クラウドPBXでテレワークを推進！働き方改革を実現する電話とは｜トラムシステム
コロナウイルスの影響もあり、2020年に急激に増加したテレワーク。それに伴い、クラウドPBXの導入を検討する企業が増えています。しかし、クラウドPBXは本当にテレワーク推進に役立つのでしょうか。この記事では、クラウドPBXの概要から、クラウドPBXがどのようにテレワーク推進に活用できるのかについて詳しく解説します。
目次
クラウドPBXとは
クラウドPBXは従来の構内に置かれたPBXをクラウドに移し、インターネット回線を使用し通話および通信を行うサービスです。PBXとは電話交換機とも呼ばれるもので、内線同士をつなげたり外線の管理・制御を行います。
従来型のPBX（ビジネスフォン）は物理的な機器を購入し拠点ごとに設置する必要があるためコストがかかる、またメンテナンスの依頼が必要など手間もかかりました。
これらのデメリットを解消した新しいサービスがクラウドPBXです。クラウドPBXのメリット・デメリットについては下の記事で詳しく解説しています。本記事と合わせて参考にしてください。
テレワーク推進にクラウドPBXがおすすめの8つの理由
何となく従来のPBXと比較しメリットがあるように感じていても、具体的にどのような効果があるのかよくわからないという声も少なくありません。そこでテレワーク推進になぜクラウドPBXをおすすめするのか、その8つの理由を解説します。
インターネットがあれば内線通話は無料
クラウドPBXは外出先でも内線同士なら通話料が無料になります。従来のビジネスフォンであっても、同じ建物や会社内の内線通話は無料でしたが、外出先やスマホへかける場合は外線を使わざるを得ませんでした。その点インターネット回線を使用するクラウドPBXなら、外出先でも内線通話が可能です。
日本中、世界中のどこにいてもインターネットを通じて内線通話ができることで、通話コストの大幅な削減か期待されます。テレワークや出張中の社員との連絡に使えるのはもちろん、海外や地方に住む優秀な人材の採用にも繋がります。
BYODでパソコンやスマートフォンから電話ができる
クラウドPBXなら個人所有のスマホを業務で使用するBYODの実現にも役立ちます。近年多くの企業でBYODの導入が進められています。従業員ひとり一人にスマホを支給するとなると、機器の購入費だけでなく月々の通話料金も会社が負担しなくてはいけません。その点クラウドPBXなら通信費の削減につながります。
スマホやPCなどに専用アプリをインストールするだけで、簡単に電話をかけることが可能です。テレワークやリモートワーク時の連絡手段として、会社がわざわざ端末を用意する必要がない点もメリットです。
外からでも会社番号で発着信できる
個人スマホでもビジネスフォンの機能がそのまま使用できるクラウドPBXは、会社番号での発着信も可能です。そのため従業員の個人スマホから取引先に電話する場合、プライベートの番号を使用しなくてよいというメリットがあります。電話対応だけのためにわざわざ出社する必要もなくなります。
柔軟な着信ルール設定
着信ルールを柔軟に設定できる点もクラウドPBXのメリット。変則的な働き方を行う場合に何時から何時までの間は着信させない、などの着信ルールを設定しておくことで業務時間外に電話が鳴るのを避けられます。クラウドPBXでは従業員個人の働き方に合わせたルールを設定できるため、仕事とプライベートの切り分けに有効です。
Web会議・チャットによるリアルなコミュニケーション
リアルでスムーズなコミュニケーションを実現できる点もクラウドPBXのメリットです。コミュニケーションロスはテレワークが上手くいかない主な理由のひとつ。クラウドPBXに搭載されたUC(ユニファイドコミュニケーション)機能により、電話・メール・チャット・Web会議・電話会議などあらゆる手段で連絡を取ることが可能になります。
UC機能によってその場の状況に応じて最適なコミュニケーション手段でコンタクトを取ることできるため、コミュニケーションロスの防止につながります。テレワークのコミュニケーション不足を解消する手段については下の記事でも解説しています。
プレゼンス（在席管理）機能で無駄な連絡をなくす
