クラウドPBXはここが違う！仕組み・メリット/デメリット・セキュリティ｜トラムシステム
インターネットを介して電話機能をサービスとして利用するクラウドPBX。スマートフォンの内線利用や災害対策など、多くのメリットがあり近年普及が進んでいます。この記事では、クラウドPBXの仕組みやメリット・デメリット、セキュリティに関してIP-PBXやオンプレミス型と比較しながら解説していきます。
クラウドPBXとは？
ビジネスフォンを利用するためには、回線を振り分け、内線・外線を繋ぐ役割として「交換機」と呼ばれるものが必要です。その交換機として、現在一般的に出回っているのがPBX、IP-PBXそしてクラウドPBXがあります。
クラウドPBXとは、従来のPBXと同じ機能・サービスをインターネット経由で利用できるサービスのことで、インターネット環境されあれば電話環境を構築できるという特徴があります。
クラウドPBXの仕組み
サービスを提供するベンダーがクラウド上にサーバーを設置し、サービスを利用する企業はインターネットを通じてそのサーバーにアクセスします。このため、従来型（オンプレミス型）のPBXのように、オフィスに物理的な機器を設置する必要がありません。
クラウド上のサービスを利用することで、利用する回線数や機能などを導入後に自由に変更できることも特徴の一つです。その一方、月額料金やオプション利用料など導入後も一定のコストが発生します。
クラウドPBXはインターネット接続さえあれば電話サービスが利用できるため、社員個人が保有するスマートフォンなどの端末を内線として利用することができます。この場合、スマートフォンに専用のアプリをダウンロードし、そこからサービスを利用します。
オンプレミス型PBXとの違い
オンプレミス型PBXは、現在主に利用されているPBXの中で最も古くから利用されているPBXです。物理的なPBX（主装置）をオフィスに設置し、PBXと各電話機と有線で繋ぎます。
電話回線を利用した通話を行うため、複数拠点を持つ企業の場合はそれぞれの拠点間で内線を利用するための設定が必要になります。また、組織改編によるオフィスのレイアウト変更や大規模の席替え、企業規模の拡大・縮小に伴うフロアの拡大や移転時にはPBX本体を移動させる作業と電話環境の再設定の作業が必要です。
これらのレガシーPBXの特徴は、インターネットを通じてサービスを利用でき、物理的な機器を設置する必要のないクラウドPBXに比べて不便に感じられるかもしれません。しかしながら、インターネット回線がなくても内線・外線を利用できる点や停電時にも利用できる点については、レガシーPBXの利用する大きなメリットです。
なお、着信や発信、保留や転送など基本的な電話機能としてはオンプレミス型PBXとクラウドPBXに違いはありません。
IP-PBXとの違い
IP電話の普及と共に利用が拡大したIP-PBXとは、IP電話機で従来のPBXと同じ機能を実現するものです。IP-PBXでは、企業が既に保有している回線のLANを利用して音声通信ができるため、回線網がシンプルにできる、管理コストを下げられるなどのメリットがあります。
IP PBXには、事務所内に専用機器を設置して利用するハードウェアタイプ、IP-PBXの機能を持ったソフトウェアを企業が持っているサーバーにインストールして利用するソフトウェアタイプがあります。
新しい事務所に電話機を設置する場合は、電話回線などの配線工事が必要ないクラウドPBXがおすすめです。対して、既存の事務所に新しく電話機を設置する場合はすでにある配線を利用して設置できるIP-PBXを選択することでコストを抑えて導入ができます。
IP-PBXはクラウドPBXと同じくインターネット回線を利用するため、
ー拠点毎のインターネット回線の月額料金
ープロバイダ料金
ー外線通話にかかる通話料金
などのコストが導入後も発生します。
管理コストについては、IP-PBX、クラウドPBX両方ともネットワーク上に一ヵ所に設置して全体を集中的に管理できるため、従来のPBXに必要な事業所ごとの設定やメンテナンスにかかる労力を削減できます。
クラウドPBXのメリット
様々な業界で導入が進んでいるクラウドPBX。実際、導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか。クラウドPBXのメリットについて詳しく解説しましょう。
内線通話はどこにいても無料
クラウドPBXを利用することによる大きなメリットが、内線通話の無料化です。国内・海外によらず内線電話として設定してある端末間の通話は全て内線電話として扱われます。
