フリーアドレスとは？メリット・デメリット・導入時のポイントを紹介｜トラムシステム

リモートワークや部署や会社を越えたプロジェクトチームの活動など、現代のビジネスでは従来にはなかった働き方が増えています。こうした中、オフィスの席を固定席からフリーアドレスに変更する会社も増えてきました。

フリーアドレスにすることで、コミュニケーションの活性化やオフィスの効率化ができるメリットがありますが、コストやルールなど考えておくべきこともあります。

本記事では、フリーアドレスとは？について、概要やメリット・デメリット、導入時のポイントなどを解説します。

フリーアドレスとは

オフィスにおけるフリーアドレスとは、従業員のオフィス内の座席を固定せずに、状況や業務内容に応じて適した場所で業務を行う制度を指します。

大きなデスクにたくさんの椅子が配置されたコワーキングスペースのような部屋で、その日の業務や都合に合わせて好きな場所を選んで座って仕事をします。個人の荷物や保管が必要な書類は、個人用のロッカーなどに保管するのが一般的です。

フリーアドレスでは個人のデスクを持たないため、ノートパソコンやタブレット、スマートフォンなどの持ち運びができる端末を用意する必要があります。

フリーアドレスが注目されている背景

フリーアドレスが注目されるようになった背景としては、主に次の2つがあります。

働き方改革による働き方の変化や生産性向上への強い要求

働き方改革では、ワークライフバランスを考慮した新しい働き方を模索するとともに、企業の生産性を向上させて競争力を高めることが求められました。これがフリーアドレスの推進に大きく影響しています。

働き方改革によりテレワークや週休3日など、新しい働き方が登場したことは多くの方がご存じでしょう。生産性向上に向けては、ナレッジワーク（知的生産）分野で企業や部署を越えたコミュニケーションにより、新しい価値を創造する取り組みが増えています。

ペーパーレス化やクラウド化による物理的な制約の減少

情報のデジタル化により書類やハンコなどを伴う業務プロセスが減り、実施のハードルが下がったこともフリーアドレスが注目されるようになった一因です。

その他にも、コロナウイルス感染症などへの対策としてソーシャルディスタンスを確保しやすい、コスト削減のためにオフィスの規模を適正化したいなどの理由からフリーアドレスを検討するケースも多く見られます。

フリーアドレスのメリット

フリーアドレスの実現には準備が必要ですが、オフィスをフリーアドレスにすると多くのメリットがあります。特に注目されているメリットは次のとおりです。

コミュニケーションが活性化する

フリーアドレスの代表的なメリットは、コミュニケーションが活性化することです。

フリーアドレスでは毎日自由に席を決定できるため、部署に関係なく業務やプロジェクトなどの都合に合わせて関係者で集まって座ることも可能です。その場で報連相がスムーズにできるため、業務も円滑に進められるでしょう。

また、周囲の人も日々変わるため、耳に入る情報も変わります。新しいアイデアを得たり、普段話せない人とも話す機会が生まれたりといったこともメリットです。

オフィス空間を有効活用できる

フリーアドレスは、オフィス空間を有効活用できることから、経営者や総務にとっても実施の意義のある施策です。

営業部署やテレワークの社員のように、社外で働くことが多い人の席はあまり使われません。また、会議や商談のために離席時間の長い社員もいます。こうした場合、使われないデスクによってオフィス空間に無駄が生じてしまいます。

フリーアドレスでは、オフィス内の無駄な空間を少なくできます。社員1人あたりの使える空間を広くしたり、オフィスを縮小したりすることも可能です。

社員の主体性が向上する

フリーアドレスの導入により、社員の主体性の向上が期待できます。毎日自分の席を決めるためには、自分のすべき業務やコミュニケーションを取るべき人を主体的に考えなければなりません。

固定席では毎日の仕事がルーティンになりがちですが、フリーアドレスを導入することで社員が主体的に業務の方法を考えるなど、成長が促されるでしょう。

組織改編・人数変更に柔軟に対応できる

固定席の場合と違い、フリーアドレスでは社員と席が結びついていません。そのため、組織変更やチーム、プロジェクトの人数変更にも柔軟に対応できるのがメリットです。

総務部門や情報システム部門が組織改編に備えて席やレイアウトを考えたり、パソコンや電話機の移動、配線などをし直したりする必要もなく、組織変更時の負荷もずっと軽くなります。

フリーアドレスのデメリット・注意点

フリーアドレスにはメリットも多いですが、デメリットや注意すべき点もあります。フリーアドレスの良さを引き出すためにも、次のポイントに気を付けましょう。

チーム・部署内のコミュニケーションが不足する

固定席ではチームや部署の単位で固まって座るのが一般的ですが、フリーアドレスでは自由に席を決めて座ります。そのため、固定席と比較して、チームや部署内のコミュニケーションが不足しがちな点に注意しましょう。

特に、新人や異動したばかりの人は、業務の中で細かな確認や相談が多く発生します。メールやチャットでは行いづらいコミュニケーションもあるため、同じチームや部署の人が意識して近くに座るなどしてサポートしましょう。

