バーチャル・レンタルオフィスで固定電話番号を取得する方法とは？｜トラムシステム
昨今は様々な形態のオフィスが登場しています。その中で、固定電話を置かずに電話に出たいというニーズも高まり、固定電話番号の考え方や取得方法の幅も広がりました。
今回は、バーチャルオフィス・レンタルオフィスを中心に、固定電話番号の取得方法やスマホを用いたクラウドPBXでの電話運用方法について解説します。
目次
昨今のオフィスのあり方
個人事業主や少人数の会社設立、テレワークで事務所に出社する人数が少ない会社の間で、シェアオフィスやレンタルオフィスを選ぶ動きが広がっています。
オフィスにかかる初期費用・固定費用を抑えられるため、新規事業立ち上げを考えている方にはメリットが大きいでしょう。共用スペースのみのオフィスでは、固定電話機を置くことができません。そのため、スマホで固定電話番号の使用をするサービスの需要が高まっています。
オフィスの種類
新形態のオフィスは、
・バーチャルオフィス
・レンタルオフィス
・シェアオフィス
・コワーキングスペース
・サテライトオフィス
などの種類があり、それぞれ特徴が異なります。バーチャルオフィス、レンタルオフィスともに登記住所として利用できるところもあります。会社設立をしてオフィスを探ときは、登記できるかを確認しましょう。
本記事では、バーチャルオフィスとレンタルオフィスについてその違いを見ていきましょう。
バーチャルオフィスの特徴
・オフィスとしての利用を前提としていない
・会議室は利用できるところもある
・電話転送サービスや郵便転送サービスを行っているところもある
バーチャルオフィスは、実際に入居はせず、住所や電話番号のみを借りるオフィスです。共有デスクの利用契約をすることもできますが、基本的に作業は出先や自宅で行うことを想定しています。
レンタルオフィスの特徴
・個室を借りることができる
・共有スペースや会議室、設備を利用できる
・電話転送サービスや郵便転送サービスを行っているところもある
レンタルオフィスは、個室タイプの専有スペースを借りることができます。また、机や椅子などの備品、インターネット回線が備え付けられているため、契約してすぐに作業をすることができます。
バーチャル・レンタルオフィスで固定電話番号を取得するにはクラウドPBXがお勧め
バーチャルオフィスやレンタルオフィスで固定電話番号を利用するには、クラウドPBXがお勧めです。工事不要で固定電話番号が取得でき、初期費用が抑えられます。また、サービスによっては03や06などの地域番号を取得することができます。
クラウドPBXのメリット
クラウドPBXのメリットとは具体的にどんなものでしょうか。利便性とコストの2つメリットを解説していきます。
外出先でも固定電話番号の発着信ができる
スマートフォンにアプリを入れることで、固定電話番号での発着信が可能です。従業員個人のスマートフォンをそのまま利用できるため、新たに電話機を購入する必要はありません。もちろん、保留や転送といった基本的な電話機能も利用できます。
スマホ同士で内線通話ができる
従業員同士でアプリを通して通話するときは、内線通話となるため通話料が発生しません。オフィスにいない従業員同士が通話料無料でコミュニケーションが取れるため、コスト削減を実現できます。また内線通話の取次ぎもできるため、業務の効率化が図れます。
クラウドPBXの注意点
クラウドPBXを導入することで、初期費用が抑えられ、利便性が上がる一方で、毎月の費用で運用の面を考える必要があります。ここからはクラウドPBXの注意点について解説していきます。
ランニングコストがかかる
従来型のビジネスホンと異なり、毎月の費用が発生します。スマートフォンでアプリを使う人数ごとにライセンス料が発生するのが一般的です。
サービスによって電話番号の制約がある
サービスによっては、050番号のみしか使えない、番号ポータビリティした番号は使えない、等の制約があります。希望の番号が使えるか、あらかじめ確認してから申し込みをすることをお勧めします。
プライベートとの切り分けがしづらい
従業員個人のスマートフォンを使用する場合、退勤した後や休日にも仕事の着信が入ってくることがあります。仕事とプライベートの区別がつきにくくなるため、業務外の電話に対する社内ルール作りなどの対策が必要です。
その他の固定電話番号の取得方法
クラウドPBX以外にも、固定電話番号を取得する方法があります。代表的な2つの方法について、特徴やメリット・デメリットを解説していきます。
レンタルオフィス・バーチャルオフィスから借りる
レンタルオフィス・バーチャルオフィスが契約している番号を借りることで、固定電話番号を取得できます。レンタルオフィスでは、固定電話番号と固定電話機の貸し出しサービスを利用することで、すぐ利用することが可能です。
ただし、固定電話番号、固定電話機のレンタル料、通話料金が割高に設定されている場合が多いです。転送機能を使用することによりスマホで着信を受けることもできますが、通話料がかかります。また、外出先では借りた固定電話番号からの発信は出来ません。
電話代行サービス
電話を代わりに受けてくれるサービスが主となりますが、電話番号の貸し出しを行っているサービスもあります。工事不要で電話番号の取得が可能です。レンタルオフィスやバーチャルオフィスがサービスの一環として行っている場合もあります。
一次受付やFAQの対応をしてくれる等、サービスの内容は様々ですが、回答可能な範囲が限られてしまうため、折り返し対応で機会損失につながる恐れがあります。
固定電話番号の種類と条件
固定電話番号にはいくつか種類があります。取得できる条件や違いについて解説します。回線キャリアにより求められる条件は異なりますので、利用の際は各キャリアにお問い合わせ下さい。
050番号
「050番号」とは、050から始まるインターネット回線を利用したIP電話番号です。050番号は地域に割り当てられた番号ではないため、全国どこでも利用することが出来ます。従来の固定電話番号と比べると導入コストが安く、簡単に契約できます。
注意する点として、発信制限があることが挙げられます。110や119などの3桁の電話番号、0120や0800、0570から始まる電話番号には発信できません。
0ABJ番号
「0ABJ番号」とは03や06の市外局番で始まる電話番号です。「市外局番-市内局番-加入者番号」で構成されており、エリアごとに番号が割り当てられています。一般的に信用性の高い番号とされており、代表番号を0ABJ番号にする会社は多くあります。
0ABJ番号を取得するためには、証明書（免許証、謄本等）の提出が求められます。提示した住所に居住もしくは事務所としての実態があることが条件となります。
着信者課金番号
「0120番号」「0800番号」は一般的にフリーダイヤル・フリーコール等と呼ばれる、着信側が通話料を負担する電話サービスです。注文や問い合わせの窓口として使われることで広く知られています。様々なオプションサービスがあり、電話業務のニーズに対応できます。
まとめ
バーチャルオフィス・レンタルオフィスでの固定電話番号の取得について解説しました。利便性や初期費用・通話料金削減の点から、クラウドPBXのご利用がお勧めです。
スマホで固定電話番号を使えるサービスをお探しなら、弊社のクラウドPBX「TramOneCloudEssential」がお勧めです。固定電話番号の制約なくご利用いただけます。ぜひご検討ください。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
