クラウド型FAXとは？サービスのメリットデメリット・比較ポイントを解説｜トラムシステム
かつてOA機器の定番だったFAXも、デジタル化やペーパーレス化が進む中で需要にかげりが見られます。しかし取引先の関係でFAXの廃止が難しい企業も多いでしょう。
そのような企業におすすめなのがクラウド型FAXです。受信したドキュメントをデータで閲覧・保管できる、メールで転送できるなど、従来のFAXにはない様々な機能が搭載されています。
本記事ではクラウド型FAXのメリット・デメリットや仕組み、サービスの比較方法などについて解説します。
目次
クラウド型FAXサービスとは
クラウド型FAXとは、インターネットにつながるパソコンやスマートフォンを利用してFAXを送受信するサービスです。インターネットに接続できる環境があればどこからでも使用できます。
従来のFAXとは異なり、書類はPDF形式またはTIFF形式などのデジタルデータとして送受信されます。そのため、パソコンやスマートフォンなどのデバイスがあれば、専用のFAX機も不要です。
クラウドFAXで送信された書類データは受信側の環境に合わせて送信されるため、従来の固定電話回線を用いたFAX機で出力できるので、受信側の環境を考える必要もありません。
クラウド型FAXを使用したい場合、該当サービスを提供しているプロバイダに申し込んで所定の手続きを行う必要があります。
インターネットFAXとの違い
インターネットFAXとは、インターネットを通じてFAX機能を提供するサービス全般を指す言葉です。クラウド型FAXはインターネットFAXの種類の1つと言えるでしょう。
インターネットFAXとクラウド型FAXの違いは、操作をデバイス内で行うかクラウド上で行うかです。
典型的なインターネットFAX（WEB FAX）は、デバイスに専用のソフトをインストールし、デバイス内のファイルを送受信します。
クラウド型FAXでは、Web上にある管理画面にブラウザや専用アプリでアクセスして、FAXデータの閲覧や送信などの操作を行います。デバイスにデータがなくとも、サーバーにデータがあれば閲覧や送信が可能です。
クラウド型FAXサービスのメリット
クラウド型FAXサービスの導入により、どのようなメリットを得られるのでしょうか。主なメリットは次の4つです。
コストを削減できる
クラウド型FAXでは、サーバー上にある書類データに対して閲覧や送信などの操作を行います。従来のFAXのようにFAXの送受信に紙を必要としないため、用紙代やインク代を節約でき、紙書類の廃棄費用も削減可能です。
また、受信した書類を保管するための棚やオフィス内スペースを削減できるため、事業所の縮小で家賃をカットできる場合もあります。
その他、サービス導入時のFAX機購入費用や配線工事費用などの初期費用、FAX送信時の電話代などの費用削減になります。
業務を効率化できる
従来のFAXは、FAXの送受信のために離席してFAX機や複合機まで移動する必要がありました。クラウド型FAXでは、インターネットに接続できるパソコンやスマートフォンなどの端末があればどこからでもFAXを操作できます。
紙のFAXで大量の書類を受信した場合、書類の仕分けなどに時間が取られることもあります。クラウド型FAXなら、クラウド上の管理画面で検索を行うだけで、素早く目的の書類を発見・閲覧できるため、すべての書類を目視で確認したり仕分けしたりする必要がありません。
発注書などの証票書類を紙で受信した場合、データを保存するために基幹システムへの入力作業が発生します。クラウド型FAXサービスでは、受信データをOCRで読み取ってデータに変換できる機能を持つものもあり、入力業務の効率化に効果的です。
セキュリティを強化できる
手入力によるFAX番号の押し間違いや宛先漏れはゼロにはできません。受信用紙の紛失や送信用紙の置き忘れなどは情報漏えいのリスク要因ですが、なかなか改善が難しいのが現状です。
クラウド型FAXの場合、設定された入力値を使うため手入力によるミスや、用紙の紛失などもありません。また、管理画面での操作権限の設定も可能です。
その他、通信の暗号化や、PDFファイルのFAX文書へのパスワード設定なども可能になっており、セキュリティの管理を強化しやすくなっています。
柔軟な働き方にも対応できる
従来の紙を使うFAXだと、FAXの受信確認のために最低でも1日に1回はオフィスに出社しなければならない、FAXの送信や確認のために帰社しなければならないなどの不便がありました。
クラウド型FAXではインターネット環境があればオフィスの外でもFAXの内容を確認できます。
FAXの確認のための出勤や帰社が不要になるため、場所に縛られない柔軟な働き方ができます。外回りの時間も自由度が高まり、テレワークにも対応しやすくなるでしょう。
クラウド型FAXサービスのデメリット
メリットが多く便利なクラウド型FAXですが、利用者によってはデメリットが目立つ場合もあります。どういった点がデメリットになり得るのか確認しておきましょう。
インターネット回線が必須になる
従来のFAXは電話回線で利用できましたが、クラウド型FAXを使うにはインターネット回線が必要です。
