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2022.03.18

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法人のオフィス・事務所移転時の電話手続きとは?工事や番号変更も詳しく解説|トラムシステム

法人のオフィス・事務所移転は想定より大掛かりになることが多いものです。そのため、手続きや必要になる時間、費用などを事前に把握して計画しましょう。オフィス移転においては電話番号の変更が生じることもあり、電話関係は特に注意が必要です。

本記事では、電話移設の流れや必要な手続き、工事内容から費用まで詳しく解説します。

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法人のオフィス・事務所移転時にまずやるべきこと

法人のオフィス・事務所の移転は現状の把握・整理から始まり、多くの業者との調整や手続きが発生します。そのため、移転の決定から実際の移転完了・業務再開までは時間がかかるものです。

スムーズに移転を行うためにも、手順やポイントを把握して準備を進めましょう。

移転予定日から逆算して準備を開始

法人のオフィス・事務所の移転には3、4ヵ月以上の準備期間が必要です。電話移設は1ヵ月〜1.5ヵ月必要になる場合があるため、計画的に準備しましょう。

契約中の電話回線・会社の確認

契約中の電話回線の種類(アナログ回線、ISDN回線、IP電話回線)、電話機のメーカー、数などを確認します。移転後に必要な電話機の台数も見積もっておきます。

電話回線の移設手続きは、2週間〜1ヵ月程度かかるのが一般的です。契約している電話回線の種類によって、手続きに必要な期間は多少異なります。たとえば、アナログ回線やデジタル回線は2週間程度、ひかり電話やIP電話なら1ヵ月以上が目安です。

インターネット契約プランの確認

インターネット回線の種類(光回線やADSLなど)や、契約先について契約書などから確認します。

特に法人のオフィス・事務所移転は、電話回線やインターネット回線の契約を見直すタイミングとしては最適です。現状の使用状況や移転後の予想から契約内容の見直しもしておきましょう。

現在使用中の機器(固定電話機・PBXなど)の確認

特に不具合がない場合でも、使用中の機器についても確認しておきましょう。

オフィス・事務所移転の目的が事業拡大である場合、端末が不足したりPBXの処理能力が追いつかない可能性があります。逆にコストダウンの場合は、不要な端末の処分などの検討が必要です。

また、電話設備が古い機種の場合、部品がないなどの理由から保守コストが高くなることもあります。購入先やメーカー、取扱説明書で確認し、必要なら入れ替えも検討しましょう。

移転先のネットワーク環境の確認

オフィス移転ではネットワーク環境の構築も必要です。

インターネットや電話回線などを利用するネットワークは、有線・無線の両面で考えましょう。また、セキュリティのため社員専用やゲスト用といったネットワークセグメントの検討なども必要です。

有線の場合は、オフィスのレイアウトを踏まえて、PBXやルーターなどの制御機器からの距離や配線ルートをよく考える必要があります。有線は通信が安定するため、重要な機器はできるだけ有線でネットワークに接続するとよいでしょう。

無線の場合、電波の性質により通信速度や安定性が変わります。また、距離や遮蔽物の有無もパフォーマンスに影響するため、必要に応じてアクセスポイント(小型基地局)を配置するなど工夫しましょう。

電話番号の変更有無の確認

電話の種類や移転先の住所によっては、電話番号の変更が必要になることがあります。3桁番号サービス「116」に電話すると、現在の電話番号が新しいオフィス・事務所で利用できるかを確認できます。

電話番号が変わる場合、顧客への周知や、名刺や資料、Webサイトなどでも修正が必要です。あらかじめ作業が必要な範囲は調べておきましょう。
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電話移設工事の流れと費用

家庭用電話機の場合は、引っ越し先で電話契約を行い、電話回線の差し込み口に電話機を接続するだけで電話が利用できるようになります。一方で、オフィス・事務所の移転では電話回線の数が多く、PBXなどの設定もあるため業者に依頼して移設工事を行うのが一般的です。

オフィス・事務所移転の電話工事の流れと費用の相場について解説していきます。

1.工事業者の選定と見積もり依頼

工事は、NTTまたは電話工事の専門業者に依頼します。

NTTに依頼する場合、直接依頼するか代理店に依頼します。NTTや正規の代理店はサービス品質が高く、安心して作業を任せられます。

業者に依頼する場合、業者によってその品質や費用はさまざまです。あまりに安い場合、スケジュールに融通が利かなかったり、追加費用が発生して見積もりと実際の費用が大きく乖離したりする場合もあるので注意しましょう。

なお、NTTが行う電話工事、業者が行う電話工事の費用相場は次のとおりです。

(1)NTTが行う電話工事
■交換機工事:1,100円/1台
■屋内配線工事:
・既存のものを流用できる場合:2,640円/1回線
・新規で使用する場合:5,280円/1回線
■基本工事:4,950円/1工事

(2)業者が行う電話工事
・人件費:7,000円〜1万円/1人
・主装置設置費:7,000円〜1万5,000円/1台
・電話機設定費:7,000円〜/1台
・FAX接続費:8,000円〜/1台
・屋内配線費:300円〜700円/1平米
・材料費:5,000円〜1万円
・諸経費:工事費合計の10〜30%程度

業者選定の際には、複数の業者から見積りを取り、総工費だけでなく内訳もしっかりと比較します。業者によっては「材料費」といったように詳細が記載されていないケースもあるので、不透明なコストは直接確認しましょう。

