【フリーアドレス】電話の取り次ぎ方法5つ！メリット・デメリットを解説｜トラムシステム
社員がその日に業務を行う場所を自由に決められるフリーアドレス制では、電話の取り次ぎに関する問題が起きることがよくあります。
座る位置によって内線番号が変わるため、コミュニケーションに不都合が生じないよう対応が必要です。
この記事では、フリーアドレス制での電話の取り次ぎ方法を5つ解説します。フリーアドレス制のコミュニケーションに最適なクラウドPBXも紹介するので、ぜひ参考にしてください。
目次
フリーアドレス制とは
オフィスのフリーアドレス制とは、業務エリアにオープンスペースを設け、従業員が必要に応じて自由に席を選択できるようにする制度です。
従来のオフィスのように、社員は自分の固定席を持たず、その日の業務内容や状況にあわせて最も都合のよい座席を選択します。
フリーアドレス制の対象エリア・部署は企業によって異なります。例えば、全社員が社内の業務エリアから自由に席を選べるケースもあれば、部署単位でフリーアドレスを実施するケースもあります。
フリーアドレスのメリット・デメリット
社員が固定席を持たないフリーアドレス制では、主に次のようなメリットを期待できます。
・コミュニケーションの活性化
・オフィス空間の有効活用
・社員の主体性の向上
・組織改編や人数変更への柔軟な対応
必要に応じて部署やチームの異なる関係者と近い距離で業務を行えるため、業務効率化や新しいアイデアの創出促進などのメリットがあります。
一方で、フリーアドレス制では、トラブルが起きないよう適切な調整やコミュニケーションが欠かせません。
机の上に自分のものを広げてスペースを占有している人や、人気の場所を確保だけしておいて、長時間の会議に出かける人などには注意するなど、社員一人ひとりが気持ちよく業務ができるためのルールも重要です。
フリーアドレス制のメリット・デメリットについては、こちらの記事で詳しく解説しています。ぜひあわせて参考にしてください。
フリーアドレス制のオフィスで起きる電話問題とは
社員の座席が日々変わるフリーアドレス制では、電話に関する問題が発生することが多くなっています。ここからは、フリーアドレス制のオフィスで起きる電話問題について詳しく説明します。
取り次ぎ（転送）に時間がかかる
従来の座席指定型のオフィスでは、社員はそれぞれ自席から最も近い電話機の内線番号を関係者に周知することができました。内線番号は基本的に変わらないため、よく連絡する人の番号を端末に登録したり、覚えてしまったりすることもできます。
しかし、フリーアドレス制のオフィスでは、電話の転送先が常に変わるため、「電話をしたいけど番号がわからない」という不都合が生じます。社外からの電話を転送したい際に社員の所在がわからず、電話の相手を待たせてしまうこともあるでしょう。
電話機の近くの人に負担がかかる
従来の座席指定型のオフィスでは、自席の近くの電話機が鳴ったときには、自分か同僚への電話であることがすぐにわかります。
しかし、異なる部署やチームの人が混在しているフリーアドレス制では、自分の近くの電話機が鳴ったとしても、誰に宛てられた電話かはすぐにわかりません。
結果として、電話機の近くに座っている人が一旦電話に対応し、要件を聞いた上で取り次ぐ必要があります。電話対応のために業務の手を止めなければいけないことはストレスなので、電話機近くの席を避けるようになる人もいるでしょう。
固定電話を設置しづらい
フリーアドレス制などの柔軟な働き方を促進する企業では、テレワークやハイブリッドワークなどの勤務形態も導入していることが多いです。
日によって社員がオフィスに大勢いたり、ほとんどいなかったりと、業務エリアの密度は日々変わるため、固定電話をどれくらいのスペースごとに設置すべきかの判断が難しくなります。
固定電話機の台数は、少なすぎると業務に支障がでる一方、多すぎると経費の無駄になるため、社員の数や業務エリアの広さなどにあわせて過不足なく設置することが重要です。
フリーアドレスオフィスの電話問題への対応方法
フリーアドレス制のオフィスで起きる様々な電話問題は、ツールやシステムの導入で対応が可能です。各対応方法の詳細やメリット・デメリットについて解説します。
座席表システムを導入する
座席表システムとは、各社員の所在（その日の座席）を管理するシステムです。
基本機能は社員の座席の可視化です。その他には、出社時間にあわせて座席を予約したり、ランダムに割り当てたりする機能が搭載されたシステムもあります。
座席表システムがあればブラウザやアプリで今、誰がどこにいるのかを随時確認できるため、電話をかけたいときにはどの番号にかけるべきかがすぐにわかります。
デジタルコードレス電話機を配布する
デジタルコードレスフォンとは、無線で通信を行う電話端末です。家庭用電話機の子機ような端末をイメージしてもらえるとわかりやすいでしょう。
通信ケーブルが不要で小型なため、自由に持ち運びができる点が大きなメリットです。内線、外線、保留、転送などの機能も搭載されているため、企業の電話業務にも支障ありません。
