企業の通信コスト削減方法10選！法人で発生する通信費の内訳も解説｜トラムシステム
企業を経営する上で避けては通れない出費の1つが、電話やインターネットの利用による通信コストです。社員への携帯端末支給やWi-Fi設置など通信コストは年々高騰しており、削減が急務となっています。この記事では、法人で発生する通信コストの内訳、効果的なコスト削減方法10選を紹介します。
目次
法人で発生する通信コストの内訳
通信コストの内訳は電話通話料、インターネット回線利用料、PBXをはじめとする設備費用など多岐にわたります。通信コスト削減を成功させるには、各内訳に応じた最適な削減方法を検討、実施しなければなりません。
インターネット通信費
商品の売買や関係者とのやり取りでインターネットは必須の存在となっており、あらゆる企業がオフィスにインターネット回線を導入しています。近年はテレワークや在宅勤務の登場でインターネットを利用する機会がさらに増えており、通信費は年々増加しています。
外線通話料・転送料
インターネットの登場でやや優先順位は下がったものの、電話も引き続き重要なコミュニケーション手段となっています。電話利用で発生する通話料は「外線通話料」と「転送料」の2種類です。
固定電話回線を用いた従来のビジネスフォンでは、相手先の距離が遠くなるほど外線通話料が高額になるため、遠方との通話が発生する企業では大きな負担になります。また、通話の転送は受電側に通話料金が発生するため、頻繁に利用すると通話料全体の高騰につながります。
FAX通信料
FAXの送信は電話回線を用いるため、電話をかける時と同じく料金が発生します。印刷することで消費する紙やインクの補充、高画質モードの選択、海外への送信で追加費用も生じるため注意が必要です。
近年はメールやビジネスチャットを使っての画像やファイルのデータも送信できるため、FAXの存在意義を再定義する必要があります。
フリーダイヤル料
フリーダイヤルは、架電側ではなく受電側が通話料を負担する電話番号です。注文受付やお客様窓口で用いられており、架電数の増加が期待できる反面、通話料負担も増大します。特に多くの受電が発生する通信販売業では膨大なコストが発生するため、削減に向けた施策が必須です。
その他（設備費・人件費など）
通信を行うための固定電話機、業務用携帯端末も無料ではありません。端末の購入はコストがかさむため、企業はレンタルやリースを通じてコストを抑えています。
外線、内線の発着信制御を司るPBX（電話交換機）など周辺機器のコストはさらに高額です。導入や運用に必要な人件費も含めると、初期費用だけで総額数十～数百万円となります。
企業が通信コストを削減する10の方法
企業が通信コストを削減する方法は複数存在しています。今回は代表的な方法10個と具体的なコスト削減効果について解説しますので、実行可能な分野から1つずつ適用しましょう。
1.契約している電話回線の数・プランの見直し
携帯電話やスマホの普及により、オフィスに必要な電話回線の数は減少しつつあります。NTTの固定電話回線利用料は1回線あたり月額2,500〜3,000円ほどとなっており、1回線解約するだけで年間30,000円ほどのコストカットが可能です。
電話回線のプランも見直し、オフィス向けのより安価なプランを提示しているサービスに乗り換えると良いでしょう。
固定電話回線からインターネット回線を利用した光電話に乗り換えるのもおすすめです。月額基本料金が1,500～2,000円から500円に、通話料が3分8.5円から3分8円となります。NTTの固定電話に必要な電話加入権費用36,000円も不要です。
電話対応数を増やしたい場合は、電話回線を新たに敷設するのではなく、1回線当たりの対応数を意味する「チャンネル数」を増やすのもおすすめです。チャンネル数の追加はサービスにもよりますが1チャンネルあたり100～400円と安価で、最低数万円は必要な電話回線工事費用も不要となります。
2.プロバイダの見直し
インターネット通信費が高額な場合は、インターネット回線を提供しているプロバイダの乗り換えをおすすめします。プロバイダを変更するだけなら工事費用は発生せず、ブラウザからの操作で簡単に乗り換え可能です。小規模なオフィスであれば、NTTが提供する「フレッツ光ネクスト」で月額料金が最低2,090円までカットできます。
ただし、安価なサービスは回線速度やアフターフォローが犠牲になっているケースがあるため、業務で利用できる品質レベルであるかチェックが必要です。
3.業務用携帯プラン・キャリアの見直し
業務用携帯を利用している場合は、プランの見直しも欠かせません。携帯電話のプランは頻繁に変更されるため、適宜最適化が必要です。
