テレワークの通信費は会社負担？在宅勤務手当の企業事例も紹介｜トラムシステム

コロナウィルス流行により、クラウドPBXを用いたテレワークを導入する企業が増加しています。この際生じるのが、通信費などの諸経費を誰が負担するか？という疑問です。個人の電話やインターネットを業務利用している場合が多いため、社員個人の負担となってしまいます。テレワークの通信費を負担する方法や在宅勤務手当について解説します。

テレワーク・在宅勤務で発生するコスト

テレワークや在宅勤務では、どのようなコストが発生するのでしょうか。大きく分けて、5つ存在します。

通信設備費

インターネットを利用するのに必要なICT環境・光回線などを導入する費用です。

-ICT環境構築方法の一例
・リモートデスクトップ方式：認証キーを購入して社内パソコンのデスクトップを遠隔操作する
・仮想デスクトップ方式：社内のサーバーが提供する仮想デスクトップにログインする
・クラウド型アプリ方式：月額料金や従量課金を支払って仮想サーバーを構築する
・パソコン持ち帰り方式：社内のパソコンを持ち帰りセキュリティシステム・VPNを導入して利用する

いずれの方式でも費用が発生するため、どのように折半するか社員・企業間で話し合う必要があります。明確な基準や法律が定められておらず、曖昧になりやすい領域です。

情報通信機器費用

業務で利用するパソコン、携帯電話、スマートフォンを導入するための費用です。個人で利用する機器を流用すればコストを抑えられますが、セキュリティやウィルス対策の不備によるトラブル発生が懸念材料となります。

インターネット通信費

社員がインターネットをプライベートで利用する、社員以外の人間がパソコンを利用するといったケースも考慮に入れた場合、インターネット通信費用の負担切り分けは容易ではありません。対策として、一定額を手当として企業負担とするケースも存在します。

文房具や備品購入費

基本は企業の負担となりますが、社員が立替購入するケースも数多く見られます。混乱を避けるため、精算方法やプロセスを明確定めておかなければなりません。宅配メール便や切手といった消耗品は、一定数をあらかじめ渡しておくのがおすすめです。

業務で利用した水道光熱費

インターネット通信費と同じく、業務とプライベートの切り分けが難しい分野となります。厚生労働省による「テレワーク導入のための労務管理等Q&A」では企業が負担するべきだと記載されているため、利用時間から企業の負担分を産出する、または後述する在宅勤務手当を支給するといった取り組みが必要です。

通信費・設備コストはどう負担すべき？

テレワークで発生するコストについて解説してきましたが、業務・プライベートの切り分けが難しい分野が多いため、費用負担の算定は容易ではないと分析できます。コスト負担を考える際は、いくつかのポイントを押さえておきましょう。

パソコンなどの通信機器

リスクを軽減するため、通信機器は貸与という形で企業が全額負担するのがおすすめです。業務上必要な設定を行い、ソフトウェアやアプリケーションをダウンロードした状態で社員に貸与しましょう。

-事前準備の例
・エクセルやワードといったマイクロソフトオフィスソフト
・グーグルドライブやドロップボックスを初めとするファイル共有ソフト
・ズームやグーグルハングアウトなどのWeb会議ソフト
・社内で利用するメールソフト

社員がただちに業務を開始できる状態にしておくのが理想です。

インターネット・電話などの通信費

発生した通信費を全額負担するケース・一定額のみを負担するケースの2種類が存在します。全額負担の場合、プライベートで利用した通信の費用も含まれる可能性があり、事前のコスト予測も困難です。一定額のみを負担する方式が、多くの企業で採用されています。

在宅勤務手当として支給している企業も

複雑化しやすいテレワークの費用負担を効率化するため、支給されているのが在宅勤務手当です。コロナウィルス流行によるテレワークへの切り替えに対応するべく、スタートアップやWeb系企業を中心に採用されています。詳しく見ていきましょう。

