クラウドPBXは転送が便利！外線内線のスマホ転送など便利機能を紹介｜トラムシステム
クラウドPBXの転送機能は、会社番号で発信できる、転送料金が無料となる、スマートフォンからスマートフォンに外線転送できるなどビジネスフォンにはないメリットがあります。テレワークやリモートワークを始めとする働き方改革の推進にも役立ちます。
この記事ではクラウドPBX転送機能の使い方や活用例について解説しますので、導入を検討している方はぜひご覧ください。
目次
クラウドPBXとは
クラウドPBXとは、ベンダーがクラウド上に設置したPBX（構内交換機）にインターネットを通じてアクセスすることで内線・外線などの電話機能を利用するサービスです。
電話回線ではなくインターネット回線を利用するため、回線工事が必要ありません。さらにビジネスフォンの主装置にあたるPBXがクラウド上にあるため、オフィス内に物理的な機器を設置することなく、インターネット環境さえあればすぐに利用開始できます。
クラウドPBXについてはこちらの記事でも詳しく解説しています。
ビジネスフォンの転送電話の問題点
電話機への着信をあらかじめ設定した電話番号に転送するのが転送電話です。主に法人で利用されており、社員の保有する携帯電話に転送することで、オフィスへの着信を外部から受けられます。社員の外出が多い企業やオフィスに不在の時間が多い個人事業主で利用されてきました。
しかし、従来の転送電話はコスト面・効率面で多数の問題点を抱えています。問題点を放置し、財務状況や取引先・顧客とのコミュニケーションに悪影響を与えている企業も少なくありません。
転送料金がかかる
「着信を転送してるだけだから料金はかからない」と考える方もいますが、これは誤りです。転送電話を利用すると、料金が必ず請求されます。着信を受けた電話機が転送先の電話番号へ発信を行う仕組みとなっており、その際に転送料金が発生するからです。
【1分当たりの転送料金】(NTT東日本の場合)
・NTTドコモ：16円
・KDDI：17.5円
・ソフトバンク：17.5円
固定電話との通話料金相場である3分/8円と比べると、転送料金がかなり高額となっていると分かります。日常的に転送電話を多用する環境の場合は、注意が必要です。また、転送サービスの月額利用料金(200~500円ほど)も追加で請求される場合があります。
営業電話や不在着信でも料金が発生する
転送料金は、一度転送電話が行われると必ず発生します。電話に出られなかった場合や、不特定多数をターゲットとした営業電話でも発生するため、注意が必要です。
この問題は社員が存在しない個人事業主の場合、より深刻化します。電話に対応できる人員がいないため取り逃しが頻発するのですが、その度に転送料金が発生し、積み重なって大きな負担となるのです。
発信者の番号が分からない
転送電話は着信を受けた電話機の番号が表示されます。ですが、元々電話を掛けてきた人物の番号は表示されないため、相手が誰なのか判別できません。ビジネスの現場では相手に応じた話し方やマナーが求められるため、混乱の要因となります。
近年は社員の端末を業務利用するBYODが増加しており、問題がさらに複雑化しています。BYOD用端末に転送電話を行った場合、着信が業務関連・プライベート関連どちらなのか判断がつかず、対応に迷いが出るケースも珍しくありません。
転送先が一つしか指定できない
決して安くはないコストを支払って導入する転送電話サービスですが、転送先を1つしか指定できません。転送電話に対応できる人員も1人となるため、ちょっとした所用やトラブルで席を外せば、転送が無駄となってしまいます。先述の通り、その場合でも転送料金が発生するので注意しましょう。
クラウドPBXの便利な転送機能とは
これまで解説してきた転送電話の問題点を解決するのがクラウドPBXです。通話料を大幅にカットできる、柔軟な転送設定が可能といった利点があり、電話を利用したコミュニケーションや営業活動を円滑に行えます。クラウドPBXの転送機能と業務での活用シーンを見ていきましょう。
転送料金が無料になる