特に通話プランは重要なポイントとなります。例えば、通話料5分間定額プランを解約すれば、1端末当たり1,000～2,000円のコスト削減が可能です。逆に通話時間が5分以上に及ぶ場合は、24時間通話料金が定額となるプランを新規に契約し、通話料金を削減します。
キャリアに関しては、大手キャリアから格安SIMを提供するMVNO（キャリアから回線を借りてサービスを提供する通信事業者）への乗り換えがおすすめです。端末1台当たり月額5,000円以上かかる月額利用料が、1,000～2,000円まで抑えられます。
4.固定電話会社の見直し
固定電話会社の見直しも必要となります。固定電話回線を用いている場合は、より安価な光IP電話（インターネット回線を用いて通話を行う固定電話）を提供する会社やサービスに乗り換えるのがおすすめです。
例えば、NTTが提供する「ひかり電話オフィスタイプ」の場合、3チャンネル1番号の固定電話が、月額基本料金1,430円で利用できます。通話料が3分8.5円から3分8円と値下げされるだけでなく、NTTの固定電話に必要な電話加入権費用36,000円も不要です。
5.オフィスにある固定電話機の数の見直し
オフィスの部屋1つ1つに設置されてきた固定電話機も削減の対象です。固定電話機の数を必要最小限まで抑えれば、固定電話機購入費用、メンテナンス費用、修理費用などが不要となり、端末1台あたり数万円のコストカットに繋がります。
オフィス移転やレイアウト変更で発生する費用や労力も削減され、企業経営に柔軟性を持たせられます。
6.利用するオプション機能の見直し
インターネット、固定電話機、携帯電話にはさまざまなオプション機能が存在しており、1サービス当たり100～1,000円で提供されています。利用機会がなく料金を無駄に支払っているサービスがないか確認し、積極的に解約してコスト削減に繋げましょう。
7.インターネットFAXの導入
FAXを頻繁に利用する場合は、デジタルデータをやり取りするインターネットFAXを導入しましょう。受信したデータはスマートフォンやタブレットでも確認可能なので、印刷することなく内容をチェックできます。
高額なもので500,000円以上となるFAX機の費用、インクや紙など消耗材の費用、電話加入権費用などが0円となり、月額1,000円程度の基本料金でFAX機能を代替できます。
8.フリーダイヤルサービスの見直し
0120から始まるフリーダイヤルは1つの電話番号ですが、実は複数のキャリアからサービスが提供されており、見直すことでより安価になるケースも存在します。例えばSoftbankの「フリーコールスーパー」は利用状況に応じて3種類の割引が発生する仕組みとなっており、2,000円の月額基本料金が最大で無料となります。
9.BYOD（Bring Your Own Device）の導入
業務用携帯端末としてよく用いられているスマートフォンは、新規に購入すると1台当たり30,000～80,000円となります。
そこでおすすめなのが、社員が個人で利用しているスマートフォンを業務利用するBYOD（Bring Your Own Device）です。BYODを利用すると、業務用端末の購入やレンタルにかかる費用が0になり、低コストで運用できます。
ただし、セキュリティ面や安全性については対策が必要です。定期的なOS・アプリのアップデートやパスワードの変更、紛失時の端末位置検索設定などを行いましょう。社員の私的、公的利用をどのように判別するかも検討します。
10.クラウドPBXの導入
クラウドPBXは、PBX（電話交換機）をクラウド化したサービスです。全ての機能がインターネットの仮想サーバー上に保存されており、物理機器や回線なしで発着信の制御や端末同士の内線通話を可能とします。
クラウドPBXが削減するコストは、設備費用と通話料金です。
これまでPBXを構築する際に支払っていた工事費用、機器設置費用が必要なくなり、総額数十万〜数百万円のコストカットを実現します。また、離れた場所にいる社員同士無料の内線通話で繋がり、通話の転送料も無料となるため、通話料金の削減が可能です。
通信費削減ならクラウドPBXがおすすめ
通信費を削減する手段は複数存在しますが、最もおすすめなのがクラウドPBXの導入です。1つのツールで通信費削減に繋がるメリットを複数獲得でき、電話設備の導入コストやランニングコストも削減できます。
インターネットがあれば内線はすべて無料