社員の所在管理が難しい

それぞれが日々異なる場所で業務するため、社員の所在管理が難しくなります。広いオフィスの場合、決まった場所にいないことで、用があっても探せない場合もあります。

出勤状況や勤務時間を管理するため、労務管理用のツールや、グループウェアのプレゼンス管理機能をうまく活用しましょう。

書類や持ち物管理の手間が増える

いわゆる「自分のデスク」がないフリーアドレスでは、持ち物の管理の手間が増えがちです。

業務で使うPCや筆記用具、会議で使った資料、本などの持ち物はロッカーに保管するのが一般的ですが、オフィスレイアウトや座った席によっては、書類や荷物の出し入れの手間が増えることもあります。

結局同じ場所に座りがちになる

会社としてフリーアドレスを実施しても、仕事のしやすさや関係性から結局同じ場所、同じ人の近くに座りがちです。結果的に固定席の時と大差ないケースも多く見られます。

固定席の時と比べて変化が乏しい場合、会社の仕事の仕方がフリーアドレスよりも固定席が適しているかもしれません。この場合は、本当にフリーアドレスが必要か、再度検討してみましょう。

社員のストレスや生産性低下につながる可能性も

フリーアドレスは開放的でコミュニケーションが活性化するため、導入を喜ぶ社員も多いですが、個人の性格や業務の特性により、かえって仕事がしにくくなる場合もあります。

また、オープンな空間や、他者との距離が近いことにストレスを感じる人もいますので、互いに配慮を忘れないようにしましょう。

失敗・廃止を防ぐ！フリーアドレス導入の6つのポイント

フリーアドレスを上手く導入し、会社にフィットさせるためにはポイントがあります。ここからは、フリーアドレスで失敗しないためのポイントについて解説します。

導入する部署・部門を見極める

フリーアドレスでは、導入する部署・部門の見極めが重要です。

フリーアドレスが向いているのは、コミュニケーションが生産性に大きく影響する部門です。たとえば、営業や企画、マーケティングなどの部門が挙げられるでしょう。

一方で、経理や法務など特に機密性の高い情報を扱う部署や緻密な相談を必要とする部署では向かない傾向があります。また、デスクワークの比重の高い事務職なども固定席のほうが働きやすい場合が多いでしょう。

フリーアドレスの目的を共有する

フリーアドレスの導入後も同じような席で業務をしてしまう場合、フリーアドレスの目的やメリットが社員に共有されていない可能性があります。

フリーアドレスを実施する目的やメリットなどを全社でしっかり共有し、フリーアドレスの良さを最大限引き出すように動きましょう。また、働き方や業務フローもフリーアドレスに合ったものか見直してみるとよいでしょう。

社員の所在がすぐにわかる仕組みを作る

座席表などを作ることが難しいため、社員の所在がすぐにわかる仕組みを作ることも大切です。

すぐに電話やチャットに応対できれば確認は難しくありませんが、即時の返信が難しい場合もあるでしょう。そのため、座席管理用のツールやルールを作っておくのが効果的です。

ホワイトボードや、チャットの表示名、共有しているスケジュールなどに場所に関する情報を記載するのが最も簡単な方法でしょう。また、クラウド上に用意したフロアマップに自分の居場所を表示したり、座席管理システムを導入したりするのも方法の一つです。

チーム・部署内のコミュニケーション手段を確保する

業務に必要な情報共有が滞ることがないように、チームや部署でのコミュニケーション手段を確保することも大切なポイントです。

チャットや社内SNSなどのツールを活用することも大切ですが、朝礼や定例ミーティング、1on1ミーティングなど定期的に顔を合わせて業務やその他の情報共有ができるようにしましょう。

制度が形骸化しない仕組みを作る

フリーアドレスの導入では、制度を維持するための仕組みがないと、導入前と変化がなく形骸化してしまう恐れがあります。導入後も社内の声を拾いながら、フリーアドレスの目的達成や社員の働きやすさに寄与する仕組みを作っていくことが大切です。

たとえば、チームや部署の中のコミュニケーションの希薄化を防ぐためには、グループアドレス制度の導入が有効です。グループアドレスは、固定席とフリーアドレスの中間にあたる施策で、特定のエリア内においてフリーアドレスにする方法です。

部署ごとに割り振られた区画内でのフリーアドレスとすることで、最低限のコミュニケーションを確保しつつ、業務内容にあわせて座席を決められます。

また「私物を置いて席取りをする」「机や椅子の使い方が汚い」など、席を私物化する人は周囲の迷惑になり、フリーアドレスの満足度を下げてしまいます。オフィスの使用ルールを明文化して社内でしっかり共有しておきましょう。

私物・書類の保管場所を作る

座席に持ち込む荷物が多いと、机を広く占有してしまい、他の社員の迷惑になってしまいます。また、盗難や紛失を避けるためにも、私物や書類を保管するための場所をしっかり用意しておきましょう。

セキュリティに配慮して、鍵をかけられるものを用意するのが望ましいです。ダイヤルロック式のロッカーであれば、鍵の管理が不要なので運用の負担も減ります。

まとめ

フリーアドレスとは、オフィスで業務を行う座席を社員が自由に決定できる仕組みです。固定席よりも社員間のコミュニケーションが活発化しやすく、空間も広々使えるなど多くのメリットがあります。

一方で、導入にあたっては対象の部署の選別や所在管理など考慮すべき点があります。フリーアドレスのメリットを最大限発揮するためにも、事前によくシミュレーションを行い、導入を進めましょう。