法人設立に固定電話は必要？会社設立に必要・不要な理由を解説｜トラムシステム
法人や会社の設立時に考えるべきなのが「固定電話の有無」です。多くの人がスマホでやり取りを行う時代、本当に固定電話は必要なのでしょうか？
実は、置き型タイプの電話機は不要になりつつある一方、固定電話番号はいまだ必要というのが現状です。
本記事で詳しく解説しますので、法人の電話設備でお悩みの方は参考としてください。
目次
法人設立時に固定電話番号は本当に必要？
現在の固定電話の概念は「置き型タイプの固定電話機」と「固定電話番号」に分けられます。以前はセットで利用するものでしたが、現在では「スマホ端末に固定電話番号を採用する」など個別に取得できるようになりました。
この2つの内、固定電話番号は可能な限り取得して法人用の電話番号にするのが望ましいとされています。固定電話番号でしか果たせない役割、固有のメリットがあるためです。
固定電話番号が必要な場面
固定電話番号が必要とされる場面は主に2つあります。
1.法人としての信頼性を高めたい
具体的には金融機関への融資申し込み、法人用クレジットカード作成などです。いずれも電話番号を記入する欄があり、審査項目の1つとなっている場合があります。携帯電話番号では「事業を本格展開する意思がない」とみなされ、悪印象に繋がりかねません。
2.顧客からの信頼を獲得したい
名刺、ホームページ、チラシに記載されている電話番号が携帯電話番号だった場合「連絡してもきちんと繋がるのだろうか」と疑われ、新規顧客獲得にブレーキをかけてしまいます。特定の地域に根を張ったビジネスであるとアピールしたい時、信頼性の高い固定電話番号を利用すべきといえます。
固定電話番号を取得するメリット
社会的な信頼を得るための他にも、固定電話番号を取得するメリットはいくつかあります。
1.各種手続きや電話番号管理の負担軽減
法人登記や銀行口座の各種手続きには電話番号が必要で、変更があった場合は再度手続きしなければなりません。
キャリアの乗り換えなどで番号が変わる携帯電話番号を使用した場合、余計な労力や手間が発生するリスクが生じます。市町村を移転しない限り変化しない固定電話番号を取得し、法人に関する契約を1つの電話番号に集約するのがおすすめです。
2.業務とプライベートの切り替えが可能
固定電話番号を取得しない場合、経営者や社員は、業務に関する連絡全てを個人のスマホで対応しなければなりません。業務時間外や深夜にも連絡がかかってくるため、業務とプライベートの切り替えが困難となります。
固定電話番号を取得して業務に利用し、業務時間外は自動音声での対応に切り替えれば、業務とプライベートの時間を明確に分けられます。通信費が別々で計算されるため、通信コストの経費精算も容易です。
会社に固定電話機は置くべき？
固定電話番号が法人や会社で求められる一方、置き型タイプの固定電話機の重要度は低下しました。
新興企業や小規模企業は固定電話機を廃止し、固定電話番号を取得したスマホで業務を行う方法に切り替えています。大企業でも固定電話の削減とスマホへの移行が進んでおり、コールセンターではパソコンを利用した電話機「ソフトフォン」の採用が増加中です。
このように、社員に内線端末を付与するために必ずしも固定電話機が必要ではない時代となりました。「社員やオペレーターが使い慣れた固定電話機が必要」「オフィス内に従業員が共有で使う端末を設置したい」などの状況下では固定電話機の導入を検討しましょう。
「固定電話機=停電でも使える」とは限らない
「固定電話機は停電時でも利用できるため災害対策として必要」と考える会社もありますが、これには注意が必要です。
停電時でも特別な対策なしで利用できる固定電話は、電源コードによる外部電源供給を必要とせず、電話線のみで作動する機種です。例えば、黒電話のような原始的な電話機が該当します。それ以外では、停電対応機能や予備電源を備えた電話機のみです。固定電話機＝停電も使えるとは限らない点は理解しておきましょう。
固定電話機を置かないメリット
企業が固定電話機を置かないことで得られるメリットを改めて解説します。
1.出社が不要になる
オフィスで電話を取る業務がなくなり、電話要員を別の重要な業務に振り分けられます。シェアオフィスや自宅でも通常時と変わらない勤務が可能です。
2.レイアウトがシンプルになる
固定電話機の配線が不要となるので、オフィスのレイアウトはシンプルになり、社員の専用席を定めないフリーアドレス制など新たなオフィススタイルを導入できます。
3.事業の拡大や縮小に柔軟に対処できる
固定電話の廃止は、ビジネスの足かせとなる大がかりな設備投資の削減に繋がり、企業経営に柔軟性を与えます。オフィス移転も容易となり、ビジネス環境や事業規模の変化に合わせたスピーディな対応が可能です。
最短・手軽に固定電話番号を取得するならクラウドPBXがおすすめ
固定電話番号を取得する方法はいくつかありますが、最短かつ手軽に取得したい場合はクラウドPBXがおすすめです。
クラウドPBXは、固定電話の発着信制御を司る機器PBX（電話交換機）をクラウド化したITサービスです。
PBXは物理ケーブルで電話網を構築しているのに対し、クラウドPBXはインターネット回線を用います。物理的制約がなくなるため、各自別々の場所で働く社員のスマホ同士での電話網構築が可能となりました。コスト削減や業務効率化などさまざまなメリットを保有しており、固定電話番号の取得も容易です。
電話回線が要らない
クラウドPBXはインターネット回線だけで全ての機能が完結するため、従来の電話回線は不要です。クラウドPBXの導入と同時に機材費、敷設費、メンテナンス費が発生する電話回線を廃止すれば、コスト削減に繋がります。
スマホ・PCを電話機として使える
クラウドPBXは固定電話機のほかにスマホ、PCを電話機として利用できます。インターネット回線さえあればこれらの電話機同士の通話は無料なので、固定電話機がなくても業務に支障をきたしません。ランニングコストがかかる固定電話機を廃止してスマホに一本化し、業務効率化を実現します。
会社の電話をどこでも受けられる
クラウドPBXはスマホへの通話転送や担当者への振り分けを行うため、外出中でも固定電話と同じような対応が可能です。不在や折り返しといったビジネスチャンスを逃すミスが減少し、社員1人1人の生産性が向上します。
チャット・ビデオ会議機能が使える
クラウドPBXの中にはチャットやビデオ会議機能が使えるサービスも存在しており、これらはUC（ユニファイドコミュニケーション）機能と呼ばれています。
電話、チャット、ビデオ会議などのコミュニケーション手段を状況に応じて活用することで、コミュニケーションの活性化や新しいアイディアの創出が可能です。
高品質・安定性のクラウドPBX”TramOneCloud”のご紹介
高い品質・安定性のクラウドPBXをお探しの方は、トラムシステム株式会社のTramOneCloudがおすすめです。
外線電話、内線電話、パーク保留、転送、留守電などのビジネスフォン機能はもちろん、インスタントメッセージ、チャット、電話・Web会議、プレゼンスなどのUC(UnifiedCommnication)機能も網羅。
スピーディーな導入、容易な設定変更、ロケーションフリー、そしてシンプルで明快な料金体系で、あらゆるニーズに応えます。
まとめ
法人や会社に欠かせない存在であった固定電話の役割は変化し、内線化したスマホ端末やパソコンの時代へと移り変わりつつあります。今から新たな法人を立ち上げる方は、現在の電話設備の変遷を理解し、クラウドPBXをはじめとするコスト面や効率性に優れるシステムを導入しましょう。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
