンロードするだけで利用できるため、平時の通信手段としても適しています。

チャットやビデオ会議機能がある

クラウドPBXは電話やメールでだけでなく、チャットやビデオ会議機能も備えています。

チャットでの気軽なやり取りやビデオ会議による対面での打ち合わせなど、コミュニケーションの幅が広がり、テレワークや在宅勤務においてもオフィスと遜色ない環境での業務遂行が可能です。

おすすめクラウドPBXサービスのご紹介

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クラウドを活用したBCP対策を

さまざまな場面を想定しなければならないBCP策定で役に立つのがクラウドサービスです。企業にとって重要なデータを安全なクラウドに保存し、災害発生時のリスクを抑えてくれます。

コミュニケーションに欠かせない電話システムを提供するクラウドPBXなど、業務効率化やコストカットにも役立つツールも存在するため、本記事で解説したポイントをもとに導入を検討してみましょう。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木 康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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