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2020.03.10

業務用スマホの導入方法丨スマートフォンを業務利用するメリットデメリットも解説|トラムシステム

スマートフォン(スマホ)やタブレットなどを1人一台以上持つことが当たり前になっている現代、スマホを業務利用する企業も増えています。従来の業務用携帯電話より生産性が向上するだけでなく、通話の内線化によるコスト削減も可能です。

この記事では、スマートフォンを業務利用する方法、メリット、注意点について解説します。

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スマートフォン(スマホ)を業務利用する方法

スマートフォンを業務で利用するための方法は、大きく分けて2つあります。

ー業務用のスマートフォンを社員に支給する
ー社員個人のスマートフォンを業務に利用する(BYOD)

どちらも一長一短あり、企業や社員の状況に応じて使い分ける必要があります。それぞれのメリットやデメリットについて解説しますので、自社に導入する際の参考にしてください。

業務用スマートフォンとは

業務用スマートフォンとは、業務で使用する目的で企業が従業員に支給するスマートフォンのことです。

業務用といっても機種に変わりはなく「iPhone」や「android」といった民間で普及しているスマートフォンを利用します。アプリが充実している、インターネット接続に制限がないなど、携帯電話より性能面で優れるのが特徴です。

導入時は、MVNO(他社から通信回線を借りてサービスを展開する通信事業者)の格安SIMサービスを利用し、キャリアよりも安い価格で運用するケースがよく見られます。サービス契約後、支給されたスマートフォンに業務で用いるアプリをダウンロードすれば、すぐに利用可能です。

業務用スマホのメリット

業務用スマートフォンを用いるメリットは、以下の5点です。

ー業務に必要なアプリのみをインストールすることで、社員の集中力を向上させる
ーGPS機能を用いて、社員の行動を管理できる
ー社員のプライベートを守り、モチベーションを向上できる
ー端末同士で内線通話が可能なため、オフィスに固定電話が不要となる
ーセキュリティが強固なため、会社のデータが外部に漏れにくい

業務用スマホのデメリット

ただし、以下のようなデメリット(注意点)もあります。

ー毎月維持費が発生するので、負担にならないよう調整が必要
ー法人契約の場合、破損時は企業が修理費を出す

破損時に備えて保険に加入する、数社に見積りを依頼する相見積もりでサービスや価格を比較するなどして、効率よく利用しましょう。

個人スマホの業務利用(BYOD)とは

BYODとは「Bring Your Own Device」の略で、従業員が保有しているスマホを業務端末としても利用することです。携帯端末のほとんどがスマートフォンに置き換わった、現代ならではの手法です。

BYOD用の通信サービスを提供する企業と契約し、社員のスマートフォンにアプリをダウンロードすれば導入は完了します。プライベート用のアプリや機能はそのまま残されるので、業務との併用が可能です。必要に応じて、電話帳やチャットシステムといったアプリも追加でダウンロードします。

BYODのメリット

BYODのメリットは、以下の3点です。

ー業務用スマートフォンよりも安価に導入、運用できる
ー使い慣れている端末を業務でも利用できるので、従業員の利便性・満足度が向上
ー私物のスマートフォンを勝手に業務利用する「忍び型BYOD(シャドーIT)」を防止

BYODのデメリット

ただし、以下のようなデメリットも存在します。

ー業務用スマートフォンより情報漏洩のリスクが高まる
ートラブルを防止するため、ルールをより厳格に規定する必要がある
ー通話料金を個人と企業どちらが負担するか曖昧になりやすい

業務用スマートフォンよりコストを削減できる一方、運用はより慎重に行う必要があります。

業務用スマホ利用時のポイント

「便利そうだから」と運用方法や利用ルールが定まっていない状態で業務用スマートフォンを導入した結果、後でトラブルになるケースも見られます。

ここからは、業務用スマホを利用する時に注意すべきポイントを解説します。

セキュリティ対策

社外に持ち出す機会の多いスマートフォンは、個人情報やデータが流出するリスクにさらされています。社員が外出先で紛失する、ウィルスに感染する、悪意ある第三者に盗難されるなど、起こりうるトラブルは数え切れません。

