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ビジネスフォンをやめる時のポイント5つ丨解約や電話機の廃棄方法も解説|トラムシステム

ビジネスフォンは家庭用電話機とは異なり、やめたい時にやめることが難しいです。この記事では、ビジネスホンの解約時や切り替え時の注意点、不要になった電話機の廃棄方法について詳しく解説します。

ビジネスフォンをやめるタイミングとは

ビジネスフォンは長期間利用することを想定した金額設定、契約形態になっているため、好きなタイミングでやめることが難しいです。しかし、やむを得ない事情でビジネスフォンの利用を止めたい場合もあるでしょう。

ビジネスフォンをやめるタイミングは次のようなケースが一般的です。

(1)リース期間の終了
リースの契約期間が終了するタイミングは、リース契約の継続や新しい機器の購入、リース契約の解約など、契約を見直すタイミングとしては最適です。基本的に途中解約ができないリース契約では、契約満了時にやめるというのが最も影響が小さく、適切なタイミングであると考えられます。

(2)機器の破損
主装置などオフィスの電話を統括している機器が故障した場合、修理にかかる費用が高額になることが想定されます。リース契約の場合は保険が適用される可能性があるため大きな負担にならない可能性もありますが、購入していた場合は費用負担が必要になるため、ビジネスフォンの利用自体を止めてしまうという選択肢も考えられます。

(3)オフィスの移転
オフィスの移転をする場合、工事請負会社に委託して電話関連機器の設置、配線工事、レイアウト変更などが必要になります。移転先のオフィスでは現在の機器をそのまま使用することができなかったり、大幅なレイアウト変更により多額の費用が発生する可能性があるため、ビジネスフォンから別のサービスに切り替えることも検討できます。

(4)事業方針等の変更
事業を縮小することで電話を扱う社員が減ってしまったり、SOHOやサテライトオフィスなど専用オフィスが不要になった場合はビジネスフォン自体不要になる可能性があります。人数が少なければ家庭用電話機で対応する、他サービスに切り替えるなどのタイミングと言えます。

ビジネスフォン解約時の確認ポイント

事情によりビジネスフォンを解約したい場合、どのような点に気をつければ良いでしょうか。

契約内容

現在のビジネスフォンの契約形態が一括購入、リース契約、レンタル契約のいずれであるかを確認します。

一括購入の場合は、契約に関する制約はありません。

しかし、リース契約の場合は途中解約ができない契約であることが多いため、途中で解約する場合はリースの残額もしくは解約違約金の支払いが発生する可能性があります。契約時に合意した条件を確認しましょう。

レンタル契約の場合、レンタル期間のみ料金が発生する仕組みのため残額支払いは不要です。

電話番号

不要になった外線(電話番号)は、現在契約している電話会社に連絡をして解約手続きを進めていきます。

ただし警備やガスの検知回線、クレジットカードの決済端末などで利用している場合、解約してしまうとサービス利用ができなくなってしまう可能性があります。解約予定の電話回線が何かのサービスや決済関連の連絡先として使われていないかどうかを確認しておきましょう。

ビジネスフォンに接続されている端末

ビジネスフォンに接続されている端末には、電話機(多機能、一般、留守番)、FAX、ドアホン、放送設備などがあります。

ドアホンがビジネスフォンに接続されている場合、ドアホンの親機の代わりとして動作していたビジネスフォンがなくなることで、親機及び子機のセットで交換する必要が出てきます。また、設置場所によっては配線工事が追加で発生します。

放送設備がビジネスフォンに接続されている場合、電話機経由で放送ができなくなるため、別途マイクを購入する必要があります。また、放送がマイクを設置している場所に限定される、電話機から放送に応答できないなどのデメリットがあります。

契約している外線本数・契約

ビジネスフォンに収容している外線の本数の確認と、その契約内容を確認していきます。

ビジネスフォンから家庭用電話機に変更する場合、外線本数が多すぎる場合は契約変更して本数を減らして費用を抑える必要があります。契約内容によってはそのまま利用することができないケースもあるため、契約変更の必要があるのか、他サービスへの乗り換えを検討しましょう。

