【導入担当者必見】クラウドPBXの構成図・仕組みをわかりやすく解説｜トラムシステム
クラウドPBXはオフィスのPBX（電話交換機）をクラウド化したソリューションで、コストカットや業務効率化に効果があるとして注目されています。しかし、クラウドPBXの構成図や仕組みについては正確に理解できていないという方もいるでしょう。
本記事でクラウドPBXの構成図や仕組みについて詳しく解説しますので、導入を担当している方はぜひご覧下さい。
目次
クラウドPBXとは
クラウドPBXとは、オフィスに設置していたPBXの機能をインターネット上に構築し、インターネット回線のみで内線通話、外線通話、転送などを可能としたサービスです。
オフィスでPBXなどの機器設置や配線工事を行う必要がなくなり、安価かつ短納期で始められるだけでなく、近年広がっている在宅勤務やテレワークの導入にも役立ちます。
スマートフォン内線化やデジタル電話帳など、これまでのPBXになかった機能を利用することも可能です。従来のPBXを代替する存在として、クラウドPBXを新規導入する企業が急速に増加しています。
クラウドPBXの仕組み
クラウドPBXの登場により、オフィス内はもちろん、離れた場所にある拠点同士もインターネットによる通信網で連結できるようになりました。通常のインターネット回線はもちろん、セキュリティが強固なVPN（バーチャルプライベートネットワーク）の利用も可能です。
クラウドPBXで連結された拠点とは、国内外を問わず内線を利用した無料通話が可能です。これまで発生していた通話料を削減し、気軽なコミュニーションを実現します。
また、公衆インターネットを通じてスマートフォンを端末として利用できるため、外出中の社員でも内線通話、外線通話、転送が可能です。電話番号として企業の代表番号を利用できるため、個人の番号を知られる心配もありません。
クラウドPBXとビジネスフォンの違い
ビジネスフォンとクラウドPBXは、一部のオプションを除き、提供される機能に大きな差はありません。
最大の違いは機器や配線の有無です。ビジネスフォンはPBXの購入と設定工事がセットで必要であることに対して、クラウドPBXは基本的に不要です。ただし、クラウドPBXでも回線を中継するルーターやゲートウェイなどが必要な場合もあります。
ビジネスフォンは配線でPBXと端末を連結し、内線通話や転送を行うため、同一の建物内での利用が基本です。
一方、クラウドPBXはインターネット回線で端末とPBXを連結しています。このため、オフィス内に留まらない電話環境構築が可能となるだけでなく、スマートフォンやパソコンなど端末を幅広く設定できます。
クラウドPBXの仕組みと構成図
クラウドPBXの機能やデータはクラウド上にある仮想サーバーに保存されています。トラムシステムが提供するUNIVOICEでは、Amazonが提供するAWS（アマゾンウェブサービス）を利用しています。
オフィス内でクラウドPBXを利用する際の流れは以下の通りです。
1.AWSサーバー内のデータや機能を、インターネットを通じてオフィスへと発信
2.発信された情報を無線APやルーターなどで受信し、それぞれの端末に中継する
3.スマートフォン、オフィス電話機、パソコンに情報が伝えられる
オフィス外の場合は公衆インターネットを通じ、スマートフォンやパソコンに情報が伝達されます。
このような構成図によって、クラウドPBXは従来のビジネスフォンにはない以下のようなメリットを提供可能です。
インターネット回線があれば使える
インターネット回線のみでPBXを利用できるのは大きなメリットです。
機器購入や回線工事を始めとする初期費用が大幅に削減されるだけでなく、サービスによっては数日という短い期間で構築できます。追加の工事が必要だった回線の増減やオプションの追加も、クラウドPBXならブラウザ上の設定のみで完了します。
スマートフォンが内線端末に
インターネットを利用して、スマートフォンをクラウドPBXの内線端末にすることも可能です。
特に社員のプライベート用スマートフォンを業務に流用するBYOD（Bring Your Own Device）が注目されており、コストカットや業務効率化を実現します。
社外からも内線通話が可能