「プレゼンス」とは相手が現在どのような状態であるかを表す用語。つまり、今その人は在席しているかどうか、電話に出られるかどうかなどの確認ができます。テレワークでは、リアルタイムに相手の状況を掴むことが困難です。そのため相手の状況を把握できるプレゼンス機能は、テレワークに必要不可欠な機能だといえます。
利用機能やユーザー数を柔軟に変えられる
クラウドPBXはユーザー数や機能の追加も柔軟に変更できます。繁忙期のため従業員を増やしたい、閑散期などで減らしたいなどの場合ブラウザ上で簡単に管理が可能です。そのためテレワークの対象者が増減してもすぐに対応できます。使用していないユーザーや機能のために無駄な料金を支払う必要はありません。
工事不要で短期間で導入できる
インターネット上のサーバーにPBXを構築するクラウドPBXは、自社に機器を設置する必要がないため工事が不要です。インターネット回線さえ使用できればベンダーに申し込んだ後1週間程度で利用できます。そのためコロナウイルスのように突然テレワークが必要となった状況でもスムーズに移行できる点がメリットです。
クラウドPBXはBCP対策にもなる
インターネット上にシステムを構築するクラウドPBXはBCP対策としても有効です。ここではBCP対策の必要性やクラウドPBXが災害に強い理由を解説します。
BCP対策の必要性
2011年の東日本大震災発生後から企業のBCP対策(事業継続計画)が強く求められています。災害時の懸念として最も大きなものは電話回線の不通により業務が遅延することです。会社に出社できず急ぎの電話に対応できない、顧客からの問合せに対応できないなどの問題が発生します。このようなリスクを回避するため、BCP対策は全ての企業が必須で対応すべき事案となっているのです。
BCP対策としてのクラウドPBX
オフィスに機器を設置しないクラウドPBXはBCP対策として有効です。オフィスが被災した場合でもインターネット環境さえ利用できれば通話できるからです。オフィスに出社できない場合でも、インターネットを通じて自宅から会社の代表番号や内線を利用できる点もメリットです。BCP対策としてのクラウドPBXについては下の記事で詳しく解説しているので本記事と合わせて参考にしてください。
クラウドPBXで働き方改革を促進
2019年から施行されている働き方改革。クラウドPBXは、円滑なコミュニケーションの実現による業務の効率化、テレワークを含めた多様な働き方の実現などで働き方改革を強力のサポートします。
クラウドPBXと働き方改革についてはこちらの記事で詳しく解説しています。合わせてご覧ください。
まとめ
インターネット環境さえあればどこでも利用できるクラウドPBX。テレワークで問題になりやすいコミュニケーションロスもUC機能があれば安心です。すぐに使える、BYODができる、BCP対策に有効などメリットの多いクラウドPBXを、テレワークと一緒に導入してはいかがでしょうか。
おすすめの多機能クラウドPBXサービス”TramOneCloud”のご紹介
多くのメリットがあるスマホ内線化をアプリで実現し、手軽な導入と高い拡張性・柔軟性を備えるクラウドPBX。そのなかでも、特におすすめの多機能サービスを紹介しましょう。
TramOneCloudとは、創業以来3,000社以上の導入実績とリピート率92%を超える電話のプロフェッショナル、トラムシステム株式会社が提供するクラウドPBXです。
– あらゆる企業に対応するスケーラビリティ
– 働き方改革を実現するクラウドPBX
– 高い信頼性と安定性と音声品質
外線電話、内線電話、パーク保留、転送、留守電などのビジネスフォン機能はもちろん、インスタントメッセージ、チャット、電話・Web会議、プレゼンスなどのUC(UnifiedCommnication)機能も網羅。
スピーディーな導入、容易な設定変更、ロケーションフリー、そしてシンプルで明快な料金体系で、あらゆるニーズに応えます。
– 在宅勤務のスタッフや多店舗間の電話連絡をスムーズにしたい
– 社員個人のスマートフォンで内線を受けたい
– 電話回線の数を企業成長に合わせて、柔軟にすぐに変更したい
– 固定資産ではなく、サービスとして電話を利用したい
など、これまでの電話の常識を変えるサービスが、TramOneCloudです。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
