ビジネスフォン・電話工事の会計処理丨資産計上・勘定科目・耐用年数とは｜トラムシステム

会社で利用するビジネスフォンを購入・修理する際、機器代金や工事費用を会計処理する必要があります。総務・経理の担当者は、電気工事の勘定科目やビジネスフォンの耐用年数についてしっかり理解し、資産計上や減価償却を行わなければなりません。ビジネスフォンの会計処理や減価償却の方法を解説します。

電話工事の勘定項目

勘定科目とは、「経理が帳簿に記載する科目である資産、負債、資本、費用、収益をさらに細分化したもの」です。取引によって生じる資産の増減や、収益の発生を簿記に記載するための単位となっており、借方・貸方に分けて記帳されます。

勘定科目は貸借対照表や損益計算書、キャッシュフロー計算書の作成に利用され、企業の財政状況の把握に必須です。様々な種類がありますが、ビジネスフォンに関連するものは以下の4種類があります。

・消耗品費
ボールペンやコピー用紙など、さほど高価ではない事務用品を購入した際の勘定項目

・通信費
インターネットの利用、電話を利用した対話、手紙を送るなど通信を行った際の勘定項目

・備品費
10万円以上20万円未満の商品を購入した際の勘定項目。「中小企業者の少額減価償却資産の取得価額の損金算入の特例」に該当する中小企業の場合は、10万円以上30万円未満まで

・賃貸料
ビジネスフォンや主装置をリースする際の勘定項目

電話工事の勘定科目は、基本的には通信費が該当します。しかし、明確なルールはなく、会社によっては「支払手数料」や「修繕費」に該当する場合もあるので注意しましょう。

ビジネスフォン（電話設備）の会計処理

ビジネスフォンは主装置・ビジネスフォン本体・電話ケーブルによって構成されています。どれか一つでも欠けると利用ができなくなるので、実質的には設備一式という扱いです。中小企業の場合、設備一式の取得価額によって、ビジネスフォンの会計処理は以下のようになります。

・10万円未満
消耗品費として計上。費用として損金算入ができるため、法人税を減らすことが可能。

・10万円以上30万円未満
備品費として計上。本来は減価償却か一括償却が必要だが、「中小企業者の少額減価償却資産の取得価額の損金算入の特例」に該当すれば損金算入が可能。

・30万円以上
備品費（資産）として計上。耐用年数に応じた減価償却が必要。

消耗品費、備品費として損金算入ができれば、法人税の減額や事務手続きの簡素化が行えます。「中小企業者の少額減価償却資産の取得価額の損金算入の特例」を利用すると30万円未満まで損金処理が可能ですが、累計で300万円までなので注意しましょう。創業間もない企業や社員数が少ない小企業の場合は、30万円未満でのビジネスフォン導入がおすすめです。

消耗品・備品・固定資産の違い

ビジネスフォンは、消耗品・備品・固定資産という3つの勘定項目に分類することができます。条件は以下の通りです。

・消耗品
耐用年数が1年未満で、取得価額が10万円以下のもの。

・備品
耐用年数が1年以上で、取得価額が10万円以上20万円未満のもの。

・固定資産
耐用年数が1年以上で、取得価額が20万円以上のもの。

消耗品や備品（特例措置適用）として扱えば一括で損金処理が可能となりますが、固定資産として扱えば減価償却が必要になります。それによって、法人税の金額も変動するので注意が必要です。

中小企業の場合、可能であればビジネスフォンを減価償却が不要な消耗品にしたいところです。しかし、そのためには「耐用年数が1年未満で、取得価額が10万円以下」であることを証明しなければなりません。1年契約など明らかにわかるもの以外は証明が困難なため、避けたほうが無難です。

便利に見える損金処理も、多用すると利益が少なくなり、融資の際不利になるデメリットがあります。経営状況に合わせ、税理士と相談しながら、無理のない処理を行いましょう。