利用機能

家庭用電話機への切り替えを検討している場合は、現在利用しているビジネスフォンの機能が利用できなくなることによる業務上の影響も確認しましょう。

例えば、家庭用電話機には内線、転送、保留などの便利機能はありません。オフィスを不在にすることが多い、離れた場所で作業することがあるなどの場合、電話業務に支障がでる可能性があるため注意が必要です。

ビジネスフォンから家庭用電話機への切り替え方法

ビジネスフォンから家庭用電話機への切り替え工事は、ビジネスフォンの撤去、家庭用電話機の設置の流れで進めます。

(1)ビジネスフォンを撤去する
これまで使用していたビジネスフォン、及び主装置を撤去していきます。リース契約をしていた場合、これらの機器はリース会社のものになるため、撤去後に返却する必要があります。

(2)家庭用電話機を設置する
ビジネスフォンを撤去した後は家庭用電話機を設置します。基本的にはビジネスフォンで利用していた配線を流用しますが、流用できない場合には別途配線工事が必要になります。

これらの工事は知識や経験があれば自分たちで行うことができそうと考える方もいるかと思いますが、ビジネスフォンの工事は資格保持者でなければ行うことができません。資格がない者が工事を行うと法律で罰せられるため、基本的には工事業者に依頼して行うものと認識しておきましょう。

不要なビジネスフォンの処理方法

不要になったビジネスフォンは、正しく処分しましょう。方法は購入品とリース品とで異なるので、それぞれ解説していきます。

購入品の場合

購入品の場合は、原則自社で責任を持って処分します。

ビジネスフォンは家庭用電話機とは異なり一般ごみではなく産業廃棄物として取り扱われているため、法律に準じた処理方法が必要です。

(1)各自治体に設置されている産業廃棄物課に問い合わせる
(2)産業廃棄物処理事業者に問い合わせる

いずれの方法であっても指示に従い適切に廃棄処理を進めていきます。(2)の場合は、あまり安価だと無許可で事業を行っている可能性もあるため、必ず自治体の認可を受けている事業者かどうかを確認しておきましょう。

リース品の場合

リース契約の場合は、ビジネスフォンの所有者はリース会社になるため、自社で勝手に処分することができません。そのため、ビジネスフォンを撤去した後はリース会社に返却します。

ただし、リース会社によっては返却ではなく利用者が処分するといった契約になっていることも。リース契約書の内容を確認した上で適切に処理を進めていきましょう。自社で廃棄を行う場合、廃棄証明書を取得してリース会社に送付する必要があるため、忘れずに廃棄事業者に依頼をしておきます。

PBX(主装置)不要・契約も柔軟なクラウドPBXとは

近年、ビジネスフォンから主装置などの物理的な機器が必要で、契約期間にも縛られないクラウドPBXに乗り換える企業が増えています。

クラウドPBXとは、ベンダーがクラウド上に設置したPBX(構内交換機)にインターネットを通じてアクセスすることで内線・外線などの電話機能を利用するサービスです。

電話回線ではなくインターネット回線を利用するため、回線工事が必要ありません。さらにビジネスフォンの主装置にあたるPBXがクラウド上にあるため、オフィス内に物理的な機器を設置することなく、インターネット環境さえあればすぐに利用開始できます。

【クラウドPBXのメリット】
・PBX(主装置)を購入する必要がないため、初期費用を抑えられる
・インターネット環境があればPBX機能を利用することができる
・スマートフォンを内線端末として利用できる
・複数拠点を持つ企業の場合、海外拠点であっても拠点間の通話をすべて内線で行える
・物理的な機器をオフィスに設置する必要がないため、地震などの自然災害時に破損する危険性がない
・機器のメンテナンスやセキュリティ対策を自社で行う必要がない
・回線の増減や設定などもブラウザから簡単に行うことができる

これらのメリットにより、個人事業主・中小企業から大企業まで様々な企業で普及しています。

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まとめ

工事や機器の購入など導入に手間がかかるビジネスフォンですが、やめる時にも解約や電話機の処分などのコストが発生します。

契約形態をしっかりと確認した上で、業務に支障がでないよう計画的に家庭用電話機やクラウドPBXへの切り替えを行いましょう。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木 康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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