ハイブリッドワークとは？メリットや解決されるテレワークの課題を解説｜トラムシステム
新しい働き方として多くの企業でテレワークを導入する一方、オフィスワークの重要性も見直されつつあります。そこで注目されているのが、テレワークとオフィスワークの良いところを融合したハイブリッドワークです。
この記事では、ハイブリッドワークとは何か、メリット、導入する際の課題やポイントについて解説します。
目次
テレワークの課題を解決する「ハイブリッドワーク」とは
ハイブリッドワークとは、オフィスで働くオフィスワークと、自宅やオフィス以外の場所で働くテレワークを組み合わせた働き方です。「週5日勤務のうち3日をオフィスで、2日をテレワークで働く」のような柔軟な働き方を、ライフスタイルや事情に応じて選択できます。
近年はオフィスか自宅かだけでなく、レンタル会議室やコワーキングスペースも働く場所として選択可能です。ハイブリッドワークは、今後のワークスタイルの主流になるとして注目されています。
ハイブリッドワークが注目されている背景
ハイブリッドワークが注目されるようになったきっかけは、2020年新型コロナウィルス流行によるテレワークの普及です。多くの企業がテレワークを業務に取り入れたものの、以下の点が課題であると認識されるようになりました。
・従業員の動向が把握できない
・コミュニケーション手段が限られている
・従業員が孤独感を感じやすい
・ITツールの習熟度によって情報格差が生じる
・モチベーションが低下しやすい
これらの問題を解決するため、テレワークとオフィスワークを組み合わせるハイブリッドワークが広まりつつあります。テレワークを維持したい従業員と、従業員満足度を高めたい企業にとってWin-Winの制度と言えるでしょう。
ハイブリッドワークのメリット
ハイブリッドワークを取り入れるメリットは多岐にわたり、従業員の生産性向上やモチベーションアップに繋がります。どのようなメリットがあるのか見ていきましょう。
生産性向上・業務効率化
テレワークとオフィスワークを組み合わせることで、従業員が業務内容や状況に応じて効率的な働き方を選択可能です。個人で黙々と行う業務ではテレワーク、綿密なコミュケーションが求められる会議ではオフィスワークといったように、働く場所を分けることで生産性向上や業務効率化を実現できます。
オフィスの有効活用
オフィスを柔軟に活用できるのもハイブリッドワークのメリットです。従業員の出勤日をずらしてスペースを確保し、オフィスワークを効率化する以下の設備を設置できます。
・周囲の雑音を遮断できる集中スペース
・固定席を持たず好きな場所で働けるフリーアドレス
・集中力を高めるため立って作業するスタンディングデスク
従来のオフィスではスペースが余ってしまう場合には、より小規模なオフィスに移転して維持費を節約することも可能です。
従業員のライフスタイルにあわせた柔軟な働き方の実現
従業員のライフスタイルに合わせた柔軟な働き方も実現可能です。育児や介護でオフィスワークが困難な人はテレワーク、オフィスで密なコミュニケーションを取りたい人はオフィスワークを選択するなど、自分にとって最適な職場を選択できます。
柔軟な働き方を可能にすることで、従業員の満足度アップやストレス軽減によるエンゲージメント向上も期待できます。
優秀な人材の確保・定着化
柔軟な働き方やワークライフバランス、働く社員の高い満足度は、人材市場における自社のアピールポイントになります。人材募集時に優秀な人材が集まりやすくなり、競争力の強化に繋がるでしょう。また、近年は給与よりも働きやすさを重視する従業員が増加しているため、従業員の定着化にもハイブリッドワークが大きな武器となります。
マイナビキャリアサーチLabによる「転職活動における行動特性調査 2022年版」では、63％の従業員が「働きがいよりも働きやすさを求める」と回答しました。また、働きやすさに繋がる要素として、71.2%が「リモートワークなど自宅以外も含め働く場所を自由に選べる」を選択しています。
ハイブリッドワークのデメリット・注意点
メリットの多いハイブリッドワークにもデメリットが存在します。発生しやすいトラブルを事前に把握し、対策を練っておきましょう。
勤怠管理の複雑化
テレワークは勤怠管理が複雑化しやすいと言われており、オフィスワークの勤怠管理も求められるハイブリッドワークではさらに深刻です。勤怠管理ツール、グループウェア、社内SNSなどで従業員同士の状況共有を促進しましょう。
