無人受付のメリットとデメリット丨思いやりのある受付システムを作る方法｜トラムシステム

近年無人受付の企業が増えています。iPadやロボットを配置しこれまでの受付担当者の代わりを担っています。今回は無人受付を実現する「受付システム」のメリット・デメリット、受付システムの選び方について解説します。

受付を無人化するメリット

会社の顔としての役割を持つ受付には、企業のイメージを左右するほどの大切な役割があります。無人化するとどのようなメリットが得られるのでしょうか。

人件費の削減につながる

無人受付の大きなメリットは、人件費の削減です。有人の受付は人による丁寧できめ細かい対応ができる反面、人件費がかかる点がデメリットです。来訪者がいつ来るかわからないため、常に受付担当者を配置しなくてはいけません。

一方、受付システムなどによって受付を無人化することで、これらの人件費を削減することができます。iPadを利用すれば専門のロボットを置くよりもコストを抑えることができます。また来訪者は担当者とダイレクトにやり取りできるため、取次時間の手間が削減できる点もメリットです。

無駄な時間を削減できる

担当者への取次が必要となる有人の受付は、無駄な時間が発生しやすいという点がデメリットです。例えば担当者が不在の場合そのことを知るまでに時間がかかり、結果的に来訪者を待たせてしまうことになってしまいます。しかし受付無人化のシステムを導入すると、その場からダイレクトに担当者へ連絡を取ることができます。

また相手が離席中で対応できない場合は、その旨をその場で知ることができるため余計な時間がかかりません。

先進性をアピールできる

受付の無人化といっても、単に内線電話やインターフォンがぽつりと机に置かれているわけではありません。もしその状況だとしたら味気ない印象を受けるだけでなく、来訪者にマイナスの印象を与えてしまうでしょう。無人の受付システムを導入することで、会社の先進性をアピールできるだけでなく来訪者への好印象にもつながるのです。

受付システムには画面を自由にカスタマイズできる製品があり、例えば担当者を待つ間自社製品の動画を再生することもできます。

受付を無人化するデメリット

受付の無人化には多くのメリットがある半面デメリットも存在します。特に対人による対応ではないため温かみを感じにくい点や、導入するにあたって初期コストが発生する点はデメリットです。

受付担当を好む人もいる

一定数は従来の受付担当者を好む人もいます。例え利便性の高い受付システムを導入したとしても対人の温かみには勝てません。実際に人が対応することで、行き届いたおもてなしが期待できると感じる人も少なくないはずです。

この問題を解決するため、最先端の受付システムではより来訪者に対して安心・快適な設計がされています。例えば心のこもったウェルカムメッセージを表示させる機能があります。シンプルで簡単に操作できる製品も多く、機械が苦手な人でも安心して扱えるため来訪者に負担はかけません。

初期費用がかかる

無人の受付に切り替えるためには初期費用がかかります。この点については、すでにタブレット端末などすでに保有している設備を活用することで、初期費用を抑えることもできるでしょう。例えばiPadに専用アプリケーションソフトをインストールし、受付システムのインターフェースとして使用することができます。

受付システムとは

受付システムとはタッチパネルや音声を用いて無人で来訪者を迎えるシステムです。ダイレクトに来訪者が担当者を呼び出すことができるため、これまでのように受付担当者を必要としません。主な機能は次の項目で詳しく解説しますが、担当者との打合せ日程の調整や来訪者の情報管理が可能です。

タッチ操作に対応したタブレットやPCを専用デバイスとして用いる企業が多く、そこで落ち着いた映像を流し来訪者をおもてなししています。受付システムはこれまでの企業の窓口業務の問題点を解決するための役立つサービスです。

受付システムの主な機能

・受付機能(通知機能)
受付システムの最も基本的な機能のひとつであり、来訪者の入退出管理を行う機能が受付機能(通知機能)です。受付システムではタッチパネルを操作した来訪者の情報を担当者へ通知します。製品によっては担当者へメールで通知する機能を持つシステムも存在します。

・日程調整機能
日程調整機能はミーティングの日程調整をおこなう機能です。担当者とのスケジュールを調整し会議室を押さえます。また日程確定後はQRコードやIDが発行され担当者へそれぞれ送られます。

・来訪者記録管理機能
受付システムでは来訪者の来歴情報をログとして記録することができます。権限を持つ人間なら取得したデータから顧客の分類や集計などの詳細な分析を行うことが可能です。なお製品によっては画像データも記録できるため来訪者の管理として万能です。

受付システムの選び方

受付システムは、ベンダーによって搭載している機能やデザイン、使い勝手、セキュリティ体制などが異なります。どの受付サービスを選んでも同じ、と適当に選んでしまうと後で後悔することになるかもしれません。受付システムを選ぶ上でのポイントを解説します。

コストは抑えられるか

コスト削減が受付システムは機器の設置や初期費用に高額な費用が発生するケースがあります。コストを抑えるためにはすでにあるタブレットやPCを活用するのがおすすめです。性能にこだわればその分コストは上がるため、バランスを考えた上で導入を決めましょう。

必要な機能を備えているか

受付システムを選ぶ際は会社の規模や来訪者数に合った機能を備えているかが重要です。例えば社員数が多い企業では簡単に担当者を検索できる機能があると便利です。他にも来訪時にメールやチャットで通知してくれる機能があると対応がスムーズです。ただし機能が増えればその分コストが高くなり、覚えることも増えるためその点は注意してください。

操作しやすいか

機械の操作に慣れていない来訪者のため、システムの操作性には配慮する必要があるでしょう。自社で抱えるユーザー層を割り出し扱いやすい製品を選びましょう。

セキュリティ面は安心か

顧客情報を入力する受付システムでは高いセキュリティ対策が必須です。情報漏洩があった場合企業は信用を失います。セキュリティ面がしっかりしたサービスを選ぶことが大切です。またサーバーが落ちた場合など、障害時にベンダーがどのような対応をしてくれるのかも事前に確認しておきましょう。

無人でも”思いやりのある”受付を作るためには

無人でも思いやりのある受付を作るためには、自社の業務効率化だけでなく顧客への思いやりを持って受付システムを導入することが重要です。

企業の顔である受付は、その企業やオフィスの第一印象に大きな影響を及ぼします。「システムが使いづらい」「使い方がわからない」などのマイナスの印象を持たれてしまわないよう、負担をかけないシンプルな操作性を提供することを第一に考えましょう。

また「電話やタブレット端末が1つだけ置いてあって味気がない」と思われないよう、帰りのバスの時刻表やオフィス周辺の地図、飲食店の情報など来訪者にとって有益な情報をあわせて表示すると良いでしょう。