クラウドPBXではインターネット回線によって電話網を構築するため、ネット環境がある場所での端末同士の通話は無料の内線通話になります。オフィスから外出中社員の携帯電話へ架電するときの通話料1分16円、離れた場所に存在する支社の固定電話に通話するときの通話料3分8.5円が無料となり、通信コストが削減されます。
スマートフォンを内線化できる
クラウドPBXでは、個人端末や業務用端末に専用アプリをダウンロードするだけで、その端末を内線機として利用できます。アプリを通じての内線端末同士の通話が無料になるだけでなく、会社の電話をスマホ内線機に転送したり、スマホから会社の代表番号で発信したりすることも可能です。
さらにパソコンやタブレットでも同様に、アプリをダウンロードすることで内線機として利用できるようになります。これらのパソコン・タブレットを用いた電話機は「ソフトフォン」と呼ばれ、コールセンター（コンタクトセンター）などで主に活用されています。
電話回線が不要でインターネット回線とアプリだけで端末を内線化することは、オフィスに設置する固定電話機の数を減らすことにも繋がります。電話機の購入やレンタルにかかる費用の削減しつつ、コードや回線の少ないすっきりとしたオフィスを実現できるでしょう。
転送料が無料
クラウドPBXは、インターネット回線さえあれば内線端末同士の転送料が無料です。通話転送サービスの加入料金、転送で発生する通話料が0となるため、外出する社員が多い企業では大幅な通信コスト削減に繋がります。不在や折り返しの回数も減少し、機会損失の発生も抑制可能です。
国内・国外通話料が安い
固定電話の通話料は距離が遠くなるほど加算されるほか、携帯電話に架電する際は1分16円と割高になるなど費用がかさみます。
それに対し、クラウドPBXはインターネット回線を利用したIP電話となっており、通話料が日本全国一律で3分8.8円と固定電話よりも安価で、距離による変動もありません。国際通話も1分5円～15円と固定電話よりお得になっており、海外拠点のある企業で重宝します。
コスト削減のポイントと注意点
日々の業務に影響が出ないよう上手くコストを削減するためには、自社の現状をよく理解した上でそれぞれの施策の費用対効果を検討することが重要です。通信コストを削減する際のポイントや注意点について解説します。
利用状況を把握する
無駄なコストを削減するためには、まずは現在の利用状況をよく把握することが重要です。通信や通話にかかるコストは当然避けられないものですが、料金プランの見直しやキャリアの1本化でコストを抑制可能です。キャリアを統一することで、通話料金の割引や無料通話のメリットも得られます。
また、法人契約であれば大口台数割引やビジネス割引といったサービスも利用可能です。NTTドコモのドコモ光セット割のように、インターネット回線とスマホをセットで利用することで、スマートフォン料金が月額最大1,000円割引となるケースもあります。
業務への影響と費用対効果を試算する
通信コストを抑えることだけを考え、安さだけでサービスを選ぶのはおすすめしません。利用できる機能が限られていたり、アフターサポートが不十分なケースがあるためです。
例えば料金の安い格安SIMは、コスト面でメリットがある一方、通話定額プランがなかったり、初期設定を自分で行う必要があったりします。
いくらコストカット出来たとしても、必要な機能が利用できないことで業務効率が下がってしまっては意味がありません。通信コストを抑える際は利用状況を考慮した上でサービスを決めることが大切です。
コスト削減のためのコストも忘れずに
コスト削減にかかるコストについても注意が必要です。具体的には次のコストが発生する可能性があります。
・初期費用
・解約料
・工事費
・専用機器の導入費
・社員にサービスを理解してもらうための時間と手間
いざ利用してみたら想像したよりもコストがかかる、と感じてしまうこともあります。サービスを決める際は、複数の事業者から事前に見積を取り、納得した上で利用するのが得策です。事業者の中には初期費用を無料としているケースもありますが、その場合限られた機能しか使用することができず、オプションの追加にともない金額が高くなる場合もあります。
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まとめ
企業の通信コストは年々上昇しつつあるため、コスト削減が求められる時代となっています。コスト削減方法は複数存在しますが、最もおすすめなのは通話料から設備費用に至るまでトータルでカットできるクラウドPBXです。「通信設備を根本から見直したい」とお悩みの方は、まずクラウドPBX導入を検討しましょう。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