耐用年数とは

取得価額が一定以上のビジネスフォンは減価償却が必要ですが、その際重要となるのが耐用年数です。耐用年数とは「減価償却資産の利用可能な年数の見積もり」を意味し、正確に計測することが不能な機器の耐用年数を法律で定めています。

耐用年数が定めているのは、新品で購入した商品に限られているので注意が必要です。中古品を減価償却する場合は、取得後の耐用年数を新たに見積もり、それによって償却限度額を設定していきます。

中古品の耐用年数が独力では計算できない場合は、簡便法という手法によって計算が可能です。以下のような基準で、耐用年数を計算します。

・法定耐用年数が全て経過している中古商品：法廷耐用年数の20%
・法定耐用年数が一部経過した中古商品：法定耐用年数から経過年数を引いて、経過年数の20パーセントを足す

建造物・車両・工具・器具・生物など、会社で使うあらゆるものに耐用年数は設定されています。減価償却を行う際は、法定耐用年数をしっかり確認しましょう。

電話設備の耐用年数

それでは、ビジネスフォンをはじめとする電話設備の耐用年数を見ていきましょう。主装置・ビジネスフォン本体・電話ケーブルは「事務機器・通信機器」に該当し、耐用年数は法律で以下のように設定されています。

・主装置、ビジネスフォン：耐用年数6年
・電話ケーブル：耐用年数10年

ただし、これらの耐用年数はあくまで目安として考える必要があります。メーカー、機種、利用状況にもよりますが、これらの装置は10〜15年ほどは利用可能です。中には、20年近く現役で稼働するビジネスフォンもあります。

そのため、耐用年数を超えても必ず交換する必要はりませんが、メーカーによるサポートが切れてしまうというデメリットがあるので注意が必要です。故障や破損があっても自己責任となるため、多額な費用をかけて修理しなければなりません。販売終了している古い機種の場合、修理すら出来ず全て交換となります。

とはいえ、耐用年数が切れるごとに新品を導入するのは、中小企業にとって大きな負担です。その場合は、中古品の導入・レンタル・リースの利用も検討しましょう。長期的に利用する際は、コストと耐用年数のバランスが重要です。

ビジネスフォンリースの場合

費用が抑えられることから近年人気のリースですが、会計処理はどのように行うべきでしょうか？リースの概要と、会計処理方法を紹介します。

リースとは、リース会社が新品購入した機器を、月々のリース代で利用企業に貸し出す制度です。ビジネスフォンも設備一式リースで入手することが可能で、以下のようなメリットがあります。

・毎月のリース料金だけで利用できるので、初期費用を大幅に抑えられる
・リース料金は経費として計上できる
・所有権はリース会社にあるので、固定資産税などの税金がかからない
・故障時や災害時に保証がある
・設定された期間が終了しても再リースが可能で、その場合月々のリース料が10分の1になる

リースに掛かる料金は、本体価格にリース料率と呼ばれる数字を掛けることで計算されます。本体書×リース料率＝リース料金という計算です。会社ごとにリース料率は違いますが、目安として以下のようになっています。

・利用期間5年のリース料率：約2％
・利用期間6年のリース料率：約1.7％
・利用期間7年のリース料率：約1.5％

リースの条件によっては、目安よりも高い料率を示される場合もあるので注意しましょう。

先ほども述べたように、料金を全額経費として計上できるのがリースの特徴です。多くの場合、通信費として会計処理ができます。減価償却や固定資産税の手続きも不要となるので、人出が少ない中小企業にとってありがたい制度です。勘定科目としては「リース料」「賃貸料」などがあります。

まとめ

ビジネスフォンの会計処理を正しく理解することによって、コストの削減や事務処理の簡易化を達成することができます。勘定項目や減価償却方法をしっかり理解し、確定申告などの際にトラブルなどが起きないようにしましょう。

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WRITER

トラムシステム（株）メディア編集担当　鈴木　康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。

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