クラウドPBXの必要設備とは？必要なもの・書類を一覧で解説｜トラムシステム
クラウドPBXは、電話交換機をクラウド化し、安価な電話環境を提供するITサービスです。近年は企業だけでなく、個人事業やフリーランスでの採用も増加しています。ただし、必要な設備や書類に対する情報が乏しく、検討時に混乱してしまう方も少なくありません。
本記事でクラウドPBX導入に必要なものを詳しく解説しますので、検討中の方はぜひご活用ください。
目次
クラウドPBXとは
クラウドPBXとは、高額な設備投資が必要だったPBX（電話交換機）をクラウド化（インターネットを通じてソフトウェアやアプリケーションを入手できる形態）したシステムです。業務に欠かせない外線通話、内線通話、通話の転送を安価かつ短い納期で入手できるだけでなく、スマートフォンを内線化して端末として活用できます。
クラウドPBXのメリットは以下の通りです。
1.コストが安い
大規模な設備投資が不要なため初期費用はほとんど発生せず、月額料金も利用する機能・ユーザー数によって計算されるため、無駄がありません。
2.納期が短い
PBXの納期が数か月必要なのに対し、クラウドPBXの納期は小規模施設なら数日、大規模施設でも1か月ほどです。
3.内線通話の範囲が広い
インターネット回線を利用し、他拠点や海外拠点の端末と無料の内線通話で対話できます。
4.端末購入費が不要になる
従業員のスマートフォンを業務利用するBYOD（Bring Your Own Device）を採用すれば、端末購入費を丸ごとカットできます。
5.柔軟な働き方を提供できる
個人の業務用端末でも会社番号で発信でき、オフィスを移転しても電話番号が変わらないのが特徴で、在宅勤務やテレワークにも適しています。
クラウドPBXに必要な設備
クラウドPBXにまず必要なものは、インターネット回線や端末をはじめとする設備です。どちらも大規模なものは不要で、すでに保有している機材を流用できます。
インターネット回線
クラウドPBXはインターネットを利用するため、インターネット回線は必須となります。
インターネット回線にもいくつか種類がありますが、回線速度や通信の安定性を考慮すると光回線が最適です。光回線は光ファイバーを利用してデータの送受信を行う仕組みで、NTTの「フレッツ光」を中心に様々なサービスが提供されています。
スマートフォン
クラウドPBX用の端末としてもっとも手軽なのがスマートフォンです。法人用端末を新規購入すると1台30,000円～80,000円とコストがかさむため、特にこだわりがない場合はレンタルサービスを利用しましょう。
クラウドPBXでは従業員が保有する端末にアプリをインストールするだけで、その端末を内線端末として設定することも可能です。このような、個人スマホを業務利用する形態をBYODを（Bring Your Own Device）と呼びます。BYODをすることで、業務用スマホを購入する費用をカットできます。
IP電話機
オフィスや事務所に固定電話を設置したい場合は、IP電話機を導入する必要があります。電話機は新品か中古を購入する方法の他、ベンダーからレンタルすることもできます。
また、IP電話機を設置する場合ルーターをはじめとする周辺機器のレンタル料金や工事費用も発生する点に注意しましょう。
Wifi（無線LAN）環境
スマートフォンやソフトフォンを活用する場合は、Wifiによる無線LAN環境も必要となります。個人事業主やフリーランスであれば家庭用のWifiルーターで事足りますが、数十名以上の規模の場合は法人用のWifiルーターが無難です。
VoIPゲートウェイ
VoIPゲートウェイとは、アナログ電話網でIP電話を利用する際に必要になる機器です。
すでに導入しているアナログ回線を残したままクラウドPBXを導入したい場合や、全社的ではなく部分的にクラウドPBXを導入したい場合には、VoIPゲートウェイを使ってアナログ電話回線とインターネット回線とを中継させます。
クラウドPBX導入に必要なもの
クラウドPBX導入に必要な設備を準備した後は、申し込みに必要な書類を揃えます。書類が1つでもかけていると審査をパスできないため、事前にしっかり準備しておきましょう。
個人事業主の場合
法人化していない個人事業主の場合は個人契約となるため、申し込んだ本人の身分を証明する書類が必要となります。
【個人事業主が用意すべき書類】
・運転免許証（両面）
・パスポート
・在留カード
・住民票
・印鑑証明書
・顔写真付きの住民基本台帳カード
これらの内いずれか1枚を用意し、通信事業者に提出してください。ただし、一部サービスではさらなる書類提出が求められるケースも存在します。
法人の場合
法人の場合は、個人契約で必要な書類に加えて法人活動を証明する書類が必要です。
【法人が用意すべき書類】
・会社情報を閲覧できる履歴事項全部証明書（3か月以内）
・企業代表の身分証明書
以前はビジネスプランの計画書や役員の履歴書も交えて厳格な審査が行われていましたが、現在は緩和されています。
公共団体の場合は、組織の存在を記す以下の書類が必要です。
【公共団体が用意すべき書類】
・委任状
・組織の住所を証明するもの
・組織の運営規則等および組織の存在を証する書類
クラウドPBX導入には審査が必要
これら必要な書類を用意し、通信事業者に提出することで審査が開始されます。通常1～2営業日で完了し、問題がなければ導入に向けての打ち合わせとなります。
審査でチェックされているポイントは以下の通りです。
【クラウドPBXの審査項目】
・5年以内に自己破産の経験がないか
・未払いの借金が存在していないか
・個人及び法人に実態があるか
手軽に設備を取得できるクラウドPBXが犯罪で悪用された事例が存在するため、念のため確認されます。ただし、よほどマイナスな経歴がなければ審査に落ちることはありません。
クラウドPBXの導入・運用コスト
必要な設備をそろえて審査にパスしたのち、クラウドPBXで発生する費用は以下の通りです。
【クラウドPBXの導入・運用コスト】
・初期費用:10,000～50,000円
・月額料金:2,000円／1回線
・外線通話料:固定電話3分8円、フリーダイヤル1分10円～3分10円、スマートフォンでの通話1分15円～16円
・各種オプション:各月額2,000～5,000円
はじめは必要最低限の端末及び機能で運用開始するスモールスタートがおすすめです。クラウドPBXはブラウザ上で設定を変更できるため、実際に使いながら必要な端末数やオプションを見極め、徐々に増やしていきましょう。
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まとめ
クラウドPBXの設備は既存のものを数多く流用できるため、通常の電話設備よりもコストを抑えて導入できます。端末をスマートフォンやパソコンにすれば、電話機を購入する必要もありません。本記事の内容をもとにクラウドPBX導入を成功させ、安価で柔軟性に富んだ電話環境を実現しましょう。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