インターネット回線を利用した電話サービスのため、アナログの電話機を中継する必要がなくなり、転送料金が無料となるのがクラウドPBX最大の特徴です。不在着信や営業電話でも同様なので、資金に余裕のない企業や個人事業主にとってありがたい存在といえます。
転送電話の利用機会が多い外回り社員を多数抱えている企業は、クラウドPBXを導入して通信費用の大幅なカットを実現しましょう。アカウントを登録した端末同士ならWiFiを利用して無料国際電話も可能となっており、海外取引が豊富な企業にもおすすめできます。
会社番号で発信できる
内線として登録した携帯端末なら、会社番号で発信できるのもクラウドPBXのメリットです。これまでの転送電話は、会社番号で折り返す場合はわざわざオフィスに戻って発信する必要がある、携帯端末で折り返すと番号が知られてプライベートを束縛される可能性が生じるというジレンマがありました。クラウドPBXはそのようなジレンマをなくし、業務用とプライベート用電話番号の使い分けが可能です。
電話対応する人員がいない個人事業主の方は、クラウドPBXで仕事とプライベートにメリハリを付けながら事業を継続しましょう。携帯端末にも固定電話用番号を設定できるため、連絡手段の一本化が可能です。
転送設定も柔軟に
柔軟な転送設定が可能な点も、クラウドPBXの強みです。
例えば 従来の転送電話とは違い、複数の転送先設定が可能です。とある部署・チーム全員への転送もできるため、通話の取り逃しによる機会損失を防げます。また、スマートフォンからスマートフォンへの転送もできるため、オフィスに設置していた固定電話の廃止も可能です。土日などの休日は自動音声案内への切り替えが行えるため、時間帯や曜日に応じた対応も実現します。
社員の多くがバラバラの拠点に所属している企業、例えばテレワーク化が進むIT企業なら、クラウドPBXの転送設定を100%活用できるでしょう。社員同士が離れた場所で勤務している状況でも、企業への問い合わせに対する取り逃しを防ぎつつ、柔軟に対応できます。
発信番号を見て電話に出られる
クラウドPBXは転送した電話機の番号ではなく、電話をかけてきた相手の番号を直接確認できます。誰からの発信か分からず、取引先や上司の電話に「もしもし？」と失礼な態度を取る失敗がなくなり万全な状態での対応が可能です。
不特定多数の人間から着信が寄せられる不動産・人材派遣といった業界は、クラウドPBXを導入すれば、ミスやトラブルの防止が可能です。どのような人間からの着信か事前に把握できるため、マナーや対応に齟齬が出る可能性を軽減できます。
テレワーク・働き方改革にも対応できる
クラウドPBXの転送機能は、携帯端末のみで内線や外線への対応を可能とします。それにより、単なるコスト削減に留まらず、近年求められる働き方改革も実現可能です。
まず可能となるのがリモートワークの推進です。これまでのリモートワークには、オフィスに在席している社員にのみ問い合わせ業務が発生する難点がありました。クラウドPBXによる固定電話廃止により、外出中やリモートワーク中の社員にも問い合わせ業務を分担させられるため、公平感のある業務体制を構築可能です。
残業時間削減による業務効率化も可能です。例えばこれまでは折り返し連絡のためにわざわざオフィスに戻っていた外回り社員は、直行直帰できるようになります。外回り社員のためにオフィスに残っていた内勤社員も帰宅できるようになり、残業時間の大幅なカットが可能です。
まとめ
さまざまな問題点を抱えていた転送電話ですが、クラウドPBXの転送機能により問題解決の糸口が見えてきました。コスト削減や業務効率化はもちろんのこと、多くの企業で必須となる働き方改革の実現も、クラウドPBXなら実現可能です。社員の外出が多い企業や単独で業務を遂行する個人事業主は、ぜひクラウドPBXを導入しましょう。
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WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
