BYODの通信料は社員負担？個人携帯の業務利用時の費用と対応を解説｜トラムシステム
従業員が保有するスマートフォンなどの端末を業務で利用するBYODの導入が広がっています。コスト削減や端末の内線化を達成できるのは魅力的ですが、社員の中には「パケット通信料などの費用負担はどうなるのか？」と不安な方もいらっしゃいます。本記事では、BYODの概要や利用する際の通信料について詳しく解説します。
目次
個人携帯を業務利用するBYODとは
BYODとは、Bring Your Own Deviceの略です。従業員が保有するスマートフォン・タブレット・パソコンなどの端末を、企業の許可のもと業務で利用することを指します。
BYOD用のアプリをダウンロードすることで、端末をビジネス・プライベート両面で使い分けられるようにする手法が一般的です。大企業を中心に採用が進んでおり、今まで従業員一人一人に用意していた端末の費用を削減することに成功しています。
BYODによりもたさられるメリットとデメリットを、企業と従業員の２つの視点から見ていきましょう。
企業側のメリット・デメリット
メリット
・業務用に端末を用意する必要がなく、大幅なコスト削減が可能
・従業員がそれぞれ自分の端末を利用するので、教育の手間が省ける
・介護や育児でオフィスに来られない社員に、テレワークや在宅勤務を用意できる
デメリット
・従業員が仕事中に端末をプライベート目的で利用しても、管理しにくい
・端末の紛失、ウィルス感染による情報漏洩リスクがある
従業員側のメリット・デメリット
メリット
・端末をビジネス用、プライベート用の２つ保有する必要がなくなり、管理しやすくなる
・使い慣れた端末を業務で利用できるので、仕事の効率が上がる
・端末を自由に持ち歩くことが可能で、外出先でも連絡やデータの閲覧を行える
デメリット
・仕事目的で端末を利用しても、通信料金の算出が難しい
・紛失などで情報が流出した場合、責任を問われる可能性がある
コスト削減効果は高いですが、情報流出には細心の注意を払う必要があります。導入する場合は、セキュリティ対策をしっかり施しましょう。
私用スマホを業務で使った分の通信料は誰が負担する？
BYODを利用する際、「通信料金は誰が払うんだ？」と懸念に感じる従業員は多いです。端末がビジネス用・プライベート用に分かれていれば算出は簡単ですが、BYODでは同一となっています。BYODの通信量はどれほどになるのか、企業はどのような対策を施すべきか検証しましょう。
BYODの通信量の目安
まずBYODの通信量の目安を見ていきましょう。端末として一般的なスマートフォンを利用した場合、通信量は以下のようになります。
・スマートフォンで1分間通話した場合の通信量：約1.3MB
・アプリ立ち上げた時の通信量：約0.1MB
・バックグラウンドでアプリ稼働中に、約0.2MB/時間をモデルケースとして1日8時間アプリ稼働、1回1分の通話を1日5回した場合、30日換算での通信量：約246MB
稼働率にもよりますが、最低でも1月あたり250〜300MBの通信量が発生し、通信料金支払いの際に加算されます。頻繁に外出や連絡を繰り返す社員の場合は、さらに増えるでしょう。
決して大きな金額ではありませんが、これが数ヶ月、数年と続くと大きな負担です。業務上で発生した以上「ある程度保障して欲しい」と考える社員が現れても不思議ではありません。
BYODの通信料金への企業側の主な対応
BYODで発生した料金を、企業はどのように処理すべきでしょうか。考えられる対応は、3つあります。
１.通信料金の一部補助する
端末を外出先で利用することが多く、長時間の通話や大容量のデータ取引が頻繁に発生する場合、企業が通信料金を一部補助することが考えられます。対象となるのは、外回りの営業職やドライバー職などです。
２.WiFiの提供する
業務で外出する機会が少なく基本的に端末を会社内で利用することが多い場合や、長期の出張時にはWifiを提供して接続させるという手法も考えられます。BYOD用端末以外はWiFiにアクセスできないよう設定すれば、情報流出のリスクも下がります。
３.何もしない
管理の手間を省きたい場合、端末にBYOD用アプリを導入するかは個人の判断に委ね、通信料金補助やWiFiの提供は行わないという方針も検討しましょう。企業によっては、自分の端末をBYODにするのに抵抗がある従業員も多く、強制するのは推奨されません。
BYODに対する社員の反応を見て、管理の手間や業務で発生する通信料金を視野に入れた対応を行いましょう。
セキュリティ対策も課題
BYODのセキュリティ対策も重要な課題で、導入前にじっくり検討する必要があります。万が一重要な情報が流出すれば、それによって発生する損害は計り知れないからです。自分の端末を利用するので管理が甘くなりやすく、社員に指導を徹底する必要があります。
BYODで発生する可能性のある情報流出のパターンとして、以下のようなものがあります。
・外出先で端末の紛失や盗難が発生した
・プライベートでアクセスしたサイトや入手したデータにウィルスが潜んでおり感染した
・席を外したすきに、第三者に利用された
このような問題が発生しないよう、以下のような対策が現場で行われています。
MDM(モバイル端末管理)
従業員が保有する端末を一括管理し、トラブルが発生した際対処できるようにするシステムです。紛失や盗難時に端末をロックする、セキュリティソフトの更新を一括で行うなどが可能となります。
クライアント証明書
端末にダウンロードし、正しい利用者であることを証明するデジタル証明書です。BYODを利用するとさまざまな端末からアクセス要求されますが、クライアント証明書を確認することで、悪意を持った人間の侵入を防げます。
リモートアクセス
端末の紛失や盗難が発生した時、遠隔からアクセスして、痕跡を残さずデータを読み取れるシステムです。端末を紛失しても、内部のデータだけは守ることができます。ただし、操作性やスピードは、通常の端末に比べて落ちます。
BYODでセキュリティ上どのような問題が発生するかを把握し、しっかり対策を考えましょう。
導入時にはBYODポリシーの制定を
セキュリティ対策を施すだけでは、BYODをトラブルなく運用できるとは限りません。重要なのは、企業と従業員がBYODに対する共通の意識を持ち、協力して運用・管理することです。
このような体制を作り上げるため、BYODにポリシーを制定する企業が増えています。ポリシーは同意書として提示し、署名してもらうのが一般的です。盛り込む内容としては、以下のような内容があります。
・端末をBYOD用として利用する場合は、事前に上司の了承を得る
・セキュリティ対策で発生する費用は、企業側がすべて負担する
・ウィルスソフトやBYODアプリのダウンロードは、各自で行う
・プライベートの利用であっても、情報流出の危険があるサイトの閲覧やソフトのダウンロードは禁止する
・企業による管理や監査を認める
・デバイスの改造は禁止する
・デバイス本体の購入費用に関しては、個人の負担とする
・トラブルや紛失があった際は速やかに報告し、端末のロックやリモートアクセスを認める
このような内容でポリシーを作成し、社員間で共有して、トラブルの発生を防ぎましょう。一般社団法人日本スマートフォンセキュリティ協会が公開しているセキュリティガイドラインでは、スマートフォンを業務で利用する際の注意点が記載されているので、そちらも参考にしてください。
参考：スマートフォン＆タブレットの業務利用に関するセキュリティガイドライン
まとめ
BYODは、通信に掛かるコストを削減できる利便性の高い手法です。ただし、発生する通信料金の取り扱いやセキュリティ対策など、安全に使うための準備を怠らないようにしましょう。BYODポリシーの制定も行い、全従業員が納得して利用できる体制作りも必要です。本記事で解説した内容を実行し、安全・快適なBYOD体制を実現しましょう。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木 康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