また、緊急の業務やトラブルが発生した時にテレワーク中の社員にもスムーズに連絡が取れるよう、スマートフォンでWeb会議やチャットツールが利用できるよう準備するのも重要です。
社内の不公平感の顕在化
ハイブリッドワークは従業員1人1人の働きぶりが見えにくいため、人事評価の際に不公平感が生じやすくなります。特に第三者から見えないテレワークは評価が難しく、場合によってはテレワーク従業員が不当に評価されていると感じ、士気が低下してしまいます。
目標管理ツールや工数管理ツールなどを導入し、成果を可視化して公平な評価へ繋げましょう。
社内コミュニケーションの偏り
働く場所や時間がばらばらとなるため、社内コミュニケーションの偏りはたびたび発生します。オフィスワーク中の従業員のみ重要な情報が共有され、テレワークの人には情報が伝わるまでにタイムラグが発生することも珍しくありません。このようなオフィスワークとテレワークの二極化に注意が必要です。
社内SNSや全従業員対象のオンライン会議など、オフィスワークとテレワークの両方に情報を伝達する手段の導入が、コミュニケーション不足の解消に効果が期待できます。また、チャットによる雑談タイムやランチタイムの交流イベントなど、従業員同士が時間を共有できる機会を増やしましょう。
ハイブリッドワーク導入時のポイント
ハイブリッドワーク導入を成功させるにはいくつかのポイントを意識する必要があります。企業と従業員がWin-Winになれる環境を整備し、業務効率化を成し遂げましょう。
オフィススペースの整備
テレワークおよびオフィスワークの従業員両方が気持ちよく働けるよう、オフィススペースを整備する必要があります。オフィスワークはフリーアドレスやコミュニケーションスペースを設置し、業務へ集中できる環境や気軽なコミュニケーションができる空間を整備しましょう。
また、テレワークをメインとする従業員には、コワーキングスペースやテレワーク専用の自社専用サテライトオフィスなどを整備します。自宅以外の多様な選択肢を提供することで、ハイブリッドワークに対する満足度を高めることが可能です。
適正な評価制度の設定
ハイブリッドワークは評価に不公平感が生じやすいため、オフィスワークとテレワーク両方が納得できる適正な評価制度が求められます。完全な成果主義では従業員のモチベーションが低下しやすいため、プロセス評価と成果主義をバランスよく盛り込みましょう。
特にテレワークでは、目に見えないプロセスをどのように評価するのか事前の検討が求められます。成果のみの評価にならないよう気を配りながら、PDCAサイクルを進めてブラッシュアップしていきましょう。
社内ルールの策定
ハイブリッドワーク開始時に一定の社内ルールを策定しておくと、従業員がスムーズに業務へ取り組めます。例えば「週に3日は必ずオフィスワークとする」と設定すれば、急激なテレワークへの移行を防止し、混乱を防止できます。ただし、厳密すぎると運用に支障をきたすため、従業員の意見をもとに適宜修正を加えましょう。
また、セキュリティ対策ルールの徹底も重要です。テレワークで勤務するサテライトオフィスやコワーキングスペースには自社と無関係の人間も出入りしており、情報漏洩のリスクが存在します。セキュリティソフトやセキュリティ管理ツールを貸与し、セキュリティ教育を施して安全性を高めましょう。
コミュニケーション環境・方法の見直し
ハイブリッドワークでは「誰がどこでどのように働いているか」を確認することが重要となります。まずはコミュニケーション方法を対面からオンラインに切り替えるため、以下のツールの導入が必要です。
・チャット
・Web会議システム
・ファイル共有
・タスク管理
・勤怠管理
また、対面コミュニケーションの減少は避けられないため、マグネットスペースやカフェスペースをはじめとするコミュニケーション活性化を目的とした環境整備が必要です。コミュニケーションは「何気なく行うもの」から「意識して行うもの」に変化しており、従業員同士が意識的に対話を行う環境整備が今後求められます。
まとめ
ハイブリッドワークは、テレワークだけでは実現できない綿密なコミュニケーションを実現し、従業員に自由な働き方をもたらす新時代の働き方です。導入する際は本記事の内容を参考とし、コミュニケーション不全やトラブルのない環境を構築して業務効率化を実現しましょう。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