社員にデジタルコードレス電話機を配布することで、固定電話機の設置が不要になる他、社員同士はいつでも気軽に連絡を取り合うことができるようになります。また、固定電話機の近くに座る人が電話対応を強いられたり、電話をかけたい相手の居場所をいちいち調べたりする必要もなくなります。
社用携帯を配布する
社員に社用端末を配布することも、選択肢の1つです。社員一人ひとりが専用の端末を持つことができるため、オフィス内はもちろん、外出先や自宅など、場所や時間を問わずにいつでも連絡を取り合うことができます。
デジタルコードレス電話機との違いは、電話の利用場所と利用シーンです。デジタルコードレス電話機は、あくまでオフィスの電話機のコードレスタイプで、オフィス内での利用が基本です。退社時にはロッカーなどにしまい、家に持ち帰るようなことは基本的にありません。
社用携帯は持ち歩くことが前提であるため、紛失や盗難への対策も重要になります。MDM（モバイルデバイス管理）ツールなどを利用して、セキュリティ対策をとった上で配布しましょう。
社用携帯の紛失対策については、こちらの記事でも詳しく解説しています。ぜひあわせて参考にしてください。
クラウドPBXを導入する
クラウドPBXとは、これまでオフィスに設置していたPBX（構内交換機）をクラウド上に設置し、インターネットを通じて利用するサービスです。各企業が独自に設置するものではなく、事業者が構築し、運営する環境を、利用料を支払って利用する仕組みです。
クラウドPBXでは、IP電話機、スマートフォン、パソコンやタブレットを電話機として利用できるようになります。アプリをインストールすれば個人用のスマートフォンを内線化できる（BYOD：個人端末の業務利用）ため、社用携帯を配布するよりもコストを抑えられます。
電話代行サービスを利用する
企業には日々様々な電話がかかってきます。お客様からの問い合わせなど、本来の事業に関係のある着信もあれば、営業電話や間違い電話などもあります。
営業電話などによって社員の貴重な業務時間が削られないよう、電話対応を外部の代行サービスに委託することも、方法の1つです。
電話代行サービスは、会社にかかってくる電話の一次対応を行ってくれます。社員への取り次ぎが必要な場合のみ、担当者に電話を引き継いだり、メールなどで担当者に連絡したりします。
電話代行サービスについては、こちらの記事で詳しく解説しています。ぜひあわせて参考にしてください。
フリーアドレスにはクラウドPBXがおすすめな理由
フリーアドレス制のオフィスでもスムーズに電話対応をしたり、社内外とコミュニケーションを取ったりするための方法をいくつか紹介しました。
その中で、手軽に、かつ確実に電話業務を効率化したい企業におすすめなのがクラウドPBXです。おすすめ理由を詳しく解説していきましょう。
インターネット回線があれば利用できる
クラウドPBXによる電話環境の構築のために必要なのは、インターネット回線と電話端末のみ。オンプレミス型PBXのようにオフィス内に物理的な機器を設置したり、電話回線を契約したりする必要がないため、初期費用を抑えて導入できます。
インターネット回線を使って通信を行うため、オフィスの外でもモバイル回線やWi-Fiを通じて内線や外線、転送などの電話機能を利用できます。
個人のスマートフォンを業務用にできる
クラウドPBXでは、専用アプリをインストールするだけでスマートフォンやタブレットなどを内線端末として利用可能です。
個人のスマホを業務用の内線端末として利用することもできるため、社用端末の準備・運用コストを削減できます。
普段から使い慣れているスマホを業務にも利用でき、また業務用と個人用の2台持ちをする必要がないため、社員にとっても利便性が高いと言えます。
テレワークにも対応できる
チームや部署などの垣根を越えて、社員個人の都合に合わせて別々の場所で働くフリーアドレス制は、自宅やレンタルオフィスなどから勤務するテレワークと似ています。
実際、テレワークにおいても、会社の固定電話に対応するために出社をしたり、テレワーク中の社員と連絡が取りにくく、コミュニケーションがスムーズにいかなかったりと、電話に関する問題が発生します。
フリーアドレス制の対応した電話環境やコミュニケーション体制を整えておくことで、テレワークの推進にも繋がります。
クラウドPBXなら固定電話の廃止も可能
クラウドPBXでスマホやタブレット、パソコンを内線端末として活用すれば、ケーブルや置き場所が必要な固定電話を完全に廃止することも可能です。
会社から固定電話を廃止することで、スペースの有効活用やオフィスレイアウトの多様化も実現できます。
こちらの記事では、固定電話を廃止するメリットや注意点などについて詳しく解説しています。ぜひあわせて参考にしてください。
まとめ
フリーアドレス制のオフィスで発生する電話問題は、システムやツールの導入によって対応が可能です。フリーアドレス制に対応した柔軟で効率的な電話環境を構築しておくことで、テレワークなどの他の多様な働き方の促進にもつながります。
この記事を参考に、これからのオフィスにあったコミュニケーション体制を整えましょう。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