例えば、海外出張中の社員が国内の社員と電話で話す際や、地方や自宅からリモートワークを行っている社員間の通話も、インターネット接続さえあれば内線として無料で通話が出来ます。このように、クラウドPBXの導入によって社員の外出や出張が多い企業、リモートワークや海外・地方に拠点を多く持つ企業などでは通信費の削減効果が期待できます。
社員個人の電話を業務用携帯として利用できる
クラウドPBXを導入することで、社員個人が持っているスマートフォンなどを業務用の電話として利用することができます。この社員が保有している端末を業務に利用することをBYOD（Bring Your Own Device）と言います。
BYODをすることで、会社としては業務用端末を用意するコストが削減できるというメリットがあり、また社員にとっても会社用と個人用の2つの端末を持ち歩く必要がないというメリットがあります。
業務用携帯として設定を行った個人の端末同士の通話は、内線通話として扱われるというメリットもあります。つまり、出張や外出先であっても社員同士の通話は無料となり、また内線転送などの機能も利用できます。
BYODによる様々なメリットがある一方、休暇など業務外でも持ち歩く社員の個人携帯が業務用としても利用されることで、端末の故障や紛失の際に連絡が取れなくなる危険性もあり、リスクも理解した上で導入を行うことが重要です。
個人の業務用端末から会社の代表番号で発信できる
通常、社員個人が持つ端末からどこかに発信する場合、着信を受けた相手にはその端末固有の電話番号が表示されますが、クラウドPBXを利用することで個人の端末からも会社番号で発信することが可能になります。
BYODにより個人の端末を業務用として利用している場合は、プライベートで利用している電話番号を取引先などに知られる心配がなく、また着信を受ける相手にとっても予め発信者がわかった状態で電話に出ることができます。
細かい運用設定ができる
業務フローに合わせた細かい設定が出来ることも魅力の一つです。例えば、会社の代表番号にかかってきた電話は、まずは受付に設置してある電話に繋ぎ、そこで誰も出ない場合には総務部に繋ぐといった設定が出来ます。
これ以外にも、特定の番号からの着信をブロックする機能や着信内容に応じて担当部署に引き継ぐための機能（例：「◯◯に関する問い合わせは1番を押してください」といった自動応答）なども設定出来ます。
これらの機能を上手く活用することで、問い合わせの対応コスト削減や応対品質の向上などの効果が期待できます。
導入、運用コストが安い
コスト面においてもクラウドPBXはメリットがあります。クラウドPBXは、従来のオンプレミス型PBXとは異なり、物理的な機器をオフィスに設置する必要がなく、インターネット環境さえあればスムーズに導入が出来ます。
これにより、従来のビジネスフォン導入において発生していた機器の設置や配線工事などが削減され、コストを抑えて電話環境を構築することができます。また、契約する回線の数や利用する機能などの設定・変更もブラウザから行えるため、従来のように回線追加のための工事や設定作業などのコストも抑えられます。
定期メンテナンスなどのコスト削減も可能です。クラウドPBXは物理的な機器がないため、そもそも機器の定期メンテナンスが必要なく、また回線やセキュリティのメンテナンス・チェックなどはベンダーが行います。
複数拠点であっても一箇所で集中的に管理ができる
従来のPBXが各フロアや拠点ごとに機器を設置し、その機器ごとに設定を行う必要があったことに対して、クラウドPBXではネットワーク上に一ヵ所に設置して全体を集中的に管理できます。これにより、フロアや拠点ごとの設定やメンテナンスにかかる労力を削減できます。
オフィスを移転しても電話番号が変わらない
クラウドPBXでは、オフィスの移転などによる電話番号の変更がありません。通常、オフィスの住所が変われば電話番号も変更され、HPやパンフレット、社員の名刺に表記する会社の電話番号を変更するコストが発生します。
しかし、クラウドPBXでは物理的な機器を持たず、インターネットを経由して電話サービスを利用するものであるため、オフィスの場所が変わったとしても番号は変わることはありません。
地震などの災害による破損の心配がない
地震や不注意による機器の破損の心配もありません。また、物理的な機器を設置する場合、ホコリが多い場所や機器の温度が上がりやすい場所など、設置環境によって機器の寿命は変わってきます。その点、クラウドPBXは経年劣化などによる機器の乗り換えなども必要もありません。