在宅勤務手当とは

社員がスムーズにテレワーク環境を整備するため、企業が支給を開始したのが在宅勤務手当です。「リモートワーク手当」や「新型コロナ対応手当」とも呼ばれています。支給方法は、一定の期間分としてまとまった額を支給する(5~10万円程度)、少額を毎月支給する(5,000円~20,000円程度)の2パターンです。手当として一律支給することで、企業が負担すべき費用の見通しを立てる狙いがあります。

手当の使い道

在宅勤務手当の利用用途は、ある程度社員に委任されているという特徴があります。そのため、直接業務とは関係ない機器も購入可能です。手当を受け取った人の中には、ゲーミングチェア(パソコンの長時間利用で発生する肉体的負担を軽減できる椅子)やパソコン用スタンドデスクも導入したという声も上がっています。

支給している企業の事例

1.メルカリ
2020年4月、メルカリは在宅勤務手当として6万円(半年分)を全社員に支給しました。完全在宅勤務体制へ移行するための措置で、オンラインコミュニケーションや在宅勤務環境の構築を目的としています。オンライン会議の推進や出張禁止などの措置も合わせて実行し、コロナウィルス流行下でも安心して働ける環境を構築しました。

2.さくらインターネット
在宅環境整備のための臨時特別手当1万円、臨時通信手当3,500円を支給すると発表しました。リモートでは難しい業務を担当する社員は、緊急出勤手当5,000円を支給することで対応します。2020年5月以降からは、リモートワークを前提とした毎月通信手当5,000円の支給も決定しました。

3.アジャイルウェア
在宅勤務による運動不足を改善するため、環境改善・腰痛・運動不足解消手当20,000円を全社員に支給すると発表しました。運動器具の購入・オンライン動画サービスの利用・運動を支援するソフトの購入を用途として挙げており、全国でも例を見ないユニークな取り組みとして注目されています。

クラウドPBXならテレワーク・在宅勤務でも内線電話が無料

急速なテレワークへの移行による費用負担に各企業が苦慮していますが、そのような状況の打開策となるのがクラウドPBXです。テレワーク導入で発生する費用や作業の負担を軽減し、在宅勤務体制へのスムーズな移行を実現します。

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、ビジネスフォンの発着信や転送を司るPBX(電話交換機)をクラウド化したシステムです。従来のPBXと比べ大幅なコスト削減と業務効率化を実現するため、大企業から中小企業・スタートアップ企業まであらゆる企業に採用されています。特にオンラインで運用されるテレワークに適しており、新型コロナウィルス流行を受けて実施された「テレワーク導入の助成金・補助金制度」の対象にもなっています。

テレワーク普及でクラウドPBXのニーズが高まっている理由

テレワークにクラウドPBXが適しているとして注目されている理由は、以下の通りです。

1.内線通話が無料
クラウドPBXは登録した端末同士の内線通話が無料なため、通信費用を大幅に削減することができます。リモートワークで重要となる社員同士のオンライン対話を、気軽に実行可能です。

2.UC機能を利用できる
電話・メール・チャットなどの通信手段を統合するUC(Unified Communication)機能も、テレワークの利便性を高めます。これまで通信手段ごとに管理されていたデータや機能が一本化されるため、業務効率化が可能です。

3.BYOD(Bring Your Own Device)を導入できる
社員のプライベート用スマートフォンを業務利用するBYODも、クラウドPBXで利用可能となります。テレワーク用の端末を購入する必要がなくなるため、コスト削減が可能です。ただし、端末紛失や情報流出といったトラブルを防止するため、セキュリティ対策の徹底が必要となります。

まとめ

各企業が一斉に導入を開始したリモートワークですが、新たに発生した費用の対応に四苦八苦しています。在宅勤務手当で急場をしのぐ企業も存在していますが、抜本的に対策としておすすめなのが、クラウドPBXです。クラウドPBXを導入して、リモートワーク体制への移行を成功させましょう。

テレワーク時代におすすめのクラウドPBXのご紹介

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