従来のビジネスフォンとPBXでは、外出中の社員と内線通話を行うことが不可能でした。それによるビジネスチャンスの損失や顧客満足度低下が長年の課題でしたが、クラウドPBXならインターネット回線を通じて内線通話が可能です。
社外にある端末への通話の転送も可能なため、オフィスを留守にすることが多い個人事業主の方も安心して外出できます。
オフィス移転でも電話番号はそのまま
ビジネスフォンを別のオフィスに移転させる際、電話局が管理するエリアを跨いだときは、新たな電話番号の発行が必要でした。
インターネットを通じて通信を行うクラウドPBXなら、一度取得した電話番号はオフィス移転をしても引き続き利用可能です。
なお、条件を満たせばビジネスフォンで利用していた電話番号を引き継ぐこともできます。（詳細は記事の後半で解説しています）
ソフトフォンが使える
クラウドPBXでは、コンピューターでインターネット経由の電話を行うソフトフォンが利用できます。通常の電話機とは違い画面への情報表示やキーボードによる操作が可能となっており、作業量の多いコールセンターで欠かせないツールです。
このため、コールセンターでもクラウドPBX導入が積極的に進んでおり、ソフトフォンによる応対業務の円滑化を実現しています。
クラウドPBX導入時のポイント
優れたソリューションであるクラウドPBXですが、導入時にはいくつかのポイントを抑える必要があります。詳しく解説していきましょう。
PaaS型かSaaS型か
クラウドPBXは、ベンダーから提供されるサーバーの特徴によってPaaS型、SaaS型の2つに分類されます。
・PaaS型
1つのサーバーで自社のみの企業情報を管理する形式。公衆のインターネット回線ではなく専用のVPNを利用するため、強固なセキュリティを構築できます。反面、クラウドPBXとしては費用が高額になりやすく、構築に時間がかかる点に注意が必要です。
・SaaS型
1つのサーバーに自社含む複数企業の情報が管理されている形式。共用サーバーとなるため費用は安価となり、導入までの期間も短くなります。ただし、PaaS型ほど強固なセキュリティは構築できません。
PaaS型は主に顧客情報保全が重要な金融機関や大企業が、SaaS型は導入スピードやコストを重視する中小企業が採用しています。自社の特徴を分析し、より適した形式を選択しましょう。
電話番号は引き継げるか
「クラウドPBXの電話番号をどのように設定するか」はビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換える際に気になるポイントです。
1.ビジネスフォンの電話番号を引き継いで利用する
2.クラウドPBXのベンダーに新たな電話番号を発行してもらう
この2つのどちらかを選択することになりますが、当然ながら既存の番号を使いたいというユーザーが多くを占めます。ただし、状況によっては引継ぎが出来ない場合もあるので、注意が必要です。
もし番号引き継ぎを行う場合は、以下の2つの方法があります。
1.「番号ポータビリティ（LNP）」を利用する
2.アナログ回線とデジタル回線の橋渡しを行う「ゲートウェイ」を設置する
ゲートウェイは設置費用が必要なうえ、オフィス移転で電話番号が変化する可能性があるため、可能であれば番号ポータビリティを選択しましょう。
おすすめクラウドPBXのご紹介
高い品質・安定性のクラウドPBXをお探しの方は、トラムシステム株式会社のTramOneCloudがおすすめです。
外線電話、内線電話、パーク保留、転送、留守電などのビジネスフォン機能はもちろん、インスタントメッセージ、チャット、電話・Web会議、プレゼンスなどのUC(UnifiedCommnication)機能も網羅。
スピーディーな導入、容易な設定変更、ロケーションフリー、そしてシンプルで明快な料金体系で、あらゆるニーズに応えます。
まとめ
インターネット回線を利用して通信環境を構築するクラウドPBXは、コストカットや業務効率化を通じて企業の競争力を強化するソリューションです。導入する際は、電話番号やセキュリティといった重要な項目についてベンダーと協議し、失敗がないように計画を進めましょう。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