導入前に、以下のセキュリティ対策を導入するのがおすすめです。

ー各端末を一括で管理できるMDM(モバイル端末管理)の導入
ーIDやパスワードの流出による不正アクセスを防止するクライアント証明書
ー端末を遠隔で操作できるリモートアクセス
ーウィルス感染を防ぐセキュリティソフトウェア

これらの対策に加え、端末の不正利用や紛失が無いよう、社員教育もしっかりと行いましょう。

セキュリティ対策についてはこちらの記事でも詳しく解説しています。あわせてご参考ください。

運用体制

万が一トラブルが発生しても対処できるよう、運用体制の構築も行ってください。

単に部署を設置するのではなく、全社員を巻き込んだ体制にし、当事者意識を共有することが求められます。社内ルールやマニュアルはもちろん、疑問解消やフォローを行うサポートデスクの設置も行えば、トラブルに対して柔軟に対処可能です。

見落とされがちなポイントとして「社員の退社時の権限管理」があります。

業務用スマートフォンの返却やBYOD用のアプリの削除を行わないまま、社員が退社して連絡が取れなくなるトラブルも報告されています。社内データの持ち出しを防止するための取り決めが必要です。

業務用スマホの導入ならクラウドPBXがおすすめ

業務用スマートフォンやBYODを導入する場合はクラウドPBXがおすすめです。

クラウドPBXとは、ベンダーがクラウド上に設置したPBX(構内交換機)にインターネットを通じてアクセスすることで内線・外線などの電話機能を利用するサービスです。

電話回線ではなくインターネット回線を利用するため、回線工事が必要ありません。さらにビジネスフォンの主装置にあたるPBXがクラウド上にあるため、オフィス内に物理的な機器を設置することなく、インターネット環境さえあればすぐに利用開始できます。

【クラウドPBXのメリット】
・PBX(主装置)を購入する必要がないため、初期費用を抑えられる
・インターネット環境があればPBX機能を利用することができる
・スマートフォンを内線端末として利用できる
・複数拠点を持つ企業の場合、海外拠点であっても拠点間の通話をすべて内線で行える
・物理的な機器をオフィスに設置する必要がないため、地震などの自然災害時に破損する危険性がない
・機器のメンテナンスやセキュリティ対策を自社で行う必要がない
・回線の増減や設定などもブラウザから簡単に行うことができる

これらのメリットにより、従来のPBX(ビジネスフォン)からクラウドPBXへ移行する企業が増加しています。通信手段をスマートフォンに一本化することも可能となり、社員が少ない中小企業にとって心強い存在です。クラウドPBX+スマートフォンで、企業の通信設備を効率化しましょう。

高い品質・安定性のクラウドPBXをお探しの方は、顧客満足度調査で3冠を達成したトラムシステム株式会社のUNIVOICEがおすすめです。

外線電話、内線電話、パーク保留、転送、留守電などのビジネスフォン機能はもちろん、インスタントメッセージ、チャット、電話・Web会議、プレゼンスなどのUC(UnifiedCommnication)機能も網羅。

世界No.1を誇るAvayaの音声システムと、99.95%の高い可用性を持つAWSサーバーで品質と安定性を両立したサービスをご提供します。

スピーディーな導入、容易な設定変更、ロケーションフリー、そしてシンプルで明快な料金体系で、あらゆるニーズに応えます。

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まとめ

スマートフォンを業務利用することで、外出中の社員との内線通話や外線転送などが可能になります。「電話対応のために会社に戻る」といった手間がなくなることで業務効率化も期待されます。

業務用スマホの導入には、会社から業務用端末を支給する方法、従業員保有のスマホを業務端末として利用する方法(BYOD)の2通りがあります。それぞれのメリットやコストなどを比較し、最適なものを選択しましょう。


プロフィール写真

WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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