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2021.11.09

固定電話 / 廃止 / 企業 /

固定電話を廃止した企業の事例4選!電話機がないオフィスのメリットとは|トラムシステム

企業のオフィスに必ず置かれていた固定電話が廃止されつつあるのをご存知でしょうか。

メールやチャットといった新たなコミュニケーション手段の登場、時間や場所を選ばない新たな働き方の台頭により、固定電話の役割は失われつつあります。そこで、運用に多額の費用をかけていた固定電話を廃止することで、コストカットや業務効率化を目指す企業が増加しているのです。

本記事で固定電話を廃止するメリットや実際の事例について解説しますので、企業の通信網刷新をお考えの方はぜひご覧ください。

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企業が固定電話を廃止するメリット

固定電話を廃止するメリットは多岐にわたり、特にコスト削減効果に優れています。どのようなものがあるか見ていきましょう。

電話対応のための出社が不要に

これまでは電話対応のため誰かが出社する必要がありましたが、固定電話を廃止してスマートフォンなどで代替すればその必要はなくなります。リモートワークをはじめとする時間・場所を選ばない働き方が可能となるだけでなく、貴重な人員をより生産性の高い業務に配置可能です。

電話の取次業務の削減

固定電話は単一の代表番号を使っているため、着信のたびに異なる部署や担当者への取次業務が発生し時間のロスが発生していました。固定電話を廃止すれば、取次業務によって作業を中断させられることがなくなり、社員がそれぞれの業務に集中できます。

オフィスのレイアウトを変えられる

機器や配線の設置が必要なくなるため、オフィスのレイアウトも変更しやすくなります。レイアウトの自由度も高まり、社員が専用の席を設けず好きな場所で働けるフリーアドレス制も導入可能です。

電話機や通話料などの通信コスト削減

工事費用やランニングコストがかさむ固定電話機の廃止は、企業全体の通信コスト削減につながります。新たなコミュニケーション手段としてメール・チャット・Web会議システムなどを導入すれば、通話料の大幅な削減が可能です。

事業や組織の変更にも柔軟に対応できる

事業の拡大や縮小に合わせたオフィス移転は多くの手間が必要でしたが、固定電話機を廃止すれば、柔軟に対応可能です。機器設置や配線工事が不要となり、移転完了までの費用・労力を軽減できます。

オフィス移転以外でも、これまで組織再編や異動のたびに行っていた電話回線工事のコストや、新組織の立ち上げにかかる時間を削減可能です。

固定電話を廃止した(する)企業事例4選

実際に固定電話機を廃止した、廃止を検討している企業の事例を紹介しましょう。

どのような事情で固定電話廃止を決断したのか、実際にどのような効果があるのかを解説していきます。

三菱UFJ銀行

メガバンクの1つである三菱UFJ銀行は2020年11月、オフィスに設置している固定電話機を大幅に削減し、代わりに3.5万台のスマートフォンを支給する方針を発表しました。

新型コロナウィルスの流行をきっかけに在宅勤務の普及(銀行本部の在宅勤務率約50%)が進んだため、電話対応をスマートフォンに切り替えて業務効率化を図るのが狙いです。

【三菱UFJ銀行が固定電話廃止で見込んでいる効果】
・電話の取次業務の廃止
・在宅勤務でもスマートフォンで対応可能
・固定電話より通話料や通信量を約10億円削減
・法人用スマホに搭載された便利機能(チャットやWeb電話帳)やセキュリティを強化するオプションで業務効率化

在宅勤務の増加が、固定電話廃止要因の1つとなっていることが分かります。

参考:Wiz cloud

三菱商事

総合商社である三菱商事でも、従来利用していた電話設備の老朽化に伴い、固定電話機の廃止を決定しました。社内アンケートでは約4割の社員が固定電話についてネガティブなイメージを持っていると回答しており、電話環境の刷新が急務だったからです。

【三菱商事が実施した固定電話廃止に関する施策】
・固定電話を原則廃止し、社員全員にスマートフォンを支給
・スマートフォン導入と並行して、社員や顧客の連絡先をクラウドで一元管理する電話帳アプリ「PHONE APPLI PEOPLE (旧:連絡とれるくん)」を採用

スマートフォンで固定電話の機能を代替できるようになり、固定電話と内線の原則廃止によるコスト削減を実現しました。コスト面だけでなく、これからのビジネスシーンに求められる新たなコミュニケーションや働き方の導入にも成功し、企業の社内改革・DX(デジタルトランスフォーメーション)化に貢献しています。

参考:PHONE APPLI

十六銀行

地方銀行の一つである十六銀行では、3200人の全行員にスマートフォンを貸与し、全店で固定電話を廃止しました。地方銀行を取り巻く経営状況の悪化に対応するため、コスト削減や業務効率化に繋がるデジタル化を推進するためです。固定電話廃止以外にも、様々な施策を実行しています。

【十六銀行が行った業務デジタル化】
・代替となるスマートフォンには音声メモ機能を搭載し、記録作成を効率化
・問い合わせ業務の一次対応はコールセンターに委託し、行員の負担を軽減
・紙のサインをタブレット端末のサインに変え、事務作業の時間を70万時間削減

