社用携帯を紛失！まず何をする？基本対応と企業・個人の紛失対策を解説｜トラムシステム

日々持ち歩く社用携帯は、置き忘れなどによる紛失や盗難が起きることもあります。社用携帯がないことに気づいたら、まず何をするべきでしょうか。また、紛失した携帯電話やスマホはちゃんと見つかるのでしょうか。

この記事では、社用携帯を紛失したときの対応や、紛失したときのためにやっておくべきセキュリティ対策、さらに紛失を防ぐための個人の取り組みについて解説します。

紛失した携帯・スマホが持ち主に戻る確率

海外に比べて落とし物が持ち主の元に戻る確率が高いイメージが強い日本ですが、実際に紛失した携帯電話やスマートフォンが見つかった事例はどれくらいあるのでしょうか？

警視庁による遺失物取扱状況（令和4年中）によると、携帯電話類の取得届の数は127,577件、遺失届の数は197,544件です。（2023年3月13日時点）

およそ12万の携帯電話類が落とし物として届けられた中、持ち主に返還されたのは87.4%にあたる110,525件です。

参考：警視庁「遺失物取扱状況（令和4年中）」

この数字だけ見ると、どこかで落としてしまった携帯電話やスマートフォンが戻ってきた事例は数多くあることになります。

しかし、必ずしも戻ってくるわけではないことに加えて、紛失している間に情報を盗み見されたりする可能性があるため、紛失しないように十分注意する必要があります。

社用携帯を紛失したときの対応

社用携帯には関係者の連絡先やメールなどの履歴、クラウドファイル共有システムへのアクセスなどの重要な情報が保存されているため、紛失した場合は迅速かつ適切な対応が求められます。

ここからは、社用携帯を紛失したときにまずやるべきことを順番に解説します。

1.紛失時の状況を確認する

最後に社用携帯を使用してから紛失に気づくまでの自身の行動を振り返り、当時の状況を確認しましょう。

例えば会社を出る前に社用携帯で同僚と会話をし、◯◯線の電車に乗って移動した後、取引先の会社の前で電話を使おうと思ったら、カバンの中に入ってなかった、などできるだけ細かく確認します。

加えて、社用携帯の中に保存されているデータや端末のパスワード設定などについても再確認しましょう。

社用携帯がないことに気づくと、焦って混乱してしまいがちですが、このプロセスをまず行うことで、多少の冷静さを取り戻すことができるでしょう。

2.会社や警察に紛失を報告する

整理した情報を会社に報告し、警察に遺失届を出しましょう。

会社の報告窓口は、上司、IT担当者、総務部など会社によって異なります。誰に連絡すべきかわからない場合は、まずは上司に連絡するとよいでしょう。

社用携帯を紛失したということは、上司などの仕事の関係者の連絡先もすぐに確認することができないかもしれません。その際には、個人のスマートフォンから会社のHPなどに掲載されている代表番号に連絡し、そこから上司に繋いでもらう方法があります。

駅や飲食店、商業施設など特定の場所で紛失した可能性が高い場合には、その施設に連絡しておくのも早期発見に繋がります。

3.遠隔ロックや位置情報を確認

会社に紛失を報告した後の行動は、IT部などの端末を管理する部署の担当者の指示に従いましょう。

紛失した社用端末にデバイス管理ツールなどがインストールされている場合、GPSを使って端末の位置情報を確認したり、データを遠隔操作で消去したりすることができます。

また、不正利用を防ぐために通信キャリアに連絡してSIMカードの停止手続きや端末のロックをする必要もあります。

これらの作業は一般的に端末の管理部署が行いますが、担当者から紛失した社員本人に確認などの連絡がある可能性もあるため、できるだけ社内に留まるなどの対応が必要でしょう。

4.関係者への報告と謝罪

端末の紛失によって情報漏洩などのセキュリティ事故が発生した場合は、社内外の関係者への報告と謝罪も必要になるでしょう。

報告の内容や謝罪方法などは、被害の大きさや範囲によって異なるため、上司や会社の指示を仰ぎましょう。

社用携帯の紛失によるセキュリティリスクを減らすためには

常に持ち歩き、外出先でも使用することが多い社用携帯の紛失は、誰にでも起こりうることです。このため、企業は紛失を前提としたセキュリティ対策をすることが重要です。

ここからは、社用携帯の紛失に備えて企業がやっておくべきことを解説します。

MDM（モバイルデバイス管理）を導入する

端末が紛失・盗難にあった際には、遠隔操作で端末をロックしたり、機密情報を消去したりすることで、不正利用や情報漏洩のリスクを下げることができます。

万が一のときのために、遠隔操作ができるようにMDM（モバイルデバイス管理ツール）を導入しておくのがおすすめです。

MDM（モバイルデバイス管理ツール）とは、モバイル端末を一括管理することができるソフトウェアです。社用携帯にインストールすることで、セキュリティポリシーに則った端末の制御、ネットワーク設定、遠隔操作、使用状況の確認などが行えます。

端末は適切に設定する

紛失や盗難によって社用端末が第三者の元に渡った際に、容易に保存されている情報を閲覧や引き出しされないよう、以下のような設定を施しておきましょう。

・画面には必ずパスワードをかける
・パスワードは複雑に設定し、定期的に変更する
・データなどはクラウドに保存し、本体には保存しない
・「端末を探す」機能をオンにする

紛失時の対応マニュアルを周知する

紛失に気づいたときには、できるだけ速やかに対処することが、端末の発見と被害の防止に重要です。

しかし、紛失した社員が社内の連絡ルートや、とるべき行動を正しく把握できていないと、初動が遅れ、本来は防げたはずの被害が広がってしまうかもしれません。

このようなことを避けるため、紛失時の対応はマニュアル化し、社用端末を持つ全ての社員に周知しましょう。説明会やセキュリティ教育などで対応方法を共有するだけではなく、社内用のポータルなどに掲載し、必要なタイミングでいつでも見られるようにしておきましょう。

個人で紛失や盗難を防ぐ工夫をすることも重要

社用携帯の紛失や盗難は、会社にとってはもちろん、紛失した本人の信用にも関わる問題です。上司や取引先などの関係者にも迷惑がかかるため「なくしたことがないから大丈夫だろう」と楽観視するのではなく、常日頃から紛失や盗難を防ぐ工夫をすることも大切です。

アイテムで紛失・盗難を防ぐ

薄くて小さな携帯端末は、かがんだときや座ったときなどにポケットからするっと抜け落ちてしまうこともあります。

ネックストラップをつけて首から下げたり、紛失防止タグをつけたりなど、紛失を防止するアイテムを使うことを検討しましょう。

習慣で紛失・盗難を防ぐ

カバンの中や机の上にスマホの定位置を作る、移動前には必ず持ち物が全てあるか確認する、飲み会には持っていかないなど、紛失を防ぐための日々の心がけも重要です。

仕事終わりに飲みに行き、酔っ払っている間に社用携帯を紛失するケースが多く見られます。そもそも、酔っ払った状態では仕事の連絡にもまともに対応できません。

「◯月◯日は私用のため、◯時以降の携帯電話へのご連絡には対応いたしかねます。ご迷惑をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします」といったようにあらかじめ関係者に連絡を入れた上で、社用端末は会社に置いておくのが賢明でしょう。

まとめ

持っているはずの携帯電話やスマートフォンがないことに気づいたら、焦らずにやるべきことを一つずつ行うことが、端末の発見やセキュリティ事故の防止に重要です。「会社にバレる前になんとか自分で見つけよう」と自己判断で行動しようとせず、状況を整理し、速やかに会社に報告しましょう。