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2020.11.01

【基礎】ビジネスフォンの使い方丨外線・内線・短縮・転送・保留|トラムシステム

会社の電話として広く普及しているビジネスフォン(ビジネスホン)。内線や外線を始めとした様々な機能が搭載されています。しかし、日常生活で固定電話を使う機会が減った今、ビジネスフォンの使い方がわからずに混乱してしまう人も多いようです。

この記事では、ビジネスフォンの基本的な仕組みや使い方について詳しく解説します。

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ビジネスフォンとは

ビジネスフォンとは、顧客など外部と通話を行う「外線電話」と、従業員同士で通話する「内線電話」を制御し、回線の共有や同時利用ができるように設計された業務用電話機です。

家庭用電話機とは異なり、複数人での同時利用が予め想定されているため、一般的な固定電話にはない転送や短縮発信などの機能が搭載されています。また、ビジネスフォンはそれ単体で利用することはできず、外線と内線を制御する主装置と呼ばれる機器が必要です。

ビジネスフォンの仕組み

ビジネスフォンを利用するためには、電話機以外にも内線と外線の制御を行う「主装置」、さらに主装置と電話機を繋ぐための「ケーブル」などが必要です。

まず、電話回線の引込口と主装置を接続します。その後主装置とローゼットと呼ばれる小型の機器を接続し、モジュラーケーブルを介して各内線電話機と接続します。ローゼットには主装置からの配線を各内線電話機に分岐する役割があります。

つまり、ビジネスフォンは「電話回線の引込口 → 主装置 → ローゼット → モジュラーケーブル → ビジネスフォン」といくつかの機器やケーブルを通して設置する必要があるのです。

外部からかかってきた電話は、まず一度に主装置に集約され、そこから各端末に着信が振り分けられます。例えば、代表番号への着信は受付に設置してある電話機に振り分ける、といった設定は主装置で行います。

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ビジネスフォンの基本的な使い方

スマートフォンが普及した現代、日常生活で固定電話を利用する機会はほとんどない方が多いでしょう。しかし、ビジネスの現場では未だビジネスフォンなどの固定電話が一般的です。

ここからは、ビジネスフォンの基本的な使い方について解説していきます。なお、機種や機器の設定によっては利用方法に細かな違いがあることがあるため、注意してください。

外線

取引先など社外の電話機にかける外線の最も基本のかけ方は「0」→電話番号を入力する方法です。(例:123-4567という番号にかけたい場合は0-123-4567)

各フロアに配置してある電話機の多くは、受話器を外した時点では内線電話として繋がっている状態になっています。それを「0」をダイヤルすることで外線モードとなり、空いている外線がその電話機に割り当てられるという仕組みです。

「0」の代わりに電話機についている「外線ボタン」を押す場合もあります。この方法の場合、外線ボタンは契約している回線の数だけあり、電話をかけたい時に空いている外線ボタンを押し、電話番号をダイヤルします。その回線が利用中かどうかはランプによって分かるのが一般的です。

受話器を置いたまま発信し、相手が電話に出たことを確認してから受話器を取って通話を開始することもできます。この場合、受話器を置いた状態でスピーカーボタンを押す→「0」→「電話番号」をダイヤルしましょう。

内線

フロアや拠点の異なる従業員同士で行う内線電話は、外線は利用せずに事業所内の自営設備を利用して電話をかけているため、基本的には通話料は発生しません。

内線をかける方法は、主に①受話器を上げてそのまま内線番号をダイヤルする方法と、②内線ボタンを押してから内線番号をダイヤルする方法の2通り。

これらは、その電話機が受話器を外した時点で内線に繋がっているかどうかという違いによるものです。どちらの方法であるかは会社ごとに違うので、確認しましょう。

スマートフォンを内線端末として利用している場合、インストールしている専用アプリから発信する方法が一般的です。こちらも使っているアプリによって利用方法が異なるため、詳しくは担当者や先輩に聞くと良いでしょう。

内線と外線の見分け方

オフィスの電話機に着信があった時、それが内線か外線かはどのように見分ければよいのでしょうか。

一般的に、着信が内線である場合には電話機のディスプレイに1234といった内線番号が表示され、内線着信音がなります。

番号を確認したら、受話器を上げて応答しましょう。

外線電話の場合、外線ボタンが点滅し、内線とは異なる外線着信がなります。外線は内線と違って受話器を上げただけでは応答できないことが多いので、受話器を上げた後で点滅している外線ボタンを押す必要があります。

短縮

短縮とはショートカットキーのようなもので、本来の電話番号より短い番号(001など)にダイヤルするだけで電話がかけられます。よく発信する相手の短縮ダイヤルを事前に設定しておくことで、毎度長い電話番号をプッシュする必要がなくなります。