これらを実行した結果、低いほど銀行業務の効率化を示す数値「コアOHR」が8ポイント近く下がり、収益力の強化に成功しました。固定電話の廃止を始めとするデジタル化が、企業全体の収益強化にも貢献することがわかります。

参考:日本経済新聞

マネーフォワード

フィンテック企業であるマネーフォワードは、コロナウィルス流行を機に庶務業務を廃止する改革を進めており、その一環でオフィスの通信システムも一新しています。

【マネーフォワードによる通信システムの改革】
・出社しないと内容を確認できないFAXを廃止
・受付電話はチャットシステムに代替し、電話機ごと廃止
・代表電話番号への対応は外注
・チャットボットを始めとする情報共有ツールの活用

電話機・FAXに関連する業務やコストが0になり、取次業務の負担もなくなったため、オフィス管理業務は劇的に減少しました。チャットシステムを始めとする新たなコミュニケーション手段で代替しているため混乱も発生せず、2020年10月には総務部の解体に成功しました。

このように固定電話に関連する業務をなくすことで、社員をより重要な業務に集中させることが可能です。

参考:ITmedia

会社の固定電話を廃止・削減する方法

さまざまなメリットを得られる固定電話廃止ですが、具体的にどのように推進すべきなのでしょうか。いくつかの方法を紹介しますので、自社の状況にあったものを選択しましょう。

内線をスマートフォン・携帯端末にする

多くの企業で採用されているのが、企業の内線を携帯端末やスマートフォンに変更する方法です。技術の進歩により内線、外線、通話の転送が可能となっており、ほぼ固定電話と変わらない感覚で利用できます。

近年は社員個人のスマートフォンにアプリをインストールして業務利用できるBYOD(Bring Your Own Device)も普及しており、端末購入費用も削減可能です。

チャット・Web会議ツールを導入する

顧客からの着信がなく社内でのコミュニケーションがメインの場合は、チャットやWeb会議ツールの導入も考えられます。無料で利用できるサービスも充実しているため、一度検討してみましょう。

チャットシステムは情報が残り続けるだけでなく、電話のように双方がリアルタイムで対応する必要がないのがメリットです。Web会議ツールは、電話では見られない相手の表情や様子を観察しながらのコミュニケーションが可能となり、より緊密に連携することができます。自社の状況にマッチしたものを導入しましょう。

オフィスの固定電話廃止・スマホ内線化ならクラウドPBXがおすすめ

オフィスの固定電話廃止やスマホ内線化には、PBX(電話交換機)をクラウド化したクラウドPBXが欠かせません。クラウドPBXを導入しなければ、従来のビジネスフォンが担っていた機能を完全に引き継ぐことが出来ないからです。

固定電話廃止に必須のクラウドPBXについて理解し、自社で実施する際の参考としてください。

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、電話の内線、外線、通話の転送を司るPBX(電話交換機)をクラウド化し、インターネット環境のみで利用できるようにしたITサービスです。

従来のPBXは物理ケーブルで固定電話と接続していましたが、クラウドPBXはスマートフォンやタブレットとインターネット回線で接続し稼働します。日本全国どこにいてもインターネットで繋がるため、社員は時間や場所に囚われずに働くことが可能です。

その他コスト削減や業務効率化に効果を発揮するため、固定電話廃止と合わせて導入する企業が急増しています。

クラウドPBXのメリット

クラウドPBXの導入によって、次のようなメリットが受けられます。

・インターネット環境さえあれば導入できるため、機器設置や配線工事が不要となり、初期費用を大幅にカット
・メンテナンスに費用がかからないため、運用コストも削減
・内線通話は対象の端末であれば日本全国どこにいても無料
・BYODが可能に、スマートフォンでも会社の代表番号が表示
・これまで工事が必要だった細かい仕様変更もブラウザから簡単に実行
・データや機能は強固なデータセンターで24時間管理されており、災害の影響を軽減

その他にも多数のメリットが存在しており、固定電話とPBXの組み合わせよりはるかに高いパフォーマンスを発揮できます。

クラウドPBXなら固定電話番号がそのまま使える

クラウドPBXでは今使っている固定電話番号をそのまま引き継ぐこともできます。固定電話番号の継続はビジネスにおいて非常に重要なため、大きなメリットと言えるでしょう。

【固定電話番号がビジネスで重要な理由】
・法人登記に記載した電話番号が変わると、再度申請の手間や費用が発生するため非効率
・固定電話の番号は社会的信用が高いため営業活動に最適
・社員一人一人のプライバシーの保持

また、クラウドPBXで維持した固定電話番号は、日本全国でそのまま利用できます。オフィス移転などでエリアが変わっても変更する必要がなくなるため、成長途上の企業や拠点が全国にある大企業でもおすすめです。

まとめ

固定電話は日本全国でその数を減らしており、固定電話サービスを提供する企業でもサービス縮小や廃止が予想されます。今のうちに固定電話を削減を始め、クラウドPBXをはじめとするITサービスを導入することが、企業の持続的成長に繋がるでしょう。本記事の内容を基に、業務効率化やコスト削減につながる固定電話廃止を実現してください。

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WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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