オフィスにもともと電話回線しかなかった場合には、インターネット回線の新規契約が必要になります。光回線を導入する場合は、申し込みから開通まで時間がかかることが多いため、余裕を持って準備しましょう。
番号が変わる可能性がある
クラウド型FAXの導入時に電話番号が変更される可能性があります。しかし、すでに会社のHPや名刺に番号が記載されてあったり、多数の取引先にFAX番号が周知されたりしているケースだと、番号の変更はできるだけ避けたいものです。
既存のFAX番号をそのまま使用したい場合は、転送電話サービス、変換アダプター、番号ポータビリティなどを利用することで対応可能です。サービスによって対応可否が異なり、またそれぞれ追加の手続きや費用が発生するため、事前に確認するようにしましょう。
手書き資料の送信に手間がかかる
紙のFAXでは、手書きの資料を手間なく送信することができました。クラウド型FAXの場合、資料を一度スキャンしてデジタルデータに変換し、サーバーにアップロードする手間がかかります。
このため、手書きの発注書や仕様書などをFAXでやり取りすることが多い企業では、クラウド型FAXへの切り替えによって業務の負荷が大きくなるかもしれません。
受信したことに気付きづらい
従来のFAXは、独特の音をたてながら出力を行うため、FAXの受信がすぐわかりました。
一方、クラウド型FAXでは受信はメールで通知されるため、見落としてしまう可能性があります。見落としを防ぐためにも、こまめにメールをチェックする必要があります。
FAXサービスの仕組み
通常のFAXは、送信側のFAX機で原稿の状態を電気信号に変換し、電話回線を通して相手に送信し、受信側のFAX機で電気信号を再度文字に変換して用紙に出力する仕組みです。
クラウド型FAXの場合、どのように書類データをやりとりしているのでしょうか。送信と受信に分けて解説します。
送信
クラウド型FAXの送信時は、次のようにデータが処理されます。
1.送信側で、送信したい書類をデジタルデータ（PDF、TIFF、Wordなど）の形で用意する
2.用意したデータをメールに添付し「宛先FAX番号＋インターネットFAXのドメイン名」のような指定の宛先に送信する
3.送信されたメールと添付ファイルはインターネット回線を経由し、プロバイダのサーバーで受信される
4.宛先がインターネットFAXではなく、従来の紙を使うFAX機の場合、データはFAX用の電気信号の形に変換されて宛先のFAX機に送られ、用紙に出力される
受信
クラウド型FAXの受信時は、次のようにデータが処理されます。
1.送り主からFAX番号宛てにFAX送信してもらう
2.送信された書類が、電話回線を経由してプロバイダのサーバーに届く。サーバーは受信した書類の電気信号データをPDFやTIFFなどに変換する
3.変換されたデータはサーバーに保存され、インターネット回線を経由して、登録メールアドレス宛てに添付ファイルがメールで送られる
クラウド型FAXサービスの比較ポイント
クラウド型FAXサービスは多くのプロバイダによって提供されていますが、何を基準に選べばよいでしょうか。導入時に比較するべきポイントについて解説します。
初期費用・月額費用
初期費用や月額費用はプロバイダや契約内容によってさまざまです。
月額料金が定額の場合もあれば、利用量に応じた段階別の料金体系の場合もあります。送信と受信で料金体系が異なる、夜間は別料金になる、といったケースもあるため、自社の利用データを集計してしっかりシミュレーションを行いましょう。
機能
送受信どちらも利用できるサービスもあれば、送信機能だけ、または受信機能だけ、という場合もあります。利用目的に沿ったサービスを選びましょう。
また、FAXをパソコンやスマートフォンで受信した時に、メール受信通知や送信結果確認などの機能があると便利です。セキュリティに関する機能もチェックしておきましょう。
対応デバイス
基本的にはインターネット回線があれば外出先でもFAXの送受信が可能ですが、一部のデバイスやOSには対応していないサービスもあります。
特にBYOD（※）の場合、使えない従業員が出ないように、対応デバイスは導入前にしっかり確認しておきましょう。
※BYOD：従業員の保有するデバイスを、会社の管理のもとで業務用にも利用すること
FAX番号
FAX番号は基本的に契約会社から付与してもらいますが、地域やプロバイダにより制限がある場合があります。「03」や「06」といった市外局番を選択できるケースもあれば「020」や「050」だけのケースもあります。
FAX番号を変更せずにクラウド型FAXを導入したい場合、番号転送サービスを使って、新規に取得したFAX番号に転送するのも1つの手です。
また、番号ポータビリティや変換アダプターによって既存の番号をそのまま利用できる場合もあります。番号やプロバイダによって対応可否は異なるため、早めに相談しておくとよいでしょう。
まとめ
インターネットを使うクラウド型FAXは、コスト削減や業務効率化など多くのメリットが期待できることから、従来のFAXから入れ替えが進んでいます。
料金体系の違いや対応デバイス、FAX番号について注意しつつ、自社の目的に合った価格・機能のサービスを選びましょう。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
