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オフィス引っ越しに伴う電話移設に必要な手続きと注意点|トラムシステム

オフィス移転は大掛かりなことになることが多く、必要な手続きやかかる時間、費用について正確に把握しておくことが大切です。オフィス移転に伴う電話移設の流れや必要な手続き、工事内容から費用まで詳しく解説しています。

電話移設の流れ

オフィスの移転を行うにあたり、電話も移設後にすぐに使えるようにしておくためには正しい手順に基づいて準備を進めておくことが大切です。

電話の移設をするためには6つのステップを行います。移設に係る期間としては1ヵ月〜1.5ヵ月必要になるため、予め余裕を持って準備を進めておきましょう。

(1)移設前の確認
電話移転を委託する業者に依頼する前に以下の内容を整理します。

・現在使用している電話回線、インターネット回線の種類
電話回線は3種類(アナログ回線、ISDN回線、IP電話回線)、インターネット回線は3種類(光回線、ADSL回線、ISDN回線)あるので、どの回線を使用しているか、契約書を見直して確認します。

特にオフィス移転は電話回線やインターネット回線の契約を見直すタイミングとしては最適です。現状の使用状況や移転後の予想から契約内容の見直しもしておきましょう。

・現在の電話番号が新しいオフィスで利用ができるか
116に電話をして確認します。
電話番号は契約している回線の種類、契約内容によっては電話番号が変わる可能性があり、電話番号が変わる場合は顧客への周知や掲載している資料、Webサイトの修正なども必要になるため注意が必要です。

・現在使用している電話機器の種類
例えば事業拡大によるオフィス移転になる場合、現在の電話機器では対応できる人数の上限に達してしまい、新しく調達しないと使えない可能性があります。事前に購入した販売会社や製造元、取扱説明書で確認しておきましょう。

(2)電話移転を委託する業者の選定
業者の選定では、NTTに直接依頼する場合と代理店に依頼する場合の2種類があります。

NTTに直接依頼する場合、悪徳な商法に引っかかるリスクがなくなり、安心して作業をすすめることができます。一方で代理店に比べて工事費用が高くなってしまいます。

代理店に依頼する場合、NTTの正規代理店とそうではない代理店に分類されます。

NTTの正規代理店はNTTに認定されている代理店です。NTTから直接委託されている業者のためサービス品質が高く、NTTに直接依頼するよりも費用が安くなることが多いです。

NTTの正規代理店ではない代理店に委託する場合、独自のサービス展開をしているため、NTTの正規代理店よりも価格が安く抑えられたり、付加価値サービスを利用することが可能になります。ただし、最近は悪徳業者も多くいるため、リスクがある点をよく踏まえた上で判断していく必要があります。

(3)主装置の設置場所の決定
電話工事の委託業者を選定した後は、主装置の設置場所を決定します。

主装置は内線と外線を橋渡しをする重要な役割を担う機器ではありますが、接続する配線の数も多く、人目につかないところに設置するのが良いでしょう。主装置は電源が必要となるため、電源を調達できる場所、また高熱による誤作動や故障を防ぐために直射日光が当らない場所に設置します。

(4)電話回線引き込みの下見
実際に工事を行う前に、委託先の業者に移転先のオフィスに来てもらい、意識合わせを行います。通常は、下見の申込から完了するまでには約2週間かかりますので、余裕を持ってスケジュール調整をしておきます。

(5)電話回線工事
下見が終わったら実際に電話回線を引き込む工事を進めます。

下見から実際に工事が完了するまでには2週間程度必要であり、閑散期か繁忙期かでも工事日程は前後します。実際の工事にかかるのは半日〜1日ですが、移転先のオフィスによっては数日かかることがあります。また、工事にかかる時間よりも工事日を決定する調整に時間がかかるため、下見と同様に早めに日程調整をしておきましょう。

(6)電話機や周辺機器の設置
電話回線工事が完了したら、最後に電話機や周辺機器を設置していきます。

事前に電話利用を開始したい日程を業者に伝えておくことでその日程に合わせて調整を進めてくれます。営業当日までに工事が完了するかどうかを業者と認識合わせを行い、設置が完了したら実際に使用できるか試しておきましょう。

電話移設時のポイントと注意点

オフィスの移転は現状の整理から必要な手続き、多くの業者との調整が発生します。そのため、移転を決めてから実際に移転が完了して業務を再開できるまでには時間がかかります。また、移転に伴い電話番号が変わる可能性もあることから注意が必要です。

準備に必要な期間

オフィスの移転には3、4ヵ月以上の準備期間が必要になりますので、あらかじめ計画的に準備を進めておきましょう。

はじめに、契約している電話回線の種類、電話機の製造メーカー、数などを確認します。移転後に必要になる電話機の台数もこの時に一緒に調べておきます。

電話回線の移設手続きは、通常2週間〜1ヵ月程度かかります。契約している電話回線の種類によっても手続きに必要な時間が異なります。例えば、アナログ回線やデジタル回線は2週間程度ですが、ひかり電話やIP電話の場合、1ヵ月以上かかる場合もあります。

