テレワークのメリットと課題│導入事例から見える6つのポイント｜トラムシステム
オフィスに常駐せず、会社外や自宅でも社員が働けるようになるテレワーク。しかし、平成28年度の調査では、テレワークに対して正しい知識があるのは全体の18.5％と、概念を正確に把握し運用できる企業の数は多くないのが現状です。本記事では、テレワーク導入のメリットや課題を実際の事例を紹介しながら解説します。
目次
テレワークとは
ICT(情報通信技術)を利用し、時間と場所を活用しながら効率よく働くのがテレワークです。tere=離れた場所、 work=働くを組み合わせた造語で、自宅だけでなくカフェや外出先でも業務を行えるのが在宅勤務との違いとなります。形態は、雇用型と自営型の２つです。
雇用型
事業所と雇用契約を結び、リモートワークを行うのがこのタイプです。勤務場所は、以下の３つのパターンが考えられます。
・自宅にいながらの在宅勤務
・移動中のバスや電車、滞在中のホテルやカフェで勤務するモバイルワーク
・本社から離れたところに設置しているサテライトオフィスで勤務する施設利用型
自営型
会社には雇用されていない方が、業務委託を受けて働くのがこのタイプです。自宅をオフィスとしてビジネスを行うSOHO型(Small Office Home Office)、副業で仕事を受注する内勤副業型があります。
テレワークが注目されている背景
日本は労働生産性が主要７か国の中で長年最下位であり、抜本的な対策が求められてきました。そのような動きを踏まえ日本政府が推し進めているのが、「働き方改革」です。
働き方改革を実現するために必要なのが、以下の３要素となります。
・時間当たりの生産性向上
・社員の労働参加率の向上
・繁忙期・閑散期に対応できる体制の構築
この３つを改善するための手段として有効なのがテレワークであり、普及に向けた取り組みが官民問わず行われています。
テレワーク導入のメリット
テレワークがもたらすのは「労働者の多様な働き方」です。現在は大企業中心ですが、今後は中小企業もテレワークを積極的に導入することが予想されます。それだけでなく、会社や労働者に以下のようなメリットをもたらします。
１．生産性の向上
場所や時間を有効に活用できるため、生産性が向上します。総務省の調査によると、テレワークを導入した企業は直近３年間の業績が向上しており、およそ８割が生産性の向上を実感すると回答しました。
従業員も６割が効果を感じると回答しており、業績改善のための「攻め」のテレワークが企業に求められています。
２．離職率の減少
時短勤務や在宅勤務に対応することで、ワークライフバランスを改善し離職率を減らせます。
特に女性の離職率減少に効果があり、サイボウズや日本マイクロソフトでは定着率が大幅に向上しました。結婚や出産による女性の職場離脱をテレワークによって減らし、長期にわたる活躍が可能です。
３．コスト削減
社員を集めるための大規模なオフィスを持つ必要性が減少し、それに伴い様々なコスト削減を行えます。オフィスがなくなり社員の出社が不要となれば交通費も不要となり、資料や書類を電子ファイル化すれば印刷コストも削減可能です。
４．災害対策
巨大災害が起こった際、会社機能を一か所に集約していた場合は大きな被害が予想されます。テレワークによって会社機能や社員の労働場所を分散することで、災害によるリスクを大幅に抑え早期に復旧すことが可能です。
５．障害者雇用
障害によりオフィスへの出勤が難しい障害者も、テレワークを利用して自宅などの安定した環境で働くことが可能です。柔軟な労働環境を用意することで障害者雇用も活発になり、障害者の社会参加や経済状況改善に効果があります。
６．地方の活性化
過疎地や僻地などの地方活性化に繋げる事も出来ます。住みたいが仕事がないというのが地方居住者の長年の問題でしたが、テレワークを利用すれば解決可能です。地方自治体による誘致も進んでいます。
テレワーク導入事例
テレワークを導入している多くの企業が、生産性やワークライフバランスを改善しています。実際の企業の取り組みや成功例を紹介しますので、自社への導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
株式会社サイボウズ
テレワークを活用し、離職率を大幅に減らしたのが国産グループウェアメーカーのサイボウズです。以前は25％という高い離職率が問題となっていましたが、新しい人事制度と共にテレワークを導入。
外で働く場合の生産性向上を図り、子育てや介護などの事情によりオフィスで勤務できない社員に働く機会を提供しました。その結果、現在では離職率が3％前後と大幅に改善されています。
カルビー株式会社
「多様性無くして成長なし」というスローガンのもと、多様な人材を活用するダイバーシティ化を進めるカルビー。柔軟な働き方に対する支援も行っており、2017年よりモバイルワーク制度を開始しました。
これまであった就業場所や利用回数の制限もなくなり、同年7月24日に行われた「テレワーク・デイ」では、本社勤務社員の8割がモバイルワークを達成。実施後、多くの社員が業務効率やライフワークバランス改善に効果があったと回答しており、先進的な取り組みとして評価されています。
日本マイクロソフト株式会社
日本マイクロソフトは「多様な働き方の推進」を重要なテーマと位置づけ、時間や場所を問わず社員が活躍できるフレシキブルワークを推進しています。
2016年には、従来の自宅勤務制度を廃止してテレワーク勤務制度を導入。日本全国で勤務が可能で、利用回数に上限がないという柔軟な内容です。結果、女性の離職率が40％減少し、94％の社員がテレワークが必要と回答するなど大きな成果を挙げています。
日本航空株式会社
日本航空は、場所に縛られない働き方を目指して、2014年にはテレワークを始めています。在宅勤務や直行直帰と組み合わせることで、柔軟な時間の使い方が可能となり、生産性が向上しました。