クラウドPBXのデメリット
クラウドPBX導入の際には、いくつか気をつけておくべきこともあります。オンプレミス型のビジネスフォンと比較したデメリットについて紹介します。
音声品質がインターネット環境に依存する
インターネットを経由して電話サービスを利用する仕組みになっている以上、音声品質がインターネット環境に依存するというデメリットがあります。
インターネット利用が多い業務時間帯に繋がりにくくなったり、何らかの通信トラブルによって電話が繋がらない、といったことを避けるため、導入前に許容できる通信量の把握し、トラブル・災害時の対策を行っておきましょう。
セキュリティ体制がベンダーに依存する
ベンダーが構築した環境をサービスとして利用するため、セキュリティ体制についてもベンダー依存になります。もちろん、ベンダーは利用者の安全な通信を担保するため、独自のセキュリティ体制を築いてはいます。
しかしながら、独自に強固なセキュリティ体制を築き、より安全な通信環境を構築したい場合にはオンプレミス型のほうが適していると言え、金融業界などセキュリティに対する基準が高い業界においてクラウドPBXの普及が進まない一因となっています。
利用規模によってはコストが高い
初期コストを抑えて導入ができるメリットがある一方、利用人数や機能数、契約する回線数などによってはコストが高くなる可能性があります。
クラウドPBXの利用には、毎月サービス利用料として一定の金額がかかることが一般的です。このサービス利用料は、ベンダーによって独自に設定されていますが、通常利用人数や利用機能数が多ければその分料金も高くなります。
IP-PBXやオンプレミス型の場合、導入時にPBX（主装置）の購入や設置費用はかかりますが、稼働後に発生するのは通話料金やインターネットのプロバイダ料金のみであるため、5年、10年といった長期的な利用を想定すると、クラウドPBXよりも低コストになります。
クラウドPBXのセキュリティは大丈夫？
クラウド上にあるPBXにインターネットを通じてアクセスするという仕組みに対して、セキュリティ面の不安を感じる方もいるかもしれません。
しかし、クラウドPBXのセキュリティは各ベンダーによってしっかりと対策が取られているため、自社で独自に対策を取る必要があるオンプレミス型よりも安全という味方もあります。
念の為、クラウドPBXの利用にあたってどのような点に気をつければよいのかを確認しておきましょう。
暗号化通信
暗号化通信とは、通信内容を外部から読み取られないように暗号化する仕組みです。インターネット上で送受信される個人情報や決済情報などの大切なデータを悪意ある第三者によるなりすまし・データの盗聴・改ざんから守る目的があります。
スマートフォンの管理
社員個人のスマートフォンを業務用として利用する場合、その端末の不適切な利用や紛失によるリスクも高まります。この対策としては、外部操作によってロックをかけられるようにする、紛失時には位置検索ができるようにしておく、などがあります。
いずれにせよ、情報漏えいリスクを低めるためには社員一人ひとりのセキュリティ意識が重要です。クラウドPBXを導入時には、これらの社員へのセキュリティ教育の機会とも捉え、独自ルールの設定や講習会の実施など、徹底して行っていきましょう。
クラウドPBXのセキュリティ対策についてはこちらの記事で詳しく解説しています。
おすすめクラウドPBXのご紹介
高い品質・安定性のクラウドPBXをお探しの方は、トラムシステム株式会社が提供するTramOneCloudがおすすめです。
外線電話、内線電話、パーク保留、転送、留守電などのビジネスフォン機能はもちろん、インスタントメッセージ、チャット、電話・Web会議、プレゼンスなどのUC(UnifiedCommnication)機能も網羅。
スピーディーな導入、容易な設定変更、ロケーションフリー、そしてシンプルで明快な料金体系で、あらゆるニーズに応えます。
まとめ
今後さらなる普及が予測されているクラウドPBXですが、現時点ではIP-PBXやオンプレミス型のPBXのシェアのほうが高く、長期的なコストなどを考慮するとIP-PBX、オンプレミス型PBXのほうが適しているケースもあります。メリットデメリットを理解し、自社にあった運用を実現していきましょう。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木 康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