キャリアとの調整が終わったら次は業者との調整です。電話工事を請け負う業者の選定には打ち合わせ、見積書の提示、価格交渉、そして工事日の調整など多くの工程があり、ここでも1ヵ月ほどは必要になると想定しておきましょう。

電話番号・キャリアの確認

オフィスの移転先が同じ市町村区内であったとしても、契約している通信キャリアや契約しているサービスによっては電話番号が変更になる可能性があります。

電話番号が変更になるかどうかは事前に契約しているキャリアに連絡をすることで確認することができますので、あらかじめ確認しておくべきでしょう。

もし電話番号が変更になる場合、名刺やホームページの記載内容、請求書などの書類などに記載されている電話番号を変える必要があるため、できるだけ早い段階で確認しておきます。

PBXの仕組みや電話番号を変えずにクラウドPBXを導入したい方は以下の記事を参考にしてください。

新しい番号の通知・転送サービスの申込

もしオフィス移転に伴い電話番号が変更になる場合には、お客様から問い合わせがあった際に電話番号が変わったことをアナウンスして混乱を避ける必要があります。

電話番号変更のアナウンスは現在契約中の電話回線のキャリアに申し込むことで利用ができます。また、工事期間中に電話があったとしても応対ができるよう、電話回線キャリアの転送サービスも活用しましょう。転送サービスも同じく電話回線のキャリアに申し込むことで利用ができます。

利用中の電話回線キャリアの転送サービスに申し込めば、工事中に電話があったとしても応対ができることから、

電話移転に必要な工事と費用

家庭用電話機の場合、新しい引越先で電話契約をした後に電話回線の差込口に家庭用電話機を接続するだけで利用できます。一方、オフィスの移転では電話回線の数が多く、主装置などの専用機器もあることから業者に依頼するのが一般的です。

オフィス移転で必要となる電話工事の種類とその費用について、以降で詳しく解説していきます。

移転で発生する工事

オフィス移転に伴う電話工事は、以下の2つに分類されます。

(1)NTTが行う電話工事
NTTが行う工事は、交換機工事、屋内配線工事があります。

交換機工事はNTT局内で行われる工事で、新しく契約した回線を利用できるように行うものです。屋内配線工事はNTTが新しく契約した電話回線を電話線の引き込み、利用できるようにするものです。新規敷設か既存のものを流用するかで費用が異なります。

また、上記に加えてNTTの工事担当者が現場で行う基本工事があり、工事担当者の人件費に関わる費用と考えておけば良いでしょう。

(2)業者が行う電話工事
業者が行う工事は、主装置設置工事、電話配線工事、電話機設定工事になります。

主装置設置工事では、オフィスに内線と外線の交換を担当する主装置を設置して利用ができるように設定します。電話配線工事では主装置と電話機をつなぐ線をオフィスの床、カーペット、壁などに設置します。電話機設定工事では、複数台の電話機を設置して、必要な設定を施します。

費用

NTTが行う電話工事、業者が行う電話工事に必要な費用は以下の通りとなります。

(1)NTTが行う電話工事
交換機工事:1,000円/1台
屋内配線工事:
・既存のものを流用できる場合:2,400円/1回線
・新規で使用する場合:4,800円/1回線
基本工事:4,500円/1工事

(2)業者が行う電話工事
・人件費:7,000円〜1万円/1人
・主装置設置費:7,000円〜1万5,000円/1台
・電話機設定費:7,000円〜/1台
・FAX接続費:8,000円〜/1台
・屋内配線費:300円〜700円/1平米
・材料費:5,000円〜1万円
・諸経費:工事費合計の10〜30%程度

業者が行う電話工事は業者によって大きく金額が異なるため注意が必要です。

費用を出来るだけ抑えるコツ

オフィスの引っ越しには様々な費用が必要になるため、できるだけ費用を抑えることが求められます。オフィス移転の費用を安くするための方法を3つ紹介します。

(1)業者の窓口を一本にする
オフィスの移転には多くの業者と調整をすることになりますが、業者を絞ることで同時対応による割引が受けられます。例えば、電話回線やインターネット回線を移転する場合には、回線の調達だけではなく工事も一緒に行ってくれる業者に依頼するなどがあります。

(2)NTTの正規代理店に依頼する
NTT東日本、NTT西日本の正規代理店は、電話回線の新設や増設、オプションサービスの追加申込などで手数料をもらうことができます。そのため、同じサービス提供であっても比較的費用を抑えたり、付加価値サービスを付けることができるので、正規代理店から工事業者を選ぶことをおすすめします。

(3)他の業者の見積書を有効活用する
発注する前に複数業者から見積書をもらうことで、費用の価格交渉や不要なオプションサービスを外すなどができます。明らかに相場よりも安い価格まで価格を抑えて契約するとサービス品質に影響が出てしまうため、適度な範囲で調整することで安く抑えることができます。

オフィス移設に関連する電話工事の勘定科目や会計処理について詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてください。

まとめ

オフィスを新しく移転するためには、現在の契約状況や移転先の状況、今後の見通しなどを踏まえて必要な手続きを進める必要があります。まずは現状の把握と手続きについて理解を深め、一つずつ進めていきましょう。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木 康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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