社員からの評判も上々で、特に女性総合職の離職率が大幅に減少。航空業界で初めて「テレワーク推進賞会長賞」を受賞するなど、先進的な企業として注目されています。
佐賀県
公務員の労働にも、テレワークは導入されています。佐賀県では、離職問題や女性活躍の目標を達成するため、「佐賀県から起こすワークスタイルの変革」をスローガンにテレワーク制度を導入。全職員を対象とし、ICTツールの導入や研修を行いました。
その結果、短期間でのテレワーク制度浸透や大幅な業務効率改善を実現。行政の組織的な取り組みにより大きな成果を出すことができました。
テレワーク導入の課題とポイント
様々なメリットをもたらすテレワーク。しかし、チーム力の低下やセキュリティに難があるなどのデメリットも存在します。効率的に運用するには、様々な課題に対応する準備が必要です。導入時に起こりうる問題と、それに対応する方法を実際の事例から紹介します。
目的・対象者の明確化
まず、テレワークを導入する目的を明確化しましょう。企業によってはテレワークが適さない場合もあるので、かけたコスト以上の効果が期待できるのか、は検討が必要です。
また、対象となる社員がだれか、も重要です。佐賀県のように、全職員を対象とするというプランも考えられます。
セキュリティ対策
社員が会社外で業務を行う場合、セキュリティの管理が問題となります。オフィスで一か所に集約する場合よりも、情報流出の危険が高まるからです。
総務省では、テレワーク勤務者のセキュリティ管理として、以下の点が重要だとガイドラインに記載しています。
・情報のレベル分けを行い、定められたルールによって管理する
・無線LANを利用する場合は、セキュリティによる対策が可能な範囲で行う
・パブリッククラウドサービスやSNSは、定められたルールやガイドラインに沿って利用する
コミュニケーション手段の確保
テレワーク勤務では、社員同士の距離が離れることになるので、コミュニケーション手段の確保が必須になります。
名刺管理サービスを提供するSansan株式会社では、業務利用や長期滞在など様々な場面でテレワークを活用しています。一見コミュニケーションに問題が発生しそうですが、WEB会議、チャット、社内アプリなど多様な手段を利用することで業務を円滑に遂行しています。
勤怠管理
勤怠管理は、テレワーク制度を導入する上で大きな問題です。他者による観測が難しいので、パソコンの利用状況からの判断になるからです。
サントリーホールディングス株式会社では、始業・終業時にメールを上司に送付し、勤怠を管理するとともに労働時間が適性であったか判断しています。独自の労働ルールを設定し、勤怠管理を厳格に行いましょう。
導入・運用コスト
テレワークを導入・運営するには、以下の面で費用が必要となります。
・WEB上での会議システム・勤怠管理システム・グループウェアの構築
・通信環境の整備と維持
・サテライトオフィスやシェアオフィスの賃貸
テレワークのマネジメントを行う株式会社テレワークマネジメントでは、テレワーク実現に必要な費用を試算してくれます。費用が気になる方は、一度相談してみましょう。
社員同士の不公平感を生まないためには
テレワークの対象外となった社員がいた場合、制度を利用できないことに対する不公平感が問題となってきます。オフィスで上司などの視線を感じながら働いている社員が、家やカフェなど好きな場所でのびのびと働いている社員を想像して「不公平だ」と感じるのは無理もありません。また、その不公平感はテレワークの対象者にも伝わり「テレワークをしたいけれど、周囲からサボっていると思われるのではないか」という不安も生みます。
テレワークは「出来る人」と「出来ない人」がいる
テレワークの導入によって社員同士の不公平感が生まれる背景には、業務内容によってはオフィスに出勤せざるを得ない人がいることにあります。例えば
・基本的に一人で仕事が進められる
・パソコンがあれば業務が出来る
・仕事の進捗や成果物の報告をオンラインで済ませられる
・顧客対応など、人と接するような業務がほとんどない
といった条件に当てはまる業務がテレワークに適している一方、
・大人数で常に連携を取りながら仕事を進める必要がある
・仕事のために特殊な機械や設備が必要
・直接人と接する機会が頻繁にある
といった条件に当てはまる場合、テレワークは難しいのが現状です。同じ会社でもテレワークの対象となる人と対象外となる人がいることで、「自由な働き方ができてずるい」といった感情が社内で生まれる可能性があります。
不公平感を生まない・解消させる制度を作る
テレワークの導入の際には、このような可能性を理解した上で対策を立てることが重要です。テレワークで勤務する社員に対して、上司や同僚が「さぼっている」という誤った評価をしてしまわないような勤怠管理制度や評価制度などに加え、テレワーク導入によって社内で勤務する社員の業務負担が増えてしまうことがないような体制やコミュニケーションツールなどのインフラ面の整備などを行いましょう。
まとめ
テレワークを企業に導入することで、社員の生産性を向上させ、企業全体の業績をアップさせることが可能です。すでにいくつかの企業が導入を成功させており、今後もテレワークを設置する企業は増えていくと予想されます。
ただし、勤務形態が大きく変わるテレワークをやみくもに導入するのは危険です。メリット・デメリットを比較し、どのように導入するのかを慎重に検討しましょう。目的をはっきりさせ、入念な計画を練ることで、初めて「働き方改革」に繋がります。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木 康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