2.業者との打ち合わせ

施工前に、依頼した工事業者に移転先を直接見てもらい、イメージをすり合わせます。業者側のスケジュールもあるため、下見は早めに申し込んでおきましょう。

その他、気になる点や必要な工事内容などについて確認があるので、あらかじめ決めておいた計画に従って回答しましょう。

3.NTTによる電話回線工事の実施

NTTでは交換機工事、屋内配線工事を行ってくれます。

交換機工事はPBXを設置・設定する工事です。屋内配線工事はNTTが新しく契約した電話回線を構内に引き込み、各端末に接続できるよう電話線を敷設します。これらは既存のものを流用できる場合、作業量が大きく減り費用も安くなります。

見積もり上は上記に加え基本工事費が設定されていますが、これは工事に関連するその他業務の費用で、作業員の人件費です。

4.業者による電話設置工事の実施

業者が行う工事は主装置設置工事、電話配線工事、電話機設定工事です。

主装置設置工事とは、PBXを設置し、電話線を接続して内線・外線の切り替えができるようにする工事です。電話配線工事は、必要な箇所に電話線の敷設を行う工事です。電話機設定工事は、PBXと電話線、電話機を接続し、必要な機能が使えるように設定と確認を行います。

オフィス移転で電話番号が変わるケースとは

法人のオフィス・事務所移転では、次のケースで電話番号が変更になる可能性があります。

・収容局の違う同一市町村区内の移転
・同都道府県内で異なる市町村区内への移転
・NTT東日本及びNTT西日本エリア内の別の都道府県への移転
・NTT東日本とNTT西日本の管轄するエリアをまたぐ別の都道府県への移転

電話番号が変更になるかどうかは、契約しているキャリアで確認できます。新しい電話番号の取得や周知をスムーズに行うためにも、移転が決まったら早めに確認しておきましょう。

なお、IP電話などの電話の種類によっては、上記に該当する場合でも電話番号が変わらないことがあります。

オフィス移転でも電話番号が変わらないクラウドPBXとは

オフィス移転に伴う面倒な電話の引越し作業や電話番号の変更をなくしたい場合には、クラウドPBXの導入がおすすめです。

クラウドPBXとはPBXをクラウド上のサーバーに設置し、インターネットを通じてアクセスすることで内線、外線、転送などの電話機能を利用するサービスです。

オフィス移転にあわせてクラウドPBXを導入することで、移転にかかる費用や手間を削減するだけでなく、業務効率化などのメリットも受けられます。

ここからはクラウドPBXをオフィス移転時に導入すべき5つの理由を解説します。

インターネット回線があれば使える

クラウドPBXはインターネットさえあれば電話機能を使えます。電話線によらないため、場所を問わず利用できて便利です。

また、国内、海外に関わらず、インターネットさえあれば登録されている端末間の通話はすべて内線電話として扱えます。

利用スタイルによっては、通話料を大幅に削減できる可能性があります。

ナンバーポータビリティができる

ナンバーポータビリティとは、取得済みの電話番号をそのまま新しい通信事業者に引き継ぎできるサービスです。通信事業者に料金を支払い、工事や設定を依頼して利用します。

クラウドPBXの導入時にナンバーポータビリティを利用することで、既存の電話番号をそのまま引き継ぐことができます。電話回線ではなくインターネット回線で接続するクラウドPBXでは電話番号が地域に依存しないため、将来またオフィスを移転することになっても電話番号は変わりません。

ただし、ナンバーポータビリティには条件があり、すべての番号で使用できるわけではありません。電話回線や契約しているサービスの種類により可否が決まっているため、ベンダーや通信事業者に確認をとっておきましょう。

工事不要・初期費用が安い

自社用に環境を構築する必要があるビジネスフォンでは、工事業者との打ち合わせや関連機器の調達、配線やレイアウトの調整やテストなどが必要です。このため、利用開始までには早くても数週間、一般的には1ヵ月以上の期間がかかります。

初期設定をインターネット経由で行えば、すぐに利用できるのがクラウドPBXのメリットです。利用する端末や機能の変更もブラウザから行えるため、複数拠点の管理も一箇所で行えます。

緊急でコールセンターを立ち上げなければならない場合、電話体制を強化する場合、サテライトオフィスを立ち上げるといったケースにも、スピーディーな対応が可能です。

クラウドPBXは一般的なビジネスフォンと違い、社内にPBXや専用スペースを必要としないため、機器の購入費用や工事関連の費用を大幅に抑えられます。

レイアウトを自由に決められる

クラウドPBXでは物理的な機器の設置が不要なので、オフィスレイアウトの自由度が高まります。PBXを設置するスペースも要らないため、オフィスを広く使えるでしょう。

インターネットを利用するクラウドPBXは無線LANでも利用できます。電話機や配線に縛られないフリーアドレスの実現も容易になり、社内のコミュニケーションが活発になるでしょう。

スマートフォンを内線化できる

クラウドPBXでは専用のアプリをインストールするだけで、スマートフォンを内線端末として利用することができます。社用端末はもちろん、従業員が個人で保有するスマートフォンの内線利用(BYOD)も可能です。

スマートフォンの内線化は営業先や出張先など場所を問わないコミュニケーションを実現する他、テレワークなどの多様な働き方の促進にも役立ちます。

会社の代表番号にかかってきた電話をスマートフォンに転送する、内線スマホから別の内線スマホへの転送するといったこともできるため、電話対応のための出社や営業先からの帰社をする必要がなくなります。

クラウドPBXの目玉機能の1つであるスマホ内線化により、コミュニケーションの活性化と業務効率化が実現するでしょう。

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まとめ

法人のオフィス・事務所の新規移転では、現在の契約状況や移転先の状況、移転後の見通しなどを踏まえて準備を進める必要があります。電話の契約や電話設備の入れ替えにも良いタイミングなので、一度検討してみてはいかがでしょうか。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木 康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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