短縮ダイヤルは、各電話機に個別に設定できるだけでなく、「共通」(接続されている端末すべて)や「グループ」(部署毎やフロアー毎などのグループ単位)で設定することも可能。

登録できる件数は機種によって異なりますが、多い機種では1,000件登録できるものもあります。事前登録が必要であるため少し手間はかかりますが、よくかける電話番号の場合は時間短縮に繋がります。

保留

かかってきた外線が同僚宛てで、その人の近くには別の内線端末がある場合、保留機能を使って外線をその人に引き継ぎます。

一般的な操作としては、次の通りです。

1.「保留ボタン」を押す
2.繋ぎたい相手の内線番号をダイヤルして、「外線◯番に電話」といったようにその人宛に外線がかかってきていることを伝える
3.連絡を受けた相手は、該当の外線ボタンをプッシュすることで電話を引き継ぐ

転送

保留とよく似た機能として転送があります。これは、受付や窓口にかかってきた電話を別の誰かに繋ぎ直したいときに利用しますが、相手への電話の引き継ぎ方に少し違いがあります。

Aさんが外線1番の電話を受け、この外線電話をBさんに転送したい場合を例に解説しましょう。

Aさんはまず「転送ボタン」を押すと、そのタイミングで電話は「保留」状態となります。次に、Bさんの内線番号をダイヤルし相手を呼び出します。外線がかかってきていることを伝え、相手が電話に出られる状態の場合はAさんはそのまま受話器を置きます。

受話器を置くことにより、保留されていた外線がBさんの電話機に強制的に転送されるという仕組みです。

転送は、外線番号を伝える必要がないため転送間違いなどが発生しづらい点がメリットです。

オフィスの最新電話「クラウドPBX」とは

最近では、主装置(PBX)をクラウド上に設置した「クラウドPBX」の導入が進んでいます。

クラウドPBXは、サービスを提供するベンダーがクラウド上にPBXを設置し、企業はインターネットを通じてそこにアクセスする仕組みです。従来型(オンプレミス型)のPBXのように、オフィスに物理的な機器を設置したり、電話回線を敷設したりする必要がありません。

また、スマートフォンの普及やテレワークといった現代のワークスタイルに対応しているクラウドPBXには、ビジネスフォンには様々な便利機能が搭載されていることも特徴的。

今回は、その一部を紹介しましょう。
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社員個人の電話を業務用携帯として利用できる

クラウドPBXを導入することで、社員個人が持っているスマートフォンなどを業務用の電話として利用することができます。この社員が保有している端末を業務に利用することをBYOD(Bring Your Own Device)と言います。

BYODをすることで、会社は業務用端末を用意するコストが削減できます。社員にとっても、会社用と個人用の2つの端末を持ち歩く必要がない点は大きなメリットでしょう。

業務用携帯として設定されたスマートフォン同士の通話は、内線通話として扱われます。このため、出張や外出先であっても社員同士の通話は無料となり、また転送などの機能も利用できます。

個人の業務用端末から会社の代表番号で発信できる

通常、社員個人が持つ端末からどこかに発信する場合、着信を受けた相手にはその端末固有の電話番号が表示されます。クラウドPBXを利用することで、個人の端末からも会社番号で発信することが可能になります。

BYODにより個人の端末を業務用として利用している場合でも、プライベートの番号が相手に知られる心配がなく、また相手にとっても予め発信者がわかった状態で電話に出ることができます。

細かい運用設定ができる

業務フローに合わせた細かい設定が出来ることも魅力の一つです。

例えば、会社の代表番号にかかってきた電話は、まずは受付に設置してある電話に繋ぎ、そこで誰も出ない場合には総務部に繋ぐといった設定が出来ます。

これ以外にも、特定の番号からの着信をブロックする機能や着信内容に応じて担当部署に引き継ぐための機能(例:「◯◯に関する問い合わせは1番を押してください」といった自動応答)なども設定出来ます。

これらの機能を上手く活用することで、問い合わせの対応コスト削減や応対品質の向上などの効果が期待できるでしょう。

UC機能が使える

UC(Unified Communication)機能とは、電話、メール、チャット、Web会議といった複数の通信手段を1つに統合した機能です。

クラウドPBXにはこのUC機能が搭載されており、1つの端末で複数のコミュニケーション手段を使い分けることが可能になります。

例えば、電話が繋がらなかった相手にチャットでメッセージを残したり、離れた拠点にいる同僚とWeb会議をしたりと、状況に応じた柔軟なコミュニケーションを行うことで、業務効率化などが実現されます。

これからの働き方に欠かせないUC機能については、こちらの記事で詳しく解説しています。

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まとめ

最近では社内でのコミュニケーションにチャットやメールを使うケースも多いですが「緊急時は電話」という会社は多くあります。いざという時に使い方がわからず焦ることがないように、内線や外線の使い方はしっかりと覚えておきましょう。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木 康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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